Contabilidad básica para una pequeña empresa:una guía sencilla

Como propietario de un negocio, especialmente cuando está iniciando un nuevo negocio, debe tener una idea clara de los distintos aspectos de la gestión empresarial. La contabilidad es una de las partes más críticas de un negocio. Por lo tanto, todos los propietarios de negocios deben estar familiarizados con sus conceptos básicos, ya que les brinda una imagen clara del estado de sus finanzas, les permite tomar decisiones comerciales informadas y reaccionar más rápido ante cualquier cambio negativo.

Así que echemos un vistazo a cómo hacer contabilidad comercial básica, comprender lo que los libros le dicen y administrarlos de manera eficiente.

Qué es la contabilidad

La contabilidad es un concepto masivo. Pero para una pequeña empresa, básicamente significa registrar las transacciones financieras, resumirlas y analizarlas a través de informes contables y proporcionar datos a tiempo para efectos fiscales y declaraciones de impuestos.

Hay tres informes principales, también llamados estados financieros, que una empresa debe crear para cada período contable, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Brindan un resumen de las operaciones financieras, los flujos de efectivo y el rendimiento financiero general de una empresa en este período. Un período contable es un período de seguimiento establecido para el desempeño contable dentro del cual se recopilaron y analizaron los registros. Puede ser un año natural o fiscal, pero también una semana, un mes, un trimestre, etc.

Al comprender cómo configurar un sistema de contabilidad para pequeñas empresas, puede hacerlo con mayor precisión al principio. Por lo tanto, puede ayudar a prevenir muchos problemas a los que se enfrentan las pequeñas empresas, como la mala gestión del flujo de efectivo o la combinación de las finanzas personales y comerciales, o la notificación de datos incorrectos al IRS (lo que puede costarle mucho).

Así que vamos a desglosarlo.

1. Cree su cuenta comercial bancaria

El primero y uno de los pasos clave para administrar una pequeña empresa es abrir una cuenta bancaria comercial. Sorprendentemente, algunas PYMES, especialmente en las primeras etapas, así como muchos autocontratistas, a menudo ignoran este paso y prefieren procesar las transacciones comerciales a través de sus cuentas bancarias personales. Aunque inicialmente puede reducir las tarifas de procesamiento bancario, puede convertirse en pérdidas significativas y desorden en el futuro, incluida la clasificación incorrecta de su negocio, la declaración de impuestos incorrecta, las deducciones perdidas, etc.

Por lo tanto, abrir una cuenta comercial separada es imprescindible. Y aquí hay una guía sencilla paso a paso que puede usar como lista de verificación.

2. Elija su método de contabilidad

El siguiente paso es decidir cómo va a realizar un seguimiento de los ingresos y gastos de su negocio. En otras palabras, debe elegir el método de contabilidad que se ajuste a las necesidades de su negocio. Básicamente, puede elegir contabilidad de entrada única o de entrada doble.

El método de entrada única supone ingresar cada transacción una sola vez. Por ejemplo, en una venta, registra la suma de la compra en su cuenta. Es un método de contabilidad bastante simple que no contempla su inventario, por ejemplo, o suministros, etc. Por lo tanto, solo puede adaptarse a empresas muy pequeñas con pocas transacciones.

El método de doble entrada es más sofisticado, pero le brinda una visión más clara de sus finanzas. Implica registrar dos entradas para una transacción:un débito y un crédito, manteniendo así sus libros equilibrados. El método permite una detección más rápida de errores y fraudes, una mejor identificación de pérdidas y ganancias y una creación más sencilla de estados financieros. Para las pequeñas empresas que buscan una contabilidad más precisa, un método de doble entrada es una mejor opción.

3. Configurar cuentas para registrar transacciones

Irónicamente, en contabilidad, la palabra "cuenta" no significa su cuenta bancaria, sino que representa el tipo de ciertas transacciones financieras, como ventas o nómina, etc. Obtenga más información sobre la gestión de nómina y cómo puede ayudar a su empresa.

