Las 3 características más útiles para la contabilidad de pequeñas empresas de Excel

Microsoft Excel puede facilitar las tareas contables simples. Explore las funciones y los beneficios de usar Excel para la contabilidad de pequeñas empresas.

Los contadores son conocidos por usar protectores de bolsillo y pasar sus días trabajando en Microsoft Excel. Puedo dar fe del último estereotipo.

Muchas pequeñas empresas confían en Excel para todas sus necesidades de contabilidad. Si bien el software de contabilidad tiene su lugar en todos los negocios, puede beneficiarse al introducir Excel en su vida.

3 beneficios de usar Excel para la contabilidad

Excel es una poderosa herramienta que puede ayudar a cualquiera que trabaje con números.

1. Entrada de datos optimizada

No estoy quitando nada de la facilidad de uso que se ha convertido en estándar en el software de contabilidad para pequeñas empresas, pero sería difícil encontrar un programa más adecuado para la entrada masiva de datos que Excel.

Los usuarios avanzados de Excel saben que las macros pueden generar horas de trabajo humano en momentos. Los dueños de negocios pueden crear macros para automatizar tareas, como formatear, filtrar y ejecutar análisis básicos.

No necesita saber cómo configurar macros para beneficiarse de la funcionalidad de Excel. Como exploraremos a continuación, Excel sigue siendo una de las mejores formas de importar grandes conjuntos de datos de transacciones a su software de contabilidad.

2. Análisis financiero visual

El análisis financiero no tiene que ser una lista de razones contables que evalúen la rentabilidad de su empresa. Si eres un aprendiz visual, usa Excel para crear gráficos circulares que muestren a dónde va el dinero de tu empresa.

Los informes anuales sin fines de lucro a menudo usan ayudas visuales para comunicar dónde gastan su dinero. Las empresas con fines de lucro pueden preparar informes similares cuando se dirigen a los inversores.

3. Fácil de compartir

Excel es la moneda universal de la contabilidad. Cuando necesite compartir datos financieros con un prestamista o inversor, querrá enviarles un archivo PDF o Excel.

Las 3 funciones más útiles para la contabilidad de pequeñas empresas en Excel

Podría seguir hablando de las características de Excel que las pequeñas empresas pueden aprovechar para la contabilidad. Estos son mis tres favoritos.

1. Plantillas

Microsoft tiene miles de plantillas de Excel gratuitas en su sitio web. En lugar de tener que diseñar sus propias facturas e informes de gastos desde cero, puede descargar y modificar la creación de otra persona.

Las plantillas son útiles para aquellos que no se sienten cómodos navegando en Excel o que aún no dominan Contabilidad 101. Diseñar sus propias plantillas de contabilidad requiere un 100 % de precisión; si una celda no funciona correctamente, podría terminar con errores en sus registros contables. Las plantillas son plug-and-play con fórmulas precargadas.

2. Fórmulas

Las fórmulas de Excel aceleran considerablemente el seguimiento y el análisis de los gastos comerciales.

Supongamos que está mirando el extracto bancario a continuación y desea saber cuánto gastó la empresa en compras de inventario. En lugar de sumar una lista de los gastos aplicables usando una calculadora, puede usar la fórmula "SUMAR.SI", instruyéndola solo para agregar gastos marcados como compras de inventario.

Puede encontrar la biblioteca sustancial de funciones de Excel haciendo clic en el botón de fórmula en la parte superior de cualquier página de Excel. Aparecerá un panel lateral donde puede buscar y aprender a usar la función.

3. Tablas dinámicas

He guardado lo mejor para el final. Las tablas dinámicas, la característica más poderosa de Excel, reorganizan los datos para presentarlos de manera más lógica. Los contadores usan la herramienta para procesar extractos bancarios y otros datos financieros.

Por ejemplo, los extractos bancarios suelen enumerar las transacciones en orden cronológico, lo que no ayuda a comprender a dónde se fue su dinero ese mes.

Hice una tabla dinámica a continuación para categorizar los ingresos y los gastos en el extracto bancario adyacente. Reunió las transacciones de pedidos e inventario en una sola línea para delinear cuánto ganó la empresa en ingresos y cuánto gastó en compras de inventario. La fila total refleja los ingresos netos de la empresa para el mes.

El ejemplo muestra solo las transacciones de un mes, pero imagine las listas de transacciones de su hoja de cálculo para todo un año. Podría usar una tabla dinámica para separar sus transacciones por mes para comprender mejor el flujo de efectivo de su empresa. Eso llevaría horas a mano, pero son solo unos momentos con las tablas dinámicas.

Cómo utilizar Excel para las necesidades contables de su pequeña empresa

Excel puede ayudarlo con innumerables aspectos de la contabilidad de su pequeña empresa. Así es como he usado Excel como contador.

Presupuesto

Aunque muchas plataformas de software de contabilidad tienen funciones de presupuesto, siempre elegiría Excel.

Inicie el presupuesto de su empresa exportando un estado de resultados desde su software de contabilidad a Excel. Borre los números y agregue columnas para cada mes del período para el que está presupuestando. Luego comience a ingresar sus números presupuestados y ¡listo! Tienes un presupuesto.

