17 consejos para la gestión del inventario de pequeñas empresas

En su superficie, El concepto de gestión de inventario puede parecer bastante sencillo:¿cuántas existencias tenemos a mano para cada uno de los productos que vendemos? Pero es mucho más complicado que eso. La gestión de inventario abarca la contabilidad de los productos en su almacén, las materias primas necesarias para fabricar esos productos y otros suministros para mantener su negocio en funcionamiento.

La gestión de inventario no es simplemente una contabilidad de lo que es; Implica predecir lo que "será" para que la organización pueda asegurarse de que tiene suficiente producto, materias primas y suministros para satisfacer la demanda futura. Lleva demasiado inventario y está desperdiciando valiosos recursos fiscales. Lleva muy poco y corre el riesgo de perder dinero por ventas perdidas.

Los sistemas de administración de inventario efectivos pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero y maximizar las ventas. El sistema de gestión de inventario adecuado automatiza algunos procesos, rastrea con precisión los bienes y servicios entrantes y salientes y proporciona los datos en tiempo real necesarios para tomar decisiones de compra y desarrollo de productos.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario analiza la cantidad de stock que se debe pedir y cuándo hacerlo. El proceso de gestión de inventario implica el seguimiento del stock desde el punto de compra o creación hasta su venta.

Hay muchas formas de planificar y administrar su inventario, cada uno guiado por su producto y sus necesidades comerciales. La estrategia de extracción se basa en la demanda del cliente, donde pides pequeñas cantidades de inventario según sea necesario. La estrategia de empuje, por otra parte, se basa en la previsión y se basa en la demanda prevista o prevista. La estrategia justo a tiempo genera productos en el momento en que se ordenan. La estrategia utilizada varía según la industria, tipo de negocio y la estrategia de inventario de la empresa.

¿Por qué es tan importante la gestión de inventario para las pequeñas empresas?

Las empresas de todos los tamaños necesitan realizar un seguimiento del inventario para ayudarlas a administrar los costos y garantizar que tengan una amplia oferta de productos para satisfacer la demanda de los clientes. La gestión eficaz del inventario permite a las empresas ahorrar dinero y mejorar el flujo de caja.

Por ejemplo, La compra de productos o materias primas que se encuentran en los estantes significa que el beneficio o valor de los dólares invertidos en esos materiales no se está logrando. Por otra parte, no tener suficiente inventario para satisfacer la demanda de los clientes puede resultar en pérdidas de ventas.

Es fundamental para las pequeñas empresas administrar su inventario de manera confiable y rentable.

17 consejos para la gestión del inventario de pequeñas empresas

Asegurando una eficiencia, Un método preciso y confiable de gestión de inventario es fundamental para las pequeñas empresas. A continuación, analizamos 17 consejos para la gestión del inventario de pequeñas empresas.

1. Utilice el método de inventario adecuado para su empresa

   Lo más probable es que exista un método de inventario que funcione mejor para su empresa. Para una empresa con un producto perecedero, como flores o comida, eso implicaría vender primero el inventario que compraron primero, esa es la estrategia de primero en entrar, primero en salir (FIFO). Esta estrategia significa que los productos y materiales más antiguos se agotan primero.

   FIFO es el método de inventario estándar utilizado por la mayoría de las empresas. El uso de FIFO es uno de los consejos de administración de inventario más comunes para las empresas por una razón:puede tener un gran impacto en sus resultados.

2. Comprender y pronosticar con precisión la demanda

   Uno de los elementos clave de una gestión de inventario eficaz es una previsión precisa. Los administradores de inventario confían en los datos para ayudarlos a rastrear el uso, incluido un registro de ventas históricas, las tendencias del mercado, estacionalidad y tecnología como análisis predictivo para ayudar a los gerentes a tomar decisiones basadas en datos. Sin embargo, Los gerentes de inventario también deben considerar otros factores como el clima, la salud de la economía, cambios en la demanda y más.

