Características imprescindibles del sistema de gestión de inventario,

Este artículo explica las características clave a considerar al buscar un sistema de administración de inventario. También cubre los últimos avances en estos sistemas y cómo determinar sus requisitos y proporciona una lista de verificación de referencia rápida descargable para usar al buscar soluciones.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

Un sistema de gestión de inventario ayuda a las organizaciones a contabilizar todas las existencias entrantes y salientes para satisfacer mejor la demanda de los clientes y evitar el gasto de exceso de existencias o pérdida de negocio debido a la falta de existencias. El sistema afecta todas las funciones comerciales esenciales, incluida la contabilidad, producción, gestion de almacenes, adquisitivo, ventas y servicio al cliente.

¿Cuáles son las principales especificaciones de los sistemas de gestión de inventario?

Las especificaciones clave del sistema de gestión de inventario implican proporcionar una forma de almacenar, organizar, administrar y analizar datos de inventario. Los requisitos de los sistemas incluyen:

• Una interfaz fácil de usar que no requiere capacitación avanzada, soporte o documentación.
• Automatización para eliminar procesos manuales de funciones comerciales relacionadas con la gestión de inventarios.
• Un fiable, base de datos segura que proporciona datos en tiempo real.
• Rendimiento que permite una rápida, Monitoreo y control de inventario procesable.
• La capacidad de los administradores para agregar fácilmente módulos de software con una configuración mínima para que el sistema sea escalable.
• Integraciones de software y funciones automatizadas que minimizan las actualizaciones o entradas de inventario manuales.

Para obtener más información sobre las funciones imprescindibles de gestión de inventario, consulte "3 características clave que debe buscar al seleccionar un software de administración de inventario".

Principales funciones del sistema de gestión de inventario por categoría

Los sistemas de administración de inventario tienen características que ayudan a administrar, control, rastrear y planificar el inventario. Esto es lo que puede esperar de esas funciones:

• Control de inventario: El control de inventario maneja productos que ya están en stock en el almacén y juega un papel clave en la gestión de la cadena de suministro. Las herramientas de control de inventario pueden clasificar los productos por tipo, ubicación y SKU (o número de serie), datos de auditoría, generar informes en tiempo real y buscar, filtrar y ver productos. Para obtener más información sobre los métodos de control de inventario, incluido el asesoramiento de expertos, consulte nuestra "Guía esencial para el control de inventario".
• La gestión del inventario: Las funciones de gestión de inventario gobiernan los datos de otras partes del sistema, como control de inventario. Eso no es todo; La gestión de inventario también maneja los procesos comerciales que ocurren antes de que el stock llegue a un almacén y cómo el inventario llega a otros destinos. Estas características incluyen herramientas para la gestión de almacenes en múltiples ubicaciones e integraciones con otro software o plataformas de planificación de recursos empresariales (ERP) (por ejemplo, generar facturas y órdenes de compra sin papel). Obtenga más información sobre la gestión de inventario y en qué se diferencia del control de inventario.
• Seguimiento de inventario: Para implementar controles de inventario, necesita realizar un seguimiento del estado de los productos y materiales en la cadena de suministro. Las funciones de seguimiento de inventario perpetuo ayudan a automatizar las tareas manuales. Por ejemplo, el sistema genera automáticamente un número de seguimiento cuando crea un recibo o factura. El seguimiento de integraciones con proveedores de logística de terceros (3PL) combinados con una solución de correo electrónico permite a las empresas administrar mejor las relaciones con los clientes al compartir lo que hay en stock o los tiempos de envío.
• Código de barras de inventario: El software de códigos de barras ayuda a eliminar los errores de entrada de datos y automatiza las funciones comerciales que requieren comunicación con otras partes del sistema. Coleccionando, almacenar y organizar datos de inventario digital hace que las operaciones de inventario sean más rápidas y precisas. El software de códigos de barras se puede integrar con la documentación digital y las funciones de informes (por ejemplo, firmas de pantalla táctil y facturación electrónica). Los dispositivos móviles de escaneo de códigos de barras mejoran la precisión del inventario, Acelere los procesos administrativos y el reabastecimiento de existencias y habilite la documentación sin papel.
• Optimización de inventario: Lleve la planificación del inventario a un nivel superior con la optimización del inventario. Agregue sofisticación a un plan de inventario básico. En lugar de fórmulas de pedido estándar y un proceso de pedido básico, puede utilizar herramientas que proporcionen informes automatizados, tendencias de inventario y una vista de los cambios en toda la cadena de suministro. Esta información permite una correspondencia más cercana entre la oferta y la demanda para que pueda optimizar el inventario disponible. Consulte la guía de pronóstico de inventario para obtener más información.
• Alertas de inventario: Varios módulos activan alertas de inventario que ayudan a reducir el desperdicio, optimizar las finanzas del inventario y gestionar las expectativas de los clientes. Estas características incluyen correos electrónicos o mensajes SMS automatizados que le alertan sobre niveles bajos de inventario y retrasos en el envío y la cadena de suministro. Las alertas de inventario ofrecen un nivel adicional de control operativo para la previsión de ventas, planificación de materiales, logística de envío y gestión de proveedores.

