Los 5 mejores software de cuentas por pagar para pequeñas empresas

Si usa la contabilidad de acumulación, necesita tener una forma de administrar adecuadamente las cuentas por pagar. Consulte nuestras cinco mejores selecciones de software para el procesamiento de cuentas por pagar.

Si tiene un negocio, es probable que tenga facturas que pagar. El proceso de cuentas por pagar es parte de cualquier negocio que utilice el método de contabilidad de acumulación.

Las cuentas por pagar no se utilizan en el método de contabilidad de efectivo, ya que los gastos se reconocen cuando el dinero cambia de manos. Sin embargo, si utiliza el método de contabilidad de acumulación y compra productos, suministros o servicios a crédito, tendrá cuentas por pagar que deberá administrar.

Aunque existen varias aplicaciones de cuentas por pagar en el mercado, la mejor manera para que usted o su tenedor de libros administren las cuentas por pagar es mediante el uso de un software de contabilidad.

El uso de software de contabilidad le brinda los medios para administrar adecuadamente todo el proceso de cuentas por pagar, desde la recepción de la factura hasta el pago del proveedor.

Si bien parece un proceso fácil, y en la mayoría de los casos lo es, la mala administración de sus cuentas por pagar puede tener serias repercusiones, que incluyen términos de pago desfavorables de su vendedor o proveedor, cargos por mora evaluados e incluso una disminución en la solvencia de su negocio.

Vale la pena tener un buen software de procesamiento de cuentas por pagar para administrar el proceso correctamente.

Estas son nuestras mejores opciones para el mejor software de cuentas por pagar para pequeñas empresas:

• AccountEdge Pro
• Escritorio QuickBooks
• Xero

Factores a considerar al elegir un software de cuentas por pagar

Hay una variedad de cosas a tener en cuenta al comparar paquetes de software de cuentas por pagar. Ayuda a determinar primero cómo desea pagar sus facturas. Por ejemplo, ¿se siente cómodo pagándoles electrónicamente y luego simplemente publicando el pago en su software?

¿Preferiría pagar las facturas a la antigua, ejecutando cheques y enviando el pago por correo? ¿Quizás prefiera ingresarlos en el sistema y luego pagarlos mediante transferencia ACH cuando vencen?

En cuentas por pagar, como en todo, siempre es bueno tener opciones. Tal vez no tenga idea de cómo quiere pagar sus cuentas; solo quiere asegurarse de que se les pague. En ese caso, aquí hay algunas cosas que debe buscar.

1. Seguimiento de proveedores

El seguimiento de proveedores es una gran parte del proceso de cuentas por pagar. Esto incluye detalles como la gestión de la información de contacto, como una dirección postal y una dirección de correo electrónico válidas.

También puede incluir información bancaria para pagos electrónicos, una lista de pagos del año y una identificación fiscal o número de Seguro Social para el procesamiento 1099. Un buen seguimiento de proveedores podrá administrar toda esta información y más.

2. Procesamiento 1099

Cualquier proveedor al que pague que no esté incorporado debe recibir un 1099 al final del año. Si paga con frecuencia a una gran cantidad de contratistas y consultores, puede ser extremadamente útil contar con un sistema para procesar los formularios 1099 a fin de año.

3. Múltiples formas de pagar a los proveedores

Si bien algunas empresas son reacias a alejarse del método tradicional de pagar a los proveedores con cheque, otras están dispuestas a adoptar opciones de pago más nuevas, como los pagos ACH o incluso el pago con tarjeta de crédito.

Sea cual sea el método que elija para pagar a sus proveedores, siempre es bueno tener varias alternativas disponibles.

Cinco mejores software de cuentas por pagar para pequeñas empresas

Nuestras cinco selecciones principales para el mejor software de cuentas por pagar tienen un par de cosas en común:capacidad de contabilidad de doble entrada y una manera fácil de administrar sus cuentas por pagar. Aquí están nuestras selecciones.

