¿Qué es una contingencia?

Una contingencia es la posibilidad de que un evento futuro pueda causar un impacto negativo en una organización o persona. Es una condición o un evento futuro probable que ocurre por casualidad, deliberadamente o no. Además, su ocurrencia y los efectos resultantes requerirán la implementación de medidas especiales o extraordinarias.

Ejemplos de contingencias

En gestión empresarial y de proyectos, La contingencia a menudo se describe como una cobertura (financiera o de otro tipo) que aísla a una entidad comercial o no comercial en el caso de un suceso imprevisto o incierto. Por eso, el gasto en que se incurre cuando esa contingencia imprevista realmente ocurre se convierte en un evento que ocurre por casualidad.

La planificación para contingencias se vuelve clave independientemente de no conocer la naturaleza o el alcance de la contingencia. Se requiere un análisis que implique pronósticos a futuro para medir la naturaleza y el alcance de las posibles contingencias. El análisis debe cubrir los posibles remedios o medidas de protección a implementar de antemano para evitar o mitigar los efectos negativos de la contingencia.

En una organización, el análisis se conoce como plan de contingencia. Su único propósito es proporcionar una red de seguridad o un seguro que permita a una organización sobrevivir a los efectos potencialmente negativos con el menor daño (o costo) posible. Los planes de contingencia en las empresas a menudo se conocen como planes de continuidad empresarial.

Cómo funciona

La planificación es crucial para contingencias, especialmente en los negocios. La planificación de contingencias normalmente implica la asignación de efectivo o reservas de capital por parte de una empresa para hacer frente a imprevistos. Se reduce a la capacidad de resistir las perturbaciones derivadas de la ocurrencia de un evento inesperado mediante el acceso a la liquidez Liquidez En los mercados financieros, La liquidez se refiere a la rapidez con la que se puede vender una inversión sin afectar negativamente su precio. Cuanto más líquida es una inversión, cuanto más rápido se pueda vender (y viceversa), y más fácil es venderlo por su valor razonable. En igualdad de condiciones, los activos más líquidos se negocian con una prima y los activos ilíquidos se negocian con un descuento. para compensar los impactos financieros negativos, como un período sostenido de bajas ventas y aumento de costos. Tres métodos comunes utilizados para mitigar contingencias incluyen:

1. Líneas de crédito

Los planes de contingencia tácticos implicarán el establecimiento de líneas de crédito cuando el negocio aún esté sano para garantizar que el crédito sea convenientemente accesible en momentos de necesidad, es decir, cuando ocurran eventos negativos.

2. Seguro

Una empresa u organización también puede contratar una póliza de seguro contra la ocurrencia de tales contingencias. Una póliza de seguro cubrirá las pérdidas incurridas durante y después de la ocurrencia de un evento negativo.

3. Captación de capital y retención de ingresos

Aunque el método anterior normalmente se refiere a los bancos, otras empresas y organizaciones también pueden crear reservas de capital mediante la retención de ingresos y la obtención de nuevo capital. Fortalecerá los balances para absorber los efectos negativos de las contingencias. Los bancos normalmente adoptan niveles mínimos de capital requeridos en función de sus activos ponderados por riesgo Activos ponderados por riesgo Los activos ponderados por riesgo es un término bancario que se refiere a un sistema de clasificación de activos que se utiliza para determinar el capital mínimo que los bancos deben mantener como reserva para reducir. el riesgo de insolvencia. Mantener una cantidad mínima de capital ayuda a mitigar los riesgos.

Planificación de contingencias

Un plan de contingencia es un plan generado por la gerencia para ayudar a una organización a lidiar con la ocurrencia de eventos negativos imprevistos. Es una herramienta de control preventivo diseñada para mitigar el daño financiero o de reputación de una organización debido a circunstancias inesperadas.

El principal objetivo del plan de contingencia es garantizar la continuidad del negocio durante y después de un evento catastrófico. Por eso, el plan ayuda a las organizaciones a recuperarse de los efectos de los principales riesgos que amenazan su supervivencia. También debería poder frustrar cualquier publicidad negativa que pueda surgir como resultado.

Un plan de contingencia asegura que una organización pueda reaccionar proactivamente ante eventos inesperados para limitar la hemorragia en ingresos y ganancias. También se conoce como Plan B, plan de respaldo, plan de negocios continuo, o plan de recuperación ante desastres. A continuación se destaca una plantilla que describe el proceso de planificación de contingencias:

Pasos para crear un plan de contingencia

Un plan de contingencia eficaz debe estar bien investigado y mejorado con la colaboración de los empleados y las partes interesadas. Los pasos a seguir se indican a continuación:

1. Cree una política de contingencia

Se debe crear una declaración de política de contingencia para comunicar pautas claras a seguir al manejar eventos de desastre. La declaración debe comunicarse a todos los empleados relevantes para optimizar la calidad de la respuesta.

