Por qué debería implementar un sistema de control de inventario antes de enfrentar una costosa logística de desabastecimiento

¿Cuánto puede costarle un desabastecimiento a su organización?

La respuesta, por supuesto, depende de una gran cantidad de factores, pero es importante comprenderlos todos y el impacto en una empresa tanto a corto como a corto plazo.

El más obvio es el costo de una venta perdida si un cliente no puede comprar un producto que está agotado. Ese es probablemente el más fácil de medir y se puede calcular usando una fórmula bastante simple. El costo de un desabastecimiento es igual al número de días sin inventario multiplicado por el promedio de unidades vendidas por día en los lugares donde los artículos están agotados multiplicado por el precio por unidad. Se vuelve un poco más complicado cuando se trata de materias primas o subconjuntos. En ese caso, el costo de las consecuencias se puede agregar y tomaría en cuenta cuestiones como el costo de cerrar una línea de producción mientras la empresa espera el producto requerido o las multas o descuentos que se pagarían a un cliente en caso de desabastecimiento.

El impacto de los desabastecimientos en la satisfacción y la lealtad del cliente

Generalmente, hay tres resultados cuando un cliente se encuentra con un desabastecimiento.

El cliente espera el artículo. Esto seguramente afectará la satisfacción del cliente y, en una época de reseñas en las redes sociales y la facilidad con la que los clientes pueden manifestar su disgusto a los demás, el impacto puede llegar más allá de un solo cliente.

El cliente coloca el artículo en pedido pendiente. Mientras aún se realiza la venta, Es posible que las empresas deban endulzar el trato con un descuento o envío gratuito. La satisfacción del cliente se ve afectada.

El pedido se cancela. En este caso, se pierde la venta y se pierde un cliente potencial. Los clientes leales pueden ser más comprensivos con un desabastecimiento puntual o poco frecuente. Un nuevo cliente sin embargo, puede que no vuelva nunca. Organizaciones que tienen una comprensión clara del valor de la vida útil del cliente y su capacidad para convertir a los clientes nuevos en leales, Los clientes de por vida tienen una comprensión mucho mayor de lo que podría significar ese desabastecimiento.

Los costos internos de los desabastecimientos

Los desabastecimientos también afectan los procesos internos y el personal.

Costos de tiempo. Los desabastecimientos requieren que el personal dedique tiempo a planificar los pedidos, luchar para procesar y completar los pedidos pendientes que llevan tiempo y que sería mejor gastarlos en otro lugar.

Pérdida de productividad. Perder tiempo procesando y llenando pedidos pendientes que de otro modo podrían hacerse automáticamente.

Pérdida de inventario. La mala planificación y los desabastecimientos a menudo resultan en la pérdida de bienes.

Prepararse y hacer frente a los desabastecimientos

También es importante darse cuenta de que se producen desabastecimientos. La única forma segura de asegurarse de que nunca se produzca un desabastecimiento es llevar cantidades excesivas de inventario. Eso, por supuesto, conlleva sus propios costos y está lejos de ser una solución ideal.

Entonces, si va a ocurrir un desabastecimiento, es importante asegurarse de que, cuando lo haga, tiene un efecto mínimo. Eso requiere priorizar cada artículo en el inventario en comparación con lo importante que puede ser para un cliente, cuán importante es ese cliente para el negocio y el costo de almacenar ese inventario. Por ejemplo, un plomero se sorprendería y molestaría si su distribuidor de suministro de plomería se quedara sin acoplamientos de cobre de media pulgada, pero podría ser más comprensivo con un grifo especial que no está en stock. Y, dado que el costo de transportar esos acoplamientos es bajo, entonces eso puede convertirse en un elemento de alta prioridad. En cambio, si el cliente más grande de un distribuidor depende de un artículo o equipo específico para administrar su negocio y el agotamiento de ese artículo significaría la pérdida de ese cliente, a eso también se le debe dar una mayor prioridad, incluso si se trata de un artículo caro.

Finalmente, las empresas deben tener una idea de la capacidad de respuesta de la cadena de suministro. Un artículo agotado que se puede reponer en uno o dos días puede causar cierta confusión y frustración, pero no ser tan costoso para la empresa como lo sería un artículo que tarda semanas en adquirir.

El papel del sistema de control de inventarios

La buena noticia es que existen sistemas de control de inventario que pueden proporcionar la respuesta a todas estas preguntas y desafíos. Un sistema de control de inventario puede catalogar la ubicación, costo y recuento de cada artículo en el inventario y actualizarlo en tiempo real a través de la tecnología de escáner y código de barras. Y lo que es más, Un sistema de control de inventario que está integrado con el sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) puede ayudar a identificar cómo los desabastecimientos están afectando la satisfacción y la lealtad del cliente y realizar un seguimiento de la frecuencia con la que los clientes individuales se enfrentan a un desabastecimiento. Finalmente, un sistema de control de inventario integrado con ERP u otras aplicaciones financieras puede ser de gran ayuda para responder preguntas como cuánto cuestan los desabastecimientos al medir el valor de por vida del cliente, rotación de inventario, el costo de cada artículo y la capacidad de respuesta de la cadena de suministro.