1. CuentaEdge Pro

Una buena opción tanto para empresas pequeñas como para empresas en crecimiento, AccountEdge Pro ofrece varios planes que facilitan la ampliación a una versión más potente en caso de que su empresa crezca.

Todos los planes AccountEdge Pro ofrecen una buena capacidad de contabilidad, incluido el procesamiento completo de cuentas por pagar. El módulo de Compras en AccountEdge Pro es donde administrará todas sus compras, así como sus transacciones de cuentas por pagar.

AccountEdge Pro facilita la creación de una orden de compra, la conversión de una factura en una orden y el ingreso y la administración de todos sus proveedores, e incluye una opción para pagar a proveedores y proveedores electrónicamente o con cheque.

Otras funciones de cuentas por pagar incluyen una opción de retención de pago del proveedor, que es excelente para aquellos en la industria de la construcción y la construcción, lo que le permite retener una parte de cualquier pago adeudado hasta que se complete un trabajo.

Se incluye una opción de descuento por pago anticipado en la aplicación, y también puede crear un crédito de proveedor para cualquier sobrepago realizado.

Otra característica útil es la opción de reconciliación de cuentas por pagar, que garantiza que el saldo de sus cuentas por pagar siempre coincida con el saldo de cuentas por pagar en su balance general. AccountEdge Pro también administra todos los pagos de proveedores a lo largo del año y procesa los formularios 1099 al final del año.

Junto con los informes estándar, AccountEdge Pro también incluye una buena selección de informes de cuentas por pagar, incluido un informe de proveedor, un informe de antigüedad, un informe de excepciones, una lista de cuentas por pagar y un informe de reconciliación de cuentas por pagar.

AccountEdge ofrece dos planes locales:Básico, que tiene una tarifa única de $149; y Pro, que tiene una tarifa única de $399. También hay dos planes en la nube disponibles:Priority Zoom, que cuesta $50/mes; y Priority ERP, con precios disponibles directamente desde AccountEdge.

Los usuarios del plan Pro también pueden comprar una suscripción a AccountEdge Connect, que le permite realizar una variedad de funciones del sistema de forma remota, con una suscripción que cuesta $25/mes.

Leer The Ascent's completo Revisión de AccountEdge Pro

2. Escritorio de QuickBooks

Ya sea que sea un propietario único o dueño de un negocio en crecimiento, QuickBooks Desktop funcionará para usted. Hay disponibles tres ediciones diferentes de QuickBooks Desktop, junto con una versión para contadores diseñada para contadores públicos y otros profesionales de la contabilidad.

QuickBooks Desktop ofrece una excelente capacidad de cuentas por pagar, con la inclusión del Centro de proveedores, que le permite administrar fácilmente toda la información de sus proveedores desde una ubicación central.

El Centro de proveedores le permite ver todas las transacciones de proveedores, agregar contactos, crear una lista de tareas pendientes, agregar notas al archivo e incluso enviar un correo electrónico directamente dentro de la aplicación.

QuickBooks Desktop incluye un rastreador de facturas que proporciona un resumen de todas las órdenes de compra creadas, facturas abiertas y una lista de facturas vencidas (que no debería tener).

La aplicación también proporciona una lista de todas las facturas pagadas recientemente. La función Pagar factura le facilita la elección de las facturas que desea pagar e incluye varias opciones de pago diferentes, incluida una opción de impresión de cheques, pago con tarjeta de crédito o transferencia ACH. La solicitud también incluye el procesamiento 1099 de fin de año.

QuickBooks Desktop ofrece excelentes opciones de generación de informes, incluidos informes de cuentas por pagar, como un informe detallado de antigüedad de cuentas por pagar, un informe de pago en efectivo no aplicado, un informe de cuentas por pagar actuales y un informe de proveedor, con plantillas de informes disponibles también.

