10 mejores prácticas de automatización de cuentas a pagar

Armado con software de automatización de cuentas por pagar (AP) y algunas de las mejores prácticas de AP, su equipo puede recuperar las horas que ahora dedica a la entrada manual de datos. Perderá menos tiempo buscando el estado de una transacción determinada; todo está en su panel de control, enrutado automáticamente por reglas de flujo de trabajo.

Como resultado, las empresas que adoptan el software de automatización de puntos de acceso encuentran que sus procesos se mueven más rápido, con menos errores. También hay una mejor visibilidad, que ayuda a protegerse contra el fraude.

¿Qué es la automatización AP?

Automatización de cuentas por pagar, o automatización AP, consiste en herramientas o procesos que automatizan los aspectos manuales del procesamiento de cuentas por pagar. En lugar de que un miembro del equipo financiero ingrese datos manualmente, todo el proceso ocurre digitalmente, comenzando con facturas y órdenes de compra.

La automatización de AP puede ahorrar tiempo y dinero al mismo tiempo que protege su negocio de errores costosos. Sin embargo, necesita emparejar el software con procesos inteligentes.

10 mejores prácticas clave de automatización de AP

La mayoría de los líderes financieros han preguntado:"¿Cómo puede nuestro equipo de cuentas por pagar ser más eficiente?" Nuestra respuesta es el software de automatización AP más estas mejores prácticas.

1. Consiga la participación. Por lo general, existe inquietud en torno al cambio. Pero para que la automatización de AP tenga éxito, todos los miembros del equipo de finanzas deben estar a bordo y comprometidos. Es posible que los directores financieros quieran sentarse con los miembros del equipo uno a uno y hablarles sobre el cambio. Comparta las formas en que la automatización de AP facilitará su trabajo y, al mismo tiempo, beneficiará a la empresa.
   