Funciones de gestión de inventario a considerar

Avances en informática, aplicaciones Las bases de datos y las operaciones de TI crearon un mercado para los sistemas modernos de gestión de inventarios. El cambio a los servicios web, El desarrollo basado en aplicaciones y las API permitieron integraciones de aplicaciones de terceros que antes no eran posibles. Ahora, Los sistemas de gestión de inventario pueden gestionar una serie de funciones comerciales relacionadas con el inventario.

Considere las siguientes características del sistema de gestión de inventario moderno, que puede adaptar a las necesidades de su negocio y hacer más que controlar el inventario:

• Infraestructura en la nube: El software basado en la nube es escalable solución rentable. La computación en la nube significa que las organizaciones no necesitan contratar personal dedicado para administrar y mantener esos sistemas. La infraestructura en la nube también permite respaldos automatizados, acceso seguro y colaboración en tiempo real en múltiples ubicaciones.
• Integraciones de Internet de las cosas (IoT): El IoTmovement trajo controles e informes de inventario automatizados, etiquetado digital, Rastreo GPS y rastreo habilitado para Bluetooth y RFID. La tecnología también se ha utilizado para mejorar la seguridad contra robos y pérdidas.
• Etiquetado digital: El paso al etiquetado digital creó características como etiquetas RFID habilitadas para GPS y códigos de barras digitales. Con datos de inventario digital, Las organizaciones ahora pueden conectar en red dispositivos portátiles con bases de datos para seguimiento en tiempo real y documentación sin papel.
• Sistemas móviles: Las aplicaciones móviles que se ejecutan en dispositivos inalámbricos se comunican con los sistemas administrativos y las bases de datos centrales para acelerar los procesos de inventario en múltiples ubicaciones. El uso de dispositivos móviles (con iOS o Android) permite el seguimiento en tiempo real y alertas y notificaciones instantáneas de inventario.
• Aprendizaje automático e IA: Los agentes virtuales (o chatbots) con inteligencia artificial están cambiando la forma en que las empresas comparten la disponibilidad de inventario con los clientes de comercio electrónico. Utilizan algoritmos de aprendizaje automático y servicios basados ​​en la web para comunicar el inventario agotado, haga recomendaciones basadas en un carrito de compras activo o en el historial del usuario y automatice el cumplimiento de pedidos pendientes. El aprendizaje automático también puede informar las tendencias de los datos de ventas que son fundamentales para optimizar las métricas de participación del cliente en línea. Otros beneficios del aprendizaje automático incluyen la capacidad de mejorar los controles de inventario internos y prevenir la escasez. La tecnología también puede mejorar la previsión con análisis de datos en tiempo real e informar sobre tendencias de inventario que son difíciles de rastrear y predecir manualmente.

Para obtener más información sobre las últimas funciones de gestión de inventario imprescindibles, consulte "Tres elementos imprescindibles para su lista de compras de administración de inventario".

¿Cuáles son los mejores módulos de software en los sistemas de gestión de inventario?

Los módulos que componen los sistemas de gestión de inventario varían según el proveedor y el precio. Puede comenzar con módulos básicos de gestión de inventario (gestión de pedidos y herramientas de administración) y crear sistemas que incluyan funciones e integraciones de software avanzadas (como contabilidad y comercio electrónico).

Los módulos de gestión y control de inventario más comunes incluyen los siguientes:

• Módulos de comercio electrónico: Estos módulos son útiles para vender productos en línea.
• Módulos de contabilidad: Estos módulos automatizan las actividades financieras y contables como cuentas por pagar y por cobrar, adquisiciones y pagos de terceros, y categorizan los ingresos.
• Módulos de administración de datos: Estos módulos de tipo administrador proporcionan herramientas simples para administrar los datos del sistema de inventario, como conectar usuarios a través de contraseñas, actualización de registros de inventario y exportación de datos.
• Módulos de gestión de almacenes: Los módulos de almacén proporcionan funciones de gestión de inventario imprescindibles, como la programación de citas, recepción de pedidos, manejo de devoluciones, etiquetado y gestión de transportistas de terceros.
• Módulos de gestión de pedidos: Estos módulos ayudan a administrar las órdenes de compra, requisitos de piezas y consolidación de pedidos.

