Gestión financiera de pequeñas empresas:consejos, Importancia y desafíos

Es muy difícil iniciar una pequeña empresa. Solo la mitad permanece abierta durante cinco años, y solo un tercio llega a la marca de los 10 años. Por eso es vital hacer todo lo posible para tener éxito. Y una de las habilidades y herramientas más fundamentales para cualquier propietario de una pequeña empresa es una sólida gestión financiera.

¿Qué es la gestión financiera?

La gestión financiera es el término genérico para una contabilidad exhaustiva, haciendo proyecciones precisas, crear estados financieros y acceder a financiación empresarial. Administrar todo esto de manera eficiente le permite tomar las decisiones para administrar su empresa con éxito. Algunos de los primeros pasos para una buena gestión financiera incluyen comenzar un presupuesto, acceder a líneas de crédito y abrir una cuenta bancaria para gastos comerciales como nómina.

¿Qué importancia tiene la gestión financiera eficiente para las pequeñas empresas?

En breve, la gestión financiera es vital. Una encuesta de negocios exitosos realizada por el Banco de la Reserva Federal de Chicago encontró que tenían cuatro cosas en común:

1. Conocimiento y experiencia con crédito
2. Alto nivel de saldo acreedor no utilizado
3. Gestión y seguimiento presupuestario
4. Efectivo reservado para nómina

Otra encuesta encontró que cuanto más a menudo una pequeña empresa analiza su presupuesto, cuanto mayor sea su tasa de éxito. Los que lo hacen anualmente, la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. dice:tener una tasa de éxito tan baja como el 25%. Realizado mensual o semanalmente, esas tasas suben a 75-85% y 95% respectivamente.

¿Por qué es importante la gestión financiera para una pequeña empresa?

La gestión financiera es importante porque ayuda a la empresa a:

• Ver y comprender su beneficio
• Tomar decisiones sobre la planificación del inventario y la fijación de precios.
• Determinar si tiene suficiente flujo de efectivo para mantener las operaciones y tomar decisiones sobre la compra de activos.
• Proporcionar a los bancos e inversores los informes financieros que necesitan para prestar dinero o invertir en el negocio.
• Lleve a cabo un análisis financiero sólido para obtener mejores pronósticos y proyecciones comerciales.

Desafíos comunes de la gestión financiera pequeña

Administrar las finanzas de su empresa es difícil y puede llevar mucho tiempo. A continuación, se muestra una lista de algunos de los desafíos comunes que puede enfrentar, y cómo y por qué es importante superarlos.

Gestionar un presupuesto. Gestionar una empresa no es tarea fácil. Además de hacer nómina, pagar por beneficios de salud y navegar por un código tributario complejo, a menudo hay incertidumbre económica. Crear y monitorear su presupuesto es la única forma de eliminar algunas conjeturas y ayudarlo a prepararse para circunstancias imprevistas y tomar decisiones estratégicas. como cuándo expandir o contratar nuevos empleados.

Realización de nómina con reservas de efectivo. Empleados que pagan constantemente, impuestos sobre la nómina, Los beneficios de salud de los empleados y los salarios de los propietarios en efectivo disponible es un fuerte indicador de la salud financiera. Alrededor del 90% de las empresas con excelente salud financiera en el estudio del Banco de la Reserva Federal de Chicago dijeron que siempre tenían suficiente efectivo de las operaciones para cumplir con estas obligaciones. Solo el 50% de las empresas que tenían mala salud financiera informaron que siempre cumplían con estas obligaciones. Si no está utilizando reservas de efectivo para la nómina, establezca una meta para hacerlo.

Mantenerse al tanto de las facturas. Con una sólida gestión financiera viene la capacidad de cumplir con sus obligaciones comerciales. Esto lo ayuda a evitar cargos por excedente y aumenta su crédito. De hecho, hasta el 35% de su puntaje crediticio se basa en el historial de pagos a tiempo.

Controlando la deuda. No importa lo fuerte que sea su negocio, Es muy probable que en algún momento necesite más efectivo del que tiene a mano. Y ya sea un préstamo para pequeñas empresas o una tarjeta de crédito comercial, a veces, endeudarse tiene sentido financiero. Pero asumir demasiadas deudas agotar las tarjetas de crédito o no cumplir con los términos de pago puede dañar su crédito, aumente la cantidad que paga en intereses y arrastre su negocio hacia abajo. Antes de endeudarse, es importante tener un plan sobre cómo reembolsarlo.