El concepto detrás de varias cuentas ayuda a diferenciar diferentes tipos de transacciones para ayudar a rastrear todos sus ingresos y gastos de manera más eficiente. Los principales tipos de cuentas comprenden activos, pasivos, ingresos, gastos y patrimonio.

• La cuenta de activos incluye los datos sobre el efectivo y los recursos que pertenecen a una empresa. Incluye efectivo, cuentas por cobrar, equipo, inventario, suministros, bienes raíces, etc.

• La cuenta de pasivos comprende todas las obligaciones o deudas que pueda tener una empresa. Son cuentas e intereses a pagar, préstamos, etc.

• La cuenta de ingresos significa ganancias comerciales:el efectivo que una empresa obtiene a través de la venta de sus productos o servicios, incluidos los ingresos por ventas, ingresos por alquileres, ingresos por intereses, etc.

• La cuenta de gastos reúne todas las transacciones comerciales salientes:el dinero que la empresa paga por diversos recursos y servicios, como servicios públicos, gastos de suministros, seguros, salarios, intereses pagados, etc.

• Cuenta de capital muestra lo que queda después de restar los pasivos de los activos. Representa la participación del propietario en el negocio, que puede ser el capital del propietario, dividendos, ganancias retenidas, etc.

Por lo tanto, todas sus transacciones comerciales, según su tipo, irán a una de estas cuentas que deberá rastrear.

4. Registrar transacciones en contabilidad

Todas las cuentas comerciales se registran en el libro mayor:sus libros de contabilidad. Por supuesto, los libros de contabilidad no son libros reales, como solían ser hace años. Son más bien un medio para mantener y rastrear sus registros contables. Por lo general, son documentos, hojas de cálculo y software de contabilidad, y cada uno de los medios tiene sus pros y sus contras que deberá tener en cuenta al hacer su elección.

• La contabilidad en papel es sorprendentemente bastante popular entre las pequeñas empresas. En 2018, una encuesta realizada por Clutch mostró que el 25 % de las pymes seguían registrando sus finanzas en papel en lugar de hacerlo en una computadora. Este método puede ser adecuado para una empresa muy pequeña que tiene transacciones mínimas. No es necesario decir que es propenso a errores y que el riesgo de perder los datos de la transacción es muy alto.

• El software de hoja de cálculo es un medio para mantener sus datos contables en tablas electrónicas, como MS Excel o Google Spreadsheets. Con ellos, puede registrar, corregir y mantener de forma segura sus datos contables en su computadora, así como compartirlos con un contador cuando los necesite (ya que ambos brindan opciones para compartir y multiusuario). Uno de los mayores inconvenientes es que debe ingresar sus datos manualmente, lo que lleva tiempo y aún conlleva el riesgo de errores.

• El software de contabilidad comprende diversas herramientas diseñadas para llevar los libros de contabilidad y facilitar su gestión. Hay una amplia gama de soluciones disponibles en el mercado:desde simples hasta sofisticadas. Pero en general, pueden conectarse con su cuenta bancaria, permitir la importación de datos de diferentes fuentes y realizar varias operaciones comerciales, como enviar y administrar facturas, por ejemplo. Pueden variar en costo y funcionalidad, así como trabajar en línea o requerir su instalación en su computadora. Las soluciones más populares para pequeñas empresas son QuickBooks Online, Xero y FreshBooks. Pero hay mucho más que estos, por lo que dependiendo de su situación y necesidades, puede decidir cuál se ajusta a sus necesidades.

Entonces, cualquiera que sea el método que elija, es esencial registrar todas sus transacciones comerciales y categorizarlas correctamente en las cuentas correspondientes. Así tendrá una visión clara del ir y venir de sus finanzas y podrá analizar su desempeño general.

El software de contabilidad mejora drásticamente la gestión de sus libros debido a su lógica incorporada (como el método de contabilidad de doble entrada, etc.) que le permite comprender y categorizar las entradas. Entonces, incluso si no tiene un contador o un tenedor de libros, podrá realizar operaciones contables simples usted mismo.