   La capacidad de pronosticar con precisión la demanda puede desempeñar un papel importante en la gestión de los costos de inventario y en la maximización de las oportunidades de ventas.

3. Identificar stock de baja rotación

   A lo largo de la cadena de suministro, la capacidad de identificar existencias de baja rotación ayuda a los gerentes de inventario con los pedidos de materias primas al ajustar la producción e identificar los productos que ya no tienen una gran demanda.

   Por ejemplo, si su sistema de gestión de inventario identifica un suministro específico que languidece en el estante, eso puede ser una señal de que la demanda del producto ha disminuido o de que se necesitan esfuerzos de promoción adicionales para aumentar la conciencia y la demanda. Al identificar anticipadamente las acciones de lento movimiento, las empresas se dan la mejor oportunidad de venderlo y evitar que se vuelva obsoleto. Las tácticas incluyen ejecutar una promoción especial, transferir las acciones a otra ubicación donde se venda más rápido o vender las acciones a un tercero.

4. Seguimiento de niveles de existencias

   El seguimiento de la cantidad de artículos específicos disponibles, ya sea que se utilicen en el desarrollo de productos o que representen bienes para la venta a los clientes, puede ayudar a los gerentes de inventario a ajustar sus procesos de pedido. Establecer un proceso de recuento del ciclo de inventario bien documentado y coherente puede ayudar a minimizar los errores que pueden afectar la disponibilidad y el acceso al stock. La creación de recordatorios automáticos en el sistema de administración de inventario de su empresa puede alertar a los gerentes de inventario cuando es posible que sea necesario pedir artículos adicionales. El seguimiento de los niveles de existencias también ayuda a gestionar y supervisar la demanda de productos.

5. Auditoría de niveles de existencias

   Su sistema de gestión de inventario debe ser preciso. Asegurar su precisión requiere una combinación del software adecuado y las políticas y prácticas adecuadas. Es posible que los niveles que se muestran en su software de administración de inventario no siempre coincidan perfectamente con lo que realmente está disponible. Pero cuanto más cerca puedas igualar los dos niveles, mayor confianza puede tener en sus prácticas de gestión de inventario.

   Los niveles de inventario pueden verse afectados por varios factores, desde no recibir existencias con precisión hasta daños y robos. La auditoría de los niveles de existencias mediante el recuento cíclico regular le ayuda a encontrar errores en la entrada de datos, posibles desperdicios y otros problemas de gestión de inventarios.

6. Utilice justo a tiempo cuando sea posible

   Para minimizar los suministros disponibles y controlar los costos operativos, algunas empresas utilizan la gestión de inventario justo a tiempo (JIT). Los gerentes de inventario trabajan en estrecha colaboración con los proveedores para que las materias primas lleguen a tiempo para la producción. pero no antes de lo necesario. Por último, el objetivo es tener a mano el menor inventario posible, pero suficiente para producir lo que se necesita cuando se necesita.

   La administración de inventario JIT requiere un sistema de administración de inventario sofisticado que pueda procesar rápidamente los pedidos y administrar los detalles necesarios para que pueda cumplir con los pedidos de los clientes sin demora.

7. Centrarse en el control de calidad

   A lo largo del proceso de gestión de inventario, un enfoque en el control de calidad es fundamental, por lo que las empresas deben implementar inspecciones de calidad durante todo el ciclo de vida del producto para minimizar el desperdicio y garantizar que cumpla con los estándares. Incorporar el control de calidad en todos los aspectos de la gestión de inventario, y documentación precisa de los elementos críticos del control de calidad, como pedidos precisos y conciliación de facturas, Es vital. También es importante asegurarse de que todos los empleados comprendan y se adhieran a los procesos establecidos.

