10 costos inesperados que su negocio puede enfrentar

Los costos inesperados suelen aparecer en el peor momento. Enumeramos nuestros 10 principales costos inesperados que las empresas pueden enfrentar y las formas de estar mejor preparados si se presentan.

Ha pasado horas preparando su presupuesto comercial, asegurándose de que todos sus costos regulares estén incluidos. Incluso ha ido un paso más allá al agregar un aumento para el próximo año. Cuando su software de contabilidad produce sus estados financieros y el presupuesto proyectado, respira aliviado, feliz de que el proceso haya terminado.

¿O lo es?

¿Se mantendrá su presupuesto o se aplicará la Ley de Murphy? Si no está familiarizado con la Ley de Murphy, esta garantiza que si presupuesta 20 gastos, el único en el que incurrirá será el que no presupuestó.

Si bien prácticamente no hay límite para la cantidad de gastos inesperados que pueden afectar a su negocio (justo lo que quería escuchar), hay algunos gastos imprevistos que pueden afectar a los negocios con más frecuencia que otros. Consulte estos 10 ejemplos y comience a planificar en consecuencia.

1. Fallo del equipo

Mike es dueño de una instalación que ofrece deportes de interior, como baloncesto y voleibol. Sin embargo, la mayoría de los ingresos de Mike provienen de la pista de patinaje sobre hielo, solo una de tres en toda la región. Aunque Mike siempre ha presupuestado las reparaciones de la pista, no presupuestó las reparaciones del compresor, que se estropeó un viernes por la noche durante un patinaje libre. El costo de reemplazar el compresor:$30,000.

Los $ 30,000 no solo consumen el presupuesto cuidadosamente elaborado de Mike, sino que también afectan sus ingresos, ya que la mayoría de sus ingresos provienen de los patinadores. Una mejor presupuestación no resolvería este problema, pero un fondo de emergencia podría hacerlo. Aún más útil sería una línea de crédito del banco de Mike que podría usar para una emergencia como esta.

2. Impuestos

Si bien es relativamente fácil estimar la cantidad de impuestos que tendrá que pagar, siempre existe la posibilidad de que su estimación sea incorrecta. También es posible que seas auditado. E incluso si la auditoría determina que no se adeudan impuestos adicionales, el gasto de pagar un CPA o un abogado fiscal para ayudar con la auditoría puede causar estragos en su presupuesto.

Por ejemplo, David tiene una pequeña floristería. Cuando presentó su declaración de impuestos a fin de año, cometió un error matemático al ingresar los gastos de su negocio. Esto atrajo la atención del IRS, que decidió que el negocio de David debería ser auditado.

Como la mayoría de los dueños de negocios, David no sabía casi nada sobre impuestos y solicitó la ayuda de un CPA que podría ayudarlo a abordar las solicitudes del IRS. Durante las siguientes seis semanas, los auditores revisaron casi todas las facturas, cheques, recibos, declaraciones de ingresos y depósitos bancarios de Dave durante los últimos dos años. Llegaron a la conclusión de que no se debía nada.

Sin embargo, David no tuvo tanta suerte porque ahora le debía a su CPA más de $4,000 por sus horas de ayuda. Si bien no hay forma de predecir si tendrá la mala suerte de ser auditado o demandado por un cliente, asegúrese de incluir las tarifas de servicios profesionales en su presupuesto. Con suerte, no tendrás que aprovecharlos.

3. Aumentos de costos del proveedor

Cuando vende un producto, siempre debe tener en cuenta el costo de los suministros necesarios para producir sus productos, ya sea madera para crear mecedoras o productos terminados que está comprando para revenderlos, el costo del proveedor juega un papel importante en su costo de bienes vendidos y, en última instancia, cuánto gana con cada producto.

Digamos que siempre obtuvo sus suministros de Val's, que ofreció los artículos que necesitaba a un costo razonable. Sin embargo, ayer recibió una carta en el correo informándole que Val's aumentará sus precios en un 30 % el próximo mes.

Los aumentos de precios inesperados son difíciles de predecir. Construir un aumento anual en los costos del producto puede ayudar, pero no hace nada para cubrir un aumento de precios a mitad de año. Puede comenzar a buscar un nuevo proveedor, pero aún deberá encontrar una manera de absorber el aumento de precio de Val's, al menos temporalmente. Es posible que también deba aumentar su precio para cubrir algunos de sus costos adicionales.

4. Seguro

Los costos de los seguros por lo general se mantienen bastante consistentes, lo que los hace fáciles de presupuestar simplemente incorporando un aumento de la prima anual. Eso es a menos que tenga un reclamo.

Cuando el techo del restaurante de Jill fue dañado a principios de año por un tornado, presentó un reclamo a su compañía de seguros, que cubrió el costo de la reparación. Jill estaba contenta con el servicio y la pronta atención que le brindó la compañía de seguros hasta que llegó el momento de renovar su póliza.

Su prima anual había aumentado en casi $1,600, o $133 adicionales por mes. Si el negocio hubiera estado en niveles normales, Jill podría haber tenido en cuenta fácilmente el gasto adicional, pero con el negocio a la baja, estaba perdiendo dinero cada mes y no estaba en posición de agregar nada más.

Al completar su presupuesto, siempre incluya un aumento de precio en costos no variables. Es posible que no pueda cubrir todo el aumento, pero aun así estará en mejor forma financiera.

5. Aumento de alquiler

Si es propietario del edificio en el que se encuentra su negocio, no tendrá que preocuparse por un aumento inesperado en su hipoteca. Pero para aquellos de ustedes que alquilan, no hay forma de predecir cuánto será el aumento de su alquiler.

