¿Qué son los gastos de capital (CapEx) y por qué son importantes?

En contabilidad, un elemento de capital es cualquier activo, desde inmuebles hasta mobiliario de oficina y vehículos de empresa, que se contabiliza en el balance y se deprecia durante un período de tiempo determinado.

Pero eso es solo una parte de la historia. Supongamos que es un panadero comercial y necesita llevar sus productos a los clientes de restaurantes. Gastas $ 50 000 en una furgoneta de reparto, arrendar ese mismo vehículo por $ 350 por mes o contratar un servicio de entrega por contrato por una tarifa semanal variable basada en el millaje?

El objetivo es atender a los clientes de forma eficaz, use el efectivo disponible de manera inteligente y avance los objetivos comerciales a corto y largo plazo. Las empresas que logran hacer las tres cosas de manera efectiva tienden a hacer un buen trabajo al rastrear cuánto están invirtiendo en capital en comparación con los costos operativos y determinar qué inversiones de CapEx generaron ganancias y cuáles surgieron como pérdidas financieras.

¿Qué son los gastos de capital (CapEx)?

Los gastos de capital son fondos que se utilizan para comprar, mantener o actualizar activos, como edificios, equipo, infraestructura, hardware informático y otros bienes materiales. También conocido como "CapEx, "Estos desembolsos a menudo se utilizan para adquirir y mantener en buen estado de funcionamiento los medios de producción y distribución de los bienes y servicios de la organización.

Las reglas GAAP para CapEx establecen que, generalmente, la prueba es si un artículo tiene una vida útil de más de un año. Estos activos suelen ser físicos y no consumibles y permanecen en el balance durante varios períodos contables.

Ejemplos de CapEx incluyen la compra de vehículos comerciales, edificios muebles, tierra, maquinaria, equipo de computadora, incluso patentes y licencias que podrían revenderse.

Tipos de gastos de capital

Los gastos de capital incluyen los gastos para fomentar un aumento en la crecimiento futuro y gastos de mantenimiento presente en funcionamiento niveles.

Estos gastos pueden ser tangibles e intangibles. Sin embargo, los montos gastados en la realización de operaciones normales y continuas o mantenimiento no deben capitalizarse. Por lo tanto, estos no son gastos del período en un estado de resultados en el momento en que se incurren.

Gastos de capital frente a gastos operativos frente a gastos de ingresos

Digamos que un chef decide abrir un restaurante y compra un edificio que anteriormente albergaba oficinas. El costo de la propiedad inmobiliaria, renovaciones necesarias para adecuar el espacio a un restaurante, enseres y muebles, el equipo de cocina y las computadoras son gastos de capital, capaz de depreciarse durante distintos períodos de tiempo.

Salarios del servidor, alimentos y una suscripción a software de contabilidad se consideran gastos operativos, mientras que una tarifa trimestral para que un técnico de servicio mantenga un sistema de refrigeración sin cita previa en buen estado de funcionamiento es un gasto de ingresos, ya que se refiere a los costos de mantener un elemento de capital en condiciones de contribuir a la generación de ingresos.

Gastos de capital Gastos operativos Gasto corriente Objetivo Activos destinados a beneficiar a la empresa durante más de un año Costos para ejecutar las operaciones diarias Costos para generar ingresos y mantener los activos generadores de ingresos Catalogado como Equipo o propiedad Costo operativo Costo operativo Cuando se contabiliza Depreciado durante la vida útil del activo (en años) Mes o año actual Mes o año actual

¿Qué son los gastos operativos (OpEx)?

Los gastos operativos son costos continuos (gastos ordinarios y necesarios) para las operaciones diarias requeridas para operar el negocio. Estos pueden incluir utilidades, alquilar, salarios, Impuestos de propiedad, contribuciones a planes de pensiones y viajes de negocios, por nombrar algunos.

¿Qué son los gastos de ingresos?

Los gastos de ingresos son gastos a más corto plazo que se realizan para la generación de ingresos. El costo de los bienes vendidos (COGS), también conocido como costo de ventas o costo de servicios, es cuánto cuesta producir sus productos o servicios. Los COGS incluyen los gastos de material directo y mano de obra directa que se destinan a la producción de cada bien o servicio que se vende.

Diferencias clave entre CapEx, Gastos de gastos operativos y de ingresos

Los gastos de capital son para inversiones destinadas a ser utilizadas durante un período prolongado superior a un año. Estas compras permanecen en una hoja de activos durante varios períodos contables. Las empresas tienden a preparar un presupuesto de gastos de capital por separado para reflejar los costos recuperados mediante la depreciación.

