10 consejos financieros para pequeñas empresas para 2020

Dos negocios. Dos equipos de liderazgo inteligentes, dos empleados motivados, dos posibles productos de gran éxito. Entonces, ¿por qué uno crece y el otro se tambalea?

Tres palabras:planificación financiera inteligente. Ya sea que sea un emprendedor por primera vez o un propietario de una empresa que desee obtener una oferta pública inicial, Probablemente sepa que el éxito es mucho más que mantener los libros en orden, aunque sin duda alguna, formar un equipo financiero eficaz es una decisión inteligente. Para aquellos que buscan pasar al siguiente nivel, Aquí hay 10 formas de mejorar las finanzas de su empresa y adoptar su mejor yo fiscal.

1. Olvídese del papel o al menos "papel ligero".

Dejar el papel no es solo verde; te ahorra tiempo, dinero y dolor a la hora de hacer impuestos o trabajar con un auditor. Y, con la proliferación de herramientas empresariales basadas en la nube y trabajo remoto, Es más fácil y más importante adoptar prácticas de acceso móvil y sin papel (o menos papel).

Por supuesto, Llevamos décadas hablando del fin del papel. Pero 2020 podría ser el año en que finalmente dejemos de rebuscar entre resmas de papel en busca de facturas, aunque solo sea porque no estamos en la oficina para acceder a esas reservas de pulpa de madera. Y, estamos viendo una disminución dramática en el uso de papel moneda:el 82% de los encuestados en una encuesta reciente de Mastercard dijo que la tecnología sin contacto es una "forma más limpia de pagar" en la era de COVID porque ofrece pagos más rápidos, más control sobre la proximidad física y ningún contacto con dispositivos públicos compartidos. Para los minoristas y los que realizan un seguimiento de los gastos de los empleados, cashless también significa un rastro electrónico más completo.

Para resumir los beneficios de un esfuerzo concertado para reducir el uso de papel:Mejor acceso a los datos, con documentos electrónicos, encontrar lo que necesita es cuestión de una simple búsqueda. Puede acelerar los pagos y evitar costosas tarifas por mora. Facilita el mantenimiento de registros, especialmente cuando llega la temporada de impuestos. Le da credibilidad ecológica a los empleados. Puede deshacerse de esa copiadora voluminosa. ¿Que es no gustar?

2. Hacer y administrar con un presupuesto.

El adagio "Si no planifica, está planeando fracasar ”es especialmente cierto cuando se trata de su presupuesto. Para cualquier negocio un presupuesto, fijo si es necesario, flexible si es posible:se erige como la hoja de ruta a medida que navega por las decisiones comerciales e incluso traza rutas de expansión.

Como mínimo, un presupuesto incluirá el dinero que espera recibir y la cantidad que espera pagar en gastos. Con esas figuras trazadas, puede diversificarse en la previsión, revise cualquier variación entre las cifras proyectadas y reales y realice los cambios correspondientes.

Pros y contras de la presupuestación flexible

Recuerde:este documento no solo es útil para su equipo. Es una de las primeras cosas que hace un banquero, lo solicitará un experto en valoración de empresas o un inversor externo. Con un presupuesto bien construido en la mano, podrá proporcionar una visión clara de la salud financiera de su empresa.

3. Automatice los pagos de sus facturas.

Pagar facturas manualmente le quita tiempo a cosas como la adquisición de clientes y el desarrollo de productos. También existe el peligro real de no cumplir con los plazos y de incurrir en cargos por pagos atrasados. Refina tu proceso adoptando la banca en línea y automatizando esos pagos. Se beneficiará de una mayor productividad y una reducción de las sanciones.

Y, esto le brinda una base sólida para expandirse a una automatización completa de cuentas por pagar a medida que crece el negocio. La automatización de AP le permite obtener una mayor precisión con menos tiempo de procesamiento, captura de datos precisa, cotejo y codificación de facturas, aprobaciones rápidas y menos posibilidades de fraude.

