Cómo crear y enviar un documento de aviso de pago

Las notas de aviso de pago se emiten para confirmar los pagos de las facturas. Aunque hoy en día son menos comunes, pueden mejorar el seguimiento financiero y ofrecer tranquilidad a sus proveedores.

Hacer un seguimiento de los pagos y facturas en línea se puede hacer mucho más fácilmente en la era digital actual. Aún así, siempre se agradece una mayor claridad. Al administrar la contabilidad de su empresa, es mucho más fácil hacer coincidir los pagos en línea con las facturas en función de los números de factura, las fechas de pago y los montos, aunque hacerlo puede ser tedioso.

Si bien el software de contabilidad ayuda a automatizar gran parte del proceso de facturación y gestión de pagos, proporcionar documentación adicional cuando se paga una factura puede brindar una mayor transparencia en ambos extremos. Ahí es donde el asesoramiento sobre remesas resulta útil, ya que facilita la conciliación de los pagos con las facturas.

Descripción general:¿Qué es el aviso de pago?

La remesa se refiere al dinero que se envía o emite a un proveedor, vendedor, contratista u otra empresa. El aviso de remesa es el comprobante de pago que una empresa envía a las cuentas por cobrar para informar a una empresa o individuo que se ha pagado una factura. Es similar a un recibo y puede ser extremadamente útil para que ambas partes organicen mejor los registros financieros.

Cuando una empresa o un individuo emite una factura, se puede programar automáticamente una nota de aviso de pago (también conocida como recibo de pago) para que se envíe una vez que se haya procesado el pago de la factura. Esto puede hacerse en forma de mensaje de correo electrónico o enviarse a través de un portal de pago o un software de procesamiento. Una nota de aviso de remesa también se denomina a veces factura de remesa, remesa de pago o aviso de remesa.

Dado que la mayoría de las facturas ahora se pagan en línea, normalmente no se requiere un documento de aviso de pago, ni tampoco se espera con frecuencia. De hecho, estas notas son cada vez menos frecuentes a medida que aumentan los métodos de pago digitales.

Sin embargo, hay algunas ventajas clave en la emisión de notas de aviso de pago, que incluyen:

• Facilitando la conciliación de pagos y facturas
• Confirmación del comprobante de pago
• Ofrecer una identificación más fácil si una empresa cuestiona el pago

Además, si trabaja con frecuencia con vendedores y proveedores en otros países, la emisión de documentos de aviso de pago puede ofrecer una capa adicional de responsabilidad al compilar sus documentos financieros para las revisiones de la empresa o la temporada de impuestos.

6 cosas para incluir en un documento de aviso de pago

Si decide emitir un documento de aviso de pago después de procesar el pago a un proveedor u otra entidad, querrá obtener información clave de su factura. Su factura tendrá información personal y detalles de pago, incluido cómo pagarlos, condiciones de pago (30 netos, pago al recibir, etc.) y detalles sobre el servicio realizado.

Estos son algunos de los campos estándar que querrá incluir al emitir notas de aviso de pago:

1. El nombre y la dirección de su empresa

Incluya esta información para asegurarse de que el destinatario del pago pueda identificar claramente de quién proviene el pago. Si el destinatario trabajó o suministró productos a una subsidiaria, querrá incluir esa información en el comprobante para mayor claridad.

2. Nombre y dirección del destinatario

A continuación, incluya el nombre y la dirección del destinatario, tal como se indica en la factura que le entregaron. También puede incluir su dirección de correo electrónico o número de teléfono si esa información está disponible.

3. Número de factura

Cuando el proveedor presentó una factura, habría proporcionado un número de factura. Asegúrese de incluirlo en este comprobante para facilitar la referencia.

4. Importe del pago

Es importante incluir la cantidad que se le paga al destinatario, incluidos los impuestos o gastos retenidos o bonificaciones. Si se completaron varios servicios, puede detallar los pagos para ofrecer aún más detalles.

5. Método de pago

Asegúrese de incluir cómo se pagó la factura (DCH, PayPal, Venmo, transferencia bancaria, cheque físico o método de pago alternativo). Esto permitirá que el destinatario comprenda cómo recibirá su dinero y ofrecerá una mayor transparencia para hacer coincidir los pagos con las facturas en el futuro.

