¿Qué es un presupuesto y por qué su empresa necesita uno?

Un presupuesto es una herramienta de planificación esencial para estimar los ingresos futuros de su empresa. gastos y ganancias. Ayuda a controlar el gasto e identificar áreas de problemas potenciales donde los ingresos podrían no cubrir el gasto y las oportunidades de crecimiento potencial cuando puede tener dinero extra que podría invertirse en nuevas oportunidades. Un detallado, Un presupuesto realista también puede ayudar a la empresa a obtener financiación de bancos e inversores.

¿Qué es un presupuesto?

¿Qué es un presupuesto empresarial? Es una visión general de las finanzas de su empresa. Enumera información sobre el estado actual de su situación financiera, así como estimaciones de gastos e ingresos futuros. Incluye ingresos regulares, gastos, gastos de capital y compromisos como préstamos. Su presupuesto ayuda a orientar la toma de decisiones de su negocio. Los presupuestos generalmente se hacen para un año fiscal y se monitorean de manera regular, al menos una vez al mes.

¿Qué hace un buen presupuesto?

La comparación de ingresos y gastos estimados y reales le ayudará a saber si tiene suficiente dinero para mantenerse a flote. si necesita hacer recortes y si está obteniendo beneficios. Un buen presupuesto proporciona suficientes detalles y establece un plan para que no gaste más dinero del que recibe, pero al mismo tiempo, gasta lo suficiente para hacer crecer estratégicamente su negocio y mantenerlo competitivo. Un presupuesto comercial debe incluir los siguientes cuatro componentes clave:

• Ingreso: Suelen ser ingresos por ventas. Algunas empresas también pueden tener ingresos de otras fuentes, como subvenciones, inversiones y honorarios.
• Los gastos de explotación: Los gastos de funcionamiento diarios de su empresa. Estos se dividen en gastos fijos y variables. Los gastos fijos suelen ser los mismos de un mes a otro y se pagan de forma regular. como el alquiler o los sueldos y salarios de los empleados. Se esperan gastos variables, pero pueden cambiar según el uso, producción y ventas, y otras influencias del mercado. Pueden incluir el precio de las materias primas, mano de obra y el costo de distribución de sus bienes y servicios.
• Gastos únicos: Estos incluyen gastos de capital y adquisiciones.
• Lucro: La medida de beneficio más importante suele ser el ingreso neto, también conocido como el resultado final.

Conclusiones clave

• Un presupuesto establece objetivos para los ingresos de su empresa, gastos y ganancias.
• Los presupuestos suelen pronosticar el rendimiento durante un período de doce meses, pero también se pueden producir semestralmente, trimestral o mensual.
• El seguimiento de la variación entre las previsiones presupuestarias y el rendimiento comercial real puede proporcionar información sobre las condiciones comerciales y la salud financiera general de su empresa. así como diferentes departamentos y áreas. La creación de estimaciones presupuestarias para diferentes escenarios puede ayudarlo a tomar decisiones estratégicas para su negocio.
• El uso de un presupuesto como herramienta de gestión puede frenar el gasto y motivar al personal.
• Un presupuesto bien administrado puede ayudar a su empresa a obtener préstamos a tasas de interés asequibles.

Explicación de los presupuestos comerciales

Un presupuesto comercial traza un mapa de su panorama financiero y establece el camino que desea seguir. Para construir un presupuesto, Empiece por documentar la situación financiera actual de su empresa. Enumere todos los ingresos, gastos y ganancias. Luego, use el presupuesto para pronosticar escenarios futuros con ingresos y gastos planificados. Utilice el presupuesto para establecer objetivos y comprender mejor los ingresos que necesitará generar para cubrir los costos esperados. Supervise su progreso con regularidad y realice un seguimiento de los gastos e ingresos reales frente a las proyecciones.

Típicamente, Los presupuestos comerciales cubren un período contable de 12 meses. También puede resultar útil dividir el presupuesto en semestrales, segmentos trimestrales y mensuales. La mayoría de los presupuestos se corresponden con el año fiscal, o el período de tiempo utilizado para fines de informes financieros y fiscales.