4. Ahorre para la jubilación.

Si bien la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas naturalmente desean invertir las ganancias en la empresa, es esencial reservar al menos el 15% de sus ingresos antes de impuestos para la jubilación. Para mejores resultados, considerar un plan de ahorro para la jubilación con ventajas fiscales, como una cuenta de jubilación individual simplificada de pensión para empleados, o SEP-IRA. Cualquier empleador, incluidos los autónomos, puede establecer una SEP. Se beneficiará incluso si no tiene empleados, y cuando esté listo para contratar, podrá ofrecerles este beneficio.

5. Analice el flujo de caja.

La falta de efectivo es una de las principales razones por las que las empresas fracasan. Debe estar al tanto de sus entradas y salidas de efectivo. La mejor manera de hacerlo es crear un estado de flujo de efectivo para analizar su salud financiera, y actualícelo al menos una vez al mes.

Si bien esta declaración es más fácil de crear si tiene un software de contabilidad, También puede redactar un estado de flujo de efectivo a mano a partir de la información de su balance general y estado de resultados. Comience por crear una hoja de cálculo en la que ingrese el saldo de efectivo total de su empresa al comienzo del período que elija. Este número debe estar en su balance. Próximo, agregue todas las entradas y salidas de efectivo que se dividen en tres categorías:actividades operativas, actividades de inversión y actividades de financiación. Marque las entradas como positivas y las salidas como negativas. Entonces, sume todo para llegar a un saldo final.

Si este saldo es superior al saldo inicial, tiene un flujo de caja positivo. Si el saldo de cierre es menor que el saldo de apertura, tiene un flujo de caja negativo. Si quieres ver un ejemplo, Consulte nuestra declaración de muestra para los entrenadores y paseadores de perros de Wild Bill.

El flujo de caja positivo es generalmente un signo de una empresa saludable. Sin embargo, una empresa puede tener un flujo de caja negativo si es nueva y ha gastado mucho en equipos y propiedades, o depende de la financiación de riesgo u otro tipo de financiación a medida que crece. Sin embargo, si constantemente se enfrenta a un flujo de caja deficiente, es posible que deba hacer algunos ajustes en el personal, márgenes de inventario o unidad.

6. Proteja los bienes personales.

¿Su empresa es un propietario único? Sus bienes personales pueden ser vulnerables a juicios. Puede protegerse presentándose como una corporación S o estableciendo una compañía de responsabilidad limitada (LLC). Una empresa unipersonal o una sociedad, así como una corporación C, Completan las estructuras comerciales más comunes para las nuevas empresas. Cada uno también tiene implicaciones fiscales específicas.

¿Cuáles son los pros y los contras fiscales de cada estructura empresarial?

7. Mantenga las finanzas personales y comerciales separadas.

Como una regla, las finanzas personales y comerciales no deben mezclarse, y por una buena razón. Para uno, realizar un seguimiento de los gastos comerciales y las deducciones para fines fiscales es mucho más fácil si utiliza una cuenta comercial separada. Adicionalmente, mantener separadas las finanzas personales y comerciales, junto con S corp. y estructuras LLC mencionadas anteriormente, lo protege de la responsabilidad personal.

Si bien es posible que deba firmar garantías personales para los contratos de arrendamiento, préstamos y líneas de crédito cuando la empresa es joven y carece de una calificación crediticia sólida, su objetivo debe ser trasladar esas responsabilidades a su negocio lo antes posible. De lo contrario, usted puede ser personalmente responsable de cualquier deuda incurrida en caso de incumplimiento de la empresa.

8. Equilibre el trabajo y la vida.

Manejar un negocio puede ser agotador especialmente cuando estás empezando. Hay mucho trabajo y aparentemente nunca hay suficiente tiempo para hacerlo. Muchos emprendedores se exageran, sacrificando su vida personal por el negocio.

Esto puede llevar al agotamiento y puede acabar perjudicando a su empresa.

