5 tareas de contabilidad para pequeñas empresas que la IA puede hacer

La contabilidad puede consumir horas de su día. Cuando se aplica a la contabilidad, la inteligencia artificial (IA) completa las tareas monótonas y que consumen más tiempo antes de que pueda decir "conciliación".

Probablemente no le guste pasar el lunes por la mañana ingresando minuciosamente en su software de contabilidad cada factura que recibió en la última semana. Tal vez solo la promesa de donas lo ayude a superar su conciliación bancaria mensual.

La inteligencia artificial (IA) está lista para dar forma al futuro de la contabilidad, lo que podría quitarle de encima las tareas contables que menos le gustan.

Resumen:¿Qué es la contabilidad de inteligencia artificial (IA)?

Cuando escucho contabilidad de IA, imagino un iRobot -tipo artilugio con una visera verde transparente sentado en la esquina de una oficina (busque "contador robot" en Google si necesita una imagen). En realidad, la contabilidad de IA se ve decididamente diferente. Los sistemas de inteligencia artificial integrados en su software de contabilidad ayudan a simplificar las tareas de contabilidad repetitivas, lo que hace que la contabilidad sea menos tediosa.

Si alguna vez ha dejado de llevar la contabilidad de su pequeña empresa, sabe lo tedioso que puede ser registrar docenas de transacciones a la vez. La contabilidad de IA analiza las transacciones de su empresa para acortar el tiempo que lleva registrar las ventas y los gastos comerciales, conciliar cuentas y generar documentos fiscales.

Más allá de la contabilidad, el proceso de seguimiento de las transacciones comerciales, la IA ayuda a los auditores a identificar fraudes y transacciones inusuales que justifican una mayor investigación. Un sistema de auditoría de inteligencia artificial detecta patrones consistentes con el fraude de manera más rápida y precisa que los humanos.

¿Puede la inteligencia artificial reemplazar a los contadores en el futuro?

La contabilidad implica repetición. Lo sabrás al hacer tu primera conciliación bancaria. Donde hay monotonía, la IA puede intervenir para ayudar. Eso plantea la pregunta:¿Existirán los contadores dentro de 10 o 15 años? ¿Entregaré mi calculadora de cinta de papel a un robot?

Por supuesto, no podemos saber exactamente cómo será la profesión contable dentro de una década, pero la especulación es parte de la condición humana. Esperamos que la contabilidad haya llegado para quedarse, aunque podría verse muy diferente a medida que avanza la tecnología de IA.

Todos hemos visto un titular sensacional que dice algo como esto:"10 profesiones que la IA tomará en los próximos 5 años". La contabilidad a menudo hace acto de presencia. Curiosamente, puede encontrar tantos artículos que avalan la longevidad de la profesión contable humana.

La razón de la dicotomía es que no todos los trabajos de contabilidad tienen el mismo aspecto. El trabajo de un contador puede alinearse más con el de administrador de nómina o tenedor de libros, mientras que otro puede ser responsable de crear un plan de crecimiento financieramente sostenible para una empresa.

Otro más podría ser asesorar a los clientes sobre estrategias comerciales con ventajas fiscales. No hay mucha superposición entre estos roles, lo que dificulta identificar la trayectoria de toda la profesión.

En enero de 2020, McKinsey &Company publicó un informe sobre el efecto que tendrán la robótica, la IA y el aprendizaje automático en los trabajos de EE. UU., incluidos los de la industria contable. La empresa examinó el "potencial de automatización" de más de 750 puestos de trabajo en función del porcentaje de tiempo dedicado a tareas que una computadora podría completar con la tecnología actual.

La contabilidad aparece en dos descripciones de puestos:una que describe a los tenedores de libros administrativos y otra que se refiere a los auditores, contadores fiscales y contadores gerenciales.

Las perspectivas para los tenedores de libros parecen algo sombrías:el 86 % de las tareas podrían automatizarse. Las funciones de los tenedores de libros incluyen registrar transacciones y completar conciliaciones, las cuales el software de contabilidad ya puede completar, con la ayuda de un ser humano. Los administradores de nómina, incluidos en esta categoría, dedican tiempo a archivar papeleo, un trabajo que el software de nómina ejecuta de manera más eficiente.

El segundo grupo de contadores, incluidos los auditores y los contadores administrativos, muestra un potencial de automatización del 12 %. Los contadores administrativos dedican tiempo a diseñar procesos comerciales optimizados que maximicen la eficiencia. La IA aún no ha logrado manejar la creación de protocolos de reducción de costos, aunque es excelente para seguirlos.

Entonces, ¿los contadores con visera verde serán reemplazados por robots con visera verde? Algunos, tal vez. Aquellos cuyos trabajos giran en torno a tareas repetitivas podrían ver sus puestos despedidos en los próximos años, pero aquellos que trabajan en el lado estratégico de la contabilidad no deberían empacar sus cubículos todavía.