   Ninguna lista de consejos de administración de inventario para pequeñas empresas estaría completa sin enfatizar la creación y el mantenimiento de una cultura que se enfoca en la calidad para cada paso de su proceso de inventario, desde el pedido hasta la recepción, recogida y embalaje. Es una cultura que comienza desde arriba y debe integrarse en todas las políticas, procedimientos y prácticas. Encuesta a tus empleados sobre cómo ven la cultura de la empresa en relación con un enfoque en la calidad. Después de establecer una línea de base a lo largo de la encuesta, así como otros indicadores, como los comentarios de los clientes, devoluciones y otros indicadores clave de rendimiento de la gestión de inventario, establecer metas de mejora. Mira áreas individuales, así como métricas de éxito de toda la empresa y comparta el progreso a medida que alcanza hitos.

8. Considere el envío directo

   Con envío directo, los proveedores envían productos directamente desde sus almacenes al cliente, eliminando la necesidad de tener el producto a mano e incurrir en los costos de inventario relacionados. En lugar de controlar cada aspecto del ciclo de vida del producto, usted es el principal responsable del marketing y la venta del producto.

   Elimina los costos de almacenamiento y cumplimiento, y su beneficio proviene de la diferencia entre el precio al por mayor y el precio al por menor del producto, menos los costos asociados con la comercialización y la venta del producto. Es esencial tener una relación estable con un socio confiable de envío directo para garantizar la calidad del producto y el software de administración de inventario adecuado para ayudar a administrar y monitorear estas transacciones.

9. Configurar un POS

   La tecnología de punto de venta (POS) puede ayudar a su pequeña empresa a realizar un seguimiento del inventario y las existencias en tiempo real. Cuando los artículos se venden, su software se actualiza automáticamente para mostrar los niveles de inventario y el costo de los productos disponibles. Como el nombre sugiere, La tecnología POS se utiliza en el momento en que se realiza la venta, y se puede utilizar en el proceso de fabricación para realizar un seguimiento de los suministros y las materias primas a medida que se utilizan. Su software POS debe integrarse a la perfección con su sistema de administración de inventario para ayudarlo a rastrear fácilmente el inventario entrante y saliente. Cuando se hace correctamente y con software integrado, elimina los errores de entrada de datos del recuento de su inventario y tiene mejores capacidades de generación de informes. Por ejemplo, puede producir cuadros de mando con información como márgenes de beneficio para artículos específicos y rotación de inventario.

10. Utilice un sistema de código de barras

    Aunque fueron inventados hace más de 70 años, los códigos de barras ayudan con la gestión del inventario.

    Las barras negras y los caracteres alfanuméricos con los que probablemente esté familiarizado representan información codificada que lo hace más fácil. más rápido y más preciso para que las empresas administren su inventario. Los códigos de barras se pueden leer con escáneres portátiles, lo que permite a los administradores de inventario rastrear fácilmente el inventario entrante y saliente.

    Para los artículos en su almacén, el código de barras identifica información como el tamaño, color, localización, cuándo se produjo el artículo y su fecha de vencimiento y otros detalles. Los códigos de barras también brindan más visibilidad a sus productos y lo ayudan a usar el inventario de manera más eficiente. como usar artículos que vencen primero para cumplir con los pedidos. También lo ayuda a realizar un conteo rápido de inventario y a cumplir con los pedidos de manera más eficiente. En entornos minoristas, el código de barras puede incluir nombres de productos y precios. Los códigos de barras pueden convivir con los productos durante todo su ciclo de vida, desde el momento en que se fabrican hasta el servicio.

11. Usar órdenes de compra

    Las empresas utilizan las órdenes de compra para realizar un seguimiento de las órdenes realizadas con proveedores o proveedores. Las órdenes de compra son documentos con detalles de lo que se compró, en qué cantidad y a qué precio.

    Cuando se reciben los bienes, se examinan y comparan con la orden de compra para garantizar que el artículo correcto, en la cantidad adecuada, se recibió y que el precio cobrado en la factura es correcto. Las órdenes de compra juegan un papel fundamental para recibir el inventario con precisión.

12. Reciba el inventario con precisión

    Cuando se recibe el inventario, debe revisarse y compararse con la orden de compra para garantizar su precisión. Es esencial verificar que recibió el artículo correcto en las cantidades solicitadas y que se le cobró el precio acordado.

