Guía definitiva para compradores de software de nómina para pequeñas empresas para 2021

El software de nómina adecuado puede tener un impacto positivo duradero en una pequeña empresa. Después de todo, pagar a los empleados correctamente, de manera constante y puntual es un paso fundamental para generar confianza con sus trabajadores y motivarlos para que hagan lo mejor que puedan. Pero con tantas opciones disponibles, elegir el software de nómina adecuado para su pequeña empresa puede ser una tarea desafiante. Hay mucho que considerar desde cálculos automatizados de nómina y cumplimiento fiscal hasta integraciones de software y funciones personalizables.

Este artículo ayudará a las pequeñas empresas con su búsqueda de software de nómina profundizando en lo que es el software de nómina, lo que las pequeñas empresas deben esperar de él y las características que deben buscar y las preguntas que deben hacerse al evaluar a los proveedores.

¿Qué es la nómina?

La nómina se refiere a la lista de empleados remunerados de una empresa, así como al proceso de pago, basado en su salario o salario por hora. Algunos también usan este término para referirse al gasto total de la organización en su fuerza laboral.

Si bien parece sencillo, La nómina de pequeñas empresas puede ser complicada. Pagar a los empleados con precisión y puntualidad, las empresas deben tener en cuenta las leyes salariales estatales y locales y responsabilidades fiscales, mientras se asegura de que siempre tengan suficiente efectivo disponible para cubrir los costos de nómina. Para complicar aún más la nómina de una pequeña empresa, cada empleado puede tener una fórmula de pago diferente basada en su información financiera individual, como estado de retención, nivel de ingresos, Aportes de ubicación y beneficios.

¿Qué es el software de nómina para pequeñas empresas?

El software de nómina para pequeñas empresas es un sistema que automatiza algunos de los aspectos de la nómina que consumen más tiempo, como cálculos de cheques de pago, mantenimiento de registros y procesamiento de pagos. Al hacerlo, ayuda a una pequeña empresa a pagar a los empleados de manera eficiente, remitir los impuestos sobre la nómina que adeuda y realizar un seguimiento y registrar todos esos pagos, todo mientras cumple con las leyes federales, derecho tributario y laboral estatal y local. El software de nómina también brinda a los propietarios y gerentes de pequeñas empresas un mayor nivel de control que la subcontratación de este trabajo a un proveedor de servicios de nómina.

Los sistemas de software de nómina líderes se integran con otras soluciones comerciales, como contabilidad y recursos humanos (RRHH), dando acceso a varios departamentos a información importante. A veces, el software de nómina se puede ofrecer como parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) más grande, que integra las funciones comerciales básicas, incluidas las finanzas, HORA, cadena de suministro, Ventas y Marketing, gestión de proyectos y más.

Beneficios del software de nómina para pequeñas empresas

El software de nómina puede reducir los recursos necesarios para muchas tareas comunes de nómina de pequeñas empresas. Mitiga repetitivo, Desafíos de nómina que consumen mucho tiempo y son mundanos, como calcular con precisión los cheques de pago. El cálculo automatizado del cheque de pago significa que todo lo que una empresa debe hacer es asegurarse de que la información de cada empleado se ingrese correctamente en el sistema. y luego vuelva a verificar la exactitud de los números del período de pago final.

Las áreas en las que el software de nómina ofrece beneficios a las pequeñas empresas incluyen:

• Cumplimiento normativo. Las soluciones de nómina pueden cumplir con las cambiantes regulaciones financieras; Las soluciones líderes se actualizan con regularidad para cumplir con los cambios en las regulaciones de impuestos sobre la nómina y las leyes salariales.
• Reducir el error humano. Los procesos automatizados que manejan cálculos complejos pueden ayudar a reducir los errores de nómina, especialmente cuando tiene muchos empleados con diferentes estructuras salariales, retenciones y beneficios fiscales. Los empleados ya no necesitan dedicar tiempo a estudiar minuciosamente hojas de cálculo y calculadoras, arriesgarse a errores tipográficos o decimales fuera de lugar.
• Análisis empresarial. El software de nómina puede realizar un seguimiento de la asistencia o integrarse con el software de seguimiento del tiempo para proporcionar información sobre la productividad y la asistencia de los empleados, es decir, con qué frecuencia los empleados llegan tarde, salga temprano o tómese días libres. Dependiendo del software, también puede analizar los costos de nómina por departamento o ubicación.
• Mantenga los cheques de pago actualizados. El software de nómina puede actualizar automáticamente los cálculos de los cheques de pago cada vez que un empleado recibe un aumento. se mueve, gana una bonificación o realiza horas extraordinarias.
• Administración de beneficios. El software de nómina puede aplicar deducciones de beneficios y puede pagar contribuciones automáticamente a los proveedores de beneficios. El software de nómina se puede integrar con los sistemas de recursos humanos para ayudar a proporcionar una imagen actualizada de los beneficios a los empleados.
• Autoservicio para los empleados. Muchas soluciones de nómina pueden crear un portal de autoservicio para empleados, permitiendo al personal administrar directamente información personal como cambios de dirección o ver información de beneficios sin la ayuda de los gerentes de nómina. Los portales también pueden permitir a los empleados presentar solicitudes de tiempo libre, que luego pueden ser revisados ​​por los gerentes para su aprobación.