Consejo profesional

Una de las mayores ventajas del software de contabilidad es que puede integrarse con aplicaciones de terceros que pueden automatizar el registro de transacciones y, por lo tanto, eliminar los riesgos asociados con la entrada manual de datos. También puede ahorrarle el tiempo que, de otro modo, necesitaría para importar datos de hojas de cálculo al software de contabilidad. Con muchas opciones presentadas en el mercado, tomaré Synder como ejemplo para mostrar cuán fácil se puede hacer.

Por naturaleza, Synder es una aplicación de gestión financiera multifacética que puede integrarse con sistemas de pago en línea por un lado y software de contabilidad por el otro. Por lo tanto, tras la configuración inicial, traerá automáticamente los datos de transacciones de Stripe (por ejemplo) a QuickBooks Online tan pronto como aparezca una transacción en su cuenta de Stripe. Además, puede colocar transacciones en las cuentas correctas de sus libros. Además, con Synder, puede crear y enviar facturas fácilmente, recibir pagos con tarjeta de crédito en línea a través de un enlace de pago simple y cerrar automáticamente las facturas en la contabilidad al momento del pago.

5. Generar estados financieros

Entonces, a medida que su negocio esté funcionando, deberá asegurarse de que esté funcionando en la dirección correcta. Los estados financieros que harás para cada período contable te ayudarán a estar siempre al día de tu desempeño financiero. Como se mencionó al comienzo de esta guía, hay tres estados principales, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno.

• El balance general es un resumen conciso de los activos, pasivos y patrimonio de su empresa en un período determinado. Este informe le da una idea de la salud financiera de su negocio y lo ayuda a comprender sus próximos pasos, como expandirse o reservar más efectivo, etc.

• El estado de pérdidas y ganancias, o estado de resultados, este informe muestra los ingresos, costos y gastos de su empresa durante un período determinado. En función de las ventas y los gastos, puede pronosticar su rendimiento futuro y realizar los ajustes necesarios en la gestión de su negocio.

• El estado de flujo de efectivo proporciona datos de información sobre todas las entradas de efectivo que recibe su empresa de sus operaciones o fuentes de inversión externas (si existen) y las salidas de efectivo:el dinero que una empresa paga por ciertos recursos o servicios.

Estos informes deben realizarse con regularidad, lo que requiere una importante inversión de tiempo y esfuerzo. El uso de software de contabilidad puede facilitar el proceso de generación de estados financieros. Pero independientemente de cómo lleve sus libros, cuanto más exactamente registre sus transacciones allí, más fácil le resultará crear estados financieros.

6. Concilia y cierra tus libros

La etapa final del ciclo contable es equilibrar los libros y conciliarlos con su cuenta bancaria.

La principal razón para conciliar es garantizar la exactitud y validez de su información financiera. Cuando concilia transacciones, salen a la luz cualquier discrepancia, cambios no autorizados que hayan ocurrido durante el período del informe, lo que le permite reaccionar a tiempo y corregirlos. Hará que la presentación de sus impuestos sea mucho más fácil, así como también evitará multas del IRS por proporcionar una declaración de impuestos incorrecta. Aquí hay una guía más detallada para la reconciliación.

Conclusión

Por supuesto, esta guía no lo convertirá en contador, pero puede darle una idea general de cómo llevar la contabilidad de una pequeña empresa. Definitivamente, en cierta etapa de la gestión de su negocio, necesitará un contador que lo ayude con la conciliación, los impuestos o la comprensión de sus finanzas. Sin embargo, sabiendo cómo llevar libros, usted mismo puede realizar algunas de las operaciones simples de contabilidad, si se enfrenta a tal necesidad, y se siente más cómodo con ello.

¿Sueles llevar la contabilidad tú mismo o prefieres delegarla en un profesional? Siéntete libre de compartir tus pensamientos en los comentarios.