Declaración de impuestos sobre la nómina:gran guía para pequeñas empresas

Lo primero que debe recordar cualquier propietario de una pequeña empresa es que si tiene empleados, debe seguir las reglas federales de impuestos sobre el empleo y mantenerse al día con las regulaciones cambiantes. ¡Es más fácil decirlo que hacerlo! Las estadísticas son decepcionantes y muestran que el 40% de las pequeñas empresas pagan un promedio de multas de impuestos sobre la nómina de $845 cada año.

La falta de pago de los impuestos sobre la nómina o la omisión del pago obligatorio puede resultar en costosas multas y sanciones. Pero hay algo aún peor:puede obtener una sentencia de prisión real.

La conclusión es clara:¡la negligencia con los cálculos y pagos de impuestos sobre la nómina puede ser ruinosa! Pero prevenido es prevenido, como dicen. Analicemos los impuestos sobre la nómina y asegurémonos de que puede mantener su negocio en el lado seguro. Este artículo le proporcionará una guía detallada sobre los impuestos sobre la nómina que debe pagar un empleador.

Contenido:

1. Definición de impuesto sobre la nómina

• Comprensión de sus obligaciones tributarias sobre la nómina
• ¿Cuánto es el impuesto sobre la nómina?

2. ¿Cómo hacer cálculos de impuestos sobre la nómina?

3. Reglas y cronograma de depósitos de impuestos sobre la nómina

4. Formularios de impuestos sobre la nómina

• Formulario 940:declaración anual de impuestos federales de desempleo (FUTA) del empleador
• Formulario 941:Declaración trimestral de impuestos federales del empleador
• Formulario 944:Declaración anual de impuestos federales del empleador
• Formulario 945 — Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido
• Formulario W-2 — Declaraciones de salarios e impuestos

5. Errores comunes en la declaración de impuestos sobre la nómina que debe evitar una pequeña empresa

Definición de impuesto sobre la nómina

El impuesto sobre la nómina es dinero deducido del cheque de pago de cada empleado por un empleador y remitido al gobierno en nombre del empleado. "Impuestos sobre la nómina" es en realidad un término general, ya que los empleadores están obligados a retener los impuestos sobre la renta estatales y federales, así como algunos otros impuestos.

Comprensión de sus obligaciones tributarias sobre la nómina

Tiene que ocuparse de algunas cosas para salir ileso de la declaración de impuestos sobre la nómina.

Lo primero es lo primero:cuando contrata a su primer empleado, debe obtener un número de identificación de empleador federal (EIN). Es posible que también necesite obtener números de impuestos estatales y locales para la declaración de impuestos sobre la nómina. El EIN se utilizará en sus depósitos, declaraciones y otros documentos relacionados. ¡Ahora, usted es un empleador legal que cumple con las normas federales de impuestos sobre la nómina! Como empleador, tiene obligaciones con el gobierno y las agencias tributarias:el IRS (Servicio de Impuestos Internos) y la SSA (Administración del Seguro Social), así como con sus empleados.

Por ley federal, los empleadores están obligados a hacer contribuciones para financiar programas sociales, como el Seguro Social, Medicare, Seguro Social y programas de Jubilación, etc. También puede haber retenciones de impuestos sobre la nómina estatales y locales.

En general, las reglas de impuestos sobre la nómina de las pequeñas empresas requieren que un empleador:

• Retención federal impuesto sobre la nómina del cheque de pago de un empleado y depositar el monto retenido. Las retenciones de impuestos sobre la nómina pueden diferir de un estado a otro. Asegúrese de ponerse en contacto con la agencia tributaria para obtener información más detallada.

• Informes de expedientes y declaraciones de información a las agencias tributarias, presentando formularios detallados de presentación de impuestos sobre la nómina. Debe informar correctamente los ingresos, las cantidades retenidas y las cantidades pagadas en nombre de los empleados y contratistas.

• Proporcionar a los empleados y contratistas los formularios asignados por el IRS explicando la compensación pagada y las cantidades retenidas.

📌 Nota: debe realizar todos los depósitos de impuestos federales a través del Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS).

¿Cuánto es el impuesto sobre la nómina?

impuesto sobre la nómina consta de

• impuestos federales y estatales sobre la renta
• Impuestos FICA (Seguridad Social y Medicare )
• Impuestos FUTA (una contribución al fondo de desempleo federal)
• impuestos del seguro de discapacidad (se aplica solo a estados como California, Hawái, Nueva Jersey, Nueva York y Rhode Island)

Existen pagos tanto obligatorios como opcionales, que se denominan, respectivamente, deducciones fiscales de nómina obligatorias y voluntarias.

📌 Nota: A diferencia de los impuestos sobre la nómina, el IRS utiliza un término más oficial:impuestos laborales. — para describir las obligaciones de un empleador con el gobierno. Las personas pueden encontrar confusa esta intersección de términos, pero generalmente son los mismos, excluyendo el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia cae en la categoría de impuestos sobre el empleo, no en los impuestos sobre la nómina, porque como propietario de una pequeña empresa, trabaja por cuenta propia y no se paga un salario.