QuickBooks actualmente ofrece tres planes:

1. Pro: El plan Pro, más adecuado para empresas más pequeñas, admite hasta 3 usuarios y actualmente cuesta $299,95 al año.
2. Premier: Más adecuado para empresas que buscan un software de contabilidad específico de la industria, el plan Premier ofrece soluciones para empresas generales, contratistas generales, empresas de fabricación y venta al por mayor y organizaciones sin fines de lucro. La edición Premier cuesta $499,95 al año y admite hasta 5 usuarios.
3. Empresa: Lo mejor para empresas en crecimiento, QuickBooks Enterprise ofrece más capacidad de personalización y admite hasta 30 usuarios. El plan Enterprise cuesta actualmente $849,10 al año.

Leer The Ascent's completo Revisión de escritorio de QuickBooks

3. Contabilidad Sage 50cloud

Una buena opción para empresas pequeñas y en crecimiento, Sage 50cloud Accounting ofrece toda la funcionalidad que normalmente se encuentra en una aplicación de escritorio junto con fácil acceso a la nube para funciones clave del programa.

Sage 50cloud Accounting procesa las cuentas por pagar a través del Centro de compras y proveedores, donde se administran todas las compras de la empresa y los detalles de los proveedores. También puede administrar los detalles de 1099 en el centro, eliminando la necesidad de luchar al final del año para obtener la información necesaria del proveedor.

Si está buscando diferentes formas de pagar a sus proveedores, Sage 50cloud Accounting lo tiene cubierto, ofreciendo hasta 10 métodos de pago, incluidos PayPal, pagos electrónicos, pagos con tarjeta de crédito y cheques tradicionales.

La actividad de cuentas por pagar de Sage 50cloud Accounting también se completa desde el Centro de compras y proveedores, lo que incluye ingresar facturas para pago, pago de facturas, ingresar créditos de proveedores y ejecutar cheques. El centro también muestra una lista de cuentas por pagar antiguas en pantalla para que las revise.

Las opciones de generación de informes en Sage 50cloud Accounting son buenas y mejoran aún más con la disponibilidad de Sage Intelligence Reports, que proporciona una visión más analítica de las finanzas de la empresa.

La aplicación incluye informes estándar de cuentas por pagar, como cuentas por pagar antiguas, un resumen de cuentas por pagar y una lista de proveedores, pero el mejor informe es el informe Análisis de cuentas por pagar, que incluye un gráfico Vencimiento por edad, una lista de los cinco proveedores principales por compra. y por monto adeudado, y un resumen de Adeudado por edad.

Sage 50cloud Accounting actualmente ofrece tres planes:

1. Pro: Ideal para empresas muy pequeñas, Pro es un sistema de un solo usuario que actualmente cuesta $299.95 al año.
2. Premium: Ideal para pequeñas empresas, Premium admite hasta 5 usuarios y actualmente tiene un precio de $465,95 al año.
3. Cuántico: Una buena opción para empresas en crecimiento, Quantum puede admitir hasta 40 usuarios, con precios personalizados disponibles directamente de Sage.

Leer The Ascent's completo Revisión de contabilidad de Sage 50cloud

4. Xero

Una excelente opción para propietarios únicos, autónomos y pequeñas empresas, Xero ofrece una interfaz de usuario recientemente actualizada y fácil de navegar con accesibilidad completa a la nube.

Xero ofrece una buena capacidad de cuentas por pagar, incluida la opción de enviar facturas por correo electrónico directamente a la bandeja de entrada de archivos, mientras que la función en paralelo le permite ver todos sus archivos de cuentas por pagar junto con el registro del proveedor almacenado en Xero.

La pantalla Facturas en Xero le permite ver todas las facturas que se han ingresado, mostrando detalles como la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, si la factura se pagó y, de ser así, la fecha de pago.

Puede ingresar facturas y luego programarlas para el pago de inmediato, o elegir una fecha de pago en un momento posterior. Xero también incluye un panel de Compras que le permite ver todos los pagos salientes, así como las próximas facturas que puedan vencer.

También puede configurar facturas recurrentes en Xero con la opción de cambiar el monto adeudado cuando sea necesario.

