¿Qué es la conciliación en contabilidad?

Los estados financieros proporcionan una instantánea de la salud financiera de una empresa. Proporcionan una visión general amplia de un negocio y sirven como una indicación de su rentabilidad, solvencia y liquidez. Sin embargo, estos indicadores solo son buenos cuando realiza la conciliación de la cuenta correctamente.

El proceso de conciliación de cuentas es una parte integral del negocio, que ayuda a conectar la contabilidad con los extractos bancarios, los registros con el efectivo y protege el negocio de cualquier discrepancia.

Sin embargo, no muchos empresarios se atreven a realizar una conciliación de cuenta bancaria por su cuenta. Hay razones legítimas por las que se sienten así. Antes del surgimiento de las soluciones de software de conciliación de cuentas, la conciliación en general significaba comparar multitud de transacciones diarias con extractos bancarios. Completar el proceso de conciliación de cuentas de forma manual y en una sola sesión siempre ha sido casi imposible, ya que los registros en papel se pierden fácilmente y, a menudo, son difíciles de reemplazar.

👉 En el artículo de hoy, examinaré por qué la conciliación es importante, qué la dificulta y describiré una manera segura y eficiente de hacerlo con solo dos clics.

1. ¿Qué es la conciliación de cuentas?

2. ¿Por qué necesita la conciliación de la cuenta?

3. Qué causa las diferencias en el proceso de conciliación de cuentas

4. Cómo hacer la conciliación de cuentas

5. ¿Cuáles son los principales desafíos relacionados con la conciliación de cuentas?

6. ¿Cómo hacer la conciliación de cuentas fácilmente?

¿Qué es la conciliación de cuentas?

La conciliación de cuentas es un proceso contable importante que compara los registros financieros con un saldo bancario real para garantizar que las cifras estén completamente equilibradas. No siempre es un proceso fácil, pero es vital para su negocio.

Por lo general, el proceso de conciliación de cuentas se lleva a cabo al final del período contable para garantizar que el saldo de la cuenta del libro mayor sea completo y preciso.

La conciliación de la cuenta de cheques generalmente requiere que coincidan dos datos. El primero lo proporcionan los registros de un propietario de empresa tiene (libro de caja ) y el segundo lo hace el tercero como un banco (estado de cuenta ). Si hace coincidir estos dos informes, debería ver una diferencia cero entre los dos documentos, lo que significa que tienen el mismo valor en una fecha específica.

📌 Nota: el proceso de conciliación de cuentas debe completarse antes de que una empresa certifique la integridad de su información financiera y emita estados financieros.

¿Por qué necesita la conciliación de la cuenta?

El proceso de conciliación de cuentas mantiene a su empresa al día con sus finanzas, así como con los diferentes requisitos reglamentarios. Necesita saber a dónde va su dinero, cuánto le queda y qué debe hacer con él.

Es importante hacer la conciliación de la cuenta porque lo ayuda a verificar que sus registros financieros sean precisos. Si no lo son, es posible que deba ajustarlos. De esta manera, tendrá la información más reciente y actualizada sobre el estado financiero de su empresa.

Además, la conciliación regular de cuentas bancarias minimizará la probabilidad de recibir multas o sanciones que, en general, podrían evitarse.

📌 Nota: Antes de realizar una conciliación de cuentas, asegúrese de que todos los documentos necesarios estén disponibles y organizados.

Qué causa las diferencias en el proceso de conciliación de cuentas

Las diferencias que se detectan al hacer la conciliación de cuentas se denominan discrepancias. La definición de conciliación de cuentas es un proceso para asegurarse de que se hayan contabilizado todas las transacciones. Esto podría suceder debido a un error humano o porque la empresa utilizó un conjunto incorrecto de estándares para contabilizar sus transacciones. Sea cual sea el motivo, estas discrepancias en la conciliación de cuentas pueden causar graves daños a su empresa si no se detectan.

Estas son las cosas más comunes que pueden causar diferencias en la conciliación de cuentas.

Diferencias de tiempo

Existe la posibilidad de que las transacciones se hayan capturado en el libro mayor, pero el banco aún no ha compensado el cheque o viceversa.

Omisiones

Esta discrepancia de conciliación de cuenta está relacionada con las transacciones que aparecen en el extracto bancario pero que la empresa aún no ha registrado en el libro de caja.

