Comprender los libros auxiliares y por qué los necesita

Los libros auxiliares son parte de su libro mayor y brindan detalles sobre cuentas específicas de alta actividad. Obtenga más información sobre los libros mayores auxiliares y por qué son importantes para su pequeña empresa.

Un libro auxiliar o auxiliar proporciona los detalles que componen el saldo de cuentas específicas del libro mayor. Debido a que las cuentas del libro mayor solo proporcionan un saldo final para cada cuenta en particular, se utiliza un libro auxiliar para proporcionar los detalles que dan como resultado ese saldo del libro mayor. Solo las cuentas de alta actividad en su libro mayor general usarán un libro auxiliar.

Resumen:¿Qué es un libro mayor auxiliar?

Imagínese mirar su libro mayor y ver que actualmente debe $ 4,500 a sus proveedores, pero no tiene idea de cuánto le debe a cada proveedor en particular. El mismo problema también puede afectar el saldo de sus cuentas por cobrar. Aunque el saldo de su libro mayor general le informa que sus clientes actualmente deben $10,000, ¿cómo puede cobrar esos fondos y hacer un seguimiento de los pagos atrasados ​​si no sabe qué clientes deben cuánto?

Es por eso que las revistas subsidiarias son tan importantes. Proporcionan los detalles de las cuentas del libro mayor general de alta actividad, lo que facilita el pago de sus facturas y el cobro de los saldos de los clientes. Las cuentas auxiliares del libro mayor son comunes para las cuentas maestras del libro mayor general, como efectivo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar y ventas. Los ejemplos de libros auxiliares incluyen lo siguiente:

• Cuentas de clientes
• Cuentas de proveedores
• Cuentas bancarias
• Cuentas de ventas
• Cuentas de activos fijos

Si su negocio es muy pequeño y solo tiene uno o dos proveedores o clientes, puede rastrear fácilmente sus saldos en su libro mayor. Pero una vez que aumente la actividad del proveedor o del cliente, necesitará una forma de realizar un seguimiento de las transacciones individuales que conforman el saldo de esas cuentas del libro mayor. Solo la contabilidad auxiliar hará eso.

Si está utilizando un software de contabilidad para administrar las finanzas de su negocio, su software creará automáticamente cuentas auxiliares para usted, eliminando la necesidad de realizar un seguimiento de estas transacciones por separado. El software de contabilidad hará que el problema del libro auxiliar frente al libro mayor sea irrelevante.

3 diferencias entre un libro mayor y un libro auxiliar

Aunque están diseñados para funcionar juntos, existen bastantes diferencias entre un libro mayor y un libro mayor auxiliar. Los siguientes son algunos de los más importantes.

1. El libro mayor es parte de su catálogo de cuentas

Su libro mayor sirve como su plan de cuentas, mientras que su libro mayor auxiliar es la información que alimenta su libro mayor pero no tiene su propio plan de cuentas. En otras palabras, el libro mayor puede funcionar bien sin libros mayores auxiliares, pero un libro mayor auxiliar requiere un libro mayor general para funcionar correctamente.

2. Los libros mayores y auxiliares tienen diferentes números de cuentas

Su cuenta del libro mayor general contiene solo una cuenta específica para cada categoría, mientras que un libro auxiliar puede tener un número ilimitado de transacciones de cuenta.

Por ejemplo, su libro mayor general tiene solo una cuenta de cuentas por pagar, mientras que su libro mayor auxiliar puede tener un número ilimitado de transacciones de subcuentas que conforman el total de su cuenta de cuentas por pagar.

3. Las cuentas del libro mayor general brindan resúmenes, mientras que las cuentas del libro mayor auxiliar brindan detalles

Su libro mayor general está diseñado para proporcionar el saldo de cada una de las cuentas en su catálogo de cuentas, mientras que el libro auxiliar está diseñado para proporcionarle los detalles que componen esa cuenta en particular.

