Cómo hacer un presupuesto base cero para su negocio

El presupuesto de base cero, a diferencia de un presupuesto estándar, inicia el proceso presupuestario desde cero. Obtenga más información sobre el presupuesto de base cero para ver si es adecuado para su empresa.

El presupuesto de base cero es una forma de hacer borrón y cuenta nueva. Los presupuestos cero, que se utilizan con frecuencia junto con un plan estratégico, ayudan a las empresas a alinear sus objetivos con sus gastos, eliminando cualquier gasto que no encaje en su plan.

Obtenga más información sobre la presupuestación de base cero, sus ventajas y desventajas, y vea si este enfoque puede ser adecuado para su empresa.

Descripción general:¿Qué es el presupuesto de base cero (ZBB)?

El presupuesto de base cero, o ZBB, es presupuestar desde cero:analiza cada gasto o gasto potencial detenidamente antes de decidir agregarlo al presupuesto.

A diferencia del presupuesto tradicional, como el presupuesto maestro o el presupuesto flexible, que se concentra en los resultados históricos, el presupuesto de base cero se utiliza para alinear los objetivos estratégicos con su presupuesto.

Diferencias entre la presupuestación tradicional y la presupuestación de base cero

Presupuestación tradicional	Presupuesto base cero
Mira los números	Mira los objetivos
Requiere poco análisis	Requiere justificación de gastos
Se centra en el costo	Se centra en la actividad
Es fácil de preparar	Es un proceso lento
Concentrados en varianzas	Considera todos los gastos por igual

La presupuestación de base cero se usa a menudo cuando las empresas buscan reducir gastos o reasignar los fondos disponibles a gastos justificables.

Por lo general, preparar un presupuesto de base cero lleva más tiempo que un presupuesto basado en resultados, ya que cada gasto se considera cuidadosamente antes de agregarlo al presupuesto. Tenga en cuenta que existen ventajas y desventajas en el presupuesto de base cero, que explicaremos a continuación.

3 ventajas del presupuesto base cero

Hay muchas ventajas en la creación de un presupuesto de base cero, especialmente si el presupuesto del año anterior fue muy inexacto. Aunque lleva más tiempo que crear un presupuesto estándar, tomarse el tiempo para crear un presupuesto de base cero puede dar sus frutos.

1. Precisión

Cuando juegas en una máquina tragamonedas, muchos jugadores de tragamonedas han declarado que el dinero que pones en la máquina deja de ser dinero; es solo un número en la parte superior de la pantalla.

Los presupuestos son así. Una vez al año, todos nos sentamos en una mesa, bebemos café frío y masticamos pasteles rancios mientras determinamos qué debe incluirse en un presupuesto. En realidad, esta práctica rara vez produce nuevos conocimientos, ya que la mayoría de los detalles del presupuesto se toman del presupuesto del año anterior, con un aumento o una disminución incluidos.

Este proceso requiere poco pensamiento crítico, o pensar en absoluto, sino que depende de la cantidad gastada en el año anterior.

El presupuesto de base cero elimina los errores del año anterior al justificar cualquier gasto comercial que se incluye en el presupuesto en lugar de simplemente trasladar los errores del año anterior.

2. Rentabilidad

La presupuestación de base cero aborda la presupuestación de ingresos y gastos, con énfasis en los gastos. Sin embargo, profundizar en sus fuentes de ingresos también es parte del proceso.

Por ejemplo, sus tazas de viaje siempre han sido muy vendidas entre todos sus clientes. Pero la demanda de estos artículos ha disminuido debido a que más empresas están cambiando a personal remoto. Como resultado, está planeando disminuir la cantidad de tazas que compra para revender en el nuevo año, lo que significa que los ingresos totales deberán ajustarse al igual que los gastos.

Eso es lo que hace el presupuesto de saldo cero. Elimina el rendimiento anterior, que puede o no ser adecuado para su próximo presupuesto, y lo obliga a profundizar más allá de los números hasta la base detrás de esos números.

