9 señales para pasar a un sistema de gestión de inventario robusto

Heather Smith, autora de "Xero for Dummies", regresa con una publicación de blog invitada que destaca nueve señales clave de que es hora de que una empresa comience a pensar en cambiar a una solución de administración de inventario más grande y mejor.

Como contador o tenedor de libros que trabaja en estrecha colaboración con pequeñas empresas, una de las áreas en las que puede ayudarlos es la gestión de inventario. El inventario puede crecer hasta convertirse en un valor significativo en el balance y puede afectar directamente el flujo de efectivo y las ganancias.

En esta época altamente competitiva, es impactante escuchar que el 46% de las pequeñas y medianas empresas no rastrean el inventario o usan un método manual para hacerlo.

Estas son algunas señales de que la solución actual de administración de inventario utilizada en una pequeña empresa puede ser inadecuada:

1. Los recuentos de inventario son una tarea enorme y costosa.

Esto puede sugerir que la solución de gestión de inventario tiene dificultades para realizar un seguimiento preciso del inventario. El aumento de tiempo y costos también puede resultar en que los recuentos de inventario se realicen solo cuando sea necesario (generalmente anualmente).

2. Los recuentos anuales de inventario son la única vez que la empresa tiene una comprensión real del volumen de inventario disponible.

Esto significa que la empresa carece de datos e información reales sobre sus existencias de inventario, por lo que cuando toman decisiones, realmente no tienen una imagen completa. La falta de precisión también puede conducir al robo de existencias, ya que los empleados saben que no se está monitoreando por completo. Esto también puede provocar el deterioro de ciertos tipos de empresas de comercio electrónico que venden productos con fechas de caducidad, o existencias muertas (¡existencias que ya no son relevantes!) para empresas que dependen en gran medida de temporadas o ciclos.

3. El valor del inventario dado de baja debido a daños, robo u obsolescencia técnica tiene una tendencia al alza en relación con el valor total en dólares del inventario.

Esto significa que los gastos incurridos en relación con la compra y mantenimiento de inventario podrían ser innecesariamente altos.

4. Los costos de mantenimiento de inventario son altos en relación con el valor total en dólares del inventario.

Tener demasiadas acciones podría significar que los gastos de mantenimiento, como el alquiler, el seguro y la seguridad, son innecesariamente altos. Además de los costos económicos evidentes, tener un stock excesivo también genera un costo de oportunidad:básicamente, está restringiendo su flujo de efectivo que podría utilizarse mejor en otras áreas, y esto puede ser especialmente problemático para las pequeñas empresas.

5. El número de pedidos pendientes crece constantemente.

Esto puede resultar en costos de envío adicionales y clientes insatisfechos. Recuerde, las expectativas de los consumidores de hoy en día tienen que ver con la gratificación instantánea:si no pueden comprarle un artículo en ese momento, existe una alta probabilidad de que pasen directamente a comprárselo a su competidor.

Cuando esto sucede, no solo está perdiendo una sola venta:está perdiendo todo el valor de vida del cliente (CLV) de esta persona. Otro factor a tener en cuenta es que el costo de adquirir un nuevo cliente supera con creces el costo de retener a un cliente existente; esto hace que sea aún más importante mantener satisfechos a los clientes existentes.

6. La solución de gestión de inventario existente no está integrada con la plataforma de gestión empresarial, como las soluciones de comercio electrónico o contabilidad.

Esto da como resultado una entrada doble de datos que consume mucho tiempo (y es aburrida) y una mayor posibilidad de error humano.

7. El personal no puede acceder a la información de inventario en tiempo real desde diferentes ubicaciones.

Esto puede dar lugar a pedidos excesivos o insuficientes de inventario y a gastos adicionales asociados con la gestión y el traslado del inventario entre ubicaciones y al cliente final.

8. Acceder a información de inventario precisa, oportuna y relevante es difícil.

Si la empresa no tiene una idea clara de factores como lo que se vende bien, lo que se mueve lentamente y cuál es el margen de ganancia bruta por artículo de inventario, desarrollar pronósticos y establecer y monitorear niveles mínimos de existencias de inventario lleva mucho tiempo y puede conducir a subcotización, pérdida de ingresos y altos gastos. Por el contrario, tener una comprensión de alto nivel de los productos más vendidos, así como el desglose en diferentes tiendas, regiones o mercados, ayudará a los tomadores de decisiones clave a elaborar estrategias sobre posibles innovaciones de productos, nuevas líneas de productos y más.

9. Al utilizar el sistema de gestión de inventario existente, la pequeña empresa se amplía al máximo de su capacidad. Esto significa que es poco probable que la empresa pueda hacer frente si se presentan oportunidades comerciales adicionales.

Una buena gestión de inventario puede ser la diferencia entre una pequeña empresa exitosa y próspera y el fracaso. Si la pequeña empresa se está esforzando con su solución de gestión de inventario existente, los beneficios que pueden obtener al implementar una solución de gestión de inventario adecuada pueden incluir:

• Previsión y pedidos de inventario precisos
• Clientes satisfechos y que repiten
• Flujo de caja mejorado
• Reducción del tiempo administrativo del personal:liberar al personal para trabajar en actividades generadoras de ingresos
• Reducción de los gastos relacionados, incluidos los costos de inventario, seguro, alquiler, seguridad y flete.

En su papel como asesor de pequeñas empresas, se encuentra en una posición ideal para identificar que la solución de inventario existente no satisface las necesidades del propietario de la pequeña empresa y hablar con su cliente sobre las estrategias de gestión de inventario actuales y futuras.

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