Una guía para pequeñas empresas sobre contabilidad de restaurantes

Los restaurantes funcionan de manera diferente a otros tipos de negocios, por lo que la contabilidad de los restaurantes se ve diferente. Aquí se explica cómo crear un sistema de contabilidad para un restaurante.

Nunca querrías que fuera tu sous chef; Se sabe que quemo tostadas, y recientemente dejé la tapa de un recipiente de mantequilla en un quemador caliente. Aun así, espero que te unas a mí como chef invitado en mi cocina de contabilidad figurativa.

Resumen:¿Qué es la contabilidad de un restaurante?

Cuando estás sentado en una mesa esperando que llegue tu aperitivo, es fácil pensar que los restaurantes son negocios como cualquier otro. Quienes son dueños y dirigen restaurantes conocen el fuego al que se enfrentan en la cocina, tanto en sentido literal como figurado.

La contabilidad de los restaurantes implica administrar márgenes estrechos y pagar con precisión a los empleados que reciben propinas. Los restaurantes enfrentan desafíos que no se ven en otras industrias, por lo que los restaurantes deben mantener registros contables impecables.

La contabilidad de costos para restaurantes es un campo de especialización preciado. Entre el precio de los nuevos elementos del menú y la determinación de la cantidad correcta de comida que se debe pedir, se requiere mucho análisis para mantener las finanzas de un restaurante.

4 consideraciones específicas de la contabilidad de restaurantes

Los dueños de restaurantes no solo se preocupan por todas las cosas que preocupan a otros dueños de negocios, sino que también tienen que administrar problemas únicos de nómina e inventario. Tenga en cuenta estas cuatro consideraciones al crear el sistema de contabilidad de su restaurante.

1. Inspecciones de inventario

El inventario de un restaurante son alimentos y bebidas, los cuales tienen fechas de vencimiento. Si bien muchas industrias experimentan deterioro, cuando su inventario ya no se puede utilizar, los restaurantes deben evaluar activamente su inventario al menos una vez a la semana.

Cuando tira comida que se echó a perder, debe anotarlo en sus registros contables debitando una cuenta de gastos por deterioro y acreditando una cuenta de inventario.

Mantener un registro del deterioro debería ayudarlo a determinar la cantidad correcta de alimentos y bebidas que debe pedir en el futuro. El desperdicio reduce sus ganancias, por lo que desea mantenerlo bajo. Sin embargo, quedarse sin inventario es igual de problemático para sus resultados.

2. Consejos

Los meseros y otros trabajadores de restaurantes en los EE. UU. generalmente obtienen una parte de sus ingresos a través de las propinas de los clientes, y el resto lo cubren sus empleadores. Cree el plan de cuentas de su restaurante y el proceso de nómina para dar cuenta de las propinas.

La mayoría de los estados tienen un crédito de propinas que efectivamente reduce el salario mínimo estatal para los trabajadores que reciben propinas. Por ejemplo, los empleadores en Ohio deben pagar a los trabajadores que no reciben propinas al menos $ 8.70 por hora en 2020. Debido al crédito de propinas de Ohio, los trabajadores que reciben propinas en el estado pueden ganar tan solo $ 4.35 por hora de sus empleadores, siempre que las propinas puedan traer su ganancias promedio por hora de hasta $8.70 por hora durante el período de pago.

Los consejos plantean la pregunta:¿Son los empleadores responsables de los impuestos sobre la nómina sobre los salarios recibidos de los clientes? La respuesta es sí, aunque a los restaurantes se les puede reembolsar los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA) pagados por el empleador a través del crédito fiscal de propinas de FICA.

Antes de pagar a los empleados las propinas ganadas, debe tener una cuenta de propinas por pagar en su catálogo de cuentas para reconocer la obligación. Las propinas no son ingresos para su negocio, como verá en la entrada del diario en la siguiente categoría.

3. Costos de alimentos y bebidas

Cuando un negocio que no es restaurante vende su inventario, usted debita el costo de los bienes vendidos de la cuenta de gastos y acredita el inventario. El mismo concepto se aplica a los restaurantes, pero la cuenta de gastos se llama costo de alimentos y bebidas.

Por ejemplo, supongamos que su restaurante vendió $50 en comida y bebida por $100 anoche. Registraría dos entradas de diario:una para reconocer los ingresos y otra para reducir el saldo de su inventario. La entrada del diario de ingresos mostraría:

Cuenta	Débito	Crédito
Efectivo	$125
Venta de Alimentos y Bebidas		$100
Impuesto sobre las ventas a pagar		$5
Propinas a pagar		$20

Luego, registraría el ajuste en su cuenta de inventario:

Cuenta	Débito	Crédito
Costo de alimentos y bebidas	$50
Inventario		$50

El software de contabilidad para restaurantes puede registrar automáticamente estas entradas de diario.

4. Medidas de desempeño financiero

Sabe cómo cortar zanahorias en juliana, pero ¿sabe cómo calcular los costos principales de su restaurante?

