La guía definitiva para el proceso de cuentas por pagar

Ya sea propietario de una pequeña empresa o gerente de una empresa internacional, hacer un seguimiento de sus gastos y pagos es una parte esencial para administrar una empresa exitosa. Hacer un seguimiento de sus finanzas puede volverse complicado cuando se trabaja con múltiples socios, empresas y proveedores. También es sin parar. Tan pronto como se ha procesado un conjunto de facturas, los siguientes parecen acumularse.

Ser confiable en sus prácticas comerciales también se aplica a sus finanzas, asegurando no solo que su negocio siga obteniendo ganancias en el futuro inmediato, sino también mirando a largo plazo con pronósticos financieros. Sin algún método establecido, los vendedores y proveedores recibirán pagos atrasados ​​y estarán menos dispuestos a trabajar con su negocio. Un proceso de cuentas por pagar ayuda a sus equipos de finanzas a administrar esto y construir una reputación de pagos oportunos.

Contenido:

1. ¿Qué es un proceso de cuentas por pagar?

2. Beneficios de las cuentas por pagar

3. Administrar sus cuentas por pagar

4. Aproveche al máximo las cuentas por pagar de su empresa

¿Qué es un proceso de cuentas por pagar?

Dentro de su departamento de finanzas, puede tener un equipo de cuentas por pagar o una persona que se encargue de ello. Su función es monitorear los pagos de su empresa a proveedores o vendedores externos y asegurarse de que se les pague a tiempo. Esto se puede hacer con la ayuda de aplicaciones, software de cuentas por pagar o una aplicación IoT ingresando las facturas y proveedores relevantes junto con los plazos para pagarlos. Alternativamente, las cuentas por pagar se pueden hacer manualmente.

El proceso de cuentas por pagar mapea puntos importantes que sus equipos financieros deben tener en cuenta. Por ejemplo, cuándo se han entregado los servicios o los materiales, cuándo se envían las facturas y los plazos para los pagos, lo que facilita la entrega de los pagos a tiempo y el cumplimiento del presupuesto. Las cuentas por pagar son muy opuestas a las cuentas por cobrar, que en cambio rastrean los pagos que se le deben a su empresa por sus servicios y productos.

Flujos de trabajo

Los procesos involucrados en las cuentas por pagar se dividen en dos flujos de trabajo:ascendente y descendente. Los procesos ascendentes se refieren a las etapas hasta que su empresa compra productos y servicios. Esto incluye cada paso, desde buscar proveedores, contactarlos con su número personalizado para negocios, establecer tarifas y entregas, y crear contratos de asociación. El seguimiento de estos procesos le permite enumerar todos los proveedores, sus tarifas y sus productos en sus cuentas.

Los procesos posteriores tienen lugar después de la compra de productos y servicios de su proveedor, y se relacionan principalmente con la recepción de productos, el procesamiento de facturas y la entrega de pagos. Estos procesos pueden ser más familiares para un departamento de finanzas, que se asegura de que los servicios y productos se paguen y notifique al proveedor cualquier problema. La gestión de las etapas posteriores puede mejorar su proceso de pago para que los proveedores reciban el pago de manera más eficiente.

Beneficios de las cuentas por pagar

La gestión de las finanzas puede ser confusa con múltiples proveedores y vendedores involucrados, por lo que tener un sistema para ayudar tiene sentido. Esto puede ser tan complejo o simple como se adapte a su negocio, incluida la información de pago importante de sus proveedores, su inventario de productos para identificar productos ideales para perfiles de clientes particulares y notas adicionales para proveedores. De esta forma, el uso de cuentas por pagar es ventajoso para su negocio por varias razones, entre ellas:

⭐️ Reduce el uso de papel

En lugar de manejar pagos y facturas manualmente, las cuentas por pagar mueven esto a una hoja de cálculo o a un software específico para simplificar el proceso. Tener copias impresas de todo también ralentiza el proceso; a menudo hay que esperar a que otros miembros del equipo pasen los documentos correctos para el siguiente paso. Pasar a copias digitales con cuentas por pagar facilita compartir y enviar archivos, y también restringe el acceso a documentos confidenciales solo a quienes los necesitan.

⭐️ Minimiza errores

El uso de funciones y verificadores automatizados en sus cuentas por pagar acelera el proceso y limita el margen de error de su equipo financiero. Etiquetan las facturas como pagadas y los productos como recibidos para evitar duplicidades o confusiones. Del mismo modo, el software se puede programar para resaltar problemas, como un inventario limitado, lo que incita a su empresa a reabastecerse o revisar.

⭐️ Rastrea equipos y recursos

Un proceso de cuentas por pagar almacena y rastrea información sobre todos los pagos y entregas, lo que significa que, en caso de que surja algún problema, tiene toda la documentación necesaria disponible. Esto ayuda a contabilizar los equipos o productos faltantes y garantiza que los pagos salientes se realicen en el lugar correcto. Las cuentas por pagar también ayudan a administrar la rotación de inventario al rastrear qué productos están disponibles y cuándo es la próxima entrega.

⭐️ Pago puntual

Dejar los pagos a cargo de su equipo de finanzas puede ser abrumador, especialmente cuando se administran y reciben facturas de múltiples proveedores simultáneamente. Canalizar estas facturas a través de cuentas por pagar facilita la identificación de plazos de pago y la realización de transacciones. Esto le ayuda a evitar incurrir en cargos por pagos atrasados ​​o perder futuros negocios debido a pagos poco confiables. En cambio, cuando usa software para administrarlos, sus pagos son regulares y oportunos.