2. Identificar recursos

Se debe preparar de antemano un inventario de los recursos que posee la organización y aquellos a los que puede acceder. Son recursos que ayudan a mitigar los efectos de un desastre o eventualidad negativa.

3. Identificar los riesgos clave

La identificación de los riesgos clave que pueden afectar a la organización es un paso crucial. Debe ser un proceso de colaboración mediante la participación de los jefes de departamento e incluso de consultores externos.

También se puede emplear un análisis de impacto comercial (BIA) para determinar la probabilidad de que ocurra un evento en particular y su impacto potencial en los procesos comerciales críticos. Un BIA también ayuda en la identificación de riesgos futuros y sus prioridades.

4. Priorizar el impacto del riesgo

Una vez identificados todos los riesgos, el siguiente paso es priorizarlos en función de la probable gravedad de su impacto en la organización. Un parámetro de priorización de seguimiento es la probabilidad de ocurrencia.

5. Redactar un plan de emergencia.

La existencia de diferentes riesgos que amenazan a la organización requiere diferentes planes. Como se indicó anteriormente, La priorización de riesgos de acuerdo con el impacto potencial es clave. El plan de contingencia debe proporcionar múltiples escenarios para cubrir una gama más amplia de riesgos y circunstancias.

También se debe hacer hincapié en la minimización de pérdidas. El plan de contingencia debe delinear claramente las acciones a tomar antes y después de que se materialicen los eventos y asegurar la reanudación de las operaciones normales. Las responsabilidades de cada empleado, incluyendo sus puntos de acción y cronogramas, debe estar bien articulado.

Las estrategias para crear una reserva líquida de contingencia para absorber pérdidas potenciales deben establecerse durante la fase de planificación. Incluyen la creación de una línea de crédito o la recaudación de fondos en el ínterin que se establecerán como reservas de contingencia para eventos inesperados.

También es fundamental adquirir una cobertura de seguro, que será útil si se incurre en pérdidas. Sin embargo, Las pólizas de seguro requerirán primas por adelantado o periódicas que necesitan una provisión presupuestada adecuada en el plan de contingencia.

6. Comparte el plan

El plan de contingencia debe compartirse entre todos los empleados y partes interesadas relevantes. Garantizará una respuesta optimizada de todas las personas interesadas cuando llegue el momento.

7. Pruebe el plan

Un paso importante en la planificación de contingencias es la prueba del plan para medir su efectividad. Se deben realizar simulacros y simulacros para probar la respuesta y el tiempo de ejecución y prepararán al personal para lo real antes de que suceda.

Las pruebas pueden revelar debilidades o vulnerabilidades en el plan e indicar dónde necesita mejoras. Se puede descubrir que se necesitan recursos adicionales o capacitación adicional del personal. La solución de estas debilidades aumentará la eficacia del plan y la preparación organizativa.

8. Revisar y actualizar el plan.

El plan puede volverse menos efectivo o ineficaz con el tiempo debido a cambios en el panorama ambiental y la tecnología. Por eso, es primordial revisar, actualizar y mantener el plan de contingencia de vez en cuando según sea necesario.

Posibles acciones para mitigar los riesgos de contingencia

Contingencias en la gestión de proyectos

En la gestión de proyectos, las contingencias normalmente se refieren al costo, es decir, fondos reservados en reserva para hacer frente a eventos inesperados. Sin embargo, también se refieren a otros aspectos del proyecto, como la escasez de recursos y el cumplimiento de los plazos. Se deben preparar planes de contingencia para todos los riesgos mencionados en las secciones anteriores.

Es aconsejable que los gerentes de proyecto no revelen que tienen reservas para contingencias a otros miembros del equipo del proyecto. Es porque la divulgación puede resultar en un efecto opuesto donde las reservas para contingencias se verán como una licencia para exceder las asignaciones presupuestarias.

Las contingencias del proyecto generalmente se expresan en términos porcentuales. Las etapas iniciales del proyecto son típicamente las más riesgosas y se aplican porcentajes más altos de contingencias. Sin embargo, a medida que avanza el proyecto, Los porcentajes de contingencias se reducen gradualmente ya que habrá menos incógnitas y una dirección más clara del proyecto.

Reducir una contingencia durante un proyecto generalmente implica los siguientes problemas:

• En la etapa de planificación, Las estimaciones de costos totales deben incluir una prima adicional, p. ej. 10% de contingencia.
• Aproximadamente del 5% al ​​10% del valor del contrato se puede incluir como contingencia en el plan de costos.
• El propietario del proyecto a menudo retiene un cierto porcentaje del monto adeudado al contratista. Se llama retención (normalmente 5%). La retención se toma como un seguro para asegurarse de que el contratista ejecute el proyecto según los términos y condiciones del contrato.

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