Financiamiento seguro. Una mala gestión financiera conduce a un mal crédito y a la imposibilidad de recibir financiación de un banco. Esto puede obstaculizar el crecimiento al no aprovechar las oportunidades comerciales cuando surgen, como realizar gastos de capital para nuevos equipos que podrían generar mayores ingresos. Asegurar el financiamiento es un desafío, requiere mucho tiempo y experiencia.

Comprensión de los productos financieros. Una buena gestión financiera ayuda a las pequeñas empresas a prepararse para la incertidumbre económica al obtener líneas de crédito y capital de riesgo. Comprensión del financiamiento basado en activos, financiación de cuentas por cobrar, El crédito comercial y el arrendamiento de equipos se asoció con puntajes de salud financiera más altos en el estudio del Banco de la Reserva Federal de Chicago.

Tres indicadores clave de rendimiento y métricas para la gestión financiera

La creación de estados financieros precisos es el primer paso para desarrollar la disciplina financiera. Cada declaración proporciona información que se puede utilizar para analizar la rentabilidad, eficiencia y solvencia.

1. Rentabilidad. El estado de resultados (o estado de pérdidas y ganancias (P&L)) ayuda a una empresa a ver sus ganancias o pérdidas generales durante un período de tiempo determinado. Utilice los datos de esta declaración para calcular los márgenes de beneficio, incluido el margen de beneficio bruto, margen de beneficio operativo y el margen de beneficio neto. Aquí están las fórmulas para calcular esos márgenes.

Margen de beneficio bruto:

Margen de beneficio bruto = ventas totales - COGS (o costo de ventas) / ventas totales x 100

Los márgenes de ganancia bruta más altos indican que su empresa está utilizando de manera eficiente sus activos para generar ganancias.

Margen de beneficio operativo:

Margen de beneficio operativo = ingresos / ingresos operativos

El margen de beneficio operativo también se conoce como ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT). El aumento de los márgenes operativos puede indicar una mejor gestión y controles de costos dentro de su empresa.

Margen de beneficio neto:

Margen de beneficio neto = beneficio neto / ventas x 100

Los márgenes de ganancia neta más altos indican que su empresa está convirtiendo las ventas en ganancias de manera eficiente. Los márgenes de beneficio variarán según la industria. La comparación con empresas similares le ayudará a crear puntos de referencia y objetivos.

2. Eficiencia. Algunas métricas miden qué tan bien su empresa está utilizando su capital y activos para generar ingresos. Para estas métricas, necesitará información de su estado de resultados y balance, que es una instantánea en un momento dado de cuánto debe y cuánto posee su empresa.

Rentabilidad de los activos :

¿Con qué eficacia convierte su empresa el dinero invertido en activos en beneficios? Al punto de referencia, comparar con otros en su industria, ya que esto variará dependiendo del tipo de negocio que tenga.

Retorno sobre activos = ingreso neto / valor promedio de los activos x 100

Relación de capital de trabajo:

Este índice es una medida de liquidez e indica su capacidad para pagar pasivos a corto plazo. Una relación de alrededor de 2 indica una buena liquidez a corto plazo.

Razón de capital de trabajo = activo corriente / pasivo corriente

Rotación del capital de trabajo:

Esta medida tiene matices, y deberá compararlo con otras empresas de su mismo sector. Es un indicador de qué tan bien está utilizando el capital para generar ventas.

Rotación de capital de trabajo = ventas netas anuales / monto promedio de capital de trabajo para el mismo año

3. Solvencia. Para medir la solvencia, o la capacidad de su empresa para pagar sus deudas a largo plazo, utilizar el estado de flujo de efectivo, que mide cuánto efectivo entra y sale de su empresa. El cálculo del flujo de efectivo operativo indicará qué tan bien la empresa puede cubrir sus pasivos corrientes.

Ratio de flujo de caja operativo =
ingresos netos + gastos no monetarios + cambios en el capital de trabajo / pasivos corrientes

Si el índice de flujo de efectivo operativo es 2, por ejemplo, significa que su empresa gana $ 2 por cada dólar de pasivos. Otra forma de verlo es que su empresa puede cubrir sus pasivos dos veces.