A medida que las finanzas de su empresa se involucran más, puede crear subpresupuestos granulares que se acumulan en el presupuesto maestro de su empresa. Excel puede manejarlo.

Facturas

Si su software de contabilidad no tiene una función de facturación, puede crear fácilmente facturas profesionales a través de Excel.

Microsoft Word también tiene plantillas de facturas, pero no recomendaría usarlas porque las plantillas de Word no pueden hacer ningún cálculo por usted. Las plantillas de factura de Excel suman automáticamente los elementos de línea de la factura, lo que reduce el riesgo de error humano. No le gustaría ser responsable de facturar menos a un cliente debido a un error aritmético.

Informes de gastos

Cada vez que reembolse a un empleado el kilometraje u otro gasto comercial, debe solicitar recibos y un informe de gastos que cuente todos los costos en un solo documento. Hay cientos de plantillas de informes de gastos para elegir en línea.

Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Muchas pequeñas empresas realizan un seguimiento de quién les debe y a quién deben con una hoja de cálculo de Excel.

Las empresas que utilizan el método de contabilidad de caja solo registran los ingresos y los gastos cuando el dinero entra o sale. Excel es el depósito perfecto para una lista de las facturas pendientes de los clientes y las facturas pendientes de pago de su empresa, ya que no tienen cabida en sus registros contables hasta que el efectivo cambia de manos.

Las empresas de base devengada registran las cuentas por cobrar y por pagar en su software de contabilidad cuando obtienen ingresos e incurren en gastos, respectivamente. No deberían necesitar realizar un seguimiento de sus cuentas por cobrar y pagar en ningún otro lugar.

Conciliaciones bancarias

Las conciliaciones bancarias, uno de los conceptos básicos de la contabilidad, comparan los registros contables de su empresa con sus extractos bancarios. Puede poner ambos uno al lado del otro en Excel y examinar rápidamente cualquier discrepancia.

Muchas soluciones de software de contabilidad tienen herramientas de conciliación bancaria, pero prefiero usar Excel para realizar conciliaciones mensuales debido a su sencilla interfaz. Inicie la conciliación bancaria descargando versiones en Excel del libro mayor y extracto bancario de su empresa. Luego, copie y pegue los datos en una hoja de cálculo y comience a conciliar.

3 mejores prácticas al usar el software de contabilidad de Excel

Evite crear más trabajo para usted siguiendo estas prácticas recomendadas.

1. Deje que las fórmulas hagan el trabajo

El mejor consejo que he recibido sobre el uso de Excel para la contabilidad es evitar los números "codificados" siempre que sea posible.

Imagina que estás construyendo el presupuesto de tu empresa para el próximo año. Planea pagar a todos los empleados el salario mínimo estatal de $12 por hora. Más tarde se entera de que el salario mínimo subirá a $15 el próximo año. Si creó el presupuesto usando fórmulas la primera vez, esta solución no debería demorar más de 30 segundos.

Codificar un número significa ingresar un número real, no una fórmula, en una celda. Los únicos números que codifiqué a continuación son el salario mínimo de $12 y las horas mensuales de cada empleado. Las fórmulas calculan el salario bruto mensual de los empleados.

El pago mensual de Bridget se calcula multiplicando sus horas mensuales por el salario mínimo estatal. Si hubiera multiplicado individualmente 12 y 30 en cada celda, tendría que rehacer todo el presupuesto de nómina. Gracias a la fórmula, puedo simplemente cambiar el 12 por un 15, y todos los montos de la nómina mensual se actualizarán automáticamente.

Un consejo extra: Los signos de dólar en la fórmula "bloquean" la fila y la columna a la que hace referencia, por lo que si copia y pega la fórmula de una celda a otra, seguirá haciendo referencia al mismo lugar en lugar de ajustarse a la ubicación de la nueva celda.

2. Guarde archivos de contabilidad de Excel de forma segura

Cualquier lugar donde almacene información financiera debe estar protegido por una contraseña que solo unos pocos privilegiados conocen. Proteja con contraseña los archivos de Excel con información confidencial, como los números de seguridad social de los empleados.

No olvide hacer una copia de seguridad de los archivos que no están almacenados en un sistema de almacenamiento en la nube.

3. Crear archivos de plantilla

Guarde sus plantillas de facturas e informes de gastos como archivos de plantilla. Cuando abre un archivo de plantilla, crea un nuevo documento que no sobrescribirá la plantilla original.

Después de descargar y modificar su plantilla de informe de gastos, haga clic en "Guardar como plantilla" y guárdela en un lugar accesible para usted y sus empleados. Cada vez que alguien haga clic en el archivo de plantilla, puede estar seguro de que no arruinará sin darse cuenta todo el arduo trabajo que hizo para crearlo.

Excel con Excel

Excel puede resultar intimidante al principio, pero la sensación se desvanece rápidamente. Es como conocer a tus suegros por primera vez (con suerte).

Comience a explorar las capacidades de Excel descargando un informe de gastos o una plantilla de factura y ajústelo para que se ajuste a su negocio. Muy pronto, obtendrá los conocimientos necesarios para implementarlo más ampliamente en su empresa.