Características clave del sistema de gestión de inventario por industria

Los sistemas de gestión de inventario tienen funciones de software que se dirigen a mercados particulares, bases de clientes y tipos de productos. En esta sección, encontrará ejemplos de las principales funciones del sistema de administración de inventario para considerar según la industria.

Fabricación

Los sistemas de gestión de inventario para la fabricación tienen funciones híbridas para la gestión de almacén y de inventario basado en materiales. Estas características incorporan capacidades avanzadas de conversión de unidades para manejar existencias de material a granel, incorporar metodologías de manufactura esbelta, planificación de necesidades de material y facturación de lista de materiales.

Las principales características del sistema de gestión de inventario para la fabricación incluyen:

• Conversión de unidad de medida: Convierta las cantidades de inventario recibidas a una unidad de medida mayor o menor.
• Pedidos automatizados: Establezca límites de existencias y realice pedidos cuando el inventario caiga por debajo de una cantidad determinada.
• Planificación de materias primas: Seguimiento de materias primas directas o indirectas mediante ciclos de compra y producción, Cree una lista de materiales y determine el retorno de la inversión (ROI) para una materia prima determinada.
• Gestión de órdenes de compra: Asignar proveedores, realizar un seguimiento de los plazos de entrega de los productos y gestionar los ciclos de vida de las órdenes de compra.
• Inventario serializado: Profundice en artículos individuales en lugar de SKU para rastrear el ciclo de vida de un producto, identificar el inventario defectuoso y realizar un seguimiento de la información de garantía.

Distribución al por mayor

Los mayoristas con canales de distribución en línea necesitan funciones de gestión de inventario que ayuden a controlar y rastrear el inventario a granel. gestionar múltiples proveedores y clientes y automatizar procesos.

Las principales características para los distribuidores mayoristas incluyen:

• Cumplimiento de órdenes de venta: Use un solo panel para ver los pedidos de ventas, cree albaranes y automatice las confirmaciones por correo electrónico a los clientes.
• Cumplimiento de múltiples almacenes: Seguimiento y cumplimiento de pedidos con inventario almacenado en varios almacenes.
• Kitting: Control, transferir y conectar artículos que normalmente se rastrean individualmente a una orden de venta empaquetada para ofertas como una caja de suscripción.
• Seguimiento de lotes: Rastree múltiples cantidades de productos perecederos, artículos sensibles al tiempo por fecha de vencimiento del fabricante con números de lote rastreables.
• Gestión de contenedores: La gestión de contenedores permite que el inventario se reciba en el almacén y se guarde en los contenedores preferidos dentro del sistema de estantes del almacén para facilitar la recolección más adelante durante el proceso de cumplimiento del pedido.

Venta minorista

Los minoristas dependen de las funciones de gestión de inventario que optimizan la experiencia del cliente en la tienda. Necesitan soluciones que mejoren el seguimiento del inventario, pronóstico de demanda y alertas de inventario. Preciso, Las funciones de gestión de ubicaciones múltiples son esenciales para las operaciones multicanal (por ejemplo, comprar en línea, Recoger en tienda). Las funciones de integración contable y de punto de venta son cruciales para las operaciones minoristas físicas rentables. Lea nuestra guía sobre administración de inventario minorista para obtener consejos y mejores prácticas.

Las principales características para el comercio minorista incluyen:

• Recepción parcial: Controlar y rastrear el inventario parcialmente recibido.
• Gestión de pedidos pendientes: Cree nuevas órdenes de compra con órdenes de venta consolidadas por proveedor y realice un seguimiento de los productos por tipo, llegada estimada o temporada.
• Previsión de la demanda: Establecer niveles de stock preferidos por demanda estacional, Automatice el reabastecimiento en múltiples ubicaciones y genere informes para identificar tendencias de demanda futuras.
• Inventario cíclico: Categorizar el inventario por volumen, valor o transacciones y reciba avisos automatizados para conteos de inventario para establecer niveles de existencias de seguridad. Lea nuestra guía de recuento cíclico para obtener más información sobre este proceso.

