Cómo preparar un presupuesto de efectivo para su negocio

Los presupuestos de efectivo ayudan a los propietarios de negocios a predecir su saldo de efectivo en el futuro cercano. Estos son los seis pasos para crear un presupuesto de efectivo para su negocio.

Guardo una cita de Coco Chanel enmarcada en mi escritorio. Dice:“Las mejores cosas de la vida son gratis. Los segundos mejores son muy, muy caros”. Dirigir una pequeña empresa cae directamente en la última categoría, la mayoría de nosotros estamos de acuerdo.

El efectivo es el elemento vital de cualquier pequeña empresa, por lo que es fundamental monitorear la posición de efectivo de su empresa y predecir cómo cambiará en el futuro cercano.

Resumen:¿Qué es un presupuesto de efectivo?

Un presupuesto de efectivo, también llamado presupuesto de efectivo combinado, es una herramienta de planificación financiera que predice cuándo entrará y saldrá efectivo de su negocio, generalmente mensual o trimestralmente.

El presupuesto destaca las áreas en las que su empresa podría no tener suficiente dinero para cubrir los pagos esenciales, como los salarios de los empleados, los pagos de deudas y las emergencias. También puede identificar momentos en los que podría tener demasiado dinero en efectivo, un buen problema.

Todos los presupuestos de efectivo siguen la misma fórmula:

Saldo de caja inicial + Entrada de caja - Salida de caja =Saldo de caja de cierre

El seguimiento de la posición de efectivo en el futuro cercano de su empresa puede evitar que su empresa se quede temporalmente sin efectivo. Por ejemplo, un presupuesto de efectivo puede señalar un posible déficit de efectivo dentro de meses que puede remediar ahora asegurando una línea de crédito. No puede obtener la aprobación para un préstamo de la noche a la mañana, por lo que la planificación puede comprar la longevidad de su negocio.

Los presupuestos de efectivo reflejan los cobros y pagos basados ​​en el presupuesto maestro de su empresa, una expectativa de alto nivel de ingresos y gastos futuros.

Ejemplo de un presupuesto de efectivo

Un presupuesto de efectivo es un estado de resultados, un estado de cuenta bancario y un estado de flujo de caja, todo en uno.

Eche un vistazo al ejemplo de presupuesto de efectivo de seis meses a continuación. Comienza dando el saldo de efectivo de apertura proyectado, que es el mismo que el saldo de efectivo de cierre del mes anterior.

En el medio, hay espacio para cada tipo de cobro en efectivo, como ventas en efectivo y pagos de clientes en ventas a crédito, y pagos en efectivo para gastos y pagos de préstamos. Adopté un enfoque de presupuesto flexible, estimando los costos de envío como un porcentaje de las ventas en efectivo de la empresa para el mes.

El presupuesto de efectivo finaliza con una deficiencia o superávit de efectivo en función del saldo de efectivo objetivo de la empresa, la cantidad mínima de dinero que la empresa está dispuesta a tener al final del mes.

La compañía pronostica entradas de efectivo, para generar más de lo que gasta, en febrero, marzo y abril. El efectivo está llegando y los gastos son relativamente bajos. La vida es buena.

Sin embargo, están planeando salidas netas de efectivo en enero, mayo y junio, donde la compañía espera gastar más de lo que ingresa. No debería ser un problema en mayo, ya que el saldo de efectivo termina por encima de los $70 000 previstos. Sin embargo, la empresa debe considerar cómo se las arreglará con miles menos de los que les gustaría conservar para emergencias en enero y junio.

Cómo preparar un presupuesto de efectivo para su negocio

Preparar un presupuesto de efectivo requiere mirar hacia el futuro. Necesitará su software de contabilidad, el extracto bancario más reciente y una bola de cristal para completar los seis pasos.

1. Cree una plantilla de presupuesto de efectivo

El mejor lugar para hacer un presupuesto de efectivo es en Microsoft Excel. Una poderosa herramienta para la contabilidad de pequeñas empresas, Excel le da las riendas para personalizar su presupuesto de efectivo. Copie el formato anterior; Seré honrado.

Algunos paquetes de software de contabilidad tienen funciones de presupuesto, por lo que puede seguir esa ruta si está disponible para usted.

2. Determinar el marco de tiempo

Piense en qué tan lejos le gustaría proyectar el flujo de efectivo de su empresa. El horizonte de tiempo de un presupuesto de efectivo no debe exceder un año; es poco probable que pueda hacer una proyección realista en un futuro tan lejano.

En este paso de planificación, considere si desea estimar sus entradas y salidas de efectivo mensual o trimestralmente. Solo debe preparar un presupuesto de efectivo trimestral cuando su empresa haya acumulado suficiente efectivo para cubrir los gastos del trimestre completo.