¿Cuáles son los tres tipos de presupuestos?

Los diferentes tipos terminan con un excedente, déficit o están equilibrados. Aunque esos términos se usan más comúnmente para describir los presupuestos gubernamentales que los presupuestos corporativos. En el gobierno los términos generalmente describen si hay suficientes ingresos fiscales para cubrir los costos.

1. Superávit: Los ingresos superan los gastos, y la empresa obtiene beneficios.
2. Déficit: Los gastos superan los ingresos. La empresa pierde dinero, al menos temporalmente. Algunas veces, es razonable que un presupuesto sea deficitario al final del período. Por ejemplo, suponga que desea invertir en nueva maquinaria para aumentar la producción y aumentar el potencial de ingresos. El costo de esa maquinaria puede exceder sus ingresos durante ese período, pero el aumento de la producción debería resultar en mayores ingresos y beneficios en el futuro.
3. Equilibrado: Los ingresos son iguales a los gastos. El negocio se equilibra.

Su presupuesto le dice dónde están sus finanzas deberían estar rumbo. También es importante controlar los ingresos y gastos reales en función de su presupuesto. Alguna variación es normal, pero si los ingresos reales están constantemente por debajo del presupuesto o los gastos reales están constantemente por encima, puede ser una advertencia de que su empresa se enfrenta a dificultades financieras inesperadas.

Las variaciones en los ingresos y gastos reales también pueden brindarle información sobre el entorno empresarial. Por ejemplo, es posible que sus ingresos aumenten más de lo esperado en el período previo a la Navidad o disminuyan más de lo esperado en agosto. Esta información puede ayudarlo a planificar los suministros y administrar el flujo de efectivo para llevar el negocio a través de futuras fluctuaciones estacionales.

¿Por qué es importante un presupuesto en los negocios?

Crear y monitorear un presupuesto puede parecer mucho trabajo, especialmente si su negocio es simple y no tiene planes inmediatos para expandirse o realizar cambios significativos. Pero usar un presupuesto para administrar su negocio le confiere tres beneficios importantes:

1. Puede evitar el gasto excesivo. El gasto puede volverse loco fácilmente, así que mídelo regularmente con los gastos planificados en tu presupuesto. Al comparar lo planificado con lo real en su presupuesto, puede ver cuando los gastos aumentan o los ingresos no van a la par con los gastos. Puede realizar ajustes y acciones correctivas para evitar un déficit.
2. Puede ayudar a motivar a los empleados. Utilice su presupuesto para compartir los objetivos comerciales con su personal. También puede ser una herramienta útil para establecer objetivos de reducción de ingresos y costes. En algunos casos, conectar las bonificaciones y las comisiones con el desempeño puede ayudar a motivar a sus empleados. Si tiene personal con autoridad para gastar, alentarlos a monitorear colectivamente los gastos contra el presupuesto puede fomentar el trabajo en equipo y la cooperación para ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos.
3. Puede ayudarlo a obtener financiamiento comercial. Al buscar financiación externa, los inversores y los bancos revisarán varios aspectos de su negocio a partir de diferentes estados financieros. Un presupuesto operativo detallado les muestra lo que costará operar el negocio en términos de ingresos y gastos futuros esperados. Un presupuesto bien gestionado y bien pensado puede dar confianza a los bancos e inversores en su estrategia y empresa.

Beneficios de un plan de negocios: Un plan de negocios establece sus objetivos estratégicos, establece prioridades, describe los objetivos a corto y largo plazo, identifica las necesidades y fuentes de financiación y enumera las partes interesadas clave. Los planes de negocios generalmente abarcan una visión a largo plazo, generalmente cinco años o más. Son esenciales para las nuevas empresas así como empresas consolidadas.

Presupuestos y planes comerciales: Un presupuesto detallado es un elemento clave en cualquier plan de negocios. El presupuesto establece sus objetivos financieros a corto plazo y se integra en los objetivos a largo plazo de su plan de negocios. El papel de los contables y la forma en que la planificación y la elaboración de presupuestos se incorporan a los objetivos comerciales más amplios está creciendo. Los contadores no solo brindan información, La contabilidad gerencial analiza los datos para proyectar tendencias y monitorear el desempeño comercial.

