Contabilidad de comercio electrónico:mejores prácticas a seguir en 2022

En 2020, el comercio electrónico de EE. UU. mostró un inmenso crecimiento del 44 %, el más alto de las dos últimas décadas. Por lo tanto, la participación de las ventas en línea en las ventas minoristas totales aumentó hasta el 21 %, lo que es bastante significativo en comparación con el 15,8 % en 2019. Muchos factores indujeron este crecimiento, de los cuales la pandemia y su impacto en el comportamiento del consumidor fueron los principales contribuyentes. Muchos negocios existentes tuvieron que cambiar al modelo de comercio electrónico para mantenerse a flote, y seguirán apareciendo más negocios de comercio electrónico en el futuro, ganando gradualmente el lugar del comercio minorista clásico.

Por lo tanto, la demanda de contabilidad de comercio electrónico solo crecerá, ya que el comercio electrónico parece convertirse en una tendencia a largo plazo que ni los dueños de negocios ni los contadores pueden ignorar.

En este artículo, quiero echar un vistazo más de cerca a las peculiaridades de la contabilidad del comercio electrónico y compartir algunas de las mejores prácticas contables a considerar en el panorama cambiante del negocio del comercio electrónico.

Nota: también, consulte nuestro artículo sobre la importancia de un buen SEO para el comercio electrónico para aumentar las ventas en línea.

Contenido:

1. Panorama modificado del negocio de comercio electrónico

2. ¿Qué es la contabilidad de comercio electrónico?

3. ¿En qué se diferencia la contabilidad de comercio electrónico de la contabilidad tradicional?

4. Desafíos de la contabilidad de comercio electrónico

5. Mejores prácticas de contabilidad de comercio electrónico

Panorama cambiado del negocio de comercio electrónico

Sin duda, el estallido del COVID-19 y la crisis que siguió cambiaron el panorama del negocio del comercio electrónico. Y aunque al hablar del cambio, a menudo nos referimos al aumento en la cantidad de negocios en línea, a menudo pasamos por alto los cambios cualitativos que también tuvieron lugar. ¿Cuáles son esos cambios?

Bueno, primero, hablemos un poco sobre por qué ocurrió el cambio.

La pandemia ha cambiado drásticamente la vida de las personas en muchas esferas, incluida la compra de bienes o servicios. El autoaislamiento, el distanciamiento social y otras medidas de confinamiento hicieron que los clientes buscaran formas seguras y convenientes de comprar. Y aquí es donde online se convirtió en la respuesta a sus necesidades, brindándoles acceso a una variedad de productos y servicios disponibles para comprar sin salir de casa. Además, la demanda en línea ha cambiado drásticamente para incluir productos y servicios que tradicionalmente se compraban fuera de línea, como artículos esenciales o de consumo básico, medicamentos, cosméticos, libros y muchos más. Además, la audiencia en línea se amplió para incluir nuevos segmentos y grupos de consumidores que anteriormente solían tener una representación en línea bastante baja.

Así que aquí están, los cambios cualitativos:hábitos de compra, demanda online y audiencia. En conjunto, estimularon el gran cambio a Internet para muchas empresas (anteriormente físicas) y la aparición de nuevas empresas con un modelo puramente en línea o de comercio electrónico, ya que las empresas tenían que adaptarse al panorama cambiante y encontrar nuevos medios para responder a las demandas de los clientes. necesidades. Pero también, los empresarios se enfrentaron a la necesidad de revisar sus prácticas de gestión, incluido el enfoque de la contabilidad.

¿Qué es la contabilidad de comercio electrónico?

Por definición, contabilidad de comercio electrónico es la forma de recopilar, analizar, organizar e informar datos financieros, como transacciones comerciales, activos, etc., para un negocio de comercio electrónico. La información que los dueños de negocios obtienen de la contabilidad debe brindarles una imagen clara de las finanzas de su negocio, las fuentes de ganancias y pérdidas y otros conocimientos valiosos, en base a los cuales pueden tomar decisiones informadas sobre presupuestos, crecimiento, recaudación de fondos y mucho más.

