Explicación de la nómina:la guía definitiva de 2021

Las empresas que dan por sentada la nómina pueden terminar gastando demasiado, alienar a los empleados, incluso recibiendo fuertes multas o demandas. Si bien hay muchas piezas en movimiento:cronometraje, liberar fondos a su institución financiera, remitir impuestos, Gestión de beneficios y otras deducciones:las empresas con procesos formalizados encontrarán más fácil y rentable pagar a los trabajadores de forma adecuada y puntual.

¿Qué es la nómina?

La palabra "nómina" puede significar varias cosas, todo relacionado con los empleados y su salario. Este artículo se enfocará en los procesos involucrados en pagar a los empleados por su trabajo. Estas tareas relacionadas con la nómina incluyen el seguimiento de horas, calcular los salarios, pagar y retener impuestos, gestionar las deducciones y las contribuciones a los beneficios, y luego obtener cheques precisos o depósitos directos a los empleados a tiempo.

En empresas medianas y grandes, la responsabilidad de la nómina generalmente pertenece al departamento de finanzas o recursos humanos. En empresas más pequeñas, un contador o incluso el propietario pueden estar a cargo del proceso. Independientemente del tamaño de la empresa, la nómina puede ser un desafío porque los salarios, La retención de impuestos y los perfiles de beneficios deben ser individualizados para cada miembro del personal. Además, la empresa debe retener con precisión los impuestos sobre la renta y otros impuestos de cada cheque y pagarlo al local correspondiente, gobierno estatal o federal.

Conclusiones clave

• La nómina es uno de los aspectos más importantes del funcionamiento de una empresa. También es uno de los mayores gastos de una empresa.
• Errores en los pagos ya sea a los empleados o al gobierno, puede tener consecuencias costosas. El software puede ayudar a automatizar el proceso.
• Las responsabilidades de la nómina implican más que emitir cheques de pago. Incluyen retenciones sobre la renta y otros impuestos, deducir los beneficios de los empleados y emitir los pagos a tiempo.

Explicación de la nómina

El proceso de nómina de empleados generalmente comienza cuando un nuevo empleado completa un formulario W-4, que determina cuánto impuesto se retendrá. Entonces, por cada período de pago, la empresa calcula cuánto se le debe a cada empleado, un proceso complicado porque la retención de impuestos y otras deducciones, tales como beneficios, puede ser diferente para cada trabajador.

Luego, la empresa determina si es elegible para cualquier crédito fiscal sobre la nómina y remite los impuestos retenidos a los empleados a las autoridades estatales y locales, según corresponda, junto con la parte de impuestos del empleador, y emite un cheque o depósito directo por el monto adeudado al trabajador.

¿Cómo funciona la nómina?

Si paga a los empleados, necesita un proceso para administrar la nómina. ¿Qué implica eso? Los detalles varían, pero esencialmente, un plan de implementación consta de tres etapas principales:la empresa recopila información de cada empleado, calcula el pago y las deducciones de cada período, y archiva y paga al trabajador ya los gobiernos según sea necesario.

Paso 1:recopile información.

La empresa recopila un formulario W-4 para empleados o un formulario W-9 para contratistas independientes, así como certificados de retención estatales según sea necesario. un Formulario I-9 (para verificar la elegibilidad de empleo), información bancaria (para depósito directo), y cualquier formulario relacionado con el seguro médico y los beneficios de jubilación. Todas las empresas con empleados también deben solicitar un Número de identificación de empleador (EIN) federal, que se puede obtener en línea del IRS.

Paso 2:Pague a los empleados.

Para cada período de pago, la empresa calcula los salarios brutos y las deducciones de cada empleado, como la retención de impuestos, Contribuciones al seguro médico y / o al plan de jubilación. El resultado, salario neto, luego se entrega a un empleado el día de pago, ya sea electrónicamente o mediante cheque.

Paso 3:Envíe los impuestos sobre la nómina.

