¿Qué son los gastos operativos? Una guía de negocios

¿Qué son los gastos operativos?

Los gastos operativos son gastos directamente relacionados con las actividades comerciales diarias. Los ejemplos incluyen alquiler, utilidades salarios, material de oficina, mantenimiento y reparaciones, impuestos sobre la propiedad y depreciación.

Gastos operativos frente a gastos no operativos

Los gastos operativos de una empresa, a veces llamado OpEx, se reflejan en su cuenta de resultados. Junto con los gastos no operativos, ayudan a las empresas a calcular su rentabilidad. Los gastos no operativos son gastos indirectamente relacionados con las operaciones y son el resultado de actividades de financiamiento o inversión. como pagos de intereses sobre préstamos.

Los gastos operativos (y no operativos) pueden ser fijos, sin verse afectados por cambios en el volumen de producción o la prestación de servicios, o variables, lo que significa que fluctúan en proporción a los cambios en el volumen o la entrega. El alquiler y los salarios son ejemplos de gastos operativos fijos, mientras que las comisiones por combustible y ventas son ejemplos de gastos operativos variables.

Gastos operativos vs. COGS

Los gastos operativos son diferentes al costo de los bienes vendidos (COGS), que son los gastos directos que paga una empresa para comprar o fabricar sus productos. Los COGS pueden ser difíciles de calcular según la complejidad del negocio y lo que vende. En los términos más simples, Los COGS incluyen el inventario inicial más las compras de inventario menos el inventario final. La fórmula incluye factorizar el costo de compra de los artículos, costos de flete entrante, costos de fabricación (incluida la mano de obra), Costos de modificación y empaque.

Gastos de capital frente a gastos operativos

A diferencia de los COGS y los gastos operativos, los gastos de capital no aparecen en el estado de resultados de la empresa. Gastos de capital, o CapEx, son gastos únicos de activos tangibles o no tangibles que se reflejan en el balance general de la empresa. Estos activos suelen tener una vida útil de un año o más y aportan valor a la empresa a más largo plazo.

Si bien los gastos de capital son deducibles, la deducción se produce durante un período de tiempo, en lugar de inmediatamente. La depreciación y amortización son los procesos mediante los cuales se toman esas deducciones. Nota:En algunos casos, para determinadas categorías de activos, Se permite una depreciación del 100% el primer año.

Conclusiones clave

• Toda organización tiene gastos operativos que vienen con el funcionamiento de un negocio y permiten vender bienes o servicios.
• La recopilación de estos costos ayuda a las organizaciones a medir la rentabilidad y las cifras relacionadas, como margen de beneficio operativo.
• Al vigilar de cerca los gastos operativos, Los equipos de finanzas pueden identificar valores atípicos y tendencias que podrían revelar oportunidades para reducir gastos sin sacrificar la calidad del producto o servicio.
• El software de contabilidad facilita mucho el cálculo y el seguimiento de los gastos operativos y las métricas relacionadas.

Gastos operativos explicados

Tener una imagen clara de los gastos operativos, Los costos de ventas y los gastos no operativos son cruciales para determinar si su negocio es rentable. No existe una regla estricta sobre el porcentaje ideal de los costos operativos en relación con los ingresos. Diferirá según el modelo de negocio, industria y madurez de la empresa. Pero como regla general, mantener los costos operativos bajo control y vender más de sus productos o servicios crea más flujo de efectivo libre para el negocio, Lo que es algo bueno.

¿Qué son las actividades operativas?

Los gastos operativos son el resultado de las actividades operativas de una empresa, o actividades directamente relacionadas con la venta de productos o servicios a los clientes. Viajes de empleados, Las campañas de marketing y la reparación de equipos clave son ejemplos de actividades operativas.

En el estado de flujo de efectivo, El flujo de efectivo operativo mide el efectivo que entra y sale del negocio de estas actividades operativas. El efectivo entra por ejemplo, de la venta de bienes o servicios, y flujos de efectivo para pagar a los empleados. Otras clasificaciones en el estado de flujo de efectivo, como actividades de inversión y financiación, se consideran gastos no operativos.