Tipos de software de nómina para pequeñas empresas

Hay dos tipos principales de software de nómina para pequeñas empresas:software en la nube basado en suscripción y software local que cobra una tarifa única por una licencia perpetua. Cada modelo tiene sus propias ventajas, y el tipo que sea mejor para su pequeña empresa depende en gran medida de sus necesidades particulares.

Software de nómina en la nube:

Las soluciones empresariales basadas en la nube tienden a ser altamente configurables y más fáciles de integrar con otros sistemas. para que pueda adaptarlos a las necesidades de su negocio. Por ejemplo, El software de nómina en la nube se puede integrar con otras aplicaciones, permitir a los empleados realizar un seguimiento del tiempo, o revisar los talones de pago, información sobre beneficios y enviar solicitudes de tiempo libre. Muchos proveedores de software ERP en la nube tienen un módulo de nómina que se ejecuta en la misma base de datos que sus otros módulos, como contabilidad, facilitando el flujo de información. Se puede acceder a los sistemas de nómina en la nube desde cualquier lugar, cualquier momento, siempre que el usuario tenga conexión a Internet. Finalmente, el proveedor se encarga de todo el mantenimiento y realiza actualizaciones frecuentes, y sus datos están protegidos en caso de interrupción. Los modelos de precios basados ​​en suscripción hacen que las soluciones de nómina basadas en la nube sean más asequibles para las pequeñas empresas porque no requieren un gran gasto en efectivo por adelantado.

Software de nómina local:

Este tipo de software de nómina ejecuta una computadora centralizada local o en su centro de datos, por lo que solo puede ejecutar la nómina en una computadora que tenga el software instalado o una que pueda acceder al servidor con el software. Debido a que los datos se almacenan localmente, es posible que no necesite acceso a Internet para ejecutar la nómina. Sin embargo, corre el riesgo de perder datos críticos si los sistemas fallan. Según el proveedor y la antigüedad del sistema, Puede resultar difícil integrar el software de nómina local con otras soluciones comerciales.

Casi el 40% de los encuestados globales se han pasado al software de nómina en la nube, y otro 21% estaba evaluando tal movimiento, según una encuesta reciente (más de la mitad de las organizaciones que respondieron (52%) tenían menos de 1, 000 empleados).

Características del software de nómina para pequeñas empresas

El software de nómina normalmente ofrece las siguientes características:

• Cálculos de nómina automatizados
• La nómina automatizada se ejecuta antes de cada día de pago
• Posibilidad de cancelar o suspender ejecuciones de nómina si se detecta un error
• Múltiples opciones de pago, incluyendo depósito directo y cheques de pago impresos
• Deducciones automáticas de beneficios
• Deducciones de beneficios del plan de seguro médico y de jubilación
• Autoservicio de empleados en línea
• Controles de acceso robustos
• Períodos de pago flexibles
• Integración con otro software empresarial
• Múltiples tipos de ingresos, incluidos salarios, salarios por hora, y pagos variables como bonificaciones
• Cumplimiento de las leyes federales de EE. UU. leyes laborales y fiscales estatales y locales
• Cálculo automatizado, envío y seguimiento de impuestos sobre la nómina
• Informes detallados de nómina
• Mantenimiento del historial de nóminas de todos los empleados
• Generación de formularios de impuestos para empleados
• Gestión de formularios de impuestos para nuevas contrataciones
• Adaptabilidad para satisfacer las necesidades de una empresa.

Separar los elementos imprescindibles de su empresa de los agradables en esta larga lista puede ser un desafío, pero es de gran ayuda para asegurarse de elegir el software de nómina con las funciones adecuadas para sus necesidades. Empresas muy pequeñas con pocos empleados y estructuras de pago sencillas. por ejemplo, Puede que no necesite todas las comodidades de un sistema de nómina con más funciones. Todavía, hay ciertas características que ninguna empresa debe pasar por alto, independientemente de su tamaño. Diez características clave se encuentran en la siguiente tabla.