Si se ve a sí mismo dirigiéndose en esta dirección, es fundamental hacer un balance y restablecer el equilibrio. Tienes el poder de establecer límites. Reserve tiempo para lo que es importante para usted y cúmplase con ese horario. Comunique sus necesidades a las partes interesadas y establezca expectativas realistas. En el final, se beneficiará de una mejor salud personal y empresarial.

Y, extiéndalo a sus empleados. Ahora tenemos una fuerza laboral multigeneracional, y los empleados de la Generación Z en particular pueden necesitar ayuda para encontrar el equilibrio entre su vida digital y laboral.

9. Reducción de deuda.

Si bien pedir prestado tiene sentido cuando el flujo de caja es bajo o una empresa se encuentra en un período de crecimiento o expansión, demasiada deuda puede terminar siendo una pesada carga. Como los fracasos épicos, como ilustran WeWork y Wag, de hecho, existe demasiada financiación.

Hay varias formas de evitar que una empresa muera debido a las deudas.

• Reducir costos . ¿Tiene espacio o equipo sin usar? Considere venderlo. ¿Tiene la culpa la nómina? Reduzca las horas extraordinarias y el exceso de personal tanto como sea posible. Aquí hay cinco lugares más relativamente indoloros para cortar.

• Motive a sus clientes a pagar y gastar más. Este es el mejor momento para llegar y conectarse con sus clientes. Ofrezca rebajas si eso significa que pueden pagarle más rápidamente. Ofrecer un incentivo para el pago anticipado puede ser una decisión inteligente.

• Comunicarse con proveedores. Pregunte por descuentos o pagos diferidos. Muchos trabajarán con usted en lugar de perder su negocio.

• Sea honesto con sus acreedores. Comparta su situación y vea si pueden trabajar con usted para reducir las tasas de interés. aumente su línea de crédito o reestructura las opciones de pago. También puede intentar subcontratar a una empresa de alivio de la deuda que pueda negociar en su nombre para liquidar deudas por tasas más bajas. Como último recurso, considerar la posibilidad de invocar el concepto de fuerza mayor, especialmente si la pandemia ha afectado duramente a su empresa.

• Consolidar préstamos. Al consolidar sus préstamos en un solo pago, A menudo, puede reducir los costos mensuales sin afectar negativamente al crédito. Considere un préstamo de consolidación de deuda comercial, que puede no estar asegurado o asegurado con activos comerciales. Este préstamo le permite tratar con un solo acreedor en lugar de muchos. También puede generarle una tasa de interés más baja.

• Declararse en quiebra. Este es un último recurso, ya que es un proceso costoso y complejo que requiere un abogado experimentado en quiebras. Sin embargo, es una forma infalible de reducir la carga de la deuda de su empresa. Si los problemas de la deuda de su empresa son temporales y, por lo demás, la empresa sigue siendo viable, su abogado puede aconsejarle que se declare en quiebra según el Capítulo 11 o el Capítulo 13.

10. Invertir en tecnología

Una razón por la que el software como servicio (SaaS) ha crecido tan rápidamente en popularidad (Forrester Research estimó $ 170 mil millones en suscripciones a la nube en 2020 incluso antes de que COVID aumentara el trabajo desde casa) es que SaaS brinda incluso a las empresas más pequeñas acceso a tecnología avanzada en pago por uso.

Puede comprar de todo, desde correo electrónico y productividad hasta software de comercio electrónico y marketing, pero un área de beneficio particular para las pequeñas empresas son las suites de contabilidad que brindan administración financiera integrada, planificación y presupuesto. Si bien puede utilizar una hoja de cálculo tradicional para realizar un seguimiento de sus finanzas, el software de contabilidad es mucho más eficiente y preciso. Puede realizar un seguimiento más fácil de las ventas y el inventario, además de los ingresos y los gastos. Mejor de todo, sus registros están en un solo lugar y se pueden buscar fácilmente cuando llega el momento de impuestos o auditorías.

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