Por ejemplo, nuestro restaurador podría depreciar el costo de los sistemas informáticos, mesas, sillas y artefactos de iluminación durante la vida útil de estos activos, que puede ser de cinco a siete años.

A diferencia de, Los gastos operativos y de ingresos son gastos necesarios para operar un negocio. Constituyen la mayor parte de los costos continuos de una organización. Las compras de OpEx se utilizarán en el período contable en el que se incurren.

Los gastos operativos del restaurante pueden incluir el costo de las suscripciones a los sistemas de punto de venta, comida, productos de papel y bebidas.

Nuestro chef tiene contratistas que vienen periódicamente para limpiar las trampas de grasa y verificar los niveles de refrigerante en los vestíbulos. Estos son gastos de ingresos recurrentes.

Fórmula y cálculo de CapEx

Las compras de CapEx realizadas en el año en curso normalmente se presentan en el estado de flujo de efectivo de la empresa. El monto acumulado de CapEX y la depreciación acumulada asociada normalmente se muestra en el balance general de la empresa, y restar la depreciación acumulada de las compras de CapEx acumuladas da como resultado el monto neto de CapEx o Activos Fijos en cualquier momento. El monto depreciado cada año se contabiliza en el estado de resultados de la empresa.

Cómo calcular los gastos de capital

El cálculo de los gastos de capital incluye la ubicación de la propiedad del período actual y anterior, planta y equipo (PP&E) en el balance y la amortización y depreciación en el estado de resultados; todo lo que necesita hacer es mirar los estados financieros para obtener esta información tal como está, en efecto, qué hacen los estados financieros.

Para obtener el valor neto contable de los activos fijos, basta con mirar el balance general que muestra los activos fijos totales menos la depreciación acumulada para llegar a los activos fijos netos o al valor contable neto. El estado de resultados mostraría el gasto de depreciación reconocido para el año.

La fórmula para valorar un gasto de capital es la siguiente:

CapEx =PP&E (actual) - PP&E (anterior) + depreciación

Ejemplo de CapEx

En 2019, el proveedor de ropa que proporciona uniformes a nuestro restaurante compró nuevas computadoras y amplió sus instalaciones para aumentar los ingresos.

Después de mirar el balance y el estado de resultados, la información necesaria para calcular el CapEx para ese año es la siguiente:

• PP&E a principios de 2019:$ 30, 000
• PP&E al final de 2019:$ 40, 000
• Depreciación:$ 10, 000

Tomando los valores anteriores, comience restando el valor de PP&E inicial ($ 30, 000) del valor final ($ 40, 000). Esto equivale a $ 10, 000 cambio en PP&E. Luego, agregar la depreciación ($ 10, 000), que resulta en $ 20, 000 gastos de capital.

¿Qué le dice CapEx sobre su negocio?

Su estrategia de CapEx revela cuánto está invirtiendo su empresa en activos fijos nuevos y existentes para aumentar o mantener los ingresos. Imagen más grande, también indica con qué precisión y confianza los líderes creen que pueden predecir la demanda futura utilizando principios de planificación de escenarios y ponderación de los costos de oportunidad frente a los beneficios de la propiedad.

El aumento de los ingresos y la rentabilidad está vinculado a una inversión de capital estratégicamente sólida.

Por ejemplo, digamos que nuestro restaurador adquirió en 2019 un edificio adyacente y tuvo la opción de comprar más muebles para equipar el espacio como un comedor extendido o expandir la cocina con equipos especiales para lanzar una comida para llevar, negocio de catering y comidas empaquetadas. El camino que eligió nuestro chef es muy importante en 2020.

Además, Tomar decisiones inteligentes sobre si gastar en CapEx u OpEx revela la efectividad del equipo financiero de una organización al hacer el mejor uso de los fondos que generarán el mayor retorno de la inversión.

Uso de gastos de capital en su contabilidad

Los gastos de capital son desembolsos en efectivo para un período contable específico, por lo que se registran en un estado de flujo de efectivo, que se encuentra en actividades de inversión. También se registran en el balance general en la sección PP&E como activos.

Importancia de los gastos de capital en los negocios

Como se discutio, Los gastos de capital inteligentes ayudan a que las empresas crezcan. Desde una perspectiva de planificación financiera a largo plazo, El análisis de CapEx ayuda a los líderes a comprender si un activo ofrece una tasa de rendimiento atractiva. De esa manera, las empresas pueden equilibrar el mantenimiento de los equipos y las propiedades existentes con tener suficiente capital para invertir en el crecimiento.