Informes de cumplimiento de necesidades básicas y mantenimiento de registros Flexibilidad e integración

• Cálculos de cheques de pago automatizados
• Pague a los empleados mediante depósito directo o cheques de pago impresos
• Seguridad

• Presentar y pagar federales, impuestos estatales y locales
• Cumple con los requisitos de la legislación laboral
• Se mantiene al día con los cambios en las leyes laborales y fiscales.

• Maneja los informes de impuestos sobre la nómina
• Mantiene todos los registros necesarios para cumplir con los requisitos del IRS y del Departamento de Trabajo (DOL)

• Escalable y personalizable
• Se integra con otro software empresarial

Cosas a considerar al elegir un software de nómina para su pequeña empresa

A medida que determina los requisitos del software de nómina para su empresa y las funciones que lo ayudarían, considere los siguientes criterios:

• Necesidades del negocio: Es importante elegir un software de nómina que se adapte al estilo y las necesidades de su empresa. Antes de reducir su lista, obtener una imagen clara de la plantilla de su organización, la ubicación de los empleados, la proporción de trabajadores estacionales o temporales, presupuesto de nómina, si los empleados tienen beneficios, con qué frecuencia se les pagará, el crecimiento esperado de la empresa, nivel de análisis de nómina requerido y cuánto control directo necesitará sobre el proceso.
• Perspectivas del personal: Los empleados deben sentir que la solución de nómina es una extensión natural de sus trabajos. Cualquier cambio debería traer una mejora demostrable. Por ejemplo, N&N Moving Supplies descubrió que una solución de nómina que otorgaba acceso a los empleados desde cualquier ubicación a través de un panel personalizado para tabletas, hizo que la experiencia de los empleados fuera mejor.
• Presupuesto: ¿Cuánto puede permitirse gastar la empresa en software de nómina? ¿Cuál es el precio más alto que aún generará un ROI aceptable en comparación con el procesamiento manual de la nómina o la subcontratación? N &N pudo reducir el tiempo de procesamiento de la nómina en un 84% y equilibrar las cuentas de GL más rápido, mientras obtiene información sobre las tendencias de los costos laborales en todas las ubicaciones.
• Seguridad: La nómina es un asunto delicado. Las empresas limitan quién puede ver la información de la nómina, como salarios y beneficios. Considere si las funciones de seguridad de una solución de software de nómina coinciden con la necesidad de la empresa de mantener la confidencialidad de los datos confidenciales.
• Flexibilidad: ¿Podrás modificar los procesos de nómina sobre la marcha? Por ejemplo, si un empleado es despedido antes de que finalice su período de pago, ¿Puede ejecutar una nómina fuera de ciclo sin pagar una tarifa adicional?
• Control: ¿Qué nivel de detalle le permite ver el software? Por ejemplo, ¿Puede ver los gastos de nómina por departamento? ¿Existe una función de autoservicio para empleados que les permita a los trabajadores acceder y actualizar su información sin tener que contactar a quien maneja la nómina? ¿Puede ejecutar la nómina cuando su negocio lo necesite?
• Compatibilidad: ¿Es el software compatible con sus otros sistemas? ¿Se puede integrar con otro software empresarial clave? como tu sistema contable?
• Apoyo: ¿El proveedor de software de nómina ofrece soporte al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana? ¿Están preparados para trabajar con usted para desarrollar un flujo de trabajo de nómina que se adapte a su negocio? ¿Están informados sobre las cambiantes regulaciones de nómina?
• Facilidad de uso: ¿Qué tan fácil es usar el software? ¿Qué tan fácil es integrarlo con otro software empresarial? El software de nómina debe ser intuitivo y no tener una curva de aprendizaje demasiado pronunciada.
• Capacitación: Para aprovechar al máximo las capacidades de cualquier software de nómina, debe asegurarse de que cualquier miembro del equipo que utilice el sistema pueda comprenderlo y aprovecharlo al máximo. El proveedor de software de nómina debe ofrecer recursos de formación completos.
• Cumplimiento: ¿El software incorpora automáticamente cambios en las leyes salariales y las regulaciones fiscales? ¿Es solo a nivel federal? ¿O el software seguirá el ritmo de todas las jurisdicciones locales dentro de los EE. UU.?
• Escalabilidad: ¿Es el software de nómina capaz de admitir más empleados y cálculos de nómina más complicados a medida que crece el negocio?