Errores

Los errores suelen ocurrir si el proceso de conciliación de la cuenta sale mal. La mayoría de las veces sucede porque las actividades se han registrado incorrectamente.

📌 Nota: si se detecta un error, debe anotarse en la conciliación de cuentas y registrarse en un asiento de diario de ajuste.

Cómo hacer la conciliación de cuentas

Hay muchas razones por las que el proceso de conciliación de cuentas es importante. En primer lugar, puede ayudar a determinar si ha habido un error potencial en el proceso contable. Además, puede detectar las cuentas que necesitan ser conciliadas. Aquí hay una descripción general sobre cómo hacer la conciliación de cuentas para garantizar que las posiciones financieras de su empresa se mantengan precisas.

Proceso de conciliación de cuentas, paso n.º 1:Verificación del libro mayor

Lo primero es lo primero. Para una conciliación de cuentas precisa, un contador debe revisar todas las cuentas en el libro mayor para verificar que no falten transacciones y que el saldo sea correcto.

Paso n.º 2 del proceso de conciliación de cuentas:comparación

Luego, para la conciliación correcta de la cuenta, el contador debe comparar el saldo en el libro mayor con los datos de sistemas independientes de terceros u otra documentación de respaldo (estados de cuenta bancarios o de tarjetas de crédito).

Paso n.º 3 del proceso de conciliación de cuentas:deshacerse de las discrepancias si aparecen

Luego, el contador estudia la información adquirida y toma las acciones correctivas apropiadas para eliminar cualquier discrepancia.

Proceso de conciliación de cuentas, paso n.º 4:prepare los asientos de diario necesarios

Si se han detectado discrepancias en el paso anterior de conciliación de cuentas, los errores de saldo deben corregirse y marcarse en asientos de diario especiales.

Proceso de conciliación de cuentas, paso n.º 5:contabilizar los asientos del diario

¡Y eso es! Ahora las entradas del diario están listas para ser contabilizadas. Después de este paso, el libro mayor se actualizará para el período de conciliación.

¿Cuáles son los principales desafíos relacionados con la conciliación de cuentas?

A medida que más empresas comienzan a utilizar la nube para su contabilidad y ventas en general, muchos problemas del pasado están desapareciendo. Ya no necesita tener cajas de zapatos llenas de recibos en papel para realizar un seguimiento de los gastos de su negocio. Las nuevas posibilidades permiten a las empresas vender sus productos más fácilmente y llegar a un público más amplio.

Sin embargo, la transición al comercio electrónico también tiene sus desafíos. Echemos un vistazo a lo que dificulta el proceso de conciliación de cuentas para los negocios en línea.

Múltiples canales

Uno podría esperar que la conciliación de cuentas pronto deje de ser un problema, pero existen ciertos desafíos que surgen con el crecimiento de los ingresos. Por ejemplo, las empresas de comercio electrónico pueden tener dificultades debido a la gran cantidad de canales de venta que utilizan. Hay que tener en cuenta todos y cada uno de estos canales.

Tarifas de la plataforma

Otro desafío relacionado con el proceso de conciliación de cuentas de comercio electrónico es que cada plataforma de ventas generalmente cobra una tarifa de servicio.

Al final de un período contable, debe contabilizar las tarifas pagadas a los proveedores de pago. De lo contrario, sus ingresos se reducirán en gran medida. Tal discrepancia afectará todo, desde la planificación comercial y los pedidos de inventario hasta cosas importantes como la estimación de la cantidad de impuestos que debe.

Datos de transacciones

Otro desafío más es que para ejecutar una conciliación de cuenta adecuada, necesita datos. Si tiene preguntas sobre la validez de una determinada transacción, debe tener fácil acceso a la información no solo sobre el cliente (o proveedor), sino también sobre los artículos (o productos) vendidos.

El problema aquí es que incluso si sus datos se ingresan automáticamente, sin una buena solución, gran parte de ellos se pueden perder en el camino, dejándolo con números desnudos. Identificar la fuente o algunas características de una transacción en cuestión puede volverse imposible en tales casos.

Reembolsos

Otra razón por la que su saldo bancario podría no corresponder con sus registros contables es que es posible que los reembolsos no se hayan contabilizado correctamente. Desafortunadamente, los reembolsos son bastante frecuentes en el comercio electrónico y es razonablemente importante registrarlos con precisión.