¿En qué se diferencia la contabilidad de comercio electrónico de la contabilidad tradicional?

Aunque la definición de contabilidad de comercio electrónico parece bastante tradicional, algunas peculiaridades que surgen de la naturaleza de un negocio de comercio electrónico lo diferencian de la contabilidad tradicional. En primer lugar, generalmente se trata de un mayor volumen de transacciones para recopilar y procesar. Luego, la cantidad de canales de venta desde los cuales las empresas de comercio electrónico reciben pagos, y necesita datos de transacciones de todos ellos consolidados en los libros. También hay algunos aspectos para rastrear únicos para negocios de comercio electrónico, como el inventario o el costo de los bienes, etc.

Todo esto hace que la contabilidad del comercio electrónico sea un proceso mucho más complicado que requiere un enfoque diferente y más inversión de tiempo y esfuerzo para evitar los desafíos que los contadores y dueños de negocios podrían enfrentar al administrar los libros.

Desafíos de la contabilidad del comercio electrónico

Como se mencionó anteriormente, existen desafíos específicos para la contabilidad del comercio electrónico que los propietarios de negocios o los contadores de comercio electrónico deben considerar y saber cómo enfrentarlos. Estos incluyen errores de ingreso de datos, responsabilidad por impuestos sobre las ventas, administración de reembolsos o devoluciones de cargo, manejo de tarifas de procesamiento de pagos y administración de inventario. Echemos un vistazo más de cerca a cada uno de ellos.

Errores de entrada de datos

A menos que esté vendiendo algo súper peculiar o exclusivo, como obras de arte de delfines o gorros de punto de lana de buey gruñendo hechos a mano por monjes tibetanos (y probablemente, solo para complacerse a sí mismo), necesita importar muchos datos de transacciones a la contabilidad. A menudo, estos datos provienen de múltiples canales, como procesadores de pago o plataformas de comercio electrónico, que una empresa de comercio electrónico utiliza para las ventas. La introducción manual de estos datos es muy propensa a errores, y también existe el riesgo de pérdida de datos (dejando de lado que la entrada manual de miles de transacciones es un dolor de cabeza para un contador, días de dolor). Como resultado, libros inexactos y, en consecuencia, informes incorrectos, declaración de impuestos, conciliación fallida (y todas esas pesadillas que pueda imaginar).

Impuesto sobre las ventas

El impuesto a las ventas es otro gran desafío que enfrentan las empresas de comercio electrónico. Debido a los cambios y actualizaciones regulares que introducen las autoridades fiscales, sigue siendo uno de los impuestos más complicados a los que están sujetas las empresas de comercio electrónico.

Las condiciones y tarifas dependen en gran medida de dónde tiene su nexo una empresa, en otras palabras, su presencia. Para las empresas físicas, está bastante claro, lo que significa que deben informar y pagar a las autoridades fiscales del estado donde se encuentran (presencia física o nexo físico ). Pero para un negocio de comercio electrónico, que puede no tener ninguna representación física, generalmente hablamos del nexo económico . Básicamente, el nexo económico se refiere a los umbrales de ingresos o volumen de ventas (o ambos) establecidos por un estado. Estos umbrales (así como las tasas de impuestos sobre las ventas) pueden diferir de un estado a otro.

Por lo tanto, si está vendiendo de un estado a otro, su contabilidad se complica drásticamente, ya que necesita aplicar los impuestos correctos a las ventas y también declararlos y pagarlos a los estados correctos (teniendo en cuenta que algunas plataformas de comercio electrónico lo hacen por usted)

Gestionar reembolsos y contracargos

Los reembolsos y contracargos son un aspecto habitual de la gestión de un negocio de comercio electrónico. Son inevitables, ya que los artículos comprados pueden no encajar, dañarse durante la entrega, no funcionar debido al deterioro y por muchas otras razones. Y a menos que a una empresa no le importe la lealtad del cliente, una de las mejores prácticas de comercio electrónico es tener una política de devolución para pequeñas empresas. Por lo tanto, es fundamental registrar con precisión los reembolsos en la contabilidad para no estropear los libros.