Libro mayor	Libro mayor auxiliar
Cuentas maestras consideradas donde se registran todas las transacciones y saldos	Se utiliza para registrar los detalles de la cuenta del libro mayor general a la que está vinculada
Los ejemplos de cuentas incluyen banca, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ventas y activos fijos	Los ejemplos de cuentas incluyen transacciones bancarias, cuentas de clientes, cuentas de ventas, cuentas de proveedores y transacciones de activos fijos
La información de la transacción varía de una cuenta a otra	Cada grupo de transacciones comparte características similares
Solo hay una cuenta para cada categoría	A menudo hay varias cuentas para cada una de sus correspondientes cuentas del libro mayor
Contiene solo información resumida	Contiene información detallada sobre cada transacción
No tiene un requisito de equilibrio	Debe totalizar el monto que se muestra en la cuenta del libro mayor general correspondiente

Mejores prácticas al usar un libro mayor auxiliar

Si todavía usa un sistema de contabilidad manual, hay algunas cosas a las que deberá prestar mucha atención cuando use un libro mayor auxiliar.

Asegúrese de que los saldos coincidan

El total de la transacción en su cuenta del libro mayor auxiliar siempre debe coincidir con el total en su libro mayor general. Por ejemplo, si tiene varias cuentas del libro auxiliar de cuentas por cobrar que actualmente equivalen a $ 15,000, el saldo de sus cuentas por cobrar en su libro mayor también debe ser de $ 15,000. Si los saldos no coinciden, debe conciliar la cuenta para determinar el motivo de la diferencia.

Cuenta del libro mayor general al 31-12-2020	Débito	Crédito
Cuentas por cobrar	$15,000

Libro auxiliar de cuentas por cobrar al 31-12-2020

Fecha	Cliente	Débito	Crédito	Saldo
12-10-2020	J. Smith	$ 1200		$ 1200
15-12-2020	M. Jones	$ 4000		$ 5200
18-12-2020	W. Marrón	$ 5000		$10,200
19-12-2020	C. Johnson	$ 1800		$12,000
22-12-2020	S. Smith	$ 3000		$15,000
23-12-2020	W. Marrón		$5,000	$10,000
27-12-2020	J. Johnson	$ 5000		$ 5000
31-12-2020	Total	$20,000	$5,000	$15,000

Asegúrese de completar sus entradas de cierre después de la conciliación

Después de haber conciliado todas sus cuentas auxiliares, asegúrese de completar correctamente el ciclo contable ingresando cualquier asiento de cierre o asiento de ajuste que pueda tener, incluidas las transacciones faltantes. Es posible que también deba revertir cualquier entrada duplicada errónea.

Considere cambiar a un sistema de contabilidad automatizado

Si está cansado de mantener libros auxiliares para sus cuentas de libro mayor de gran volumen, considere cambiar a un software de contabilidad. El uso de una aplicación de software de contabilidad hará un seguimiento de los totales de su libro auxiliar y transferirá automáticamente el total de esas transacciones a su libro mayor, eliminando la necesidad de realizar un seguimiento manual.

El uso de software de contabilidad también elimina la necesidad de transferir los totales de las cuentas del libro mayor auxiliar a su libro mayor al final del mes. Además, automatiza todo el proceso de entrada de diario, por lo que las únicas entradas de fin de mes que deberá completar son entradas de ajuste de intereses, depreciación y amortización.

Los libros auxiliares son una parte importante del proceso contable

Si bien el libro mayor es la columna vertebral de su sistema de contabilidad de doble entrada, los libros mayores auxiliares también juegan un papel importante, ya que detallan las transacciones que componen los saldos de su libro mayor.

El uso de software de contabilidad puede simplificar el proceso de mantenimiento de múltiples cuentas auxiliares, eliminando la necesidad de registrar múltiples transacciones manualmente. También puede reducir la cantidad de tiempo que necesita para investigar y conciliar cuentas fuera de balance.

Pero ya sea que registre sus cuentas del libro auxiliar de forma automática o manual, son una necesidad para administrar correctamente la contabilidad de su pequeña empresa, así que asegúrese de hacerlo correctamente.