La empresa paga los impuestos retenidos a los empleados, así como su propia parte de los impuestos sobre la nómina, al IRS y a las autoridades locales correspondientes. También mantiene registros de conformidad con las reglas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) y del Departamento de Trabajo. y reporta impuestos por federal, requisitos estatales y locales.

Frecuencia de nómina

Las empresas pueden elegir la frecuencia con la que pagan a los empleados. Las opciones incluyen semanal, quincenal, Semestral y mensual. Algunos estados establecen una frecuencia mínima permitida; puede encontrar los requisitos del día de pago para cada estado en el sitio web del Departamento de Trabajo. Si los empleados trabajan en diferentes estados, un empleador deberá ajustarse a la ley estatal pertinente para cada empleado.

Pagando quincenalmente, es decir, dos veces al mes en una fecha fija; puede ser más difícil de administrar porque cada período de pago tiene un número diferente de días. Desde el punto de vista del empleado, que se le pague con menos frecuencia, como mensual, puede causar problemas de flujo de caja.

Los costos de pagar semanalmente pueden acumularse rápidamente; los costos de nómina incluyen las tarifas pagadas a los proveedores de software o servicios, Cargos bancarios por depósitos directos y cualquier costo de envío.

Por negocios, quincenalmente es a menudo el punto óptimo. Es la opción más rentable y sencilla, y también la frecuencia de períodos de pago más común. según la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU.

5 Responsabilidades de nómina del empleador

Los empleadores generalmente son responsables de garantizar que los cálculos de la nómina sean correctos y que los empleados reciban el pago de manera oportuna. Esto incluye calcular con precisión la retención de impuestos y las contribuciones a los beneficios, y presentación y pago federal, impuestos estatales y locales. Aquí hay cinco responsabilidades clave del empleador:

1. Calcule los impuestos con precisión. Los empleadores deben calcular su parte de los impuestos federales y estatales y locales aplicables. Además, deben contabilizar los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA), que pagan los impuestos del Seguro Social y Medicare y de la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA), que financian las prestaciones por desempleo. Los empleadores son responsables de calcular y retener los impuestos sobre la renta de los empleados según el W-4 del empleado y los formularios de retención estatales.
2. Deducir el impuesto sobre la nómina. Cada período de pago, Los empleadores están obligados a deducir los impuestos y las deducciones voluntarias de los salarios de los empleados.
3. Deposite los impuestos de empleados y empleadores utilizando el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). Los empleadores deben inscribirse en EFTPS, un sistema establecido para que los contribuyentes puedan realizar pagos de impuestos y depositar retenciones con prontitud. De lo contrario, un empleador podría enfrentarse a sanciones importantes.
4. Mantenga registros de nómina. Esto debe incluir las horas trabajadas, salarios, gastos fiscales y recibos de los fondos utilizados para pagar los impuestos.
5. Proporcione a los empleados resúmenes de pagos. Esto incluye el resumen anual de ganancias e impuestos que los trabajadores necesitan para presentar sus propias declaraciones de impuestos.

Lista de verificación de documentos de impuestos sobre el empleo del IRS

Formas de procesar la nómina

Las empresas tienen varias opciones para gestionar la nómina. Las pequeñas empresas a menudo comienzan administrando la nómina manualmente. Pero a medida que crecen y esa tarea lleva correspondientemente más tiempo, Por lo general, tiene más sentido desde el punto de vista financiero automatizar el proceso mediante software de nómina o un servicio subcontratado. La automatización de la nómina puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios y reducir los errores.

Veamos las tres opciones principales.