6. Fecha de emisión

Por último, es posible que desee incluir la fecha en que se emitió el documento de aviso de pago y cuándo el cliente puede anticipar el pago de acuerdo con sus condiciones de pago.

Cómo crear y enviar un documento de aviso de pago

Ahora que sabe lo que se necesita para crear recibos de remesas, es posible que se pregunte cuál es la mejor manera de enviarlos. No existen reglas firmes con respecto a cómo se deben enviar las notas de aviso de pago; de hecho, no son un requisito legal en absoluto. Sin embargo, existen algunas prácticas comunes que puede seguir, según el método que elija para enviar documentos de aviso de pago.

Estas son las formas más comunes de enviar documentos de aviso de pago.

1. Correo físico

Antes de que los pagos comenzaran a transferirse a métodos digitales, los documentos de aviso de pago eran mucho más frecuentes. Se enviaban por correo a la dirección de la empresa o del contacto y, a veces, incluso venían con cheques físicos. Sin embargo, el envío digital de documentos de aviso de pago es mucho más común hoy en día.

2. Correo electrónico

El correo electrónico suele ser la forma más rápida y sencilla de enviar y recibir documentos de aviso de pago. Al hacer esto, es importante solicitar la dirección de correo electrónico de la entidad (o la de su departamento de contabilidad) por adelantado, en lugar de depender de una dirección de correo electrónico general de la empresa.

3. Otros métodos digitales

Muchas plataformas de contabilidad facilitan el envío y la recepción digital de avisos de remesas. Algunos software de contabilidad le permiten configurar la documentación de aviso de pago automáticamente, que luego se envía al destinatario correspondiente cuando se paga una factura (o se programa para pagar).

Cuando se crea el documento de aviso de pago, podría generar un correo electrónico, un mensaje de texto o una notificación en su software de cuentas por pagar para el destinatario.

Tenga en cuenta que el método que elija su empresa para enviar notas de aviso de pago probablemente variará según su tamaño, rentabilidad y cantidad de vendedores, proveedores y contratistas.

Por ejemplo, si es una empresa pequeña que paga principalmente a contratistas y proveedores mediante cheque físico, puede optar por enviar el documento de aviso de pago con el pago. Las empresas más grandes que ofrecen a los vendedores y proveedores acceso a su software de facturación o sistemas de cuentas por pagar probablemente optarán por enviar estos avisos dentro de la plataforma de software.

¿Cuáles son algunas alternativas al envío de avisos de pago?

Dado que muchas empresas ahora pagan a sus proveedores y vendedores en línea, los documentos de aviso de pago no son tan necesarios como lo eran antes. De hecho, muchas empresas optan por no enviar documentos de aviso de pago o alternativas en absoluto, sino que notan sus condiciones de pago por adelantado para que los destinatarios siempre sepan cuándo esperar los pagos.

En lugar de enviar una nota de aviso de pago, otras empresas pueden optar por enviar un correo electrónico que indique cuándo el destinatario puede esperar el pago o que confirme que se está procesando el pago. La mayoría de los programas de contabilidad se pueden configurar para enviar estas notas automáticamente.

Si bien son similares a los correos electrónicos de aviso de pago, estos correos electrónicos de confirmación de pago suelen contener menos información que las notas de aviso de admisión tradicionales. El software de contabilidad como Xero y Zoho Books puede enviar automáticamente correos electrónicos a los usuarios una vez que se envía una factura. Estos correos electrónicos contienen el estado de la factura, información de pago actualizada y enlaces para verificar el estado de una factura en particular.

Ahorre tiempo con las actualizaciones de procesamiento de pagos automatizados

Muchas empresas todavía emiten documentos de aviso de pago como un medio para ayudar a proporcionar un mejor seguimiento de los pagos de los proveedores, aunque no son obligatorios por ley. Sin embargo, dado que el seguimiento digital ofrece mucha más transparencia, las notas de aviso de pago se están volviendo mucho menos comunes.

Si elige enviar documentos de aviso de pago, puede hacerlo por correo postal, correo electrónico o mensajes automáticos generados por su software de contabilidad. Como alternativa, puede enviar notificaciones de procesamiento de pagos u ofrecer a los proveedores acceso a su sistema de administración de facturas para que puedan ver y rastrear fácilmente todos sus pagos de facturas.