Importancia de los gastos operativos

Los gastos operativos son necesarios para administrar un negocio. Pero si los gastos operativos superan los ingresos totales de la empresa, la empresa no obtendrá ningún beneficio. Con eso en mente, costos asociados con las personas, energía, el transporte y los viajes son cuatro tipos de gastos operativos que las empresas pueden examinar en busca de oportunidades de ahorro de costos cuando tienen una visión clara de estos gastos.

Cómo calcular los gastos operativos

Los gastos operativos variarán de una organización a otra. Algunas empresas tienen costos de los que otras no tienen que preocuparse. Teniendo eso en cuenta, aquí hay una fórmula general para calcular los gastos operativos:

Los gastos de explotación =Nómina / Salarios + Comisiones de ventas + Costos de marketing / publicidad + Alquiler + Servicios públicos + Seguro + Impuestos

Las empresas pueden utilizar sus gastos operativos, COGS y gastos no operativos para medir las ganancias. Comience con esta fórmula simple de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU.:

Ventas:costo de los bienes vendidos =Beneficio bruto - Gastos generales =Beneficio neto

Si bien esa fórmula es bastante sencilla, no siempre es inmediatamente obvio si, por ejemplo, un costo relacionado con el transporte debe incluirse en el COGS o los gastos operativos.

COGS para un fabricante, por ejemplo, incluye todos los costos asociados con la compra de materiales, costos de flete para llevar esos suministros a su almacén o planta, gastos para fabricar el producto, Costos de modificación y empaque. Ese número se resta del inventario final para llegar al COGS. (Tenga en cuenta que los estándares de contabilidad IFRS y U.S. GAAP usan diferentes métodos para obtener COGS).

El siguiente paso es restar COGS de las ventas para obtener la ganancia bruta. Aquí es donde entran en juego los gastos operativos. Una vez que una empresa resta los gastos operativos de la ganancia bruta, tiene su beneficio neto.

Ejemplo de gastos operativos

En un ejemplo simple de este cálculo, tome la heladería Dig Dog Ice Cream.

Dig Dog vende $ 200, 000 por valor de helado al año. El COGS incluye los conos, envoltorios de helados y papel menos todos los suministros que no se usaron, por valor de $ 75, 000. Los gastos operativos incluyen $ 2, 000 en servicios públicos, $ 10, 000 en alquiler, $ 40, 000 en sueldos, $ 1, 000 depreciación del congelador y $ 2, 000 para seguros comerciales. No hay costos no operativos. Eso haría que su ganancia neta fuera de $ 70, 000. (Vea el cálculo a continuación).

$ 200, 000 - $ 75, 000 (COGS) = $ 125, 000 (beneficio bruto) - $ 55, 000 (gastos generales) = $ 70, 000 (beneficio neto)

Gastos operativos en un estado de resultados

A continuación se muestra una plantilla de declaración de ingresos proporcionada por la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. Con una lista detallada de muchos gastos operativos comunes. (Consulte la sección resaltada).

Este formulario automatizado está disponible como complemento del Kit de herramientas para propietarios de negocios de CCH

