¿Qué es un sistema de inventario perpetuo?

Cualquier dueño de negocio le dirá que la gestión eficaz del inventario es el sustento de cualquier negocio. Una empresa debe encontrar un equilibrio óptimo entre demasiado inventario que acumula costos de almacenamiento y muy poco inventario que no satisface la demanda del cliente.

Por esta razón, las empresas deben encontrar un sistema de seguimiento de inventario que les funcione, como el sistema de inventario perpetuo. El sistema de inventario perpetuo es elogiado por su confiabilidad.

Este artículo explora cómo funciona, por qué debería considerarlo para su negocio y cómo valorar su inventario cuando lo usa.

Sistema de Inventario Perpetuo Definido

El método de inventario perpetuo se define como un método de seguimiento de inventario que registra cualquier transacción de inventario en tiempo real mediante la aplicación de tecnología como sistemas de punto de venta y software de gestión de activos.

Este sistema refleja cualquier cambio de inventario inmediatamente cuando ocurre, y se puede saber el nivel de inventario en cualquier momento.

¿Cómo funciona?

Como se indicó anteriormente, el sistema de inventario perpetuo, también conocido como sistema de inventario continuo, funciona actualizando los valores de inventario a medida que se compran o venden productos. En esta sección, proporcionamos un esquema detallado paso a paso de cómo funciona exactamente el sistema.

Paso 1:Punto de venta

En el punto de venta o compra de un artículo, el sistema instalado en el sistema POS (punto de venta) aplica un crédito o débito al inventario. Esto se logra mediante el uso de lectores de códigos de barras y de identificación por radiofrecuencia (RFID).

Paso 2:Nuevo cálculo del costo de los bienes vendidos

Cada vez que se compra o vende un artículo, el sistema vuelve a calcular automáticamente el costo de los bienes vendidos.

Paso 3:Ajuste de Puntos de Reorden

Para garantizar que se mantenga continuamente un nivel de inventario óptimo, un sistema perpetuo manipula los datos históricos para actualizar automáticamente los puntos de pedido de una empresa.

Paso 4:Generación de Orden de Compra

El sistema perpetuo puede identificar automáticamente cuándo un SKU ha llegado a su punto de reorden y, en consecuencia, generar y enviar una orden de compra al proveedor correspondiente.

Paso 5:Actualización de Productos Recibidos

Para actualizar el nuevo inventario, un empleado necesita escanear los nuevos productos utilizando un software de gestión de almacenes. Se reflejan automáticamente en su panel de gestión de inventario y canales de venta.

Cuándo usar el sistema perpetuo

Este sistema es ideal para una gran empresa con un alto nivel de SKU. Esto se debe a que estas empresas necesitan realizar un seguimiento continuo de su inventario para tomar decisiones críticas de compra y venta rápidamente para garantizar que la demanda del consumidor siempre se satisfaga a tiempo.

Por ejemplo, supongamos que la empresa A vende vestidos y pantalones, y su inventario se distribuye en cinco almacenes. Durante el verano, la empresa recibe un pedido de varios pantalones de lana que rara vez se han pedido antes.

Suponga que la empresa A no utiliza un sistema de seguimiento de inventario en línea continuo. En ese caso, los gerentes de almacén en los cinco almacenes probablemente tendrán que revisar físicamente numerosas hojas de papel para identificar si los pantalones de lana están disponibles y cuántos tienen en stock.

Por otro lado, si la Compañía A usa el sistema de inventario perpetuo, el almacén específico con los pantalones de lana almacenados recibirá automáticamente una notificación del pedido del sistema.

Cuándo no usar el sistema perpetuo

Para empresas nuevas o empresas que no tienen recursos suficientes para invertir en un sistema de contabilidad mejorado, el sistema de seguimiento de inventario recomendado sería el sistema de inventario periódico. A pesar de su velocidad y confiabilidad, el sistema de inventario perpetuo tiende a ser bastante costoso de implementar y mantener.