Para una correcta conciliación de la cuenta, es crucial registrar no solo cada venta y reembolso, sino también todas las tarifas ordenadas o reembolsadas por las plataformas de pago una vez que se ha emitido un reembolso.

Tenga en cuenta que la mayoría de los proveedores no renunciarán a una tarifa en la transacción original. Algunos también le cobrarán una tarifa adicional por emitir un reembolso. Todas estas actividades deben registrarse correctamente en sus libros.

Comprobaciones dobles

Muchos expertos en negocios llegan a la conclusión de que la conciliación manual de cuentas bancarias puede ser muy costosa para los dueños de negocios.

Según la encuesta, hasta el 59% de los recursos del departamento financiero se pueden gastar en la gestión de transacciones. Sorprendentemente, hasta el 95% de esta energía se gasta en transacciones que ya coinciden. Esto se explica por el hecho de que el proceso manual de conciliación de cuentas es lento para identificar transacciones que realmente requieren atención especial.

Es por eso que la producción de estados financieros precisos y el mantenimiento de estados de resultados y asientos de diario bien administrados se vuelven irrazonablemente costosos.

¿Cómo hacer la conciliación de cuentas fácilmente?

La conciliación de cuentas se puede hacer manualmente, pero consume mucho tiempo y requiere conocimientos especializados. Además, si comete algún error al reconciliar, no hay forma de deshacer su trabajo. Es por eso que muchos contadores usan software de conciliación de cuentas para evitar tales complicaciones.

Como puede ver en las estadísticas anteriores, las empresas deben usar la nube para aumentar la eficiencia y la simplicidad del proceso de conciliación de cuentas.

Quizás se esté preguntando cómo puede hacer que la conciliación de cuentas sea más eficiente. Estos son algunos pasos concretos que puede tomar.

1. Conecta tus cuentas bancarias

Si ya utiliza un software de contabilidad como Synder Accounting, puede conectar fácilmente sus cuentas bancarias para obtener una imagen en vivo actualizada periódicamente del saldo de su cuenta actual.

De esta forma, tendrá cubierta la mitad del proceso de conciliación de su cuenta.

2. Conecte el canal de ventas y la(s) pasarela(s) de pago

La mayoría de las soluciones de software de contabilidad no tienen integraciones nativas detalladas con todas las plataformas de pago que podría estar utilizando. Synder le brinda esa opción y lo ayuda a cubrir la otra mitad de la conciliación de la cuenta. Usa Synder para conectar tus plataformas de pago, como Stripe, Square, Shopify Payments o PayPal, entre otras, con tu software de contabilidad.

Una vez que sus cuentas bancarias y plataformas de pago y comercio electrónico estén conectadas a su software de contabilidad, su saldo bancario se actualizará periódicamente. Las transacciones individuales y los pagos también se sincronizarán periódicamente con su contabilidad en segundo plano.

3. Conciliar

Cuando todas las plataformas que utiliza están conectadas a su software de contabilidad, el proceso de conciliación de la cuenta se vuelve lo más sencillo posible. Por ejemplo, si usa Contabilidad de Synder, todo lo que necesita hacer es categorizar sus transacciones (o puede usar la función Reglas inteligentes para gastos y depósitos) y luego verificar sus informes.

📌 Nota :Al conciliar, no puede crear sus propias transacciones en la pestaña Banca, ya que pueden causar un error. Cada transacción se agregará solo cuando haya sido aprobada por el banco.

¡Eso es todo! Cuando conecta sus cuentas bancarias y pasarelas de pago a su software de contabilidad, se asegura de traer datos precisos al proceso de conciliación de la cuenta. Usted mantiene el control total sobre sus finanzas. ¡Todo lo que te queda por hacer es revisar las coincidencias existentes!

Como puede ver, es posible establecer una rutina simple y directa de dos clics para un proceso de conciliación de cuenta preciso. ¡Pruébalo para verlo por ti mismo!

Si tiene más preguntas, siempre puede comunicarse con el equipo de soporte de Synder mediante el chat en la aplicación u otras formas de comunicarse con nosotros que se encuentran en el pie de página de esta página. Prueba Synder gratis (no se requiere tarjeta de crédito) para probar la magia de una simple reconciliación por ti mismo.