Otras consideraciones importantes incluyen:

• Costos iniciales: Dependiendo de la industria, Los gastos de capital son generalmente más costosos que adquirir el uso del mismo activo sobre una base operativa. Piense en comprar un vehículo de flota en lugar de alquilar o firmar un contrato de servicio de entrega. Es fundamental comprender los beneficios a largo plazo de poseer un activo.
• Irreversibilidad: Lo más probable es que una empresa incurra en pérdidas al deshacer un gasto de capital. Eso se debe a que el mercado de bienes de capital tiende a ser deficiente, lo que significa que los activos adquiridos probablemente sean utilizados mejor por la propia empresa.
• Depreciación: Una vez que un activo se pone en uso, comienza la depreciación y puede conducir a una disminución en las cuentas de activos de una organización.

Desafíos de CapEx

Las decisiones en torno a los gastos de capital a menudo pueden ser un desafío. También son cruciales para el bienestar de una empresa.

Los tres principales desafíos de la planificación de CapEx son:

• Impredecibilidad: Cuando se trata de invertir en activos de capital, las predicciones no están garantizadas simplemente porque nadie puede ver el futuro. Aunque las empresas pueden y deben utilizar los principios de gestión de riesgos y seguros para predecir y compensar la posibilidad de pérdidas potenciales relacionadas con los activos de capital, es imposible erradicar la incertidumbre.
• Problemas de medición: Algunos resultados de los gastos de capital, como elevar la moral de los empleados, son intangibles y, por lo tanto, no se incluirán en un balance general. Y, Puede resultar complicado medir todos los costos relacionados. Tomemos el ejemplo de la camioneta de reparto:el salario de un conductor es OpEx, y ese gasto debe considerarse junto con el combustible, seguros y otros costos para decidir si comprar es mejor que contratar a un contratista.
• Propagar: Los beneficios relacionados con los gastos de capital generalmente se extienden durante un período más largo y pueden generar problemas a la hora de establecer la equivalencia y la estimación de la tasa de descuento. Simplemente, el efectivo invertido en bienes de capital ya no está disponible para oportunidades potencialmente más ventajosas.

Mejores prácticas de inversiones de capital para empresas

Una buena gestión de proyectos y una planificación eficaz son necesarias para equilibrar eficazmente la conservación de efectivo frente a la inversión para el crecimiento. Además de una previsión y una planificación de escenarios efectivas, aquí hay cinco mejores prácticas:

• Defina cómo se ve el éxito. Sea claro acerca de los plazos realistas para obtener un retorno de las inversiones de CapEx, el alcance del proyecto y los recursos operativos necesarios para obtener todos los beneficios. ¿Cómo se clasifica este plan en términos de prioridades con otras oportunidades de inversión? ¿Cuál es el fundamento empresarial del proyecto de capital?
• Crea líneas claras de comunicación. En empresas más grandes, varios departamentos pueden estar involucrados en proyectos de capital. ¿Cómo recopilará información crítica en un tablero y se asegurará de que todos estén en sintonía con respecto a los resultados comerciales esperados y la realización del valor esperado para la empresa?
• Emplee una plantilla de caso de negocio estandarizada para posibles proyectos de capital: Cada propuesta de inversión debe ir acompañada de un análisis exhaustivo que explique su mérito. Un caso de negocio debe identificar las fuentes de valor mediante la inclusión de una justificación detallada y una explicación de las alternativas, junto con un cálculo del rendimiento esperado o beneficio cualitativo, momento, contexto y riesgo.
• Mira las opciones de financiamiento. Decidir si comprar un activo de capital con fondos existentes o mediante un préstamo requiere un análisis financiero en torno a las tasas de interés, deuda contraída y cuánto tiempo se deprecia el activo en cuestión.
• Incluya "qué pasaría si" en caso de que las circunstancias cambien. ¿Es este un tipo de gasto "imprescindible"? como comprar un edificio que el propietario indica que, de lo contrario, necesitará desalojar? ¿O se trata más de crecimiento o de una nueva línea de negocio? ¿Puede reducir y aún lograr la mayoría de los objetivos? Esa determinación ayudará a informar si la organización puede decidir desconectarse y asumir una pérdida en un proyecto si la realidad del mercado y / o la salud fiscal de la empresa cambian.
• El software de contabilidad puede ayudar a su empresa a optimizar los gastos de capital. El uso de software de contabilidad confiable para administrar los gastos de capital ayuda a reducir el riesgo de error. Por ejemplo, perderse las deducciones por depreciación puede ser costoso, al igual que desencadenar una auditoría del IRS.