1. En casa, manual: Las empresas calculan el pago de los empleados mediante hojas de cálculo y / o calculadoras de nómina en línea. que determinan la retención de impuestos y otras deducciones. Este proceso puede volverse fácilmente complejo dado que los empleados tienen diferentes salarios y preferencias de retención de impuestos. Este enfoque también es vulnerable al error humano, principalmente por su complejidad. Un miembro del personal debe seguir de cerca los cambios en las regulaciones laborales y tributarias para garantizar que el salario de los empleados se calcule correctamente. La ejecución manual de la nómina también es el método más lento y más laborioso, en parte debido al registro de documentos que debe mantenerse para proteger a una empresa en caso de una auditoría.
2. Subcontratar: Las empresas pueden contratar una empresa de nómina externa o un contador para manejar la nómina. La subcontratación a menudo significa un proceso de no intervención para una empresa después de la configuración inicial de la nómina, aunque cierta información, como las tarjetas de tiempo de los empleados, debe proporcionarse si la empresa de nómina no ofrece una aplicación de seguimiento del tiempo u otra forma de realizar un seguimiento de las horas. El proveedor maneja todos los cálculos de nómina y distribuye los cheques de pago. El proveedor de subcontratación también es responsable del cumplimiento de las leyes fiscales y laborales. por lo que un empleador no se hace responsable de las multas si los cheques de pago o las declaraciones de impuestos son incorrectos.
3. Software: Las soluciones de software brindan libertad de algunos de los aspectos más agotadores de la gestión de la nómina al tiempo que permiten que un empleador mantenga el control sobre el proceso. Una buena solución de software de nómina se mantiene actualizada con los requisitos legales en cada jurisdicción y ahorra tiempo a los clientes al realizar tareas como el cálculo automatizado de ganancias y deducciones. revisión y edición de nóminas en tiempo real, declaraciones de impuestos sobre la nómina, y distribución de formularios de impuestos de fin de año.

7 pasos para procesar la nómina

Una vez que haya recopilado los documentos requeridos, establecer una cadencia de nómina y determinar cómo administrará el proceso, Hay siete pasos para procesar la nómina.

1. Registre las horas de los empleados. Esto se puede hacer manualmente, utilizando tarjetas perforadas o con software de seguimiento del tiempo. La precisión es clave aquí.
2. Calcule el salario bruto. Para los empleados a quienes se les paga en base a un salario por hora, sume el número de horas trabajadas en un período de pago determinado y multiplíquelo por sus tarifas por hora. Tenga en cuenta que las horas extraordinarias generalmente deben pagarse a tiempo y medio. Para empleados asalariados, El salario bruto se calcula como el salario anual dividido por el número de períodos de pago.
3. Determine las deducciones de cada empleado. Aquí se requiere atención a los detalles porque los estados tienen requisitos diferentes. Las deducciones incluyen impuestos sobre la nómina:impuestos federales, Medicare y Seguro Social (FICA) y desempleo (FUTA). Además, los empleados pueden pagar impuestos estatales y locales, y algunos optan por participar en planes 401 (k). Los empleados también pueden contribuir al seguro médico y planes de jubilación, con una combinación de deducciones antes y después de impuestos.
4. Calcule el salario neto y pague a los empleados. Reste todas las deducciones del salario bruto de cada empleado para obtener el salario neto. Pagar a los empleados mediante depósito directo, cheque o tarjeta de pago. También, asegúrese de que los empleados puedan acceder fácilmente a una copia de sus talones de pago.
5. Pagar impuestos sobre la nómina. Todos los depósitos de impuestos federales:impuesto sobre la renta, FICA y FUTA:deben realizarse mediante EFTPS. Empresas que reportaron $ 50, 000 o menos en impuestos a pagar durante los cuatro trimestres anteriores pueden depositar impuestos mensualmente; aquellos que reportan más de $ 50, 000 en impuestos de los cuatro trimestres anteriores deben depositarse quincenalmente (dos veces al mes) según el día en que pague a los empleados.
6. Registre cada cheque de pago. Exhaustivo, el mantenimiento de registros precisos es imprescindible, según lo dispuesto por la Ley de Normas Laborales Justas. Las empresas deben poder proporcionar registros de nómina dentro de las 72 horas al Departamento de Trabajo si así lo solicitan.
7. Actualizar las cuentas del libro mayor. Dado que la nómina es uno de los mayores gastos de una empresa, Es importante actualizar sus cuentas del libro mayor después de cada período de pago para mantener los informes financieros precisos y actualizados.

