5 formas de controlar eficazmente los costos en su pequeña empresa

A diferencia de las simples reducciones de gastos, el control de costos es una acción dirigida diseñada para controlar los costos y aumentar las ganancias. Conozca por qué el control de costos es importante para su negocio.

Cuando entramos en el negocio, esperamos obtener una ganancia. La clave es planificar adecuadamente cómo se obtendrá esa ganancia. Ahí es donde entra en juego el control de costos. Obtenga más información sobre qué es el control de costos, en qué se diferencia de la administración de costos y qué medidas puede tomar para controlar mejor los costos y aumentar las ganancias de su negocio.

Resumen:¿Qué es el control de costos?

Todos tenemos gastos básicos que somos responsables de controlar. Imagínese tratar de pagar su alquiler o su hipoteca si no planeó ese gasto mensual. La misma teoría se aplica al mundo de los negocios. Las medidas de control de costos están diseñadas para establecer una medida de referencia que se puede usar para comparar los gastos reales con los gastos planificados.

En los negocios, cuando presupuestamos los gastos para la producción de productos, estimamos cuánto costará producir y entregar ese artículo a nuestros clientes. Luego medimos nuestros costos reales contra nuestro presupuesto para determinar qué tan cerca estamos de la línea de base y hacemos los ajustes correspondientes.

Al observar estas variaciones presupuestarias, podemos ver exactamente dónde fueron precisas nuestras estimaciones y dónde están equivocadas. Luego se convierte en nuestro trabajo observar estas diferencias de costos y determinar qué medidas de control de costos deben implementarse.

Por ejemplo, supongamos que presupuestó una ganancia de $4 por cada producto vendido, pero debido a que los gastos de su proveedor superaron el presupuesto debido a un aumento de precio inesperado, solo obtuvo una ganancia de $2 por cada producto vendido.

Debido a que pudo identificar qué causó la reducción de sus ganancias, puede trabajar para abordar el problema cambiando de proveedor, aumentando los precios o reduciendo otros costos relacionados con la producción para que pueda volver a su objetivo original.

La forma más fácil de crear un presupuesto que pueda vincularse a sus gastos es mediante el uso de su aplicación de software de contabilidad. Si su software no ofrece la capacidad de presupuestación, puede usar una aplicación de hoja de cálculo para crear su presupuesto, aunque las actualizaciones deberán ingresarse manualmente. De cualquier manera, un presupuesto es una necesidad para realizar un mejor seguimiento y control de los gastos.

Gestión de costes frente a control de costes:¿cuál es la diferencia?

La gestión de costos y el control de costos a menudo se usan indistintamente, aunque son dos cosas diferentes. La administración de costos se ocupa de la planificación y la elaboración de presupuestos, mientras que el control de costos se ocupa de los costos reales y las acciones tomadas como resultado de esos costos.

Por ejemplo, cuando crea un presupuesto para el año siguiente, utiliza la administración de costos para prepararlo. Comienza con el proceso de planificación, que incluye los productos o servicios que desea ofrecer y cómo los entregará a sus clientes. La etapa de planificación también debe incluir proyecciones financieras iniciales, que luego se utilizarán en su presupuesto.

A continuación, deberá estimar los costos relacionados de esos procesos y usar esos números para crear un presupuesto o una línea de base para medir.

Ahí es donde entra en juego el control de costos. El control de costos mide los gastos reales contra los gastos estimados o presupuestados como un medio para abordar las variaciones de manera proactiva. El control de costos es todo, desde abordar las variaciones de su presupuesto directamente hasta instituir acciones correctivas que le permitirán reducir costos inesperados.

Pero aún no has terminado. Incluso si se toman medidas correctivas, aún deberá realizar un seguimiento de los gastos futuros para estar seguro de que las medidas que se implementan son efectivas.

5 maneras de reducir y controlar los costos de manera efectiva en su pequeña empresa

Un sistema de control de costos efectivo comienza con un presupuesto preciso, que incluye una forma de medir las variaciones presupuestarias en tiempo real. Por ejemplo, si está administrando un proyecto, querrá medir de manera proactiva sus variaciones a lo largo del presupuesto y abordar rápidamente las variaciones, como los excedentes, para que el proyecto siga funcionando sin problemas.

