¿Qué es una entrada de diario? Una guía para principiantes

Los asientos de diario se utilizan para registrar la actividad financiera de su negocio. Los asientos de diario se registran en libros mayores auxiliares si lleva sus libros manualmente, o se registran directamente en el libro mayor (G/L) si usa software de contabilidad.

De cualquier forma que se registren, son una necesidad para cualquier negocio.

Resumen:¿Qué es una entrada de diario?

Como propietario de una pequeña empresa, uno de los trabajos que normalmente asume es el de tenedor de libros o contador. Parte de ese trabajo es registrar las entradas del diario.

Si está familiarizado con los términos contables, sabe que los asientos de diario son simplemente un registro de todas sus transacciones comerciales. Son el primer paso en el ciclo contable y quizás el más importante, ya que representan todas las actividades financieras que afectarán su negocio.

Es importante saber cómo crear una entrada de diario adecuada o una entrada general para su negocio. Los asientos de diario contable siempre siguen el método de contabilidad de doble entrada, y cada asiento de diario siempre tiene una entrada de débito y una entrada de crédito.

Las entradas del diario siempre tienen fecha y deben incluir una descripción de la transacción. Los contadores y tenedores de libros normalmente asignan un número único a cada asiento del diario cuando se ingresan manualmente y, si se usa un software de contabilidad, su aplicación asignará automáticamente un número a cada asiento del diario.

Cómo preparar asientos de diario para su pequeña empresa

El primer paso para preparar asientos de diario para su negocio es determinar exactamente qué transacción debe ingresarse.

Si está utilizando un software de contabilidad, la mayoría de los asientos de diario los realiza su software de contabilidad, por lo que solo necesitará ingresar asientos de ajuste de fin de mes, como al conciliar sus cuentas bancarias o al ingresar acumulaciones para nómina y otros. gastos.

Usemos lo siguiente como ejemplo. Visita su tienda local de suministros de oficina y compra papel y bolígrafos para su negocio. La compra total es de $150.00. Así es como prepararía la entrada de su diario.

Paso 1:identificar las cuentas que se verán afectadas

Antes de que pueda escribir y publicar un asiento de diario, deberá determinar qué cuentas en su libro mayor general se verán afectadas por su asiento de diario. En este ejemplo, su cuenta de suministros de oficina y su cuenta de efectivo son las cuentas que se verán afectadas.

Consejos para identificar las cuentas correctas:

• Primero ordene sus transacciones: Si tiene que realizar depósitos bancarios, gastos y entradas de ventas, clasificarlos por tipo de transacción hará que sea mucho más fácil registrar sus entradas de diario.
• Use el sentido común al identificar las cuentas correctas: Este proceso puede resultar confuso al principio, pero a medida que proceses más entradas en el diario, comenzarás a entender qué cuentas debes usar para tus transacciones.

Paso 2:Determine su tipo de cuenta

Si gastó $ 150 en la tienda, creará un gasto para su cuenta de suministros de oficina y reducirá la cantidad de efectivo en su cuenta bancaria. Deberá aplicar reglas de contabilidad estándar a cada cuenta.

Para aumentar una cuenta de gastos, deberá debitar la cuenta y para disminuir su cuenta de efectivo, que es un activo, deberá acreditar la cuenta.

Consejos para identificar el tipo de cuenta:

• Recuerde sus tipos de cuenta: Los tipos de cuenta incluyen cuentas de Activos, Pasivos, Gastos, Ingresos y Capital/Patrimonio del propietario. Todos los asientos de diario en contabilidad tienen que caer en una de estas categorías. Por ejemplo, la cuenta de suministros de oficina es un gasto, mientras que la cuenta de efectivo es un activo.
• Utilice reglas contables estándar para determinar qué cuenta se carga y qué cuenta se acredita: Al registrar la transacción anterior en el ejemplo de suministros de oficina, aumentará sus gastos porque compró suministros de oficina, que es una cuenta de gastos, mientras que disminuirá sus activos porque utilizó su cuenta de efectivo, que es un activo, para comprar esos suministros.

Paso 3:Prepare su entrada de diario

Ha identificado las cuentas que estarán involucradas en su entrada de diario, así como el tipo de cuentas que son. Ahora está listo para preparar su entrada de diario.

Consejos para preparar una entrada de diario:

• Ingrese la fecha correcta: El primer paso es fechar la entrada de su diario. Esto es para asegurarse de que se publique en el período correcto.
• Escriba el nombre y el número de cuenta: Al preparar un asiento de diario, incluya siempre el número de cuenta del L/M, así como el nombre de la cuenta.
• Ingrese la cantidad de débito y crédito: Con el ejemplo anterior, debitará (aumentará) su cuenta de suministros de oficina, que es una cuenta de gastos, y acreditará (reducirá) su cuenta de efectivo, que es una cuenta de activos.

