Una guía para configurar la facturación automatizada para su negocio

La facturación automática puede ahorrarle horas de facturación a los clientes. Siga los consejos de The Ascent sobre cómo configurar un sistema de facturación automatizado efectivo.

The Ascent se trata de encontrar formas de hacer que su pequeña empresa funcione de manera más eficiente. Desde la automatización del marketing hasta el aprovechamiento de la IA en la contabilidad, todos estamos a favor de dar la bienvenida a algunos pequeños amigos robots a la vida de los ocupados propietarios de pequeñas empresas.

Es probable que la facturación esté en su lista de tareas que sabe que tiene que hacer pero que preferiría no hacer. Permítanos presentarle a otro pequeño robot que puede quitar parte de esa carga de trabajo de su escritorio.

Descripción general:¿Qué es la facturación automática?

Un sistema de facturación automatizado se refiere a una solución de software que factura o factura a los clientes sin una intervención manual significativa. El sistema funciona especialmente bien en empresas que cobran a los clientes una cantidad recurrente todos los meses a través de un modelo de suscripción o retención.

Por ejemplo, una pequeña tienda de vinos cerca de mí ofrece un servicio mensual en el que empaquetarán tres botellas de vino elegidas por expertos por $25. Si usaran un sistema de facturación automatizado, no tendrían que preocuparse por procesar manualmente el cargo recurrente. En cambio, su software de facturación se encargaría de eso y les notificaría solo si mi tarjeta caducó o fue rechazada después de varios intentos.

Los consultorios, abogados y consultorios médicos también pueden beneficiarse de la implementación de un sistema de facturación automatizado, incluso si no cobran una cantidad uniforme a clientes y pacientes.

Los sistemas de facturación automatizados funcionan facturando a los clientes y aceptando el pago o cobrando automáticamente a los clientes con un método de pago registrado.

Puede encontrar facturación automatizada en soluciones de software independientes como parte del software de facturación o incluido en el software de contabilidad. La forma en que decida configurar un sistema de facturación automatizado depende de las necesidades de su empresa y de las funciones disponibles en su línea de software actual.

3 beneficios de configurar un sistema de facturación automatizado

La facturación automatizada puede traer dinero en efectivo a su negocio más rápido mientras le quita una gran tarea de encima.

1. Facturación más oportuna

El modelo de suscripción ha ganado tanta popularidad en parte porque garantiza un flujo de ingresos constante. Sin embargo, esencial para el proceso es la facturación oportuna; cuando factura a los clientes de manera inconsistente, recauda ingresos de manera inconsistente.

El software de facturación automatizado no tiene que hacer malabarismos con varios trabajos, a diferencia de lo que hace como propietario de una pequeña empresa. Los sistemas de facturación automatizados facturarán a sus clientes a tiempo.

2. Ahorro de tiempo

Puede llevar horas enviar facturas comerciales, especialmente si está utilizando un sistema de facturación en papel. Estoy seguro de que le gustaría recuperar las horas que ha pasado imprimiendo facturas, doblándolas, metiéndolas en sobres y poniendo sellos.

Los sistemas de facturación automatizados generalmente operan digitalmente. No solo ayudan a su empresa a dejar de usar papel, sino que también liberan el último domingo de cada mes que dedica a la facturación.

Además, todos los software de facturación automatizados tienen una función de "reclamación" que vuelve a intentar con las tarjetas rechazadas y notifica a los clientes sobre un método de pago vencido o rechazado, instándolos a actualizarlo. Sin la automatización, tendría que recopilar información de pago válida.

3. Reducción de errores

Cobrar manualmente a los clientes conduce inevitablemente a errores administrativos. Puede evitar errores humanos configurando correctamente un sistema de facturación automatizado. Menos intervención humana conduce a menos errores de facturación que pueden enojar seriamente a los clientes.

Cómo configurar un sistema de facturación automatizado eficaz para su empresa

El sistema de facturación automatizado ideal requiere poca o ninguna atención después de configurarlo. Aquí le mostramos cómo comenzar a elegir y configurar un nuevo sistema de facturación automatizado.

