Cómo monitorear y analizar variaciones de presupuesto

Las variaciones de presupuesto son comunes en el mundo empresarial. Descubra cómo puede aprender de sus variaciones para preparar un presupuesto más preciso para su pequeña empresa.

Una variación del presupuesto es la diferencia entre la cantidad presupuestada para ingresos y gastos y la cantidad real recibida o gastada. Las variaciones del presupuesto pueden ser favorables (más ingresos) o desfavorables (costos más altos).

Obtenga más información sobre las variaciones de presupuesto y cómo pueden ayudarlo a crear un presupuesto más preciso para su pequeña empresa.

Descripción general:¿Qué es una variación del presupuesto?

En los negocios, una variación del presupuesto es la diferencia entre los ingresos y los gastos que se han presupuestado y sus totales reales.

La mayoría de nosotros hemos tenido que lidiar con variaciones presupuestarias en una escala mucho menor. ¿Recuerda cuando presupuestó las reparaciones del automóvil en $ 500, pero cuando fue a recoger su automóvil, la factura había aumentado mágicamente a $ 850? Esa es una variación del presupuesto.

Los dueños de negocios se encuentran con el mismo problema en una escala mucho mayor. Se esperan algunas variaciones para cualquier presupuesto preparado, y las variaciones en sí mismas pueden ser favorables o desfavorables, según la variación en sí y la categoría de presupuesto en la que se encuentre.

Variaciones presupuestarias favorables frente a desfavorables:¿cuál es la diferencia?

Tener un presupuesto preciso es esencial para las empresas más pequeñas que tienen menos margen de error. Ya sea que esté preparando un pronóstico financiero o un presupuesto flexible, el objetivo de la preparación del presupuesto es estimar los ingresos y los gastos con la mayor precisión posible. Pero no importa qué tan bien preparado esté durante el proceso de elaboración del presupuesto, habrá variaciones.

Como cualquier otra cosa en la vida, el presupuesto tiene variaciones favorables y variaciones desfavorables. Una variación favorable es cuando sus productos despegan repentinamente y, en lugar de ganar los $40,000 en ingresos por ventas que presupuestó, gana $85,000.

Desafortunadamente, también hay variaciones desfavorables. Supongamos que presupuestó $1,000 por mes para el alquiler, pero el propietario vendió el edificio en el que se encontraba, por lo que tuvo que mudarse. La mudanza aumentó sus gastos presupuestados para el año, pero ahora también tiene que pagar $1,600 por mes de alquiler en lugar de los $1,000 que había presupuestado.

Pero no es suficiente simplemente saber la cantidad de la varianza. También es importante recordar que detrás de cada cálculo de variación de presupuesto hay una razón por la que existe esa variación.

5 razones por las que su empresa puede experimentar una variación de presupuesto

Hay muchas razones por las que los totales de su presupuesto pueden no coincidir con los totales reales. Los propietarios de nuevos negocios pueden tener dificultades para estimar los gastos cuando tienen poca información.

En otros casos, los presupuestos se elaboran apresuradamente, con poco tiempo de preparación involucrado, lo que puede dar como resultado totales de presupuesto inexactos y grandes variaciones. Si se pregunta por qué su presupuesto es tan impreciso, uno o más de los siguientes pueden ser el motivo:

1. No hay datos contra los que medir

Las proyecciones financieras para los nuevos dueños de negocios pueden ser impredecibles. Es difícil estimar los ingresos y los gastos del año cuando no tiene datos de referencia para medir. En el lado positivo, incluso si su presupuesto del primer año está muy lejos, sus variaciones deberían disminuir una vez que comience a preparar su presupuesto para su segundo año en el negocio.

2. Planificación inadecuada

La elaboración de un presupuesto es un proceso largo y metódico que solo produce resultados precisos si se ha llevado a cabo una planificación adecuada. Como propietario de un negocio, puede ser su inclinación preparar el presupuesto usted mismo, pero obtener la opinión del personal y de los jefes de departamento hará que su presupuesto sea más preciso y más útil.

3. Eventos inesperados

Los eventos inesperados pueden afectar seriamente su presupuesto. No mucha gente planea un desastre, pero sucede. Los incendios, las inundaciones, las recesiones y las pandemias también pueden afectar su presupuesto. Puedo garantizar que cuando las empresas estaban preparando sus presupuestos en 2019, nadie podría haber estado preparado para el impacto financiero que 2020 tendría en su negocio.

Si bien es difícil planificar eventos catastróficos, puede ser útil tener una reserva integrada en su presupuesto para ayudar a proteger su negocio, especialmente cuando ocurre uno de estos eventos únicos en la vida.

4. Ajustes de costos

Los ajustes de costos son una de las principales razones de las variaciones presupuestarias desfavorables. Dado que la mayoría de los presupuestos se preparan al final del año, cualquier notificación recibida de un vendedor o proveedor con respecto a un aumento de precio puede incluirse en su nuevo presupuesto.