5 consejos para elegir el software de nómina adecuado para su pequeña empresa

Las empresas no compran a menudo sistemas comerciales básicos como el software de nómina, por lo que seleccionar un software de nómina puede ser un desafío. Los siguientes consejos pueden guiarlo a través de ese proceso para evitar que se prolongue o lo deje abrumado:

1. Documentar los requisitos en función de las necesidades comerciales. Un conjunto documentado de requisitos para su software de nómina, priorizados en orden descendente de mayor a menor importancia, es una herramienta poderosa que puede utilizar en cada etapa del proceso de compra. Mantiene a su equipo enfocado en lo que es importante y ayuda a identificar el valor que cada proveedor de nómina aporta.
2. Desarrolle un cuadro de mando. Si su principal prioridad es el acceso móvil, Autoservicio para los empleados, declaración de impuestos automatizada o cualquier otra cosa, Haga una lista de verificación de las características de las que no puede prescindir y asigne a cada una una puntuación basada en la importancia. Luego, Invite a dos o tres de las partes interesadas clave de la empresa en el software de nómina a participar en presentaciones de proveedores y puntuarlas.
3. Haz muchas preguntas. Si sabes lo que quieres Una de las mejores formas de estar seguro de que una solución de software de nómina se alineará con las necesidades de su negocio es haciendo preguntas específicas al proveedor sobre por qué su solución es adecuada para usted. Compare las respuestas y determine cuál parece coincidir con sus necesidades de nómina.
4. Véalo en acción. Asegúrese de que los usuarios finales del software de nómina tengan la oportunidad de ver una demostración en vivo y, si es posible, pruebe el sistema antes de comprarlo. Ver cómo funciona la aplicación o usarla usted mismo puede revelar rápidamente qué sistema tiene las funciones que mejor se adaptan a sus necesidades y es más fácil de usar.
5. Consulte las reseñas y los informes de los clientes. Investigue lo que a otros clientes les gusta y no les gusta de sistemas específicos y compárelo con sus necesidades y preferencias. Recurra a su propia red:hable con sus contrapartes en empresas de tamaño similar para aprender de sus experiencias y ayudarlo a orientarse en la dirección correcta.

Lista de verificación gratuita

Determinar las necesidades de nómina empresarial

• Tenga en cuenta el tamaño de su empresa y la cantidad de empleados.
• ¿Tendrá empleados de temporada y / o de medio tiempo además de los empleados de tiempo completo? Pasantes pagados? ¿Serán los empleados por horas? asalariado, ¿o ambos? ¿Ofrecen bonificaciones? comisiones o compensación basada en acciones? Sepa cómo deberá estructurar los grupos de pago en función del salario o el tipo de empleo.
• Ignore cualquier software de nómina que no se ajuste a sus necesidades.

Haga una lista de funciones de las que no puede prescindir. Más allá de los cálculos de nómina, considerar:

• Presentación de impuestos automatizada (incluidos los créditos fiscales)
• Múltiples formas de pagar a los empleados (depósito directo, cheques de pago impresos automáticamente, tarjeta de pago recargable)
• Capacidades de autoservicio para empleados
• Integración con otro software empresarial
• Configurabilidad y escalabilidad
• Cumplimiento de la legislación fiscal y salarial
• Seguridad
• Informes detallados de nómina y mantenimiento de registros

Determine el nivel de detalle y análisis que necesitará

• Asegúrese de que el software de nómina pueda manejar su análisis, necesidades de presentación de informes y mantenimiento de registros

Hacer preguntas. Algunas preguntas a considerar:

• ¿Cómo se mantendrá actualizado el software de nómina con los cambios en los cálculos de nómina? ¿Se ajustará automáticamente a los aumentos salariales? cambios en la ley tributaria, o cambios en los beneficios?
• ¿Cómo mantendrá el software el cumplimiento cuando se aprueben nuevas leyes de impuestos sobre la nómina y leyes laborales?
• ¿Qué puede automatizar el sistema? ¿El software de nómina importará automáticamente información contable crucial al software de contabilidad o al libro mayor de su empresa? ¿O proporcionará un archivo de información resumida que luego tendrá que importar manualmente?