1. Investigue el software de facturación específico de la industria

Los consultorios médicos no pueden usar el mismo software de facturación automatizada que las florerías. Si hay consideraciones especiales que debe tener en cuenta en el proceso de facturación, como pagos de seguros, asegúrese de elegir una solución de facturación automatizada que pueda adaptarse.

2. Garantice la integración con el software de contabilidad existente

Asegúrese de que su sistema de facturación automatizado se integre con su software de contabilidad si aún no está integrado.

Suponga que su empresa utiliza el método de contabilidad de acumulación. El sistema de facturación debe registrar automáticamente los asientos de diario que reconocen los ingresos y las cuentas por cobrar cuando se envían las facturas y actualizar sus libros nuevamente cuando los clientes realizan el pago. Los negocios basados ​​en efectivo reconocerán los ingresos solo cuando los clientes paguen.

Implementar un sistema de facturación que no se comunique con su software de contabilidad es simplemente trasladar su carga de trabajo de facturación actual a la contabilidad.

3. Migrar datos de pago de clientes

Una vez que haya seleccionado el software de facturación adecuado para satisfacer las necesidades de su negocio, comience a importar la información de pago de sus clientes al nuevo sistema.

Parte de la integración del software de contabilidad debe incluir una migración fluida de datos de clientes.

4. Configurar un portal de pago de clientes

Casi todos los sistemas de facturación automatizados incluyen un portal en línea orientado al cliente que acepta pagos en línea y permite a los clientes descargar facturas y actualizar su método de pago.

Personalice el portal de pago con el nombre y el logotipo de su empresa para que los clientes sepan que están ingresando al sitio web correcto para pagar sus facturas.

5. Personalizar facturas

Si está utilizando un software de facturación para crear facturas periódicas, personalícelas agregando el nombre de su empresa, el logotipo, la información de pago automático y la información de contacto. No desea cambiar los sistemas de facturación y dejar a sus clientes preguntándose a quién le están pagando.

6. Revise las transacciones regularmente

Si has visto la película Yo, Robot , sabes que no debes dejar todo en manos de los robots. Ingrese regularmente a su sistema de facturación y pruébelo para verificar su precisión. Garantice su precisión seleccionando al azar al menos el 10% de sus transacciones mensuales y luego asegúrese de que reflejen con precisión la cantidad que debe cada cliente.

También desea verificar que su software de facturación no pierda ningún cliente. Genere un informe de cuentas por cobrar desde su software de contabilidad y compárelo con la lista de clientes facturados en su software de facturación.

Consejos para usar un sistema de facturación automatizado

Estas son algunas formas de suavizar la transición a un nuevo sistema de facturación.

1. Informa a tus clientes

Los esquemas de phishing inundan muchas de nuestras bandejas de entrada y usted no quiere que los clientes piensen que una factura recién diseñada es el último intento de un estafador de estafarlos por cientos de dólares.

Envíe un correo electrónico especial o incluya una nota en la factura final antes del cambio, explicando su transición a un sistema de facturación actualizado.

2. Considere ajustar las condiciones de pago

Configurar un nuevo sistema de facturación es un buen momento para ajustar sus condiciones de pago.

Supongamos que antes de implementar un sistema de facturación automatizado, su empresa facturaba a los clientes por correo con 30 términos de pago netos. Su nuevo sistema es completamente sin papel, lo que significa que no hay demora entre la facturación y la recepción de las facturas por parte de los clientes, y los clientes pueden pagar sus facturas en línea. Es razonable acortar los plazos de pago a cambio de una mayor comodidad.

3. Explore las opciones de métodos de pago

Muchas herramientas de software de facturación automatizada tienen portales en línea que permiten a los clientes pagar facturas utilizando cualquier número de métodos de pago, desde cheques electrónicos hasta las principales tarjetas de crédito. Si su empresa solo acepta cheques enviados por correo, ahora es un buen momento para facilitar que los clientes le paguen.

No te facturaré más tarde

A todos nos encanta que nos paguen, pero no a todos les gusta pasar horas facturando a los clientes y haciendo la contabilidad. La facturación automatizada brinda a las pequeñas empresas el beneficio de facturar a los clientes ahora, no más tarde, sin agregar otra tarea onerosa a la lista.