Una guía sencilla para la contabilidad del comercio electrónico

Cuando le preguntas al dueño de un negocio de comercio electrónico cuál es la parte que menos le gusta de su trabajo, la mayoría dirá "contabilidad".

(Si eres esa joya rara que ama la contabilidad, ¡choca esos cinco virtualmente contigo!)

Y, sin embargo, el 41 % de los propietarios de pequeñas empresas manejan sus libros sin ayuda.

Fuente:OnPay

Pero este es el trato:a medida que crezca su negocio de comercio electrónico, sus finanzas se complicarán más. Ventas, devoluciones, pagos a proveedores, tarifas bancarias:todos los movimientos de entrada y salida de dinero deberán categorizarse, analizarse y luego informarse a las autoridades fiscales.

Sin los sistemas de contabilidad adecuados, puede abrumarse rápidamente con todos los datos financieros a los que se enfrenta.

Además, combine esto con el hecho de que:

El 19 % de quienes se perciben a sí mismos como personas con conocimientos financieros elevados tienen conocimientos financieros.

No pretendemos desanimarlo de hacer su propia contabilidad con esos datos.

Pero realmente queremos obtener toda su atención. Porque la contabilidad es importante. Pero aprender a amarlo es difícil. En esta guía, explicamos todo lo que necesita saber sobre la contabilidad de comercio electrónico sin ningún temor.

Contabilidad de comercio electrónico frente a teneduría de libros:¿cuál es la diferencia?

Comencemos con lo básico y recapitulemos quién es quién en el campo de la contabilidad.

La contabilidad es la práctica contable básica de mantener un registro ordenado de documentos y transacciones financieras. El propósito de esta práctica es describir y organizar el estado de sus finanzas.

Las tareas clave de contabilidad incluyen:

• Categorización de transacciones.
• Facturación.
• Conciliación de cuentas.
• Elaboración de balances.
• Gestión de nómina.
• Administración de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

La contabilidad es una práctica de analizar todos los registros financieros, producidos por el tenedor de libros, para crear informes financieros, modelos y pronósticos. Para que pueda comprender el nivel actual de sus finanzas y planificar para el futuro.

Las principales tareas de contabilidad incluyen:

• Preparación de entradas ajustadas.
• Auditorías de información financiera.
• Planificación e informes fiscales.
• Previsión financiera y análisis de riesgos.
• Elaboración de estados financieros, informes y modelos.

El propósito de la contabilidad es equiparlo con conocimientos financieros para tomar decisiones comerciales más inteligentes.

Los 2 tipos de contabilidad para su negocio de comercio electrónico

La sistematización es fundamental en la contabilidad. Para mantener organizadas las finanzas de su comercio electrónico, puede utilizar cualquiera de los dos tipos de sistemas de contabilidad populares.

1. Contabilidad en base caja.

Al utilizar el método de contabilidad en efectivo, agrega un nuevo registro cada vez que el efectivo llega a su cuenta bancaria o lo deja como un gasto. De esta manera, sus libros reflejan toda la información transaccional almacenada en sus métodos de pago y cuentas bancarias.

Aquí hay un ejemplo rápido de registro contable en base caja:

Ingresos quincenales: $615 

La contabilidad en efectivo es una opción de "inicio" para la mayoría de las pequeñas empresas de comercio electrónico. Porque es un sistema simple de mantener:solo informa sobre todos los movimientos de dinero a medida que ocurren. Además, siempre sabrá cuánto efectivo tiene a su disposición en este momento.

Otra ventaja de la contabilidad en efectivo es la siguiente:al declarar los impuestos de su empresa al final del año, no tendrá que pagar impuestos sobre la renta por los pagos que aún no ha recibido. Por lo tanto, su factura de impuestos puede ser menor.

La contabilidad de caja funciona para:

• Pequeños vendedores de comercio electrónico.
• Empresas creadoras.
• Tiendas de productos a pedido.
• Tiendas Amazon Logística de Amazon.
• Operaciones de dropshipping.