El negocio de los restaurantes es desafiante. Es normal que incluso los restaurantes más populares obtengan márgenes de ganancia muy reducidos, lo que dificulta aún más que la industria se recupere de los reveses causados ​​por pandemias o recesiones económicas. Los restaurantes necesitan estar atentos a sus indicadores financieros y ajustar regularmente sus gastos para mantenerse en números positivos.

Los restaurantes tratan los costos preferenciales como una medida clave de desempeño financiero. También visto en la industria manufacturera, los costos primarios se refieren a los gastos incurridos por materiales directos y mano de obra directa. Los materiales directos de un restaurante son los ingredientes y las bebidas, mientras que la mano de obra directa son los salarios de los meseros, meseros, anfitriones y cocineros.

Costos totales de alimentos y bebidas + Costos laborales =Costos principales

Desea que los costos principales sean bajos en relación con sus ventas netas. Toast POS, un software para restaurantes, sugiere que una buena relación entre costo preferencial y ventas es inferior al 60 %.

Costos principales ÷ Ventas netas =Relación entre costos principales y ventas

Las proporciones son más perspicaces cuando se comparan con los puntos de referencia de la industria y el pasado de su empresa. Analice continuamente la salud financiera de su empresa y realice un seguimiento de su progreso.

¿Qué tipo de contabilidad de restaurante es adecuada para su negocio?

Puede realizar un seguimiento de los gastos e ingresos del restaurante utilizando el método de contabilidad de efectivo o de acumulación.

1. Contabilidad de caja

Los restaurantes que usan el método de efectivo reconocen los ingresos cuando ingresa el efectivo y los gastos cuando sale.

A menos que su empresa tenga un problema de cenar y correr, no debería tener que preocuparse por las cuentas por cobrar o el saldo que los clientes deben por bienes y servicios ya prestados. El método de contabilidad en efectivo es ideal para los restaurantes pequeños porque realiza un seguimiento de los ingresos solo a medida que el efectivo entra en la caja registradora.

Solo puede usar el método de contabilidad de caja cuando los ingresos brutos promedio de su empresa (una palabra elegante para el ingreso total promedio) durante los últimos tres años es inferior a $ 25 millones.

La contabilidad de caja no reconoce las cuentas por pagar o las facturas que debe pero que aún no ha pagado. Puede utilizar una hoja de cálculo de Excel para realizar un seguimiento de las cuentas por pagar.

2. Contabilidad de acumulación

La contabilidad de acumulación proporciona más precisión pero requiere más contabilidad. En lugar de reconocer los ingresos y los gastos cuando el efectivo cambia de manos, la contabilidad de acumulación compara los ingresos y los gastos cuando se incurre en ellos.

Digamos que compras $1,000 en comida de un proveedor de restaurante. Una empresa de acumulación registraría una cuenta por pagar en su software de contabilidad una vez que reciba la factura. Un negocio basado en efectivo esperaría para reconocer la compra de inventario hasta que pagó la factura.

El método de acumulación de contabilidad le da una idea más real de la posición financiera de su restaurante. Cualquier negocio que se tambalee en la rentabilidad, lo que hacen muchos restaurantes, debe usar el método contable de acumulación para saber cuál es su posición.

3 estados financieros imprescindibles para restaurantes

Al igual que las empresas de todas las industrias, los restaurantes producen balances, declaraciones de ingresos y estados de flujo de efectivo para comunicar su posición financiera.

Balance

Piense en el balance general como una imagen de su negocio en una fecha específica. Demuestra la ecuación contable esencial:

Activos =Pasivos + Patrimonio

Los inversionistas y los prestamistas solicitarán el balance general de su restaurante para ver su posición de efectivo, cuentas por cobrar y deudas. La diferencia entre activos y pasivos es el patrimonio, también llamado valor contable neto de una empresa.

Estado de resultados

El estado de resultados compara los ingresos y los gastos de su restaurante. Vienen en varios formatos, pero el mejor estado de resultados para los restaurantes es el estado de resultados de varios pasos.

Los estados de ingresos de varios pasos indican por separado el margen de beneficio bruto de un restaurante, o la diferencia entre las ventas netas y los costos de alimentos y bebidas.

Estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo muestra la puerta giratoria de efectivo en su negocio. Desglosa sus gastos y recibos de efectivo en categorías operativas, de inversión y de financiación.

Las empresas basadas en valores devengados se basan en el estado de flujo de efectivo para analizar su posición de efectivo. Los estados de resultados en base devengado reflejan los ingresos y gastos que la empresa ha reconocido, que pueden diferir del efectivo que ha entrado o salido del negocio.

Los inversores potenciales prestan atención a los estados de flujo de efectivo para ver si su empresa tiene suficiente efectivo para cubrir sus gastos.

No hay cocina en la contabilidad, pero hay contabilidad en la cocina

Dirigir un restaurante no es un trabajo fácil, incluso antes de considerar las responsabilidades contables. Considere cómo el software para restaurantes puede aligerar su carga administrativa.