Fórmulas utilizadas en el sistema de inventario perpetuo

Para tomar buenas decisiones de compra, almacenamiento y marketing, las fórmulas matemáticas son útiles. A continuación se presentan varios procedimientos aplicados en el uso del sistema perpetuo:

Costo de bienes vendidos (COGS)

En este método, el costo de los bienes vendidos se vuelve a calcular automáticamente después de cada venta o compra. Esto es diferente al método de inventario periódico. El costo de los bienes vendidos solo se puede determinar al final de un período de auditoría particular una vez que se haya realizado el recuento del inventario físico. Sin embargo, la fórmula COGS sigue siendo la siguiente:

Coste de bienes vendidos (COGS) =Inventario inicial + Compras – Inventario final

Cantidad económica de pedido (EOQ)

Las empresas utilizan esta fórmula para calcular la cantidad de inventario que se debe comprar para satisfacer la demanda de los clientes y reducir los costos asociados con el inventario. Debido a que el sistema perpetuo realiza un seguimiento continuo del inventario, calcular la EOQ se vuelve relativamente más sencillo.

La fórmula para calcular EOQ es...

EOQ =√ (2SD/H), donde d =demanda anual total de un producto, s=coste de pedido por compra y h=costes asociados (de mantenimiento) anuales totales por producto

Sistema de Inventario Perpetuo v Sistema de Inventario Periódico

Esta sección analiza si la mayoría de los dueños de negocios quieren que se les responda, ¿cuál es mejor, el método de inventario perpetuo o periódico? Antes de entrar en el meollo de lo que diferencia a los dos sistemas, debemos señalar que ambos sistemas están aceptados bajo los Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

No es ningún secreto que el sistema de inventario perpetuo ha ganado gran popularidad a lo largo de los años, especialmente con los avances tecnológicos. Sin embargo, al mismo tiempo, muchos dueños de negocios han optado por continuar usando el sistema de inventario periódico más manual.

Entonces, ¿qué es el sistema de inventario periódico? El sistema de inventario periódico es un sistema de seguimiento de inventario en el que se realiza un recuento físico del inventario disponible de forma regular/programada.

Diferencias entre los dos sistemas:

• Coste de los bienes vendidos

Debido a que el seguimiento del inventario bajo el sistema perpetuo es continuo, el costo de los bienes vendidos se vuelve a calcular automáticamente después de cada venta o compra. Sin embargo, en el sistema periódico, el costo de los bienes vendidos solo se puede determinar de manera concluyente al final del período contable cuando se realiza el recuento del inventario físico.

• Investigación de errores

Debido al seguimiento continuo, el sistema perpetuo permite la identificación instantánea de cualquier error o anormalidad y permite a los dueños de negocios resolverlos mucho más rápido. Por otro lado, cuando utiliza el sistema periódico, los errores solo se pueden identificar al final del período contable, que a menudo es demasiado tarde para proporcionar soluciones viables. Además, debido a que el sistema es ejecutado y administrado por humanos, es altamente susceptible a errores humanos donde los datos pueden extraviarse o incluso perderse.

• Generación de Informes

Debido a la naturaleza basada en la tecnología del sistema perpetuo, los datos se pueden manipular para proporcionar a la gerencia informes analíticos completos que les permitan tomar decisiones informadas de compra y marketing. Sin embargo, es bastante difícil generar informes similares cuando se utiliza el sistema periódico debido a su naturaleza manual.

• Sistemas informatizados

Debido a la naturaleza sencilla del sistema de inventario periódico, los registros se mantienen en libros físicos o en simples hojas de Excel. Por otro lado, la complejidad del sistema perpetuo no permite el mantenimiento manual de registros, principalmente debido a la gran cantidad de transacciones en un período contable determinado.

• Gastos de instalación y mantenimiento

No se incurre en costos adicionales si elige realizar un seguimiento de su inventario utilizando el método sistemático. Sin embargo, el proceso perpetuo requiere que compre software, escáneres de códigos de barras y varias otras soluciones digitales para garantizar que funcione sin problemas, lo que podría ser relativamente costoso.

• Interrupción del negocio

El sistema periódico requiere que reserve un día en el que realizará el conteo físico del inventario al final del período contable, lo que afecta las operaciones comerciales. Por otro lado, el sistema perpetuo es continuo y no necesita que detengas las operaciones para implementarlo.

• Registro de compras

Las compras en el sistema de inventario perpetuo se registran en una cuenta de mercancías o en una cuenta de inventario de materias primas, según su naturaleza. Por el contrario, las compras en el sistema de inventario periódico se registran todas en una sola cuenta de compras.