Componentes esenciales de la nómina

Ya sea que pague a los empleados manualmente o mediante un servicio o software de subcontratación, deberá crear un sistema para administrar la nómina. Por ejemplo, por lo general, necesita una persona de contacto dentro de la empresa que sea responsable de la nómina, y necesita definir políticas de nómina y comunicarlas a los empleados.

Los componentes típicos del sistema de nómina de una empresa incluyen:

• Un gerente de nómina. Un punto de contacto dedicado puede ayudar a que la nómina funcione sin problemas. El administrador de nómina es responsable de emitir cheques de pago y / o transferencias electrónicas a cuentas bancarias; resumiendo las ganancias, impuestos, deducciones, salir, incapacidad y salarios no tributables; y balance de cuentas de nómina.
• Política de nómina. La política debe incluir información sobre la frecuencia de los cheques de pago, envío de hojas de tiempo, pagos excesivos / insuficientes, deducciones y beneficios obligatorios. Esto ayuda a establecer expectativas para los empleados y resolver problemas.
• Método de procesamiento de nómina. Deberá decidir si ejecutar la nómina manualmente o utilizar un software o un servicio de subcontratación y averiguar otros aspectos del día a día del procesamiento de la nómina. como, por ejemplo, cómo controlará el tiempo de los empleados.
• Registro de nómina. Un registro de nómina es un resumen contable de los ingresos y las deducciones de los empleados para cada período de pago. Incluye horas trabajadas, Sueldo bruto, salario neto, Deducciones y fecha de nómina. Mantiene un registro de los gastos de nómina y ayuda a la empresa a analizar los costos.

¿Cómo se calcula la nómina?

El salario de un empleado se calcula en cada período de pago en una serie de pasos que comienzan con el cálculo del salario bruto y terminan con la cantidad que los empleados ven en sus cheques de pago.

1. Determine el salario bruto de un empleado. Multiplique su tarifa por hora por el total de horas trabajadas en el período de pago. más horas extras. Para los trabajadores asalariados, El salario bruto para cada período de pago se calcula dividiendo el salario anual por el número de períodos de pago en un año. Si alguien gana un salario anual de $ 104, 000 y se paga semanalmente, el salario bruto de cada período de pago es de $ 2, 000 ($ 104, 000/52 =$ 2, 000).
2. Calcule los impuestos federales sobre la renta. Los empleados tributan individualmente a tasas basadas en sus ingresos y retenciones.
3. Calcule los impuestos FICA. Multiplique el salario bruto de cada empleado durante el período de pago por 6.2%, cuál es la porción del trabajador de la obligación tributaria del Seguro Social, para calcular su contribución. En el ejemplo anterior, el empleado pagaría $ 124 por cheque de pago por impuestos al Seguro Social ($ 2, 000 x 0,062 =$ 124).

Impuestos FICA =Salario bruto por período de pago * 6.2%

Tenga en cuenta que la obligación tributaria del Seguro Social se basa en un salario base imponible de $ 137, 700; los empleados que ganan más que eso pagan impuestos por solo los primeros $ 137, 000 ganados anualmente. Además, Los impuestos FICA son una responsabilidad compartida entre el empleador y el empleado. Eso significa que un empleador tiene que igualar la cantidad que un empleado remite al gobierno.

Para la porción de Medicare de FICA, multiplicar el salario bruto del empleado durante el período de pago por un 1,45%, que es su parte de la obligación tributaria de Medicare. En nuestro ejemplo, La obligación tributaria de Medicare del empleado por cada período de pago semanal es de $ 29 ($ 2, 000 x 0,0145 =$ 29).

Impuesto al Medicare =Salario bruto por período de pago * 1,45%

La contribución total de FICA es la suma del Seguro Social y Medicare, o $ 153 en nuestro ejemplo.