Sin embargo, este método de contabilidad no es la mejor opción para operaciones de comercio electrónico más grandes, ya que no reconoce futuras cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Por eso, evite la contabilidad basada en efectivo si usted:

• Administrar un negocio de comercio electrónico con altos niveles de existencias y múltiples proveedores.
• Planifique solicitar financiamiento o asegurar un préstamo para su negocio.
• Quiere incorporar auditores y obtener estados financieros auditados.

2. Método de acumulación.

La contabilidad de acumulación, por el contrario, le pide que registre cada venta o gasto una vez que se lleva a cabo, independientemente de cuándo el dinero llegue (o salga) de su cuenta bancaria.

Echemos un vistazo a su registro de muestra:

Ingresos quincenales: $6600

El negocio ganó $2,500 en ventas en línea. Ese dinero ya aterrizó en la cuenta bancaria. Pero ese cheque más grande de $ 5K aún no se ha cobrado y debe llegar en la semana 3. Lo mismo con los gastos:los costos de envío se pagaron de inmediato. Pero el pago del contratista vence el próximo mes, lo que significa que $800 seguirán en la cuenta bancaria hasta entonces.

La contabilidad de acumulación a menudo se conoce como el método de contabilidad tradicional, ya que es el sistema que utilizan la mayoría de las instituciones financieras. Piense en prestamistas, auditores, inversionistas, planificadores de impuestos o cualquier otra persona interesada en conocer el estado de las finanzas de su empresa.

En la superficie, la contabilidad de acumulación parece más confusa que la contabilidad de caja. Debe pensar en el dinero que aún no ha ganado (cuentas por cobrar) y restar los costos en los que aún debe incurrir (cuentas por pagar).

Pero una vez que superas eso, este sistema de contabilidad comienza a tener más sentido. Ya que proporciona una representación más realista de los ingresos de tu negocio cada mes. Además, permite hacer proyecciones financieras más precisas al tener en cuenta tus obligaciones financieras presentes y futuras.

Sin embargo, la desventaja de la contabilidad de acumulación es que esta forma de llevar registros cambia el enfoque de cuánto dinero tiene a cuánto dinero mueve. Al contar los pagos/gastos futuros, la contabilidad de acumulación puede hacer que sus operaciones parezcan más rentables de lo que realmente son. Por lo tanto, deberá controlar más de cerca su flujo de caja.

¿Debería cambiar a la contabilidad de acumulación como empresario de comercio electrónico?

La respuesta corta es sí. Tendrá que adoptar este sistema de contabilidad a medida que escalan sus operaciones. El método de base de efectivo para la declaración de impuestos solo está permitido para empresas con un ingreso de crecimiento anual promedio de $5 millones o menos.

Lo que necesita para comenzar a llevar la contabilidad de su tienda de comercio electrónico

Independientemente del sistema de contabilidad que utilice primero, deberá tener tres cosas listas:

1. Número de identificación fiscal comercial.

Si opera como una corporación o sociedad, deberá solicitar un Número de identificación de empleador (EIN) del IRS. Es un identificador único de 9 dígitos de su negocio para usar en todos sus documentos fiscales. Puede solicitarlo en línea y recibirlo inmediatamente por correo electrónico. Los comerciantes individuales pueden usar su Número de Seguro Social (SSN) para el mismo propósito.

2. Cuenta bancaria comercial.

Mantener su empresa y sus finanzas personales separadas es la primera regla de oro de la contabilidad. Abra una cuenta bancaria comercial dedicada para su tienda de comercio electrónico. Configure versiones comerciales de aplicaciones de pago populares (por ejemplo, PayPal). Y asegúrese de no gastar dinero de su cuenta comercial en sus necesidades personales (a menos que estos califiquen como gastos comerciales deducibles).

Por otro lado, puedes gastar dinero de tu cuenta personal para cubrir los gastos de tu negocio. Luego puede reclamarlos como gastos "de bolsillo". Nuevamente, esto debería ser un gasto comercial razonable. O correrá el riesgo de ser cuestionado por los reguladores.