    Recibir el inventario es el primer paso en un recuento de inventario preciso. Si bien su sistema de gestión de inventario juega un papel importante aquí, también lo hará su personal. Deben estar bien capacitados y comprender los pasos a seguir al recibir inventario y por qué esto es importante para empresas de todos los tamaños. La precisión desde el principio hace que su proceso de gestión de inventario comience sobre una base sólida.

13. Formalizar y estandarizar procesos

    La tecnología adecuada puede mejorar los procesos de gestión de inventario al proporcionar datos e información para realizar compras, decisiones de promoción de ventas y fabricación. Pero también hay un "lado de la gente". Formalizando, La estandarización y revisión periódica de los procesos puede minimizar los errores humanos y garantizar que sus procesos funcionen de la manera más eficiente posible.

    Por ejemplo, algo tan simple como ser constante en la forma en que recibe las existencias puede ayudarlo a minimizar los errores y controlar los costos. Un proceso estándar para que todos lo sigan, del mismo modo, para recibir, verificar, desempaquetar y contar productos, y un proceso similar para recoger, productos de embalaje y envío:puede minimizar la variación, reduzca el desperdicio y agregue ingresos a sus resultados finales.

14. Organizar almacén

    La organización del almacén tiene un impacto significativo en la eficiencia de la gestión de la cadena de suministro. Se pierde tiempo si no se puede encontrar el inventario o si se tarda demasiado en encontrarlo. Además de considerar cómo se recibe el inventario, almacenado y accedido, La gestión de la cadena de suministro también debe considerar otros desafíos de gestión de inventario, tales como requisitos especiales para animales perecederos o frágiles.

    El espacio del almacén es un elemento esencial para la gestión eficiente de pedidos e inventario. Administrar bien su espacio significa que puede almacenar más inventario y aprovechar al máximo su almacén, lo que lo ayuda a controlar los costos y aumentar las ventas.

15. Tome decisiones basadas en datos

    Uno de los beneficios clave de un sistema de gestión de inventario sólido son los datos que puede proporcionar en tiempo real para ayudarlo a tomar decisiones basadas en datos. Su sistema de gestión de inventario debe proporcionar información actualizada al minuto sobre los niveles de suministro y los productos disponibles. los costos de almacenar esos productos, la velocidad de rotación de los productos y el momento óptimo para reabastecer ciertos suministros.

    Los datos también pueden ayudar a predecir los niveles de ventas futuros basados ​​en el historial de ventas y monitorear el desempeño de los proveedores. Tomar decisiones basadas en datos significa que está combinando el arte de la administración de inventario con la ciencia de los elementos de datos críticos para ayudarlo a minimizar los costos y maximizar los ingresos.

16. Analizar el desempeño de los proveedores

    El sistema de gestión de inventario adecuado también puede ayudarlo a evaluar y analizar el desempeño de los proveedores. Pregúntese:

    • ¿Qué proveedores entregan los productos a tiempo de manera constante?
    • ¿Qué proveedores tienen el nivel más bajo de errores de envío?
    • ¿Qué proveedores ofrecen las mejores tarifas?

    Un proveedor con desempeño inestable agrega costos a sus procesos de administración de inventario. El sistema adecuado puede ayudarlo con el análisis de inventario e identificar de manera rápida y precisa a los proveedores problemáticos. como proveedores que habitualmente son lentos o envían cantidades inferiores a las solicitadas.

17. Invierta en software de gestión de inventario

    Las empresas utilizan software de gestión de inventario para gestionar y optimizar sus cadenas de suministro. El software de gestión de inventario ayuda a las pequeñas empresas a asegurarse de tener suficiente inventario disponible y en las ubicaciones correctas para satisfacer la demanda de los clientes y garantizar la eficiencia en sus actividades de fabricación.

    Invertir en el software de gestión de inventario adecuado proporciona información actualizada para tomar decisiones de compra críticas, como cuándo reponer existencias y qué proveedores utilizar.