Cómo funcionan los presupuestos comerciales

Los presupuestos comerciales miran cuánto efectivo tiene y cuánto necesitará. Un presupuesto es una herramienta que le permite predecir si recibirá más fondos de los que paga. Debe ser realista con sus proyecciones financieras. Y es posible que desee subestimar su desempeño financiero, o crear conservadores separados, presupuestos intermedios y ambiciosos. El presupuesto puede ser especialmente difícil si recién está comenzando y no tiene datos históricos para examinar. En ese caso, Intente crear previsiones financieras basadas en cifras de ventas e información que pueda obtener de empresas similares. El software de planificación financiera puede ayudar con este paso.

Cada mes debe comparar sus pronósticos con los reales. Esto puede ayudarlo a tomar decisiones y pronosticar escenarios con presupuestos adjuntos puede ser un ejercicio útil.

Por ejemplo, si está considerando contratar personal adicional, puede examinar el impacto presupuestario de agregar un empleado permanente en comparación con el uso de contratistas temporales o pedir al personal actual que trabaje horas extras. Si está pensando en invertir en más equipos para aumentar la producción, puede experimentar con diferentes estimaciones de ingresos para ver cuánto tendría que aumentar la producción para justificar el gasto de capital.

Los presupuestos lo ayudan a tomar decisiones comerciales más acertadas. Al eliminar la emoción de las decisiones de compra, y, en cambio, centrarse en mantenerse dentro de un presupuesto que refleje las prioridades estratégicas, su empresa puede alcanzar objetivos y obtener beneficios más fácilmente.

El presupuesto de su empresa debe ser lo suficientemente detallado como para darle una idea clara de los ingresos y los gastos. Pero demasiados detalles pueden afectar su presupuesto. Por ejemplo, puede incluir suministros de oficina en su presupuesto. Pero no es necesario que escriba la cantidad específica de sujetapapeles, resaltadores y bolígrafos por separado. Una categoría general será suficiente en la mayoría de los casos.

Puede utilizar su presupuesto para establecer objetivos de ganancias operativas y de ventas para su negocio. Su presupuesto puede ayudarlo a identificar desafíos como costos altos o flujo de caja deficiente. Un presupuesto bien pensado puede ayudar a su empresa a calificar para un préstamo bancario a tasas de interés razonables o atraer fondos de inversionistas.

Tipos de presupuestos corporativos

Diferentes circunstancias pueden justificar diferentes enfoques para sus procesos presupuestarios. Dependiendo de cosas como las fuerzas externas del mercado, la madurez de su negocio y la confiabilidad de sus datos históricos, puede elegir entre un presupuesto estático o flexible.

Estático vs flexible

Presupuesto estático: Un presupuesto estático es más sencillo y más fácil de administrar que un presupuesto flexible. El presupuesto se crea al comienzo de un período contable utilizando la mejor información disponible en ese momento. Empiece por considerar los datos históricos y los ingresos y gastos previstos para crear un presupuesto para el año fiscal u otro período contable. Enumere los ingresos y gastos previstos por categoría. Luego, a medida que avanza el año, monitorear el desempeño comercial real contra el presupuesto. Típicamente, Los presupuestos estáticos se establecen con un año de anticipación y se desglosan en secciones trimestrales o mensuales con fines de seguimiento.

La ventaja de un presupuesto estático es que puede ver las variaciones entre el presupuesto y el rendimiento empresarial real. Esto le indica qué tan precisas son sus estimaciones, y proporciona información sobre las condiciones comerciales. Por ejemplo, si sus estimaciones de inicio de año no supusieron condiciones climáticas adversas, pero en agosto su negocio sufrió una interrupción repentina debido a un huracán, el efecto en cada elemento de ingresos y gastos se mostraría como variaciones con respecto a sus estimaciones originales. Con un presupuesto suficientemente detallado, sabría no solo el impacto en sus resultados finales, pero también qué aspectos de su negocio se vieron más afectados.