Comercio electrónico

Los sistemas de inventario de comercio electrónico deben admitir controles de inventario precisos y procesos automatizados que entregan productos a los clientes sin interrupciones. Integraciones contables que incorporan procesamiento de pagos en línea, La facturación por correo electrónico y el seguimiento de inventario son funciones populares de comercio electrónico.

Las principales características del sistema de gestión de inventario para el comercio electrónico incluyen:

• Manejo de devoluciones: Envíe actualizaciones por correo electrónico a los clientes, Asignar almacenes para recibir un artículo devuelto y generar informes sobre tendencias de devolución.
• Reposición automática: Genere órdenes de compra automatizadas cuando el stock descienda por debajo de un nivel preestablecido.
• Envío de múltiples transportistas: Almacene la información de contacto y los datos sobre los transportistas de envío preferidos y administre múltiples proveedores de logística.
• Control de stock virtual: Cree un inventario virtual y gestione la logística de envío directo con el inventario del proveedor almacenado en otro lugar.
• Mostrar disponibilidad de inventario en el sitio web: Refleje con precisión la disponibilidad de stock en las plataformas de comercio electrónico.

Cómo decidir qué características del sistema de gestión de inventario elegir

Al seleccionar un sistema de gestión de inventario, es fundamental hacer las preguntas correctas y definir primero sus requisitos. Antes de evaluar características específicas, haga las siguientes preguntas:

¿Es hora de actualizar su sistema de gestión de inventario?

¿Necesita actualizar a una nueva, ¿sistema Integrado? ¿Sería suficiente la integración de aplicaciones de gestión de inventario independientes mediante servicios web o una API en sus sistemas existentes? Por ejemplo, Pregunte a los proveedores acerca de las integraciones de terceros para su software de contabilidad actual antes de considerar invertir en una nueva plataforma que requiera capacitación e implementación en múltiples unidades comerciales.

¿Quién implementará las nuevas funciones del sistema de inventario?

Como cualquier lanzamiento de software nuevo, es importante considerar el impacto del cambio. Asegúrese de planificar la instalación y capacitación del personal sobre las nuevas funciones. Teniendo esto en cuenta, Pregunte a los proveedores potenciales sobre los contratos de soporte de proveedores externos y la capacitación de su equipo. ¿Tiene la infraestructura de TI existente y la experiencia para manejar una implementación interna, ¿O necesitarás subcontratarlo? Muchas de las funciones de inventario populares automatizan las tareas y los procesos comerciales, pero querrá prepararse para la administración de cambios cuando elimine las tareas de inventario manuales. Designe a alguien para que le ayude con eso.

¿Cuál es el costo total de propiedad del sistema de administración de inventario?

Asegúrese de preguntar acerca de las tarifas ocultas que podría no anticipar al comparar sistemas. Las preguntas para hacer incluyen:

• ¿Cuántos pedidos puede procesar en un período de facturación?
• ¿Cuántos SKU puedes administrar?
• ¿Necesita hardware adicional específico para el sistema de gestión de inventario?
• ¿Alojará aplicaciones y datos en las instalaciones o en la nube?
• ¿Cuál es el costo por licencia para el número de usuarios?
• ¿Habrá algún costo futuro asociado con el mantenimiento o las actualizaciones de software?
• Qué tipo de formación inicial y continua se incluye, y lo que cuesta extra?

Hoja de referencia de características del sistema de gestión de inventario

Utilice esta lista de verificación en PDF descargable para revisar los requisitos de su empresa. Está diseñado como una fuente única de funciones, para que pueda hacer las preguntas correctas antes de escribir su solicitud de propuesta.

Descargar PDF de la hoja de referencia de sistemas de gestión de inventario

NetSuite ofrece servicios basados ​​en la nube Software de control y gestión de inventario con numerosas funciones

Un sistema de gestión de inventario puede automatizar procesos, mejore las prácticas de inventario y ayude a mantener contentos a los clientes al tener siempre los productos que desean en stock. Los tomadores de decisiones tienen muchas opciones, y elegir la solución adecuada lleva tiempo, investigar y hacer preguntas inteligentes. NetSuite tiene respuestas y una variedad de herramientas que pueden ayudar a facilitar el proceso. NetSuite ofrece un conjunto de funciones de control y administración de inventario que incluyen administración de inventario en múltiples ubicaciones, gestión de almacén y cumplimiento, reabastecimiento automático de existencias, seguimiento de lotes y series y recuento cíclico. Obtenga más información sobre cómo puede usar NetSuite para administrar el inventario automáticamente, reducir los costos de manipulación y aumentar el flujo de caja.