Cómo usar entradas inversas en la contabilidad de su empresa

Las entradas inversas niegan las entradas de diario registradas previamente. Le mostramos cómo utilizar los asientos de inversión para mantener los registros contables de su pequeña empresa de manera más eficiente.

La contabilidad es el estudio del pasado financiero de su empresa. Y, como hemos visto en muchas películas de Hollywood, suceden cosas malas cuando tratas de jugar con el pasado.

Es por eso que es un paso en falso contable eliminar transacciones en su software de contabilidad. Los dueños de negocios deben familiarizarse con las entradas inversas, que pueden borrar transacciones registradas previamente sin borrar ningún dato financiero.

Resumen:¿Qué son las entradas inversas?

Los dueños de negocios usan entradas inversas para neutralizar las entradas de diario preparadas en el período contable anterior. Los asientos de inversión se utilizan en la contabilidad de devengo, donde los ingresos y los gastos se registran cuando se ganan y se incurren, y no solo cuando se trata de efectivo.

Las empresas de base devengada, guiadas por el principio de casación, preparan asientos de ajuste para que los ingresos y gastos se reconozcan en el período adecuado. En el primer día del siguiente período contable, pueden preparar asientos de inversión que compensen los asientos de ajuste.

La preparación de entradas inversas es un paso intermedio opcional entre el registro de ingresos o gastos y la entrada o salida de efectivo de su empresa. Muchos dueños de negocios implementan entradas inversas para reducir la probabilidad de que se cuenten dos veces los ingresos y los gastos.

El asiento de inversión más común es para la nómina. Primero, registra una entrada de ajuste al final del mes para los salarios adeudados pero aún no pagados. Usted registra una entrada inversa el primer día del nuevo mes, despejando el camino para la entrada del diario de nómina el día de pago.

Sin la entrada inversa, corre el riesgo de registrar accidentalmente los gastos de nómina dos veces:una vez al final del primer mes y otra vez el día de pago.

Las empresas también utilizan entradas inversas para eliminar transacciones registradas erróneamente. Puede cometer errores de transposición y otros errores desaparecen con una entrada inversa. Los asientos de inversión son un tipo de asiento de diario, que es la forma en que las empresas registran las transacciones.

3 beneficios de usar entradas inversas

Las entradas inversas son opcionales, pero las recomiendo encarecidamente. Esta es la razón por la que debe implementar entradas inversas en el sistema de contabilidad de su pequeña empresa.

1. Reducen la probabilidad de errores contables

Los asientos de inversión, que generalmente se registran el primer día de un período contable, eliminan los asientos de ajuste del período anterior. Reducen la probabilidad de duplicar ingresos y gastos y cometer otros errores.

Digamos que es un consultor que utiliza el método de acumulación. Está esperando una factura de su contratista independiente que espera que sea de alrededor de $ 10,000, pero aún no la ha recibido por correo. En lugar de esperar la factura, registra un gasto de $10 000 al final del mes.

Para mantener sus registros contables limpios, registre un asiento de reversión el primer día del mes siguiente que convierte su responsabilidad de nuevo en $0. Luego, cuando llega la factura por $9500, registra un nuevo asiento de diario por $9500 en honorarios de consultores y cuentas por pagar.

Sin una entrada inversa, tendría un gasto de $10,000 en sus libros hasta que llegue la factura. Luego tendría que hacer algunos ejercicios de contabilidad y aritmética para registrar la factura de $9,500 con precisión.

Imagina lo fácil que sería olvidar que registraste los $10,000 el mes pasado. En ausencia de una entrada inversa, terminaría mostrando un gasto de $ 19,500 por el trabajo del contratista, un error que a veces es difícil de detectar.

2. Hacen que sea más fácil para varios tenedores de libros

Si tiene más de una persona trabajando con su software de contabilidad, invertir las entradas puede ayudarlo a evitar errores debido a una falta de comunicación.

Las entradas inversas niegan las acumulaciones de ingresos y gastos, lo que facilita el registro de transacciones sin tener que volver a mirar lo que otra persona ya ha registrado.

Digamos que usted y su cónyuge comparten las responsabilidades de contabilidad. El 31 de marzo, registró un asiento de diario de ingresos de $2000 para un cliente cuyo trabajo completó pero aún no ha facturado. Lo grabaste a altas horas de la noche y no se lo dijiste inmediatamente a tu cónyuge porque tienes la regla de no hablar sobre el trabajo después de las 6:00 p. m.

Cuando su cónyuge envía facturas el 3 de abril, el software de contabilidad registra automáticamente otros $2,000 en cuentas por cobrar para el mismo cliente. Sin que ella lo sepa, los ingresos de su empresa se inflan en $2000.

Si su negocio usara entradas inversas, tendría estados financieros precisos y un problema menos con su cónyuge.

3. Crean una pista de auditoría para errores

Es una buena práctica no eliminar las entradas del diario, incluso si hay un error. La mejor manera de corregir sus registros contables es registrar un asiento de inversión y crear un asiento de diario nuevo y correcto.

El software de contabilidad numera automáticamente todas las entradas del diario para que los auditores puedan rastrear fácilmente las eliminaciones. Los auditores cuestionarán los registros contables a los que les faltan entradas en el diario, ya que podrían ser un signo de malversación financiera.

Si bien es posible que haya tenido buenas intenciones al eliminar entradas de diario incorrectas, es mejor exponer sus cartas a los auditores mostrándoles sus entradas de diario erróneas y correctivas.

Un ejemplo de inversión de entradas

Timothy es dueño de Tim's Antiques, una tienda de curiosidades en Boston. Tiene dos empleados a los que se les paga todos los lunes por el trabajo de la semana anterior. Como contador en otra vida, Timothy usa la base de acumulación de la contabilidad.

El último día de septiembre cae en miércoles. El 30 de septiembre, Timothy registra una acumulación de nómina para reflejar los salarios adeudados pero no pagados del lunes, martes y miércoles. Cada empleado gana $250 por día de trabajo.

El asiento de diario de ajuste es el siguiente. (Para simplificar, estoy ignorando los impuestos sobre la nómina, pero desea incluir todos los pasivos de la nómina aquí).

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
30/9	Gasto de salarios	$1500
30/9	Salarios por pagar		$1500

La acumulación de nómina es de $1500, lo que representa tres días de salario para dos empleados ($250 por día laboral x 2 empleados x 3 días).

El 1 de octubre, Timothy registra una entrada inversa, que cambia las cuentas debitadas y acreditadas. La entrada del diario neutraliza la entrada del diario del 30 de septiembre, haciéndolo como si nunca hubiera sucedido, y la cuenta por pagar de salarios de Timothy vuelve a $0.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1/10	Salarios por pagar	$1500
1/10	Gasto de salarios		$1500

Cuando llega el día de pago el 5 de octubre, Timothy registra una entrada en el diario de nómina por el monto total que les debe a sus empleados, que es $2500 ($250 por día laboral x 2 empleados x 5 días laborales).

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
5/10	Gastos de salarios	$2500
5/10	Efectivo		$2500

La acumulación del 30 de septiembre reflejaba tres días de salario, pero ahora le debe a los empleados cinco días de trabajo. Dado que revirtió los salarios acumulados, el asiento del diario de nómina es por el monto total pagado a los empleados.

No olvides registrar las entradas inversas

Invertir entradas puede ayudarlo a administrar sus registros contables de manera más eficiente. Una desventaja es lo fácil que es olvidarse de revertir las entradas a principios de mes. Ate una cinta alrededor de su dedo o ponga una nota en su calendario para recordar registrar las entradas inversas.