Conozca su presupuesto y realice un análisis de costo-beneficio. Consulte con el proveedor de nómina para conocer las tarifas. Más allá de una tarifa base, compruebe si existen costes adicionales como:

• Configurar tarifas
• Costo de ejecutar la nómina
• Tarifas de declaración de impuestos
• Tarifas de cumplimiento legal
• Costo adicional por cada empleado en nómina
• Cualquier costo oculto

Consultar opiniones de clientes

• Investiga sobre lo que los usuarios tienen que decir
• Tenga en cuenta los pros y los contras, especialmente los que se mencionan comúnmente

Utilice pruebas gratuitas, si es posible

• Obtenga una demostración en vivo y determine si el software es intuitivo y fácil de usar

Por qué NetSuite es el mejor software de nómina para pequeñas empresas

Cuando busque una solución de software de nómina, es importante no pasar por alto los beneficios potenciales de un proveedor que ofrece una oferta de ERP más amplia. Las soluciones ERP basadas en la nube, como NetSuite, tienen una funcionalidad sólida y son altamente configurables, para que puedan satisfacer las necesidades de prácticamente cualquier empresa. Este tipo de soluciones ofrecen una interfaz de usuario familiar y unifican las funciones comerciales centrales, desde las finanzas hasta los recursos humanos y todo lo demás, para que pueda elegir lo que necesita para administrar su negocio de la manera más eficiente. Las características clave que ofrece NetSuite SuitePeople incluyen:

Automatización. NetSuite SuitePeople calcula automáticamente los cheques de pago, emite pagos a los empleados y actualiza el libro mayor de su empresa, todo sin intervención manual. Su empresa puede gestionar la nómina y ver de inmediato el impacto en las finanzas generales. Al mismo tiempo, usted tiene control total sobre el proceso y puede realizar los cambios y ajustes necesarios. “Podemos hacer la nómina en 10 minutos. Antes de que pasara más de una hora, ”Meredith Martinelli, Vicepresidente de Administración de N&N Moving Supplies, dijo sobre su experiencia con NetSuite. "Definitivamente ha cambiado mis responsabilidades de nómina semanal".

Nóminas ilimitadas. Algunos proveedores cobrarán más por ejecutar una nómina fuera de ciclo, pero NetSuite no le cobrará tarifas adicionales para procesar la nómina si un empleado es despedido o se va y necesita que le paguen lo antes posible. Con SuitePeople, puede ejecutar la nómina cuando lo desee.

Integraciones. Las empresas han utilizado la plataforma en la nube de NetSuite para mejorar la eficiencia de las operaciones financieras y los flujos de trabajo de recursos humanos. incluida la nómina, solicitudes de tiempo libre y gestión del desempeño de los empleados. Por ejemplo, podría utilizar una aplicación de seguimiento de tiempo compatible para introducir automáticamente los datos de la tarjeta de tiempo en la función de nómina de SuitePeople, y actualizará automáticamente su libro mayor el día de pago. También, como Atushi Murakami, Jefe de Estrategia de TI en DeNA, un proveedor de sitios web de comercio electrónico, explicado, “NetSuite nos ha dado acceso a los datos básicos de los empleados y nos ha permitido realizar un seguimiento de los cambios de personal durante aproximadamente 2, 000 empleados en todo el mundo, todo en tiempo real. Por ejemplo, esto nos permitió calcular automáticamente los costos de desarrollo de software internos en función de datos de recursos humanos actualizados ".

Solución de problemas. Dado que NetSuite ofrece una variedad de módulos que están diseñados para funcionar juntos y alimentarse a una base de datos central, solo tiene que llamar a un proveedor si hay un problema de software o un error:NetSuite es el departamento de contabilidad y proveedor de nómina. Integraciones de terceros, por otra parte, puede llevar más tiempo y esfuerzo resolverlo porque es posible que deba llamar a varios proveedores para determinar el problema y la mejor manera de resolverlo.

Actualizaciones automáticas. NetSuite lanza nuevas versiones de su software varias veces al año y mueve automáticamente a todos los clientes a la última versión. poniendo nuevas funciones a disposición de todos.

Sin software de nómina, quien esté a cargo de ejecutar la nómina manualmente probablemente pasará horas trabajando en hojas de cálculo, ejecutar cálculos, llenar formularios con el IRS y monitorear los pagos de impuestos, todo además de pagar a los empleados. Y lo que es más, cuando maneja la nómina manualmente, ramificaciones legales relacionadas con el incumplimiento es un riesgo constante, incluso cuando sea el resultado de errores de cálculo honestos. El software de nómina puede manejar muchos procesos propensos a errores para que los gerentes de nómina puedan concentrar su tiempo en tareas de mayor valor, como administrar personas y extraer conocimientos de los datos de compensación de los empleados.