¿Cómo hacer cálculos de impuestos sobre la nómina?

Paso n.º 1 para el impuesto sobre la nómina:determine qué trabajadores están sujetos a impuestos

El IRS tiene reglas de derecho consuetudinario que incluyen una serie de pruebas:

• prueba de comportamiento
• prueba financiera
• prueba de relación

Utilice estas pruebas para identificar a los empleados sujetos a impuestos y facilitar la presentación de impuestos sobre la nómina.

Paso #2 para el impuesto sobre la nómina:calcular los salarios imponibles

Debe calcular el salario bruto:la cantidad total de dinero que pagó a su empleado se compone de salarios por hora, pago de horas extra, bonificaciones, participación en las ganancias, obsequios a un empleado y todos los demás tipos de compensación.

Paso n.º 3 para el impuesto sobre la nómina:retener (deducir) porcentajes del cheque de pago de un empleado

Ahora debe calcular el porcentaje a retener de los impuestos federales, estatales y locales, así como de FICA y FUTA.

Cálculos legales de retención de impuestos sobre la nómina

Las deducciones de impuestos sobre la nómina de las pequeñas empresas establecidas por ley abarcan:

• Impuesto federal sobre la renta retenciones
• Impuesto estatal sobre la renta retenciones, en su caso
• Impuesto local retenciones, como impuestos de la ciudad, el condado o el distrito escolar, si corresponde
• FICA — Impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro
• Seguridad Social retención del 6.2% en 2020 y 202, hasta el máximo anual de base imponible o base salarial de $137,700 para 2020 y $142,800 para 2021
• Medicare retención de impuestos sobre empleados del 1,45 %
• Medicare adicional retención de impuestos del 0.9% para empleados que ganan más de $200,0001
• FUTA — Impuestos federales de desempleo
• SUTA — Impuestos estatales de desempleo, si corresponde

Cálculos de retención voluntaria de impuestos sobre la nómina

Después de calcular las deducciones de impuestos sobre la nómina legales, puede pensar en las voluntarias. Solo se pueden retener con el consentimiento del empleado y pueden incluir:

• Primas de seguro médico (como atención médica, dental y de la vista)
• Primas de seguros de vida
• Plan de jubilación contribuciones (plan 401(k))
• Empleado compra de acciones planes, como ESPP y planes ESOP
• Comidas, uniformes, cuotas sindicales y otros gastos relacionados con el trabajo

Después de restar las deducciones del cheque de pago voluntarias y legalmente requeridas, el empleado recibe su salario neto. Finalmente, abonar (depositar) las deducciones del impuesto sobre la nómina calculadas a la agencia tributaria.

Reglas y programa de depósito de impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina se pagan al IRS cada dos semanas o mensualmente. Las fechas de vencimiento del depósito de impuestos sobre la nómina dependen de cuántos empleados tenga y cuántos impuestos sobre la nómina deba:

• Depositante Mensual — depósito durante un mes determinado o antes del día 15 del mes siguiente.
• Depositante quincenal — depósito el miércoles, jueves y/o viernes hasta el miércoles siguiente; depósito el sábado, domingo, lunes y/o martes antes del viernes siguiente.
• Depósitos FUTA — se requieren depósitos para el trimestre dentro del cual el impuesto adeudado exceda los $500. Pague antes del último día del primer mes que sigue al final del trimestre. Si la fecha de vencimiento para realizar su depósito cae en sábado, domingo o feriado legal, puede realizar su depósito el siguiente día hábil.

📌 Nota: Consulta todo el calendario con todas las fechas importantes para la temporada de impuestos en nuestro artículo.

¡A medio camino! Ahora prestemos atención a informar salarios, propinas y otras compensaciones pagadas a un empleado.

Formularios de impuestos sobre la nómina

El próximo gran paso después de calcular las deducciones de impuestos sobre la nómina y depositar las retenciones es declarar o presentar declaraciones de impuestos.

La declaración de impuestos sobre la nómina es informar la información que usó para calcular los impuestos sobre la nómina del empleador al IRS. Debe usar formularios especiales y completar el proceso estrictamente dentro de un período establecido por el IRS. Comuníquese con las agencias de impuestos locales para averiguar si debe presentar informes estatales y locales.

Los formularios de impuestos sobre la nómina más comunes asignados por el IRS son:

→ Formulario 940:declaración anual de impuestos de desempleo federal (FUTA) del empleador

— utilizado para informar FUTA pagado durante todo el año.

📝 Fecha límite de presentación: 31 de enero (si los empleadores realizaron todos los depósitos de impuestos sobre la nómina a su vencimiento, tienen 10 días calendario adicionales para presentarlos).