Las 5 tareas contables que puede hacer la inteligencia artificial

Las empresas de software de contabilidad invierten mucho en investigación y desarrollo de inteligencia artificial para ahorrarles a los dueños de negocios horas en tareas que van desde las más insignificantes hasta las demasiado complejas. Vea algunas de las tareas de contabilidad de pequeñas empresas que la IA puede realizar en segundo plano.

1. Contabilidad

AI ha permitido a los dueños de negocios llevar sus libros con poco o ningún conocimiento de contabilidad. Donde hace solo 10 años todos los dueños de negocios necesitaban aprender cómo conciliar un libro mayor, ahora podrías pasar años sin saber qué es eso.

Muchos paquetes de software de contabilidad, como QuickBooks Online, analizan sus transacciones bancarias y recomiendan dónde categorizarlas en función de cómo ha registrado transacciones similares anteriormente. Eso es IA en el trabajo, procesando sus acciones pasadas, y quizás las de otros clientes, para predecir acciones futuras.

Intuit, propietaria de QuickBooks, informó a los inversores en 2019 sobre los planes para implementar nuevas funciones de IA, como transacciones automatizadas. La IA en el software de contabilidad también puede detectar errores, como transacciones duplicadas.

2. Nómina

La IA aún tiene que impregnar la nómina, pero un informe de Bloomberg Tax cita su presencia inminente. En lugar de que alguien pase horas revisando y aprobando las hojas de tiempo de los empleados, un sistema de IA podría marcar las hojas de tiempo irregulares para que las revise un ser humano y aprobar el resto.

Las implicaciones de la IA para la nómina podrían significar ganancias significativas en eficiencia para empresas con cientos de empleados. Los sistemas de nómina actuales pueden marcar cuando un empleado informa 400 horas trabajadas en una semana o cuando un empleado factura un proyecto de cliente al que no está asignado. Un sistema de nómina de IA puede profundizar, potencialmente descubriendo instancias en las que los empleados informan en exceso sus horas, accidentalmente o de manera fraudulenta.

3. Pronóstico

El flujo de efectivo es fundamental para el crecimiento de las pequeñas empresas. Cuando tienes poco dinero, es difícil hacer crecer tu negocio. Una empresa llena de efectivo podría estar perdiendo la oportunidad de acelerar sus inversiones. Los sistemas de contabilidad de IA han implementado herramientas de pronóstico de flujo de efectivo que pueden estimar la posición de efectivo futura de su empresa, salvo compras únicas importantes.

Por ejemplo, QuickBooks ofrece un planificador de flujo de efectivo que anticipa la posición de efectivo de su empresa hasta 90 días en el futuro. Xero, otro software de contabilidad popular, tiene una tecnología que predice su saldo bancario hasta 30 días en el futuro.

4. Preparación de impuestos

¿Puede su contador fiscal recitar el código fiscal de más de 80,000 palabras? El Tax Knowledge Engine impulsado por IA de Intuit probablemente pueda hacerlo. No es que sea una competencia ni nada.

Cuando está utilizando un software de impuestos, es probable que haya algo de aprendizaje automático detrás de escena. Si ha leído alguno de los contenidos relacionados con los impuestos de The Ascent, sabe que su elegibilidad para ciertas deducciones y créditos fiscales depende de no menos de un millón de factores. Un sistema respaldado por IA analiza automáticamente las finanzas de su empresa para extraer posibles ahorros fiscales para su pequeña empresa.

5. Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

A los humanos les gustan las rutinas, a veces hasta el extremo. Si solo paga las facturas el segundo jueves de cada mes, es posible que se esté perdiendo los descuentos por pago anticipado de las facturas recibidas a principios de mes.

Un sistema de cuentas por pagar (AP) de IA podría procesar sus facturas en el momento en que se reciben y alertarlo sobre las posibilidades de pagar anticipadamente por un descuento. Puede integrar aplicaciones como Roger con su software de contabilidad para automatizar AP. Aplicaciones similares pueden ayudarlo a procesar y aprobar informes de gastos más rápido.

Del mismo modo, los sistemas de cuentas por cobrar (AR) asistidos por IA pueden predecir con mayor precisión cuándo pagarán sus clientes en función de su historial de pagos. Los sistemas AI AR son menos ubicuos que los sistemas AP automatizados, pero puede esperar ver estas características implementadas en los próximos años.

Cómo los contadores pueden beneficiarse del uso de IA

Los contadores de pequeñas empresas deben adoptar, no temer, la IA. El Diario de Contabilidad publicó una entrevista con tres CPA que coincidieron en que la IA ha mejorado y seguirá mejorando su vida laboral, principalmente mediante la eliminación de tareas de bajo valor que una computadora podría completar de manera más eficiente.

Los contadores que aprovechan la IA pueden dedicar más tiempo al trabajo para el que fueron capacitados, desde analizar estados financieros hasta asesorar a ejecutivos y clientes.

Nos vemos en el futuro, tal vez

No puedo saber si mi trabajo existirá en las próximas décadas, pero lo que sí sé con certeza es que la IA puede hacer que los trabajos de los contadores ahora sean más emocionantes al ocuparse de nuestras tareas menos favoritas. Y si un robot me reemplaza en el futuro, espero que disfrute de mi cubículo.