Debbie alquila una pequeña oficina donde ejerce la abogacía. Debbie no sabe que su arrendador vendió recientemente el edificio hasta que llega el momento de renovar su contrato de arrendamiento. Para su sorpresa, el nuevo propietario está pidiendo casi el doble, aumentando su alquiler de $1100 a $2000 al mes.

Debbie tiene dos opciones. Puede aceptar el nuevo monto del alquiler o puede mudarse. Cualquiera de las opciones le costará dinero que no tenía presupuestado, por lo que depende de ella determinar cuál costará menos.

En este caso, tener a mano un fondo comercial de emergencia sería útil para Debbie, ya que le permitiría tomar la mejor decisión para su negocio, en lugar de simplemente pagar el aumento del alquiler.

6. Equipo de oficina

Su computadora falla. Su copiadora deja de copiar. Su impresora decide arrojar tinta a todo lo que está a la vista. Estos son solo algunos de los problemas que pueden surgir con el envejecimiento de los equipos de oficina. Si bien el costo de reemplazar una computadora de escritorio es mínimo, los costos de una nueva copiadora e impresora pueden afectar seriamente el presupuesto de una pequeña empresa.

Si su equipo está envejeciendo, lo mejor que puede hacer es presupuestarlo en sus próximos gastos y reemplazarlo antes de que falle. Y si ha presupuestado empleados adicionales para el próximo año, asegúrese de incluir el costo de proporcionarles el equipo que necesitarán para hacer su trabajo.

7. Beneficios

Si ofrece beneficios, como seguro médico y dental, a sus empleados, es probable que incluya un aumento anual de la prima en su presupuesto. Pero eso podría no ser suficiente.

Cuando Kate comenzó a ofrecer seguro médico a sus empleados, estaba pagando el costo total. Pero a medida que pasaban los años, comenzó a transferir una mayor parte del costo a sus empleados. Aun así, cuando recibió el aviso de renovación, su prima había aumentado más del 40 %, lo que puso el costo fuera de su alcance.

Debido a que la inscripción ya había terminado y los empleados se habían inscrito en el seguro en función de la cantidad que ella había retenido anteriormente más el 10 %, era demasiado tarde para aumentar el porcentaje pagado a los empleados, por lo que Kate tuvo que esforzarse para encontrar una forma de pagar el monto adicional. costo de la prima.

Al revisar las opciones de seguro a principios de año, tendrá mucho tiempo para notificar a sus empleados sobre cualquier cambio para el próximo año y al mismo tiempo eliminar la amenaza de gastos no planificados.

8. Pagos atrasados

Su cliente ancla siempre le paga a tiempo. Excepto ahora porque se están declarando en bancarrota. Y si tiene la suerte de ser incluido en el acuerdo de bancarrota, será una fracción de lo que le deben, y es probable que no lo vea durante meses, si es que llega a verlo.

Es difícil administrar un negocio cuando cuenta con un cliente para obtener la mayor parte de sus ingresos. ¿Qué te pasa si les pasa algo a ellos?

Si bien un pago retrasado no es un costo, puede tener el mismo impacto para su negocio. Asegúrese de que cuando esté presupuestando sus gastos para el año, no esté siendo demasiado generoso con los totales de ingresos. También sería útil aumentar su base de clientes.

9. enfermedad

Si tiene una gran cantidad de personal, su enfermedad o la de un empleado clave probablemente será un inconveniente temporal. Sin embargo, si eres el único empleado, eso cambia. Estar fuera de servicio durante semanas puede afectar seriamente su negocio. La situación se vuelve aún más grave si su negocio es la principal fuente de ingresos de su familia.

Stephanie es propietaria de un pequeño salón de belleza donde contrató a dos técnicos de uñas a tiempo parcial. Una noche, en su camino a casa desde el salón, Stephanie tuvo un grave accidente automovilístico y no pudo trabajar durante seis semanas. Si bien sus dos técnicos intentaron completar lo más posible, el negocio perdió una cantidad significativa de ingresos por ventas. En este caso, tener un fondo de emergencia o una línea de crédito habría sido extremadamente útil para ayudar a que el negocio atravesara una mala racha hasta que Stephanie pudiera volver a trabajar.

10. Inventario dañado

Cuando Cara comenzó a diseñar collares steampunk, nunca soñó que su negocio despegaría. Tenía pedidos de una semana que no podía cumplir porque estaba esperando un envío de inventario. Lamentablemente, el inventario que estaba esperando se dañó durante el envío, lo que la retrasó aún más de lo que ya estaba.

Cuando Cara les dijo a sus clientes que el tiempo de espera para un collar ahora era de cuatro semanas en lugar de una, muchos de ellos cancelaron sus pedidos, lo que le costó mucho dinero a Cara.

Si bien los envíos impredecibles o dañados no están bajo su control, sería extremadamente útil tener fondos adicionales disponibles para superar una recesión temporal. Incluso podría ser la diferencia entre que el negocio de Cara experimente un contratiempo temporal o que deje de operar por completo.

No se pueden predecir los desastres, pero se pueden planificar

No importa cuán inteligente sea para los negocios, no puede predecir que tendrá un accidente automovilístico de camino a casa. No puede predecir que la empresa de transporte dañará su pedido o que su principal cliente se declarará en bancarrota inesperadamente.

Pero hay maneras de protegerse contra gastos imprevistos. Comenzar un fondo de gastos de emergencia u obtener una línea de crédito de su banco puede contribuir en gran medida a poder administrar facturas inesperadas. Si bien es posible que los fondos adicionales no eviten que ocurra un desastre, pueden ayudar a su empresa a sobrevivir a lo que la vida le depare.