Sin embargo, un presupuesto estático también tiene desventajas. Cuando las perspectivas son inciertas o su negocio está cambiando, puede encontrar una gran variación entre los ingresos y gastos estimados y reales. También, con presupuesto estático, está haciendo suposiciones basadas en información histórica y predicha. Sus estimaciones pueden resultar erróneas.

Presupuesto flexible: Si tiene un negocio dinámico o opera en condiciones comerciales inciertas, puede optar por un presupuesto flexible que puede actualizar con nueva información. A diferencia de un presupuesto estático, un presupuesto flexible está diseñado para ajustarse en función de las actividades de la empresa. Un mecanismo para hacer esto es expresar los costos como razones en lugar de valores fijos; por ejemplo, una empresa puede presupuestar el 40% de los ingresos para los sueldos del personal.

Las empresas de rápido crecimiento pueden optar por un presupuesto flexible. Puede examinar diferentes escenarios, tales como oportunidades de inversión y monitorear sus efectos en el presupuesto con mayor facilidad. Por ejemplo, si una empresa de fabricación tiene que utilizar más horas de máquina en marzo que en febrero, entonces, lógicamente, su presupuesto debería aumentar en marzo. En cambio, si los usa por unas horas, su presupuesto debería reflejar esa disminución. Por lo tanto, la mayoría de las empresas que tienen costos comerciales variables cada mes o incluso trimestralmente tienen presupuestos flexibles.

Los presupuestos flexibles también son útiles cuando las perspectivas comerciales son inciertas, ya que los ingresos y los gastos pueden variar significativamente en estas circunstancias. Por ejemplo, si las ventas aumentan significativamente de forma inesperada, deberá pedir más suministros de los que había presupuestado originalmente. Con un presupuesto flexible, puede establecer una relación entre los ingresos por ventas y el costo de los suministros para que el dinero presupuestado para los suministros se ajuste automáticamente en función de los ingresos por ventas.

Sin embargo, para gestionar un presupuesto flexible, Necesitará comprender bien la relación entre sus ingresos y sus gastos. Y no olvide reservar tiempo para mantener actualizado su presupuesto, ya que requiere más mano de obra que un presupuesto estático.

Cómo elaborar un presupuesto

Al crear un presupuesto para su empresa, Empiece por decidirse por un presupuesto estático o flexible. Si nunca ha preparado uno antes, un presupuesto estático puede ser un buen punto de partida. Sin embargo, si es un gerente comercial experimentado que se enfrenta a un período de incertidumbre, podría considerar la posibilidad de crear un presupuesto flexible. La decisión afectará la forma en que desarrolle su presupuesto.

Próximo, establezca el período contable para su presupuesto. Las duraciones habituales son tres meses y un año. Establezca un cronograma regular para revisar y monitorear los gastos y los ingresos. Por lo general, esto se hace al menos una vez al mes.

Componentes de un presupuesto: Recopile información y establezca expectativas para cada uno de los componentes principales del presupuesto:ingresos por ventas, Gastos operativos fijos y variables y gastos de capital. Úselo para calcular las ganancias esperadas, o la diferencia entre ingresos y gastos.

Examine los estados financieros para recopilar gran parte de la información y para ayudarlo a comprender dónde se encuentra su negocio financieramente. Mirar hacia atrás en los datos históricos, ya sea que haya mantenido un presupuesto detallado o no, puede informar sus pronósticos.

Ingreso: Lo más probable es que sus ingresos principales provengan de las ventas, y las ventas suelen ser variables. Eche un vistazo a los patrones de ventas anteriores y utilícelos para informar su presupuesto. Si recién está comenzando, eche un vistazo a otras empresas similares en su industria para establecer expectativas realistas y metas aspiracionales pero alcanzables.

Costos de operacion: Los costos operativos incluyen costos fijos y variables. Los costos fijos incluyen

• Alquilar
• Salarios regulares de los empleados
• Seguro
• Pagos de intereses y reembolsos del principal de préstamos comerciales

Esta información debe encontrarse en su estado de resultados, balance y otros estados financieros. El software de contabilidad empresarial para pequeñas empresas y nuevas empresas puede ayudarlo a controlar su situación financiera.