Pero si su proveedor no le notifica sobre un aumento de precio pero luego aumenta los precios en marzo del año siguiente, tendrá que lidiar con una variación presupuestaria desfavorable. La mejor manera de evitar esto es incluir un aumento de precio automático en sus gastos presupuestados.

5. Cambiando las necesidades del cliente

Su negocio existe porque proporciona a sus clientes algo que necesitan o desean. Pero, ¿qué sucede cuando ya no necesitan ni desean lo que vendes?

Rachel es dueña de una cama y desayuno. Cuando presupuestó para 2020, fue conservadora y solo aumentó su nivel de clientes en un 10 %, lo que se justificó por un aumento en los esfuerzos de publicidad y marketing. Si bien su presupuesto fue bastante preciso durante los primeros dos meses de 2020, durante el resto del año, sus ingresos experimentaron una gran caída, lo que resultó en una variación presupuestaria desfavorable de más del 65 %.

Si bien Rachel no pudo predecir la pandemia de COVID-19, se enfrenta a una disminución creciente de los ingresos en el futuro previsible porque las necesidades de sus clientes cambiaron.

Las necesidades cambiantes de los clientes no suelen ser tan drásticas como hacer frente a una pandemia. Pero es importante reevaluar con frecuencia los productos y servicios que vende para asegurarse de que siguen satisfaciendo las necesidades de sus clientes.

Cómo monitorear y analizar las variaciones del presupuesto

Es fácil monitorear las variaciones del presupuesto. Cualquier aplicación de software de contabilidad que incluya incluso presupuestos básicos podrá proporcionarle un presupuesto frente a un informe real. Si las variaciones son numerosas, también puede ser útil crear un presupuesto revisado para el saldo de su año fiscal.

Ejecutar un informe de presupuesto real con regularidad

Mantenerse actualizado sobre las variaciones del presupuesto puede ayudarlo a detectar posibles tendencias, así como posibles puntos problemáticos. Si solo ejecuta este informe una vez al año, está perdiendo la oportunidad de ser proactivo con respecto a las variaciones porque es mejor investigarlas a medida que ocurren en lugar de al final del año. Asegúrese de que su informe muestre variaciones positivas y negativas tanto en un monto en dólares como en un porcentaje.

Investigue el "por qué" detrás de la variación

Si no alcanzó los ingresos presupuestados, debe preguntarse por qué. Si sus gastos son el doble de lo que presupuestó, necesita encontrar el motivo de la variación. Se supone que su presupuesto inicial se preparó utilizando cifras de referencia precisas y que los ingresos se estimaron en función del rendimiento anterior. Si eso es cierto, depende de usted encontrar la causa detrás de la variación.

Considere ajustar su presupuesto

Ajustar los presupuestos a mitad de año es algo común, especialmente si encuentra que los ingresos y los gastos difieren significativamente de los totales presupuestados. Si la variación solo ocurrió una vez, probablemente no tenga que preocuparse por revisar su presupuesto, pero si parece ser un problema más permanente, es mejor hacer algunos cambios.

Cómo usar su análisis de variación de presupuesto para pronósticos futuros

Las variaciones de su presupuesto pueden proporcionar mucha información valiosa para preparar su próximo presupuesto. Mire dónde acertó y dónde sus variaciones fueron bastante altas, y dedique algún tiempo a analizar ambos resultados para ver qué había detrás de ellos.

Tenga en cuenta que una variación desfavorable que está fuera de su control requiere menos acción que una que simplemente no fue precisa. Por ejemplo, si su proveedor cierra repentinamente, el efecto dominó de ese acto puede causar estragos en su presupuesto, incluida una caída en los ingresos debido a pedidos atrasados ​​o un aumento en los costos debido al uso de un nuevo proveedor.

Con menos ingresos y mayores gastos, su presupuesto se verá seriamente afectado. En este punto, podría ser una buena idea crear un presupuesto revisado que refleje con precisión el aumento de los costos y la disminución de los ingresos.

Sin embargo, si sus variaciones son un problema que ocurre una sola vez, es mejor seguir controlando su presupuesto pero renunciar a las revisiones a menos que surjan otros problemas.

Las variaciones del presupuesto son clave para el rendimiento de la empresa

De una forma u otra, todos operamos con un presupuesto. Por ejemplo, si gana $ 30,000, probablemente no comprará una casa de un millón de dólares. El mismo principio se aplica a las empresas. Ninguna empresa que gane $30 000 en ingresos comprará una planta de fabricación por $2,1 millones. Por eso los presupuestos son tan importantes y por eso deben ser precisos.

Todos los días, las decisiones comerciales se toman en función del presupuesto de una empresa, y las repercusiones de actuar sobre números erróneos pueden ser fatales, particularmente para las pequeñas empresas con recursos limitados a los que recurrir. Por ejemplo, si se excede el presupuesto de un proyecto, podría terminar costándole miles de dólares.

Tómese el tiempo para crear un presupuesto basado en hechos y desempeño pasado, y resista la tentación de ser demasiado optimista (o pesimista) acerca de los números. Use esas variaciones de presupuesto para crear un presupuesto más preciso para el próximo año.