Administración de sus cuentas por pagar

Ahora que sabes qué son las cuentas por pagar y cómo funcionan, es hora de pensar en establecer tu propia rutina. Comenzar con lo básico puede proporcionar una introducción fluida a su uso. A medida que se sienta más cómodo con las cuentas por pagar, puede agregar más funciones y hacerlo más complejo. Independientemente de la cantidad de proveedores o vendedores que tenga, comience concentrándose en las cuatro etapas principales de las cuentas por pagar y desarrolle a partir de ahí.

1. Registro de cuentas y proveedores

Comience por establecer a quién se supone que debe seguir su proceso de cuentas por pagar. Recopile la información del proveedor de las empresas que abastecen a su negocio. Agregue esto a sus cuentas por pagar mientras trabaja con ellos y crean contratos juntos. La información debe incluir su nombre comercial, sus tarifas y condiciones de pago. Para sistemas de múltiples inquilinos, intente usar un sistema de cuentas por pagar con hojas separadas para las empresas involucradas.

Una vez que sus proveedores hayan iniciado sesión, comience a registrar sus transacciones con sus empresas. Ya sea que esté utilizando una hoja de cálculo o un software específico, ingrese la fecha en que se recibió la factura, el costo, la fecha límite de pago y su estado de pago. Se pueden agregar otras categorías para organizar las transacciones según el tipo, el negocio o los archivos de factura adjuntos. Los pagos se registran digitalmente, por lo que su departamento de finanzas puede acceder a ellos y aprobarlos.

2. Recibir y revisar facturas

Ingrese sus nuevas facturas en el proceso de cuentas por pagar cuando las reciba. Esto los almacena digitalmente en una ubicación centralizada a la que se puede acceder fácilmente cuando los necesita con la conciliación de cuentas. El uso de sus cuentas por pagar también vincula las facturas con otras del mismo negocio, lo que ayuda a detectar duplicados y realizar un seguimiento de sus transacciones a lo largo del tiempo. También puede configurar ajustes de seguridad para asegurarse de que solo personas específicas puedan acceder a las facturas.

Cuando almacene sus facturas, asegúrese de revisarlas primero, verificando que haya recibido los productos y servicios indicados antes de pagar. Debe verificar toda la información en la factura, incluidos los detalles de la cuenta, las firmas y las fechas. Esto puede identificar las facturas enviadas por error y garantiza que todos sus pagos se realicen en la cuenta correcta. Darse cuenta de estos detalles demasiado tarde puede significar que su empresa tenga que pagar dos veces y no siempre se puede reembolsar.

3. Aprobar los pagos

Una vez que esté seguro de que las facturas o recibos son correctos, puede aprobar los pagos a los proveedores. El uso de cuentas por pagar digitales le permite a su equipo de finanzas aprobarlas con solo hacer clic en un botón, incluso cuando trabaja de forma remota. Algunas aplicaciones también facilitan las aprobaciones en dispositivos móviles. Esto significa que los encargados de los pagos o sus sistemas de pago automático reciben notificaciones instantáneas de las aprobaciones, lo que reduce la demora antes de que los proveedores reciban sus pagos.

Al pagar a proveedores y vendedores, los diferentes sistemas de cuentas por pagar tienen varias características y medidas de seguridad para garantizar que todos los pagos digitales estén protegidos. Estas características también pueden cubrir pagos internacionales para empresas más grandes. Puede integrar sus pagos con sus otros pagos para brindar una perspectiva cohesiva de sus cuentas comerciales, incluidos los impuestos sobre la nómina, las ventas de comercio electrónico y otras subvenciones o inversiones.

4. Mantente al tanto

Las cuentas por pagar son un proceso cíclico, constantemente agregando nuevos pagos y facturas para rastrear. Esto requiere verificaciones periódicas y actualizaciones de la información del proveedor, además de revisar las facturas y las cuentas por pagar. Posponerlo o no hacerlo con regularidad puede dar lugar a plazos incumplidos, información o documentos de proveedores desactualizados y entregas de pedidos incorrectas. Esto crea más trabajo para su departamento de finanzas que si manejaran las cuentas por pagar a medida que ingresan.

Establecer recordatorios automáticos y hojas de cálculo simples puede ayudar a mantener el control de las cuentas por pagar. Esta función facilita a sus equipos de finanzas navegar por las facturas y las entregas de inventario y encontrar registros e historial de pedidos, si es necesario, para conferencias legales. Del mismo modo, las notificaciones alertan al equipo sobre cambios en las cuentas por pagar, ya sea información nueva, pedidos que se agregan o cambios en el estado de las transacciones.

Aproveche al máximo las cuentas por pagar de su empresa

Organizar sus finanzas y conocer sus transacciones comerciales es parte de su éxito, al igual que la gamificación de marketing por correo electrónico o brindar una excelente atención al cliente. Aunque inicialmente puede ser confuso, las cuentas por pagar tienen como objetivo hacer las cosas más simples y fáciles de entender. Al recopilar la información en un solo lugar, las cuentas por pagar reducen los plazos de pago incumplidos y aumentan la confiabilidad de su negocio.

Configure sus cuentas por pagar hoy para satisfacer sus necesidades comerciales. Manténgase alerta a la nueva información y actualizaciones mediante el uso de varias funciones automatizadas para notificar y recordar a sus equipos financieros. Almacene de forma segura toda la información y la documentación necesaria para pagar puntualmente a sus proveedores en una ubicación centralizada para que quienes la necesiten puedan acceder a ella desde cualquier lugar. Comience poco a poco y haga crecer sus cuentas por pagar a medida que gane confianza, a partir de hoy.