   Tome nota de cualquier comentario y utilícelo en sus conversaciones con los proveedores. Asegúrese de que cualquier solución propuesta cubra los puntos débiles de su equipo en la vida real. Documentar estas discusiones puede ayudarlo a crear un caso comercial sólido para el software de automatización de AP.
2. Asignar un gerente de proyecto de automatización de AP. Es fundamental tener un punto de contacto para todos los tratos con su proveedor de soluciones de software, especialmente durante la fase de implementación. Esta persona supervisará todos los aspectos detrás de escena de la iniciativa y garantizará que los flujos de automatización se configuren de manera óptima. esta persona sirve como persona de contacto para las partes interesadas internas, si hubiera algún problema con el software. Si bien la gestión diaria recae en las finanzas, el director del proyecto es responsable de las tareas de gestión del programa, como el seguimiento y la optimización, y por proporcionar informes periódicos sobre las formas de mejorar y mantener la eficiencia.
3. Ingrese nuevas facturas lo antes posible. La automatización de AP puede reducir drásticamente los días pendientes de pago (DPO), en un promedio de 5,55 días, según el Aberdeen Group. Pero esa reducción depende de cuándo se ingresa una factura en el sistema. Si aún recibe facturas en papel, deberás escanearlos de inmediato. Haga que su equipo adquiera el hábito de ingresar nuevas facturas en el sistema el día que llegan. De esa manera, puede realizar un mejor seguimiento de las transacciones y obtener el máximo beneficio de DPO.
4. Automatizar en fases. Hay mucho que pueden ser automatizado, pero eso no significa que tú tengo para desatarlo todo a la vez. Puede ser mejor implementar procesos automatizados gradualmente, con tiempo para solucionar problemas entre fases. Si bien la automatización resuelve problemas, una configuración incorrecta puede causar problemas aún mayores. Adicionalmente, habrá una curva de aprendizaje. Al moverse lentamente y darle tiempo a su equipo para adoptar nuevos procesos, puede garantizar los máximos beneficios de la automatización en el futuro.
5. Mantenga a los vendedores y proveedores informados. Tan importante como tener a su equipo completamente a bordo es comunicarse con sus proveedores. Muchos sistemas de automatización de AP le permiten configurar un portal de acceso de proveedores. Allí, sus proveedores y proveedores aprobados pueden actualizar su información, comprobar el estado de las facturas y encontrar respuestas a preguntas habituales. Haga una lista de los proveedores de los que realiza pedidos de compra importantes con regularidad, así como de los proveedores de los que es un cliente importante, y comuníquese con ellos con anticipación y con frecuencia sobre el cambio. Avanzando, agradecerán que se les mantenga informados incluso mientras libera a su departamento de AP de las frecuentes llamadas de servicio al cliente.
6. Integre sus sistemas. ¿De qué herramientas depende ya su equipo financiero? El sistema de automatización AP que elija debe estar completamente integrado, o capaz de integrarse, con lo que su equipo usa para ejecutar las cuentas por pagar. Es especialmente importante que tenga en cuenta la planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de relaciones con los clientes y otros sistemas financieros básicos. No desea que el equipo tenga que ingresar información más de una vez o iniciar y cerrar sesión en el software a lo largo del día. Adicionalmente, integrando herramientas que ya usa en su nuevo sistema, reduce aún más la curva de aprendizaje y obtiene acceso a datos de un extremo a otro que se pueden convertir en informes informativos.
7. Aproveche los descuentos por pago anticipado. La mayoría de los proveedores ofrecen descuentos por pago anticipado. Según el informe de capital circulante y AP de 2017 de PayStream Advisors, El 31% de los encuestados dijo que el enrutamiento manual de facturas para el pago y la aprobación se interponía en el camino de lograr al menos algunos de estos ahorros. Con la automatización AP, ese no debería ser el caso. Estos sistemas facilitan que las finanzas optimicen la gestión de efectivo y aceleren las aprobaciones.
8. Configure los flujos de trabajo. El software de automatización de AP puede ayudarlo a implementar un sistema de flujo de trabajo para garantizar que los empleados tengan claras sus responsabilidades. De esa manera, todos en el equipo de cuentas por pagar están en la misma página, especialmente cuando se trata de plazos. Si se producen cuellos de botella, Puede consultar el panel de control de su software para ver dónde hay algo atascado en las aprobaciones y empujar a ese empleado para que avance en el proceso.
9. Cuidado con las métricas. El software de automatización de AP ofrece datos en tiempo real con solo hacer clic en un botón que puede compilar en un tablero y combinar en información empresarial. Usando estos datos, puede vigilar el flujo de caja mientras examina qué funciona y qué no. Por ejemplo, puede aprender de sus métricas que es necesario reconfigurar un flujo de trabajo. Quizás hay demasiados pasos, o muy pocos, para completar una tarea de manera eficiente.
10. Considere las contingencias. Un desastre natural, La caída del servidor o la interrupción del suministro eléctrico pueden interrumpir gravemente las operaciones comerciales. Pero ese no debería ser el caso si ha solidificado un plan de continuidad empresarial. Entonces, no olvide documentar los procesos de AP a medida que automatiza para que pueda, si es requerido, volver al manejo manual de lo que habían sido tareas automatizadas. Asegúrese de que su personal esté capacitado sobre cómo realizar funciones manualmente, por si acaso.

Elegir una solución de automatización AP

Antes de instalarse, asegúrese de explorar todas sus opciones de software de automatización de AP, a la luz de los procesos y necesidades específicos de su empresa. Eso es fundamental para encontrar la mejor opción y el máximo ahorro de tiempo y costo y beneficios comerciales.

Aquí hay tres factores que debe considerar al comprar.

• Solución puntual versus suite de contabilidad: Hay una serie de productos que se centran exclusivamente en la automatización. Sin embargo, dependiendo de su software existente (o falta de él), Es posible que necesite estas capacidades para ser parte de un paquete de software de cuentas por pagar / cuentas por cobrar más completo.
• Integración con suites de contabilidad: Si elige una solución puntual, deberá comunicarse con los sistemas existentes de su empresa, incluido ERP. El proveedor debe tener claro si el software se integra sin un desarrollo personalizado y verificar cuál es el nivel de mantenimiento que se necesita con estas integraciones. como con que frecuencia, costos y quién lo hace. Consulte las reseñas de productos y hable con sus compañeros para obtener información sobre la calidad de las capacidades de integración del producto.
• Enfoque de cuentas por pagar versus cuentas por cobrar: Una cosa a tener en cuenta con las soluciones puntuales es que pueden proporcionar una mayor profundidad en el lado de las cuentas por pagar o en el lado de las cuentas por cobrar. Dependiendo de su negocio, es posible que tenga mayores necesidades en un extremo que en el otro. Elija el sistema con el área de enfoque que mejor se alinee con su negocio.