Sin embargo, incluso los costos fijos pueden aumentar con el tiempo, así que deje algo de espacio en su presupuesto para tener en cuenta cosas como:

• Aumentos de alquiler
• Aumentos de salario por costo de vida y otros aumentos
• Incentivos por desempeño
• Personal adicional para expansión planificada
• Amortizaciones de intereses y principal de la nueva deuda planificada

Los costos variables dependen de la actividad de su empresa. Algunos ejemplos incluyen:

• Materias primas
• Salarios de los trabajadores pagados por hora o por trabajo realizado
• Comisiones
• embalaje
• Pagos de intereses de tarjetas de crédito, comisiones bancarias y cargos por sobregiro

Estime los costos de las materias primas y el empaque con base en datos históricos. Asegúrese de tener en cuenta cualquier expansión planificada o crecimiento esperado en las ventas. Usando estimaciones de producción y tendencias históricas, también puede calcular estimaciones para su personal por hora. No olvide incluir los aumentos por costo de vida, promociones y comisiones.

Algunos artículos tienen componentes fijos y variables. Por ejemplo, puede pagar un cargo mensual fijo por el servicio de agua, más un costo adicional por la cantidad que use.

Gastos únicos: También puede estar planificando algunos gastos únicos, como nuevos equipos de oficina o maquinaria de producción. Incluya estimaciones de estos costos.

Ahora tiene sus estimaciones de ingresos y gastos, puede comenzar a comprender la rentabilidad de su negocio. Puede ayudarlo a mantenerse encaminado y a establecer nuevas metas. Por ejemplo, si su presupuesto está en rojo, es posible que necesite encontrar nuevas áreas para recortar gastos y nuevas formas de atraer nuevos clientes o vender más bienes y servicios.

Cuatro pasos clave para crear un presupuesto comercial

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo configurar un presupuesto estático con una plantilla de presupuesto estándar, que puede descargar en la siguiente sección.

1. Enumere sus fuentes de ingresos y los ingresos estimados de cada una en la columna de presupuesto. A su lado, enumerará los datos reales a medida que avanza el período financiero.
2. En gastos operativos, enumere sus gastos variables y una estimación para cada uno. Utilice los ingresos esperados y los datos históricos para hacer predicciones. Por ejemplo, si planea vender 50 unidades cada mes, contabilizar el costo de las materias primas, la mano de obra para producir los artículos, y el costo de venderlos y distribuirlos.
3. También en gastos operativos, Enumere todos sus gastos fijos y una cantidad esperada en la columna de presupuesto. No olvide incluir estimaciones de aumentos, nuevas contrataciones y otras cosas como el pago de intereses de la deuda.
4. Enumere los gastos únicos, como nuevos equipos de oficina, con estimaciones de costos. Estos se enumerarán en gastos no operativos en su presupuesto.

Estos pasos se pueden realizar manualmente, pero la mayoría de las empresas utilizan software para estas funciones. Ayuda a producir datos más precisos y completos para ayudar en su pronóstico, así como cuando compara el gasto real. Y el sólido software de planificación financiera incluye programas de capacitación y certificación para ayudarlo a usted y a su equipo financiero a aprovechar al máximo sus funciones.

¿Qué es un ejemplo de presupuesto? Para un ejemplo de presupuesto, vamos a utilizar una pequeña empresa hipotética llamada Michigan Widgets. Así es como se veía el presupuesto estático de Michigan Widgets después de completar los pasos 1 a 4.

WIDGETS DE MICHIGAN

PRESUPUESTO

Período:
Todas las cifras en miles de dólares

Abril de 2019 a marzo de 2020

Presupuesto Real Diferencia

• Ingreso
• Ventas - Widget 1
• Ventas - Widget 2
• Ventas - Widget 3
• Ventas - Widget 4
• Apoyo técnico
• Ingresos totales
• Los gastos de explotación
• Materias primas
• Salarios
• Alquilar
• Electricidad
• Agua
• Telecomunicaciones
• Mantenimiento y reparaciones
• Envío y Entrega
• Seguro
• Interesar
• Depreciación
• Gastos totales de operación
• Gastos no operativos
• Compra de maquinaria nueva
• Gastos no operativos totales
• Gastos totales
• Lngresos netos

• 500
• 250
• 350
• 675
• 275
• 2, 050
• 500
• 750
• 200
• 50
• 10
• 20
• 5
• 20
• 15
• 5
• 7
• 1, 582
• 35
• 35
• 1, 617
• 433

Como se puede ver, Michigan Widgets tenía un presupuesto bastante saludable para 2019/20. Ahora proporcionemos algunas cifras reales.