3. Software de contabilidad.

Las aplicaciones de contabilidad y los servicios en línea pueden ahorrarle mucho tiempo en el registro de ventas, la gestión de gastos, la generación de informes y otras tareas de contabilidad. Es por eso que el 50 % de las pequeñas empresas las usan.

Fuente:OnPay 

Las aplicaciones de contabilidad populares para pequeñas tiendas de comercio electrónico son:

• FreshBooks.
• QuickBooks en línea.
• Xero.
• Ola.
• Kashoo.
• Salvia.

5 tareas importantes de contabilidad de comercio electrónico para comenzar

Con todas las herramientas alineadas, echemos un vistazo a las tareas contables clave que deberá realizar semanalmente o mensualmente:

1. Categorizar todas las transacciones.
2. Mantenga un presupuesto comercial.
3. Manténgase al día con los impuestos.
4. Distinga entre devoluciones y contracargos.
5. Practica registros precisos.

Ser diligente con cada uno de ellos lo ayudará a comprender su flujo de caja y prepararse para la temporada de impuestos.

Categorice todas sus transacciones

La categorización de transacciones es la práctica básica de la contabilidad de comercio electrónico. Debe marcar cada transacción en su estado de flujo de efectivo como ingreso o gasto. La mayoría de las aplicaciones de contabilidad ordenarán automáticamente las transacciones por usted, por lo que solo debe revisarlas y asignar las categorías adicionales correctas (por ejemplo, salario, marketing, devoluciones, etc.).

Categorizar sus transacciones lo ayuda a estimar su:

• Gastos regulares y únicos
• Ingresos mensuales

Luego puede usar estas cifras para evaluar su declaración de ingresos comercial en línea, planificar sus impuestos y crear un presupuesto comercial.

Mantenga su presupuesto comercial

Un presupuesto comercial es un recuento de todos los gastos de su negocio y otras obligaciones financieras, cuidadosamente resumidos y comparados con sus ingresos regulares. El número total le indica cuánto efectivo necesita para alcanzar el punto de equilibrio o obtener ganancias.

El objetivo de un presupuesto es ayudarlo a:

• Supervise sus patrones de flujo de caja.
• Manténgase al tanto de todos los gastos recurrentes y no planificados.
• Sepa cuándo derrochar y cuándo pedalear hacia atrás.
• Reserve algunos ingresos para los días difíciles (e impuestos).
• Evite o reduzca la deuda comercial.
• Manténgase enfocado en metas financieras a largo plazo.

Teniendo en cuenta que 2020 fue un año difícil para las pequeñas empresas de comercio electrónico, la elaboración de presupuestos puede ser una buena práctica para retomar y seguir. Así es como:

1. Revisa tu flujo de caja.

Para presupuestar de manera efectiva, necesita saber cuándo y dónde va su dinero y cuánto ingresa regularmente.

Registrando tus gastos primero ya que la mayoría de estos serán recurrentes. Tenga en cuenta cuánto gasta en:

• Compras de inventario.
• Pagos a proveedores.
• Salarios de empleados/subcontratistas.
• Embalaje y manipulación.
• Franqueo y envío.
• Comisiones por procesamiento de pagos.
• Banca empresarial.
• Software, aplicaciones, suscripciones.
• Alojamiento de sitios web.
• Publicidad.
• Impuestos.
• Reembolsos/devoluciones.

Luego tenga en cuenta los gastos únicos (no) planificados. El número total que obtendrá es la referencia de su presupuesto, una suma que necesita para alcanzar el punto de equilibrio todos los meses.

Dado que los volúmenes de ventas de comercio electrónico pueden variar en zigzag debido a las fluctuaciones de precios, los cambios en la demanda, la estacionalidad y otras condiciones del mercado, sus ingresos pueden fluctuar. Por lo tanto, puede terminar teniendo meses de flujo de efectivo negativo, es decir, cuando ganó menos de lo que gastó.

Esa es otra razón para tener un presupuesto y reservar algunos ingresos adicionales.