Siete consejos de gestión financiera para pequeñas empresas

Aquí hay siete pasos que puede seguir para una mejor gestión financiera:

1. Crea un presupuesto. Realice un seguimiento de sus gastos mensuales y compárelos con los gastos históricos. Cuando vea problemas potenciales, como el gasto excesivo o la falta de capital, poner en marcha planes para abordarlos.

2. Ponga en práctica una contabilidad sólida. El primer paso para la contabilidad según la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. Es obtener un software de contabilidad empresarial. Ya sea que esté comenzando, o tratando de controlar mejor sus finanzas, El software de contabilidad ahorrará tiempo y proporcionará datos precisos y detallados en un formato fácil de entender.

Asegúrese de abrir una cuenta corriente comercial separada. Concilie las cuentas al menos una vez al mes. Seguimiento de todas las ventas mediante cinta de registro, facturas o un libro de ventas (o software) y depositar todas las ventas y vincular los depósitos con los documentos de ventas. No gaste las ventas al contado. Escriba cheques para todos los gastos comerciales o use una tarjeta de débito comercial.

3. Cree una proyección de flujo de caja. Asegúrese de que las entradas de efectivo de las cuentas por cobrar cubran las salidas de efectivo. Esto ayuda a la empresa a establecer objetivos y cambiar de rumbo cuando sea necesario para alcanzarlos. Esto es particularmente importante para las empresas de temporada, donde algunos meses del año pueden representar la mayoría de las ventas de la empresa, y nuevas empresas que recién comienzan a despegar.

4. Obtenga una tarjeta de crédito comercial. Cargar los gastos a una tarjeta de crédito comercial facilita el seguimiento y el control de los gastos. Muchas tarjetas de crédito comerciales tienen otras ventajas, como financiamiento sin intereses durante 60 días y recompensas de devolución de efectivo.

5. Desarrollar conocimiento financiero y fortaleza financiera personal. Empiece a desarrollar un plan de beneficios cuando busque un préstamo. Debe incluir una declaración de propósito, una lista de los dueños de negocios, una descripción del negocio y cómo genera dinero, estados financieros y documentación de seguros. También, mejorar su puntaje de crédito personal. Muchos propietarios de pequeñas empresas utilizan su propio puntaje para asegurar el financiamiento.

6. Adquirir software de gestión financiera. Las fórmulas y los informes clave están integrados en estas soluciones, que puede ahorrar tiempo y reducir la probabilidad de errores al automatizar los procesos para las facturas, reportes financieros, recopilación de datos, almacenamiento de documentos y cumplimiento.

7. Busque ayuda. Si es posible, emplear un pequeño equipo para manejar cosas como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina de sueldos, informes y estados financieros, establecer controles financieros y brindar orientación sobre asuntos tributarios y de cumplimiento. Una encuesta de Robert Half, una consultora de recursos humanos, encontró que las empresas con menos de $ 25 millones en ingresos anuales empleaban a una mediana de tres personas en funciones financieras.

Cómo el software financiero y contable puede ayudar a resolver problemas financieros

Mantener un presupuesto y controlar sus finanzas es vital para que su negocio tenga éxito. Y las fórmulas e informes clave pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de la salud financiera de su empresa y obtener financiación de prestamistas e inversores.

Pero rastreando toda la facturación, reportes financieros, recopilación de datos, el almacenamiento de documentos y el cumplimiento requieren mucho tiempo y son propensos a errores cuando se realizan manualmente. El software de contabilidad empresarial puede ayudar a reducir costos y automatizar estas tareas. También genera informes predictivos y modelos financieros. El software de contabilidad empresarial coloca datos financieros precisos en cuadros de mando y gráficos para que usted y su equipo puedan acceder a información financiera actualizada. Esto le da la confianza para tomar decisiones mejor informadas y establecer metas más fácilmente y realizar un seguimiento del progreso hacia las metas.

La buena gestión financiera es el motor que impulsa sus negocios. Sin ello, su negocio no despegará ni lo llevará a donde desea ir. Comienza con la creación de un presupuesto y la adquisición de un software de contabilidad empresarial. Desde allí, tendrá la información que necesita para ayudarlo a tomar las decisiones que pueden ayudar a impulsar su empresa. Obtenga más información sobre las soluciones de gestión financiera.