Al mismo tiempo, puede ser desafiante y llevar mucho tiempo, ya que la venta y el reembolso pueden ocurrir dentro de diferentes períodos, y no todos los sistemas de pago le brindan los detalles sobre los montos del reembolso (algo así como Stripe item ), por lo que puedes terminar buscando manualmente la venta correspondiente y aplicarle el reembolso.

Lidiar con las tarifas del procesador de pagos

Por cada pago que recibe a través de una pasarela de pago o una plataforma de comercio electrónico, el servicio puede cobrarle una comisión, generalmente conocida como tarifa de procesador. Dichas tarifas deben registrarse correctamente en su contabilidad para que pueda comprender la cantidad real ganada por la venta de este o aquel artículo. Los montos de las tarifas pueden diferir de una plataforma a otra. Además, pueden variar según los volúmenes de pago que esté procesando a través de tal o cual plataforma e incluso las categorías de productos que esté vendiendo.

Gestión de inventario

Para un negocio de comercio electrónico, es fundamental administrar el inventario adecuadamente y reflejarlo correctamente en la contabilidad. Sin él, será casi imposible controlar los flujos de efectivo de la empresa, planificar presupuestos, realizar pedidos de suministro oportunos, etc. Además, la gestión del inventario de la manera correcta ayuda a las empresas de comercio electrónico a evitar situaciones como el exceso de existencias o la escasez de productos, lo que puede afectar negativamente afectan las ventas.

El seguimiento del inventario puede ser un desafío e implica el control regular de los cambios en el inventario (especialmente cuando se realizan reembolsos). Y vender a través de múltiples canales solo complica las cosas.

Mejores prácticas de contabilidad de comercio electrónico

A continuación, reuní algunas de las mejores prácticas de contabilidad que podrían ayudar a satisfacer las necesidades peculiares de las empresas de comercio electrónico.

Una nota. Verá que algunos sugieren usar software de automatización de contabilidad. Pero no es de extrañar, ya que el uso de software se encuentra entre las principales recomendaciones de eficiencia contable desde hace bastante tiempo. Es difícil sobrestimar el valor que el software de contabilidad brinda tanto a los dueños de negocios como a los contadores. Al asumir una parte importante de las tareas contables, ayuda a llevar los libros de manera más precisa y eficiente.

Entonces, pasemos a las mejores prácticas de inmediato.

• Integre todas sus fuentes de pago con el software de contabilidad;
• Vaya con tantos detalles necesarios como sea posible;
• Asegúrese de aplicar los impuestos sobre las ventas correctos a sus ventas;
• Aproveche al máximo las posibilidades de generación de informes de su software de contabilidad;
• Conciliar regularmente.

Conclusión

Hoy en día, la demanda en la contabilidad del comercio electrónico es más alta que nunca, ya que más empresas se trasladan al modelo de comercio electrónico para adaptarse al cambio en el comportamiento de compra y abordar de manera eficiente las necesidades de los clientes en un proceso de compra más seguro y conveniente. Pero es fundamental comprender las peculiaridades y los desafíos de la contabilidad del comercio electrónico que surgen de la naturaleza del negocio del comercio electrónico y preverlos.

El uso de software de automatización de contabilidad es una de las mejores prácticas para los contadores de comercio electrónico y los dueños de negocios. Puede ayudar a abordar estos desafíos de manera eficiente, llevando la contabilidad a un nuevo nivel con precisión, mejores informes, conciliaciones más rápidas y sencillas, y mejora drásticamente los flujos de trabajo de contabilidad.