2. Cree una calculadora de presupuesto semanal.

Para mantener un flujo de caja positivo, especialmente en las primeras etapas de crecimiento, debe tener en cuenta cada centavo que gasta.

Una forma de hacerlo es configurar "bolsillos de efectivo" separados para diferentes categorías de gastos semanales y actualizarlos periódicamente. De esta manera, sabrá exactamente cuánto ha gastado y puede reducir los gastos no esenciales durante la próxima semana.

Puede mantener una hoja de cálculo similar en la que enumere todos sus gastos e ingresos semanales para estimar la dinámica de su flujo de caja:

Manténgase al día con los impuestos

Los propietarios de negocios de comercio electrónico tienen dos categorías de impuestos en mente:impuestos sobre la renta comercial e impuestos sobre las ventas.

Navegar por los impuestos sobre las ventas puede ser un desafío, ya que debe tener en cuenta ambos:

• Impuestos sobre las ventas a nivel estatal (recaudados en 45 estados y el Distrito de Columbia).
• Impuestos locales sobre las ventas (recaudados en 38 estados).

Fuente:Fundación Fiscal

1. Asegúrese de que sus tasas impositivas sean correctas para los clientes.

Dependiendo de la plataforma de comercio electrónico que esté utilizando para su tienda, puede agregar todos los impuestos sobre las ventas manualmente al formulario de pago o hacer que se calculen automáticamente, según la dirección de envío de los clientes. La segunda opción es menos propensa a errores.

2. Pagar impuestos comerciales trimestrales estimados.

Se espera que todas las empresas de comercio electrónico que deban más de $1,000 en impuestos al final del año realicen pagos trimestrales de impuestos estimados. El IRS calcula sus cuotas en función de la última declaración y espera el pago de acuerdo con el calendario.

3. Presentar impuestos sobre las ventas.

Debe mantener registros claros de que ha recaudado impuestos sobre las ventas para cada factura de cliente. Todos estos registros deberán completarse en su jurisdicción fiscal local de acuerdo con la fecha de vencimiento. La frecuencia de llenado varía de un estado a otro, pero normalmente es a mediados o finales de cada mes.

Distinguir entre devoluciones y contracargos

Las devoluciones y contracargos de los clientes son dos tipos diferentes de gastos que necesitan un registro por separado.

1. Devolución en tienda.

Las tiendas de comercio electrónico pueden tener una o varias políticas de devolución y esto debería reflejarse en su contabilidad:

• Crédito de la tienda: Registre la transacción original como un gasto y agréguela a la lista de cuentas por pagar.
• Reembolso completo: Una vez que le devuelvan el producto, clasifique la transacción de reembolso en "Devoluciones y bonificaciones" y réstela directamente de sus ingresos.

2. Contracargo de la tienda.

Las devoluciones de cargo ocurren cuando un cliente disputa una transacción con su banco alegando que fue fraudulenta. Lamentablemente, este "fraude amistoso" representa entre el 40 % y el 80 % de todas las pérdidas por fraude entre los minoristas electrónicos.

Categorice todos los contracargos como "Devoluciones y bonificaciones". Además, si el contracargo incluyó una tarifa adicional, márquelo como un gasto comercial.

Practica un mantenimiento de registros preciso para tu tienda de comercio electrónico

La contabilidad es el arte de mantener registros financieros que cuenten una historia financiera completa de su negocio (para usted y cualquier otra persona que lo solicite).

Dado que usted mismo informa sus finanzas e impuestos a las autoridades, debe mantener pruebas de todos sus reclamos. Eso significa que debe almacenar los siguientes registros para la contabilidad de su negocio de comercio electrónico:

• Recibos, recibos y facturas.
• Cheques cancelados y sin fondos.
• Declaraciones de impuestos anteriores.
• Formularios W2 y 1099.
• Cuenta bancaria, extractos de tarjetas de débito/crédito.
• Estados de cuenta de monederos de pago en línea.
• Registros de ingresos de su plataforma de comercio electrónico, como BigCommerce.

Todos estos registros deben conservarse durante al menos 3 años.