WIDGETS DE MICHIGAN

PRESUPUESTO

Período:
Todas las cifras en miles de dólares

Abril de 2019 a marzo de 2020

Presupuesto Real Diferencia

• Ingreso
• Ventas:widget 1
• Ventas - Widget 2
• Ventas - Widget 3
• Ventas - Widget 4
• Apoyo técnico
• Ingresos totales
• Los gastos de explotación
• Materias primas
• Salarios
• Alquilar
• Electricidad
• Agua
• Telecomunicaciones
• Mantenimiento y reparaciones
• Envío y Entrega
• Seguro
• Interesar
• Depreciación
• Gastos totales de operación
• Gastos no operativos
• Compra de maquinaria nueva
• Gastos no operativos totales
• Gastos totales
• Lngresos netos

• 500
• 250
• 350
• 675
• 275
• 2, 050
• 500
• 750
• 200
• 50
• 10
• 20
• 5
• 20
• 15
• 5
• 7
• 1, 582
• 35
• 35
• 1, 617
• 433

• 451
• 260
• 347
• 556
• 200
• 1, 814
• 450
• 750
• 200
• 50
• 10
• 25
• 10
• 17
• 15
• 5
• 7
• 1, 539
• 35
• 35
• 1, 574
• 240

• -10%
• 4%
• -1%
• -18%
• -27%
• -12%
• -10%
• 0%
• 0%
• 0%
• 0%
• 25%
• 100%
• -15%
• 0%
• 0%
• 0%
• -3%
• 0%
• 0%
• -3%
• -45%

Desafortunadamente, Al negocio de Michigan Widgets no le fue tan bien como se esperaba en 2019/20 porque los ingresos fueron inferiores a la previsión presupuestaria. Los gastos también cayeron pero no tanto. Como resultado, Los ingresos netos fueron aproximadamente un 45% más bajos de lo esperado. El propietario no está muy contento, pero cree que se trata de una recesión a corto plazo y que el negocio se recuperará en 2021/20. Entonces, la empresa siguió adelante con la compra de nuevos equipos y no realizó reducciones de personal.

Plantilla de presupuesto gratuita

Puede crear un presupuesto estático para su negocio con esta plantilla descargable gratuita.

Gestión de presupuestos con software

Puede configurar y mantener un presupuesto empresarial estático simple como el anterior utilizando una hoja de cálculo estándar. Sin embargo, el proceso de recopilación e ingreso de información puede ser engorroso y lento. Y si desea capacidades más avanzadas, como la capacidad de crear un presupuesto flexible, es posible que una hoja de cálculo no satisfaga sus necesidades.

Para un enfoque más potente y rápido, utilizar software de planificación financiera para sus libros de contabilidad, facturas y recibos. El software puede hacer que el proceso de presupuestación y planificación requiera menos mano de obra y mantener todos los datos financieros en una ubicación central. Usted y sus equipos de finanzas pueden acceder fácilmente a información actualizada para crear presupuestos y pronósticos para escenarios hipotéticos. Puede ser un proceso colaborativo al mismo tiempo que proporciona informes y paneles de control fáciles de entender.

Un presupuesto empresarial es una herramienta de gestión esencial. Los gerentes comerciales pueden usarlo para monitorear el desempeño diario, y puede informar decisiones sobre inversión y desarrollo para el futuro. El uso de un presupuesto para establecer objetivos comerciales y monitorear el desempeño con respecto a esos objetivos puede motivar al personal y fomentar el trabajo en equipo. mientras ayuda a mantener el gasto bajo control. El software de contabilidad integral hace que la creación, seguimiento y ajuste de su presupuesto de forma más fácil y precisa.