Contribución FICA =Seguro Social + Medicare

4. Calcule los impuestos estatales o locales aplicables. Las leyes de impuestos sobre la nómina y las tasas impositivas difieren de un estado a otro, por lo tanto, verifique con las agencias gubernamentales estatales y locales pertinentes para determinar con precisión los impuestos necesarios. Si algunos empleados pasaron de trabajar en una oficina a trabajar desde casa, potencialmente en un estado diferente al de su sede, esos trabajadores remotos podrían crear un nexo económico y responsabilidades de presentación imprevistas para la empresa.
5. Calcule otras deducciones. Calcule las deducciones voluntarias, como contribuciones a fondos de jubilación y seguro médico, más las deducciones involuntarias, como el embargo de salarios por orden judicial.

Restando las cantidades calculadas en estos pasos se obtiene el salario neto del empleado, también conocido como pago para llevar a casa.

Deducciones de nómina

Una deducción es una cantidad que se resta del salario bruto de un empleado, reduciendo así el salario neto. Las deducciones pueden ser obligatorias, como impuestos, o voluntario, como las contribuciones de jubilación.

Las cinco deducciones de nómina obligatorias son:

• Retención del impuesto sobre la renta federal: El IRS proporciona tablas para determinar los montos de retención en la publicación 15.
• Impuestos estatales sobre la renta para los estados que imponen estos impuestos.
• Impuestos locales, como ciudad, impuestos del condado o del distrito escolar.
• Impuesto de seguridad social retención del 6.2% sobre los salarios hasta el máximo anual de ganancias imponibles de $ 137, 700 para 2020 y $ 142, 800 para 2021.
• Impuesto al Medicare retención del 1,45%, más una retención adicional de impuestos al Medicare del 0.9% para los empleados que ganan más de $ 200, 000.

Si es relevante, embargos ordenados por la corte, como pagos de manutención infantil, también son obligatorios. Las deducciones voluntarias incluyen contribuciones a cuentas de jubilación, como cuentas 401 (k) o IRA, así como seguros de vida y primas de seguros.

Impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina los pagan tanto los empleadores como los empleados. Cada período de pago, Los empleadores deben retener dinero de los cheques de pago de los trabajadores para cubrir las contribuciones de los empleados a los impuestos sobre la renta, así como los impuestos al Seguro Social y al Medicare (FICA). El empleador también es responsable de pagar algunos impuestos sobre la nómina, incluyendo FUTA y la participación del empleador en los impuestos FICA.

El monto del impuesto federal sobre la renta retenido se determina mediante el formulario W-4 del IRS, que los empleados completan cuando comienzan sus trabajos. Algunos estados también exigen la retención de impuestos sobre la renta.

Solo los empleadores pagan FUTA, que contribuye a los fondos que las agencias estatales utilizan para pagar los beneficios de desempleo a los trabajadores elegibles. Además, empleadores que operan en California, Hawai, New Jersey, Nueva York y Rhode Island deben pagar impuestos sobre el seguro por discapacidad.

7 mejores prácticas de nómina

Los empleados y el gobierno esperan que se les pague con precisión y puntualidad. El incumplimiento de esas responsabilidades puede resultar en sanciones importantes, demandas, baja moral de los empleados y daño a la reputación. Aquí hay algunas formas de ayudar a garantizar que la nómina se distribuya sin problemas.