Ejemplo de una entrada de diario

A continuación se muestra un asiento de diario de ejemplo que se completó en función de la transacción financiera anterior.

Observe que la fecha se ingresa para ambas líneas. Es el asiento de diario No. 1, el número de cuenta se incluye después del nombre de la cuenta, y la cuenta de suministros de oficina ha sido debitada y la cuenta de efectivo acreditada.

El mejor software de contabilidad para documentar entradas de diario

Por mucho, la mejor manera de reducir la cantidad de entradas de diario que necesita hacer mientras completa fácilmente las necesarias es usando un software de contabilidad.

Cuando utiliza un software de contabilidad, los asientos de diario se completan cada vez que procesa las cuentas por pagar, calcula el costo de contabilidad o realiza cualquier otra transacción básica de contabilidad, lo que le permite registrar solo artículos como asientos de ajuste de fin de mes.

El software de contabilidad también calcula y publica automáticamente las entradas de cierre, lo que garantiza que los saldos de apertura sean correctos para el nuevo año.

Aquí hay tres aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas que facilitan la creación y publicación de entradas de diario.

1. CuentaEdge Pro

AccountEdge Pro es una aplicación de escritorio que también ofrece conectividad remota. AccountEdge Pro es una buena opción para empresas pequeñas y en crecimiento que buscan una aplicación de contabilidad que pueda crecer junto con ellas.

Particularmente adecuado para minoristas y vendedores en línea, AccountEdge Pro ofrece integración con Shopify y UPS Shipping.

AccountEdge Pro no incluye una fuente bancaria, pero puede descargar su extracto bancario para la conciliación dentro de la aplicación. La pantalla de entrada de cuentas en AccountEdge Pro le facilita el registro de entradas de diario, con una opción disponible para hacer que una entrada de diario sea recurrente, así como la capacidad de revertir la entrada de diario de un mes anterior para cosas tales como acumulaciones.

También hay disponible un campo de memo para que ingrese una descripción de la entrada del diario.

AccountEdge ofrece cuatro planes:Basic, Pro, Priority Zoom y Priority ERP, con precios desde $149 al año.

2. Contabilidad Sage 50cloud

Sage 50cloud Accounting se considera una aplicación híbrida que ofrece instalación local y acceso remoto a la aplicación mediante Microsoft 365.

Sage 50cloud Accounting ofrece planes adecuados para oficinas unipersonales, así como para empresas que requieren capacidad multiusuario, con la edición Quantum que admite hasta 40 usuarios.

Puede crear fácilmente entradas de diario en Sage 50cloud Accounting yendo a la pantalla Entrada de diario general, donde puede ingresar los detalles de su transacción, incluido un código de transacción único y una descripción de la entrada de diario.

También puede revertir una transacción haciendo clic en el cuadro Invertir entrada de diario en la parte superior de la pantalla.

Sage 50cloud Accounting ofrece tres planes:Contabilidad, Contabilidad Premium y Contabilidad Quantum, con precios a partir de $278,95 al año.

3. QuickBooks en línea

Diseñado originalmente para empresas muy pequeñas, QuickBooks Online continúa agregando características y funcionalidades, lo que lo convierte en una buena opción también para empresas en crecimiento.

Disponible en cuatro planes, con un plan para trabajadores por cuenta propia también disponible, las funciones dependen mucho del plan, y muchas funciones solo se encuentran en los planes más caros.

QuickBooks Online ofrece funciones como fuentes bancarias automáticas, que reducirán en gran medida la cantidad de entradas de diario que se deben crear.

Cuando necesite crear una entrada de diario, puede hacerlo fácilmente, ya que QuickBooks Online asigna automáticamente un número de referencia a todas las entradas de diario. Un campo de descripción y un campo de memo están disponibles para detallar para qué es la entrada.

QuickBooks Online también le permite eliminar una entrada de diario publicada anteriormente, pero para mantener un registro de auditoría, cualquier entrada de diario publicada por error debe revertirse, no eliminarse.

QuickBooks Online ofrece cuatro planes regulares:Simple Start, Essentials, Plus y Advanced, así como un plan para autónomos disponible para autónomos, con un precio a partir de $10 al mes durante los primeros tres meses.

Los asientos de diario son parte del proceso de contabilidad financiera

Si ha optado por utilizar un software de contabilidad, los asientos de diario de contabilidad financiera se vuelven raros, y los asientos de diario típicos se realizan solo para ingresar acumulaciones, ajustes de fin de mes y gastos de depreciación.

A su vez, su aplicación de software de contabilidad maneja la mayor parte del trabajo, creando entradas de diario automáticamente cuando se procesan las transacciones financieras, aumentando la precisión y reduciendo su carga de trabajo.

Si desea obtener más información sobre otras aplicaciones de contabilidad para pequeñas empresas, asegúrese de consultar nuestras reseñas de software de contabilidad para pequeñas empresas.