    La gestión eficaz del inventario es fundamental para empresas de cualquier tamaño. Para las pequeñas empresas en particular, aunque, La gestión eficaz del inventario puede ayudar a gestionar los recursos limitados. garantizar la precisión en cada punto de la cadena de suministro y ayudar en la toma de decisiones sobre el desarrollo y el marketing de productos para construir y mantener un negocio exitoso.

    Las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero y maximizar las ventas con un sistema de gestión de inventario avanzado. Automatiza el proceso para minimizar costos, rastrear con precisión los bienes y servicios entrantes y salientes y proporcionar los datos en tiempo real necesarios para tomar decisiones de compra y desarrollo de productos.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario de pequeñas empresas

¿Cómo organizan las pequeñas empresas su inventario?

Las pequeñas empresas organizan su inventario en función de su uso:inventario utilizado en el proceso de producción, inventario comprado por los consumidores e inventario utilizado en la operación diaria de la empresa (suministros).

El inventario debe almacenarse en almacenes y organizarse para garantizar la facilidad de acceso y minimizar el esfuerzo. Por ejemplo, los suministros utilizados en el proceso de producción deben estar cerca de donde se recogen y utilizan.

¿Cómo gestiona el inventario de forma eficaz?

La gestión eficaz del inventario requiere una combinación de la tecnología adecuada; las políticas adecuadas, procedimientos y procesos; y personal bien capacitado que sigue un proceso constante para recibir y administrar materias primas y procesar pedidos. El proceso de gestión de inventario comienza cuando se reciben artículos en el inventario y garantiza un proceso coherente para eliminar artículos del inventario. gestión de residuos y seguimiento continuo de los niveles de existencias.

¿Cuáles son los 4 tipos de inventario?

Hay cuatro tipos de inventario que administran las pequeñas empresas:materias primas y componentes, productos terminados, trabajo en curso y MRO (mantenimiento, suministros de reparación y funcionamiento) bienes. Las materias primas y los componentes son los insumos necesarios para fabricar los productos que vende la empresa; los productos terminados están disponibles para vender a los clientes, se fabrican productos en curso, Los bienes de MRO gestionan las operaciones comerciales, por ejemplo, suministros.

¿Cuáles son las 3 principales técnicas de gestión de inventario?

Las tres técnicas principales de gestión de inventario son la estrategia de extracción, la estrategia de empuje y la estrategia justo a tiempo (JIT). La estrategia de extracción se basa en la demanda del cliente. La estrategia de empuje se basa en la demanda prevista o prevista. La estrategia justo a tiempo produce productos en el momento en que se ordenan. La estrategia utilizada varía según la industria, tipo de negocio y la estrategia del propietario.

¿Qué es la rotación de inventario?

La rotación de inventario es una medida del período de tiempo entre la recepción y el uso o la venta del inventario. Cuanto menor sea el tiempo entre estos dos puntos, cuanto más eficiente y rentable sea el proceso de gestión de inventario. El inventario que permanece disponible por más tiempo del necesario representa costos para la pequeña empresa. Estos costos se pueden administrar y minimizar con un proceso de administración de inventario efectivo.

¿Qué es el análisis de inventario?

El análisis de inventario es el proceso de revisión de datos para determinar la cantidad correcta de existencias (suministros y productos para los clientes) para tener a mano. El objetivo es minimizar el tiempo disponible para reducir los costos de inventario y, al mismo tiempo, garantizar que haya suficiente producto disponible para cumplir con los requisitos de producción y la demanda del cliente.

¿Por qué no son hojas de cálculo para la gestión de inventario?

Las hojas de cálculo son lamentablemente inadecuadas para administrar el inventario. Antes de que se desarrollara la tecnología de software de gestión de inventario, Las hojas de cálculo se usaban comúnmente. Sin embargo, están sujetos a errores y no son lo suficientemente sofisticados como para automatizar aspectos del proceso de inventario para permitirle garantizar tiempos de pedido óptimos y proporcionar informes actualizados al minuto.