3. Mejor alineación con los objetivos comerciales

A menos que esté creando un presupuesto por primera vez, la creación de un presupuesto anual a menudo implica simplemente aumentar o disminuir los totales del presupuesto del año anterior en un porcentaje establecido. Esto no hace nada para abordar los déficits e imprecisiones presupuestarias, ni se alinea con los objetivos estratégicos.

La creación de un presupuesto de base cero lo obliga a usted y a sus empleados a examinar cuidadosamente cada fuente de ingresos y cada gasto para determinar su lugar en el presupuesto, e incluso si merece un lugar en el presupuesto. La presupuestación basada en cero lo ayuda a consolidar los gastos entre departamentos, ver exactamente de dónde provienen sus ingresos y presupuestar usando solo esa información.

2 limitaciones del presupuesto de base cero

Las ventajas del presupuesto base cero son evidentes. Pero hay algunas desventajas en el proceso de presupuestación de base cero.

1. Consume mucho tiempo

Incluso para los propietarios de pequeñas empresas, la creación de un presupuesto de base cero no es un proceso rápido. Esto se debe a que cada elemento de línea de su presupuesto se examina cuidadosamente para ver si está justificado. Si bien eso suena bastante simple, puede convertirse rápidamente en un proceso tedioso y lento. No hay duda de que el resultado puede proporcionar una precisión milimétrica que un presupuesto estándar no puede, pero depende de usted determinar si también es tiempo bien invertido.

2. Se requiere la participación de los empleados

Si solo tiene unos pocos empleados, esto no es un problema. Sin embargo, para las pequeñas y medianas empresas con varios departamentos, la creación de un presupuesto de base cero también significa que se requiere la participación total de varios empleados que representen a varios departamentos. Sin representantes de todos los departamentos involucrados, la presupuestación de base cero no será precisa.

Cómo hacer un presupuesto base cero para su negocio

Crear un presupuesto de base cero no es algo que suceda rápidamente. En cambio, se deberán seguir algunos pasos básicos para que el proceso sea lo más eficiente posible. Si tiene una herramienta de elaboración de presupuestos en su software de contabilidad, puede usarla para crear su presupuesto de base cero, aunque hay numerosas plantillas disponibles que también se pueden usar.

1. Identificar objetivos

Antes de comenzar a ingresar los totales del presupuesto, es útil que los jefes de departamento identifiquen sus objetivos. Por ejemplo, si los objetivos del departamento de ventas son aumentar las ventas, es importante profundizar para determinar cómo sucederá. Los gastos seguirán el mismo proceso.

Por ejemplo, si planea aumentar el tamaño del departamento de ventas, también debe justificar ese gasto adicional, con el correspondiente aumento en las ventas. Si ha pagado constantemente por una costosa campaña de marketing que ha generado cero dólares, ahora es el momento de eliminar ese gasto de su presupuesto.

2. Determinar cómo alcanzar los objetivos

Si bien es importante establecer objetivos, debe establecer un camino para alcanzar esos objetivos. ¿Se utilizarán campañas publicitarias? ¿Se presentará un nuevo producto? ¿Intentará llevar su producto a más tiendas? ¿Aumentarás tu presencia online? Estas son todas las cosas que deben determinarse antes de completar su presupuesto.

3. Revisar todas las actividades generadoras de ingresos

El presupuesto de base cero puede ayudar a reducir los gastos, pero también puede ayudar a identificar oportunidades para aumentar los ingresos. Esto es particularmente importante para las pequeñas empresas con flujos de ingresos limitados. Por ejemplo, si vende solo un producto, ¿valdría la pena el costo de comenzar a vender dos o incluso tres? La creación de un presupuesto de base cero le permite tomar estas determinaciones.

4. Consolidar actividades y presupuesto completo

Una vez que considere todos los ingresos y gastos de su negocio, puede comenzar a consolidarlos y priorizar sus procesos de gasto. Si actualmente está ejecutando dos campañas de marketing separadas, ¿por qué no consolidarlas en una sola campaña y ahorrar dinero? El objetivo final de un presupuesto de base cero es utilizar cada dólar de ingresos en un gasto.