1. Adopte un software de gestión de nóminas actualizado. El software de gestión de nóminas puede mejorar la eficiencia de la nómina. Automatizando procesos y conectando la información contable y de recursos humanos, Las soluciones de nómina pueden ahorrar tiempo y evitar costosos errores.
2. Verifique las clasificaciones de los empleados. La clasificación incorrecta de los empleados como contratistas independientes puede dar lugar a multas y potencialmente a otros problemas. como demandas de empleados. Los empleados pueden tener derecho a prestaciones de la empresa y compensación por desempleo, mientras que los contratistas generalmente no lo son. También existen diferencias en la obligación tributaria; por ejemplo, necesita retener los ingresos y las contribuciones fiscales FICA para los empleados, pero no para contratistas. Para empleados, también debe pagar la parte del empleador de FICA y otros impuestos aplicables. Por lo tanto, asegúrese de comprender y cumplir con las pautas de clasificación actualizadas.
3. Mantenga un calendario de fechas y plazos impositivos importantes. Esta información debe compartirse con el equipo de nómina, también. El incumplimiento de una fecha límite podría resultar en sanciones.
4. Mantener un documento de políticas y procedimientos. Cree una política de nómina si no la tiene, y actualícelo al menos una vez al año si lo hace. Guárdelo en línea donde sea accesible para los trabajadores y diríjalos a su póliza si tienen preguntas sobre los períodos de pago, formularios de impuesto, deducciones y tiempo libre personal. Guarde también en línea copias descargables de formularios importantes.
5. Promover el depósito directo. Los cheques en papel cuestan dinero para imprimirlos y enviarlos por correo. Anime al personal a inscribirse en el depósito directo. Esto también asegura que el pago de los empleados esté disponible en sus cuentas bancarias el día de pago y elimina la posibilidad de pérdida o robo de cheques y el costo de detener y volver a emitir un cheque.
6. Mantenga abiertas las líneas de comunicación con el personal. Los empleados deben sentirse cómodos al compartir cualquier problema relacionado con la nómina con sus empleadores para que se puedan abordar los posibles problemas. Fomentar la participación en la configuración de las políticas de nómina puede impulsar la moral de los empleados.
7. Distribuya la carga de trabajo de la nómina. Delegar tareas de nómina, como calcular las horas pagaderas, comisiones, bonificaciones impuestos y deducciones, entre el personal puede ayudar a aliviar la carga. Con entrenamiento, incluso los empleados fuera del departamento de nómina pueden realizar tareas no esenciales, como recopilar formularios durante el proceso de incorporación, liberando así a los expertos en nómina para que se concentren en tareas que requieren más tiempo. Considere la posibilidad de adoptar aplicaciones de autoservicio de nómina para que los empleados puedan mantener de forma segura la información crítica de la nómina. como direcciones, A hoy.

Cómo pueden ayudar el software y la automatización de nóminas

Incluso el procesamiento automatizado de la nómina requiere atención a los detalles. Los procesos manuales requieren mucho tiempo y son propensos a errores. Un pequeño error en la entrada manual de datos, como la entrada del tiempo de los empleados, datos de asistencia y comisiones / bonificaciones:pueden dar lugar a problemas graves.

Invertir en software de nómina que pueda unificar y automatizar los procesos de nómina puede ayudar en todos esos frentes. Las empresas pueden concentrarse en sus competencias básicas y concentrarse en aumentar los ingresos cuando tienen la seguridad de que los procesos internos cruciales, como la nómina, se manejan correctamente. El software de nómina puede mejorar el proceso de nómina al:

• Agilización de tareas. La nómina se puede ejecutar más rápidamente cuando está automatizada. Ganancias, deducciones, contribuciones de la empresa, los impuestos y el tiempo libre pagado se pueden calcular automáticamente.
• Reduciendo costos. El software de nómina se puede utilizar para pagar a los empleados mediante depósito directo sin cargo adicional. Las empresas también ahorran en gastos de envío.
• Eliminando errores. El software puede manejar regulaciones tributarias complejas, incluyendo nuevos formularios y requisitos. Las empresas pueden descargar todas las declaraciones y depósitos de impuestos sobre la nómina con confianza. El software también puede asumir los desafíos de la tributación multiestatal, preparación e impresión de formularios W-2, y determinación de jurisdicciones fiscales.

Línea de fondo

La nómina puede ser un proceso complicado y laborioso, pero también es uno de los aspectos más importantes de la gestión de una empresa. Es fundamental comprender los entresijos de la nómina, desde la incorporación hasta los períodos de pago, clasificaciones de trabajadores y derecho tributario. El software puede ayudar a los empleadores a pagar a los empleados de manera precisa y eficiente a tiempo, cada vez, Reducir el trabajo manual y los errores.