Esto también es cierto cuando se miden las variaciones en toda la empresa. Por ejemplo, si sus costos de fabricación y producción están muy altos, no querrá esperar hasta fin de año para abordar los problemas detrás del aumento de los costos de producción. Es por eso que examinar las variaciones de su presupuesto mensualmente puede ayudarlo a evitar una catástrofe al permitirle realizar cambios rápidamente.

Vea estas otras cosas que puede hacer para ayudar a controlar los costos en su negocio.

1. Profundice detrás de los números

Cuando ejecuta sus estados financieros al final del mes, observa que su ganancia neta es mucho más baja de lo esperado. Pero para abordar la razón detrás de la caída inesperada de las ganancias, deberá saber por qué han bajado.

¿Son sus costos fijos más altos que su pronóstico financiero original? ¿Su proveedor aumentó sus precios? ¿Tuvo que pagar horas extras a los empleados para sacar los productos a tiempo? Todo esto puede afectar sus ganancias, pero no podrá corregir el problema si no sabe qué lo causó.

Por ejemplo, si sus costos aumentaron debido a un cambio en los precios de los proveedores, deberá abordar ese problema con medidas correctivas, que pueden incluir negociar una tarifa reducida o incluso cambiar de proveedor. Al identificar el problema, recupera más control sobre sus costos y puede comenzar a trabajar hacia su objetivo de aumentar las ganancias.

2. Preparar presupuestos adecuadamente

La mejor manera de implementar tanto la gestión de costos como los procedimientos de control de costos es crear un presupuesto. Tómese el tiempo para crear un presupuesto que no sea solo una estimación aproximada, sino que use cifras históricas como base. Si ese proceso no funciona para usted, considere usar un presupuesto de base cero, que le permite comenzar desde cero, justificando cada gasto operativo antes de incluirlo en su presupuesto.

Pero crear un presupuesto no es suficiente. También debe monitorear regularmente ese presupuesto para estar al tanto de las variaciones a medida que ocurren, no varios meses después, cuando la acción correctiva ya no es una opción viable.

3. Gestiona mejor tus proyectos

Estás a punto de organizar tu primer evento del año. ¿Qué mejor manera de asegurarse de que los costos proyectados se mantengan dentro del objetivo que administrar varios componentes del evento? Si bien puede ser útil revisar los costos después de que termine el evento para ver qué salió bien y qué no, ¿no es mejor monitorear los gastos de su proyecto en tiempo real y tomar medidas correctivas antes de que su proyecto exceda su presupuesto por miles de veces? dólares?

4. Vigila tu inventario

Sus niveles de inventario pueden desempeñar un papel importante en el aumento, la disminución o el estancamiento de las ganancias. Si vende productos, debe aprender a caminar por la delgada línea entre tener suficiente inventario en stock para cumplir con los pedidos de manera oportuna y tener un exceso de inventario, lo que aumenta los costos y puede terminar como desperdicio.

Esto es particularmente importante si su inventario tiene una fecha de vencimiento. Administre su inventario correctamente y es probable que sus costos también se reduzcan.

5. Reduce las reparaciones

Un mejor control de gastos a menudo significa ser proactivo en lugar de reactivo. Por ejemplo, el uso de equipos viejos o defectuosos en su oficina o en su línea de producción puede ser desastroso, ya que una falla inesperada de la computadora o una maquinaria defectuosa le costará tiempo y dinero.

Si bien gastará dinero para asegurarse de que el equipo de su oficina y fábrica esté actualizado, también eliminará las costosas sorpresas que pueden surgir y causar estragos en su presupuesto y sus costos.

El control de costos es una necesidad para un negocio exitoso

A todos nos gusta pensar que nuestro negocio generará ganancias. Pero hay cosas que puede hacer para convertir ese pensamiento en realidad, comenzando con la implementación de medidas de gestión y control de costos.

Mantener sus costos bajo control comienza con la creación de un presupuesto que se usa como una herramienta activa y no solo se mira de vez en cuando. Conocer sus variaciones mensualmente puede ayudarlo a mitigar una crisis antes de que comience, lo que le permite implementar medidas correctivas, ya sea buscando un nuevo proveedor, eliminando las horas extra de los empleados o ajustando los niveles de producción.

Controlar los costos mediante la implementación de medidas de control de costos lo pone a usted a cargo de su negocio y sus ganancias.