Si factura a los clientes el reembolso de sus gastos, apreciará la capacidad de Xero de facturar el gasto directamente a su cliente. Por ejemplo, si gasta $100 en la tienda de suministros de oficina en artículos comprados para su cliente, puede facturar esa compra de $100 directamente al cliente desde la pantalla de entrada de cuentas por pagar.

Las opciones de generación de informes de Xero continúan mejorando con cada nueva versión, con una variedad de informes de cuentas por pagar disponibles, que incluyen una lista de proveedores, un informe de cuentas por pagar antiguas y un informe 1099 diseñado para facilitar el procesamiento de 1099 de fin de año.

Xero actualmente ofrece tres planes:

1. Primero: El plan Early es ideal para propietarios únicos y autónomos y actualmente cuesta $9/mes.
2. Cultivo: Ideal para pequeñas empresas, el plan Growing cuesta $30/mes.
3. Establecido: Una buena opción para negocios en crecimiento, el plan Establecido actualmente cuesta $60/mes.

Lea la reseña completa de Xero de The Ascent

5. QuickBooks en línea

QuickBooks Online ha recorrido un largo camino desde su lanzamiento en 2001, con más de 3,2 millones de suscriptores solo en los EE. UU.

Es probable que este crecimiento constante contribuya a un aumento sustancial de las características y la funcionalidad, convirtiendo una aplicación de contabilidad básica en una aplicación de contabilidad sólida, adecuada para propietarios únicos, autónomos y pequeñas empresas por igual.

Para aprovechar las funciones de cuentas por pagar en QuickBooks Online, deberá comprar el plan Plus, uno de los cinco planes que ofrece QuickBooks Online.

En el plan Plus, puede ingresar facturas para el pago, administrar las fechas de vencimiento de los pagos, programar los pagos para una fecha específica y pagar las facturas electrónicamente o mediante la impresión de cheques.

QuickBooks Online también hará un seguimiento de los posibles descuentos por pago anticipado ofrecidos por un proveedor, para que no pierda la oportunidad de ahorrar un poco de dinero.

La función Gastos de QuickBooks Online ofrece una manera fácil de administrar los gastos, configurar las facturas que deben pagarse y administrar los detalles del proveedor.

También podrá crear pagos recurrentes, imprimir cheques de proveedores o pagar a sus proveedores directamente desde esta pantalla. QuickBooks Online también incluye una buena aplicación móvil que le permite ingresar y pagar una factura electrónicamente si es necesario.

La aplicación también incluye una buena selección de informes de cuentas por pagar que incluyen detalles de antigüedad, una lista de pagos de facturas, una lista de facturas pendientes de pago, un resumen de antigüedad y un informe detallado de cheques.

QuickBooks Online ofrece cinco planes:

1. Trabaja por cuenta propia: Ofrece funciones básicas del programa y cuesta $7.50/mes
2. Inicio sencillo: Bueno para autónomos, Simple Start cuesta $12.50/mes
3. Esenciales: Admite hasta 3 usuarios y cuesta $20/mes
4. Más: Bueno para aquellos con inventario, además cuesta $35/mes
5. Avanzado: Lo mejor para empresas en crecimiento, Advanced admite hasta 25 usuarios y cuesta $ 75 / mes

Todos los precios de QuickBooks Online reflejan precios introductorios, lo cual es bueno para los primeros tres meses.

Leer The Ascent's completo Reseña de QuickBooks Online

Las cuentas por pagar son una parte importante del proceso contable

El procesamiento de cuentas por pagar es una parte integral del ciclo contable. Como propietario de una pequeña empresa, es importante que usted o su tenedor de libros tengan las herramientas para administrar sus cuentas por pagar correctamente desde el principio.

Elegir el software adecuado puede contribuir en gran medida a lograr ese objetivo. Para facilitar el proceso, eche un vistazo a los sistemas de cuentas por pagar resaltados, descargue algunas demostraciones y encuentre el programa de cuentas por pagar adecuado para usted.