Ejemplo de presupuesto de base cero

Si fuera a crear un presupuesto estándar para el próximo año, usaría los totales reales del año en curso y basaría su presupuesto en esa información.

Por ejemplo, el presupuesto a continuación muestra los totales reales del presupuesto para 2020. Si estuviera creando un presupuesto estándar para 2021, simplemente examinaría cada total y tal vez aumentaría la cantidad en un 10-15%.

El proceso de elaboración de presupuestos de base cero es simple, ya que comienza desde cero, con cada uno de los gastos de línea de pedido examinados de cerca para determinar si el gasto debe aumentarse, disminuirse o eliminarse.

Gastos operativos 2020
Alquiler	$  35 000
Seguro	$     3500
Electricidad	$     1700
Gasolina	$     1000
Internet	$     1200
Teléfono	$     2500
Viajes	$   15.500
Salarios	$ 235.000
Artículos de oficina	$     1300
Envío y entrega	$   17 500
Mantenimiento y reparaciones	$   11 000
Otro	$     4100
Gastos operativos totales	$ 329.300

Ahora está listo para preparar su presupuesto de base cero para 2020. Si bien los gastos no variables, como el alquiler, el gas y la electricidad, pueden ajustarse ligeramente hacia arriba para el nuevo año al examinar los gastos, ha determinado algunas cosas:

• Puede ahorrar una cantidad significativa de dinero si cambia de proveedor de suministros de oficina, lo que resulta en una disminución de $1300 anuales a $900 anuales.
• Al examinar sus gastos de viaje para 2020, se dio cuenta de que muchos de los viajes que hicieron sus empleados no hicieron nada para aumentar los ingresos de su negocio. También se dio cuenta de que muchos de esos viajes y reuniones a las que asistió podrían haberse manejado de forma remota, a una fracción del costo. Como resultado de estos hallazgos, su presupuesto de viaje se reduce de $15,500 a $7,500.
• La mayor parte del mantenimiento y las reparaciones involucraron un equipo antiguo, que se reemplazó. Como resultado, puede reducir los costos de mantenimiento y reparación a $5000.
• Aunque antes todos sus clientes disfrutaban del envío gratuito, los costos de envío han seguido aumentando. Como resultado, le cobrará a sus clientes los costos de envío por cualquier pedido de menos de $75. Esto le permitirá reducir el costo de envío de $17 500 a $10 000.
• Agrupar sus costos de Internet y teléfono en un solo plan le ahorrará más de $1,200 al año, reduciendo el costo actual de $3,700 a $2,500 por año.
• También se va a deshacer de la categoría Otros, pensando que si un gasto no tiene una categoría para colocarlo, puede eliminarse.

Gastos operativos 2021
Alquiler	$   37.000
Seguro	$     3650
Electricidad	$     1800
Gasolina	$     1100
Internet y teléfono	$     2500
Viajes	$     7500
Salarios	$ 235.000
Artículos de oficina	$        900
Envío y entrega	$   10.000
Mantenimiento y reparaciones	$     5000
Gastos operativos totales	$ 304.450

Con el presupuesto de base cero, pudo reducir sus gastos en más del 7 %.

¿El presupuesto base cero es adecuado para su negocio?

El presupuesto de base cero es una de las maneras más fáciles de alinear sus gastos con sus objetivos. A diferencia de la presupuestación de alto nivel o incluso de la presupuestación de proyectos, el punto de la presupuestación de base cero es tener cada dólar gastado asignado a un gasto en particular. El uso de un presupuesto de base cero también puede ayudar a identificar los gastos excesivos, así como a identificar prioridades y financiarlas en consecuencia.

E incluso si no usa el presupuesto de base cero todos los años, crear un presupuesto de base cero cada dos o tres años puede ayudar a que sus prioridades comerciales vuelvan a estar enfocadas.