[El nombre de tu compañía]
Estado de resultados
Para el año que terminó [MM, DD, AAAA] Ingresos: Ventas brutas $ 0.00 Menos:devoluciones de ventas y descuentos $ 0.00 Las ventas netas 0,00 $ Costo de los bienes vendidos: Inventario inicial $ 0.00 Agregar:Compras $ 0.00 Flete $ 0.00 Mano de obra directa $ 0.00 Gastos indirectos $ 0.00 $ 0.00 Menos:Inventario final $ 0.00 Costo de los bienes vendidos 0,00 $ Ganancia (pérdida) bruta 0,00 $ Gastos: Publicidad $ 0.00 Amortización $ 0.00 Deudas incobrables $ 0.00 Cargos bancarios $ 0.00 Contribuciones caritativas $ 0.00 Comisiones $ 0.00 Trabajo por contrato $ 0.00 Tarifas de tarjeta de crédito $ 0.00 Gastos de envío $ 0.00 Depreciación $ 0.00 Cuotas y suscripciones $ 0,00 Seguro $ 0,00 Intereses $ 0,00 Mantenimiento $ 0.00 Varios $ 0.00 Gastos de oficina $ 0.00 Suministros operativos $ 0.00 Impuestos sobre la nómina $ 0.00 Permisos y licencias $ 0.00 Franqueo $ 0.00 Honorarios profesionales $ 0.00 Impuestos a la propiedad $ 0.00 Alquiler $ 0.00 Reparaciones $ 0.00 Teléfono $ 0.00 Viajes $ 0.00 Servicios públicos $ 0.00 Gastos del vehículo $ 0.00 Salarios 0,00 $ Gastos totales 0,00 $ El margen de explotación 0,00 $ Otros ingresos:(gastos no operativos) Ganancia (pérdida) en la venta de activos $ 0.00 Ingresos por intereses $ 0.00 Total de otros ingresos 0,00 $ Utilidad (pérdida) neta 0,00 $

Cómo utilizar los gastos operativos

Conocer el monto total de los gastos operativos ayuda a la empresa a calcular no solo las ganancias, sino también otra cifra valiosa:los ingresos operativos, también conocido como ganancias antes de intereses e impuestos (EBIT). La forma en que los ingresos operativos cambian con el tiempo ayudará a la empresa y a los posibles inversores a determinar si se trata de una operación eficiente.

Ingresos operativos = Beneficio bruto - Gastos operativos

Una vez que una empresa conoce sus gastos operativos, Puede usar fórmulas más complejas que brindan información sobre la rentabilidad general, como el margen de beneficio operativo.

Margen de beneficio operativo = EBIT / Ingresos por ventas x 100

Cuanto mayor sea el porcentaje del margen de beneficio operativo, cuanto más rentable sea el negocio.

Y lo que es más, aumentar las ventas sin un aumento significativo de los costos operativos es crucial para aumentar las ganancias. Por lo tanto, un conocimiento de los gastos operativos es útil, ya que los equipos de finanzas pueden profundizar en las partidas de gastos para ver valores atípicos y tendencias, y luego buscar formas de controlarlos.

Cómo reducir los costos operativos

La investigación sugiere que una disminución del 1% en los gastos operativos puede aumentar la rentabilidad hasta 10 veces más que un aumento correspondiente en los ingresos. por Capgemini. Con una visión clara de los costos operativos, puede identificar áreas que parecen demasiado costosas, luego, divídalos y examínelos para encontrar oportunidades de ahorro de costos.

A continuación, se muestran algunas formas habituales de reducir los gastos operativos:

• Revise las facturas de servicios públicos:¿han aumentado con el tiempo? Busque inversiones energéticamente eficientes, como luces con sensor de movimiento o actualizaciones de HVAC.
• Evaluar opciones para proveedores de seguros, Internet y cable. Vea si otro proveedor ofrece un precio más competitivo.

Cómo ayuda el software de contabilidad a calcular los gastos operativos

Para automatizar el proceso de seguimiento, registrar y clasificar los gastos, la mayoría de las empresas recurren al software de contabilidad. El primer paso en la lista de la Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU. "Diez pasos básicos de contabilidad" es comprar un software de contabilidad. Se adelanta a la apertura de una cuenta corriente comercial separada, conciliar esa cuenta e incluso realizar un seguimiento de las ventas.

El software de gestión contable y financiera es fundamental para controlar los ingresos y los gastos, generar informes financieros y rastrear otras métricas que aseguren la salud financiera de la empresa. La automatización reduce los errores derivados de la entrada manual de datos y hace que un proceso que requiere mucho tiempo sea mucho más eficiente.

Sobre todo, Dicho sistema ayudará a una empresa a generar informes y estados financieros precisos que cumplan con los estándares de contabilidad US GAAP e IFRS.