Puede ser incluso más específico que mensualmente, pero eso sería más trabajo de lo que vale. Las empresas a menudo tienen la ventaja de retrasar los pagos en efectivo dentro de un período de 30 días para evitar déficits de efectivo temporales.

3. Identifique un saldo de efectivo objetivo

Al igual que las personas, las empresas deben tener un fondo de efectivo de emergencia si los tiempos se ponen difíciles. Proteja al menos los gastos de tres meses en efectivo y prométase no gastarlos a menos que se encuentre en circunstancias extremas.

Los emprendedores independientes sin empleados pueden utilizar sus ahorros de emergencia personales para fines dobles.

4. Ingrese el saldo de efectivo actual de su empresa

El saldo de efectivo actual de su negocio podría ser el único número cierto en todo el presupuesto. Incluya el saldo de caja actual de su empresa, incluidos los ahorros y la caja chica.

Los propietarios únicos sin una cuenta bancaria comercial separada pueden no tener un saldo inicial per se. Ingrese la cantidad que ha reservado para financiar futuros gastos comerciales.

5. Prepare y analice el estado de flujo de caja de su empresa

Para predecir el futuro, observe cómo fluye el efectivo de su empresa. Abra un estado de flujo de efectivo mes a mes en su software de contabilidad y examine cómo su empresa gasta y recauda dinero.

El estado de flujo de efectivo también debe ser la base para todas las categorías del presupuesto de efectivo. Como se muestra en el ejemplo anterior, cada línea de cobro o pago representa una línea en el estado de flujo de efectivo.

6. Proyecta el flujo de caja de tu empresa

Aquí está la parte más desafiante. Pronostique el flujo de efectivo de su empresa ingresando los cobros y pagos de efectivo estimados de la empresa. Siga nuestra guía de proyecciones financieras.

Comience por estimar los recibos de efectivo estimados de su empresa, también llamados entradas de efectivo. Los cobros de cuentas por cobrar, las ventas en efectivo y los intereses de ingresos son las entradas de efectivo más comunes.

A continuación, calcule los pagos en efectivo o las salidas de efectivo. Considere los gastos operativos, como el alquiler y los servicios públicos, las compras de inventario y la deuda inminente y los pagos de impuestos. Los fabricantes también incorporan las compras previstas de materia prima descritas en sus presupuestos de producción.

Ya debería tener un presupuesto de efectivo completo. Pídale a un colega que lo revise para asegurarse de que no se salteó ningún préstamo o pago de impuestos.

3 mejores prácticas al preparar un presupuesto de efectivo

Tenga en cuenta estos consejos cuando prediga la posición de efectivo futura de su negocio.

1. Aprovecha la tecnología

La inteligencia artificial (IA) no está aquí para tomar el trabajo de su contador, todavía. Sin embargo, la contabilidad de IA puede ayudarlo a desarrollar su presupuesto de efectivo.

El software de contabilidad como Intuit QuickBooks Online y Xero crea automáticamente proyecciones de flujo de efectivo a corto plazo basadas en los patrones de gasto recientes de su empresa. Las cuentas comerciales de Bank of America hacen lo mismo.

Si bien es posible que sepa más sobre los próximos pagos de impuestos y deudas que su software, eche un vistazo a lo que esperan en el futuro.

2. Compare el flujo de efectivo presupuestado con el real

Mejore la precisión de los presupuestos de caja futuros superponiendo su flujo de caja real y presupuestado y analizando las variaciones.

La comparación de las cifras presupuestadas y reales puede revelar patrones de cobro y pago que inicialmente no había reconocido. Tus futuros presupuestos de efectivo serán mejores gracias a ello.

3. Tenga un plan para excedentes y deficiencias de efectivo

Diseñe un plan para asegurar efectivo para mantener su negocio a flote durante las sequías de efectivo.

Muchas pequeñas empresas establecen líneas de crédito renovables, un tipo de préstamo, para suavizar posibles problemas de flujo de efectivo. Cuando su empresa necesita efectivo, puede utilizar su línea de crédito. Cuando se paga la deuda, usted es inmediatamente elegible para sacar más dinero, hasta su límite de crédito.

Del mismo modo, demasiado efectivo en el banco significa que podría estar perdiendo la oportunidad de invertir para hacer crecer su negocio. Cree una estrategia de crecimiento para ejecutar durante tiempos prósperos.

Los presupuestos no están escritos en concreto

Los presupuestos de efectivo son una parte esencial de la planificación financiera de una pequeña empresa. Si bien los gastos ocasionalmente surgen de la nada y amenazan con hundir su negocio, tener un presupuesto en efectivo puede ayudarlo a ver las esquinas con tiempo suficiente para reaccionar.