¿Parece mucho? Bueno, lo mejor es pagar un poco más por el almacenamiento en la nube y luego enfrentarse a posibles multas si no puede hacer una copia de seguridad de sus afirmaciones financieras durante una auditoría.

Tres prácticas rápidas de contabilidad para recordar

Hacer esas cinco tareas de contabilidad para su tienda de comercio electrónico puede ser abrumador, especialmente cuando recién está comenzando.

Recuerde:no necesita ponerse en modo gurú financiero y tratar de crear proyecciones de flujo de caja sofisticadas o usar fórmulas de varios pasos para calcular su índice de rentabilidad.

Mantenga su contabilidad simple y al grano:

1. Pronóstico de gastos mayores.

Mantenga un registro directo de todas las cuentas por pagar regulares, junto con una hoja de cálculo de Excel de presupuesto semanal. De esta forma, siempre sabrá sus cuotas y podrá trabajar con los ingresos restantes para cubrir un gasto mayor:un nuevo edificio de almacén, más publicidad o inventario adicional.

2. Aparta dinero (y tiempo) para los impuestos.

La temporada de impuestos puede ser agitada si vienes de improviso. Un tercio de los propietarios de pequeñas empresas dedican más de 80 horas (=dos semanas laborales) al año a preparar sus declaraciones de impuestos federales. Su compromiso de mantener registros limpios durante todo el año dará sus frutos enormemente.

En cuanto al dinero, reserva entre el 30 % y el 40 % de los ingresos de tu negocio para los pagos de impuestos de fin de año.

3. Supervisar la gestión de su inventario.

El sector minorista de EE. UU. enfrenta pérdidas de $ 50 mil millones por año debido al inventario inmóvil. No sume esos números, ya que la acumulación innecesaria de inventario afecta su liquidez y se reflejará negativamente en todos sus activos y en sus resultados.

Lo mismo ocurre con las materias primas:no caiga en la tentación de comprar en exceso a menos que sepa que puede utilizar todo el stock. Los costos de almacenamiento terminarán superando cualquier tipo de descuento por volumen que obtenga.

Para ejecutar operaciones ajustadas, establezca un volumen mínimo y máximo de inventario que pueda mantener, en función de sus presupuestos y proyecciones de flujo de caja.

Los dos problemas comunes de contabilidad de comercio electrónico a tener en cuenta

Para mejorar aún más el manejo de sus cuentas, no se deje engañar por los siguientes comportamientos:

1. Esperar hasta el último minuto para revisar los estados financieros.

No posponga la categorización de gastos hasta el final del mes o, peor aún, hasta el final del año del informe. Con miles de registros para revisar, se perderá algo importante. Eso puede ser algo menor, como una deducción no reclamada. O una omisión importante que puede requerir correcciones en sus declaraciones de impuestos.

Qué hacer en su lugar: Bloquee de 2 a 3 horas cada mes para sentarse y revisar todos los documentos financieros, organizarlos por categoría y luego hacer una conciliación de la cuenta bancaria.

2. Faltan errores (por falta de tiempo).

Cuando hace sus libros con prisa, los errores aparecerán sigilosamente. Tener errores en sus registros contables puede evitar sus proyecciones financieras y resultar en pérdidas financieras. Si se dejan desatendidos, pueden pasar a sus declaraciones de impuestos. Luego deberá presentar una declaración de impuestos enmendada. Lo cual, de nuevo, no es lo más divertido de hacer.

Qué hacer en su lugar: Automatice su contabilidad para evitar errores manuales e inconsistencias. Una vez que tenga un presupuesto, contrate a un director financiero (CFO), CPA (contador público certificado) o un contador de comercio electrónico interno para que lo ayude con la declaración de impuestos.

Conclusión

No tiene que ser un contador certificado para estar al tanto de sus finanzas de comercio electrónico.

Con el sistema de contabilidad adecuado, una aplicación de contabilidad de apoyo y la diligencia adecuada, puede dominar bien su contabilidad y aprender a amar la práctica de analizar sus finanzas. ¡Especialmente, cuando esas ideas se traducen en mayores ingresos!