Esta lista indica que el sistema perpetuo es superior a la estructura periódica en más de un sentido. Esto no quiere decir que no se pueda aplicar el sistema regular. Funciona perfectamente para pequeñas empresas con un inventario pequeño y que operan en un mercado relativamente lento. También puede ser una gran solución para las empresas emergentes, ya que generan ingresos para permitirse el sistema perpetuo más confiable.

Ventajas del Sistema de Inventario Perpetuo

A continuación se presentan algunas de las ventajas que obtendrá su empresa al utilizar el sistema de inventario perpetuo:

• Control de inventario mejorado – debido al seguimiento continuo del inventario, tendrá un conocimiento firme de los detalles y valores de su inventario.
• Ahorro en costos asociados – nuevamente, siempre sabrá el nivel óptimo de inventario que debe almacenar debido al seguimiento continuo. Esto significa que evitará costos adicionales asociados con el exceso de inventario, como los costos de almacenamiento.
• Análisis de mercado – el sistema de inventario periódico le permite analizar el comportamiento del consumidor porque puede realizar un seguimiento de las ventas en tiempo real.
• Reducción de la pérdida de inventario – la merma de inventario se describe como la diferencia entre el inventario que PRESUNTE que tiene almacenado y el stock que tiene en el almacén. La contracción del inventario es causada por varios factores, como el deterioro, la pérdida o el robo. Un estudio realizado por la Federación Nacional de Minoristas reveló que la reducción de inventario en 2017 costó alrededor del 1,33% de las ventas totales realizadas ese año. El sistema de inventario perpetuo le permite identificar cualquier discrepancia ocasionada por la merma, lo que le permite tomar decisiones de reabastecimiento informadas.
• Probabilidad reducida de exceso o escasez de existencias – debido al control de inventario mejorado, una empresa que implementa el sistema de inventario perpetuo siempre está al tanto del estado de su inventario. Por lo tanto, puede tomar decisiones informadas sobre cuánto o qué tan poco necesita en un momento dado. Esto significa que hay posibilidades mínimas de exceso o escasez de existencias, ya que siempre está al tanto de lo que debe reabastecerse.
• Genera informes útiles – uno puede obtener mucha información útil del sistema de inventario perpetuo, como el impacto de los descuentos en las ventas, los patrones de devolución de productos particulares y los patrones de compra.
• Mayor precisión – dado que hay poco o ningún margen de error en este sistema, puede obtener datos e informes precisos en tiempo real. No es necesario agregar que los datos precisos se valoran mucho más que el dinero en la economía actual.

Desventajas del Sistema de Inventario Perpetuo

A pesar de tener numerosos beneficios, el sistema de inventario perpetuo tiene varias limitaciones, como:

• Hackear – el software utilizado en este sistema depende de Internet, lo que plantea el riesgo de que su sistema sea pirateado por ciberdelincuentes maliciosos, que han podido piratear incluso las bases de datos del gobierno de vez en cuando. Corre el riesgo de perder todos los datos de su inventario.
• Escasez de Internet – sin una conexión a Internet estable, el sistema puede volverse rígido o incluso imposible de implementar.
• Costo intensivo – el sistema de inventario perpetuo requerirá que compre e instale un software de administración de inventario, lectores de códigos de barras y varios otros recursos similares para implementar. Estos recursos pueden resultar costosos de adquirir y mantener para la mayoría de las pequeñas empresas o empresas emergentes.
• Entrenamiento adicional – una empresa que busque implementar este sistema deberá realizar capacitaciones a sus empleados o incluso buscar empleados expertos en tecnología o familiarizados con el sistema. La capacitación puede tener un costo adicional para la empresa.

Conclusión

Para cualquier negocio de rápido crecimiento, un sistema de inventario perpetuo sería la solución para el seguimiento del inventario. En comparación, podemos concluir con seguridad que el sistema de inventario periódico deja muchas posibilidades de error, lo cual no es un riesgo que cualquier empresa con un gran inventario debería estar dispuesta a correr. El sistema de inventario perpetuo le permite optimizar sus niveles de inventario y mucho más.

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