→ Formulario 941:Declaración trimestral de impuestos federales del empleador

— muestra:

• la cantidad recaudada para la retención del impuesto sobre la nómina sobre la renta de los empleados
• la cantidad recaudada por la retención de FICA (Seguro Social y Medicare) de los empleados
• la cantidad total adeudada por la retención de FICA (incluida la parte del empleador de este impuesto)

📝 Plazos de presentación:

• Cuarteto I — 2 de mayo
• II Trimestre — 1 de agosto
• Trimestre III — 31 de octubre
• Cuarto IV — 31 de enero (del próximo año)

→ Formulario 944:Declaración anual de impuestos federales del empleador

— para los empleadores, cuya responsabilidad anual por el Seguro Social, Medicare y los impuestos federales sobre la renta retenidos es de $1,000 o menos.

📝 Fecha límite de presentación: 31 de enero (si los empleadores hicieron todos los depósitos de impuestos sobre la nómina a su vencimiento, tienen 10 días calendario adicionales para presentar).

→ Formulario 945:Declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido

— utilizado para informar el impuesto federal sobre la renta retenido de pagos que no son de nómina (pensiones, jubilación militar, retención voluntaria, retención adicional).

📝 Fecha límite de presentación: 31 de enero (si los empleadores hicieron todos los depósitos de impuestos sobre la nómina a su vencimiento, tienen 10 días calendario adicionales para presentar).

→ Formulario W-2 — Declaraciones de salarios e impuestos

— archivado para reportar información sobre sueldos y salarios, así como:

• impuesto federal sobre la renta
• impuesto sobre la renta estatal y local (si corresponde)
• Impuestos de Seguro Social y Medicare retenidos

📝 Fecha límite de presentación: 31 de enero

📌 Nota: También debe incluir las cantidades que ha depositado para los impuestos sobre la nómina de su empleador. Si sus depósitos son menores que el monto adeudado, debe pagarle al IRS. Sea preciso con estos informes, ya que le permitirán solicitar la devolución del impuesto sobre la nómina en caso de que pague de más.

Elige la forma de denunciar:

1. Archivar manualmente completando los formularios de impuestos sobre la nómina de acuerdo con las instrucciones proporcionadas por el IRS. Envíe el formulario por correo al IRS, junto con cualquier pago que deba.

1. Usar software de impuestos de nómina o servicio para presentarlo electrónicamente.

1. Obtenga ayuda profesional de un contador o profesional de impuestos (gran idea si desea maximizar su reembolso de impuestos sobre la nómina).

Errores comunes en la declaración de impuestos sobre la nómina que debe evitar una pequeña empresa

Mantenerse al día con las regulaciones laborales puede ser difícil. Hay muchos lugares en los que tropezar al declarar los impuestos sobre la nómina, pero nos gustaría advertirle sobre los más comunes que repiten los propietarios de PYMES. Siempre es mejor aprender de los errores de otras personas.

Error n.º 1 en la declaración de impuestos sobre la nómina:presentar contratistas independientes como empleados

La cantidad de dinero que paga a un contratista se denomina "compensación de no empleado". Los contratistas informan y pagan sus impuestos sobre la nómina. No tiene que depositar ingresos o retenciones de impuestos FICA de los cheques de pago de su contratista. Pero debe presentar un informe anual para contratistas (1099-MISC o 1099-NEC) al IRS. Si presenta a su empleado como contratista, tendrá que pagar impuestos atrasados ​​por su trabajo junto con multas e intereses acumulados.

Error n.° 2 en la declaración de impuestos sobre la nómina:Calcular los salarios de horas extras como salarios regulares

Cuando se habla de impuestos sobre la nómina, los salarios de horas extras no son los salarios regulares de su empleado. Se calculan de manera diferente. La ley federal establece que un empleado debe recibir no menos de 1.5 de su salario regular como salario por horas extras. Los estados pueden tener diferentes requisitos de horas extras.

Error n.º 3 en la declaración de impuestos sobre la nómina:no tener suficientes registros de nómina

Lleva registros completos y precisos para validar las cifras que reportas a las agencias tributarias. Una entidad fiscal puede solicitar documentación para respaldar sus declaraciones de impuestos sobre la nómina. Registre información detallada sobre las horas trabajadas, los salarios pagados, las horas extras, las bonificaciones, las propinas, el pago de días festivos, el pago de vacaciones y el pago por enfermedad.

Conclusión

Cumplir con las regulaciones de presentación de impuestos sobre la nómina de las pequeñas empresas es difícil y las sanciones por incumplimiento pueden ser severas. Esperamos que este artículo le haya brindado una visión más clara de los impuestos que paga un empleador en nombre de los empleados.

Tenga cuidado de cumplir con los organismos reguladores estatales y federales. Evite errores en la declaración de impuestos sobre la nómina y reduzca el riesgo de incurrir en multas e intereses por impuestos no pagados o pagados de forma insuficiente. Obtenga ayuda técnica confiable y ahorre algo de energía para concentrarse en lo que importa:su negocio. Porque además de pagar impuestos, el propietario de una pyme tiene muchas cosas que hacer. ¡Tú lo sabes mejor!