¿Qué es un asiento de diario en contabilidad? Una guía

La razón de ser de la contabilidad es presentar una concisa, oportuno, narrativa precisa de la situación fiscal de una organización. Los líderes empresariales recurren a sus equipos de finanzas para comprobar la realidad:¿podemos permitirnos contratar a un nuevo ingeniero? ¿Cuánta pista tenemos? ¿Estamos gastando demasiado en gastos operativos?

Las entradas del diario son los bloques de construcción fundamentales que proporcionan las respuestas a esas y otras preguntas. Las entradas del diario enumeran datos vitales, como cuánto se abonó y debitó, cuándo y de qué cuentas. Cada entrada de diario corresponde a una transacción comercial discreta y finalmente se registra en el libro mayor.

La validez de todos los informes financieros se ve afectada por la precisión, o inexactitud, de la información ingresada en este nivel.

¿Qué es un asiento de diario en contabilidad?

Cada entrada de diario contiene los datos importantes para una sola transacción comercial, incluyendo la fecha, la cantidad a acreditar y debitar, una breve descripción de la transacción y las cuentas afectadas. Dependiendo de la empresa puede enumerar las subsidiarias afectadas, detalles fiscales y otra información.

Es crucial ingresar con precisión los datos completos del diario para que el libro mayor y los informes financieros basados ​​en esta información también sean precisos y completos. Con software de contabilidad moderno, las entradas periódicas del diario pueden ser plantillas y ejecutadas automáticamente, minimizando el potencial de error.

Los asientos del diario se realizan en orden cronológico y siguen el sistema de contabilidad de doble entrada, lo que significa que cada uno tendrá una columna de crédito y de débito. Incluso cuando los débitos y créditos están vinculados a varias cuentas, las cantidades en ambas columnas deben ser iguales. Por ejemplo, digamos que una empresa gasta 277,50 dólares en comidas para los empleados. La cuenta de gastos aumenta en esa cantidad, mientras que la cuenta de efectivo, que es un activo, disminuye en $ 277.50 porque ese dinero ahora se gasta.

Conclusiones clave

• Un diario es un registro conciso de todas las transacciones que realiza una empresa; Los asientos de diario detallan cómo las transacciones afectan las cuentas y los saldos.
• Todos los informes financieros se basan en los datos contenidos en los asientos del diario, y existen varios tipos para satisfacer las necesidades comerciales.
• Ajustar las entradas del diario, por ejemplo, se utilizan para acumular o diferir ingresos y gastos, cambiar o corregir entradas anteriores o estimar transacciones no monetarias, como provisiones para la deuda que ha sido cancelada.

¿Cuál es el propósito de un asiento de diario?

El propósito de una entrada de diario es registrar física o digitalmente cada transacción comercial de manera adecuada y precisa. Si una transacción afecta a varias cuentas, la entrada del diario también detallará esa información.

Por ejemplo, dicen que nuestra compra de catering incurre en impuestos estatales y locales. Esa entrada de diario compuesta podría verse así:

Catering para XYZ Corp. Débito Crédito Efectivo $ 277.50 Venta $ 250.00 Impuesto estatal $ 10.00 Impuesto local sobre comidas $ 17.50

Por lo tanto, el diario permite al proveedor de servicios de catering contabilizar con precisión los impuestos adeudados a múltiples jurisdicciones.

Las anotaciones en el diario son la base de un mantenimiento de registros eficaz. Se clasifican en varios planes de cuentas y, una vez verificado su exactitud, contabilizado en el libro mayor, que luego alimenta información a los informes financieros de los que dependen los responsables de la toma de decisiones empresariales.

Los diarios precisos y completos también son esenciales en el proceso de auditoría, ya que las entradas de diario proporcionan cuentas detalladas de cada transacción. Auditores tanto internos como externos, buscará entradas o ajustes que carezcan de la documentación adecuada, explicaciones o aprobaciones o que estén fuera de la norma del negocio.

¿Qué se incluye en una entrada de diario?

Las entradas del diario pueden contener varios puntos de datos, pero generalmente incluyen:

• Un encabezado, que es un descriptor del tipo de entrada, y la fecha ingresada en el diario;
• Un identificador numérico único o un número de referencia;
• Una o más cuentas y montos que serán debitado por la transacción y la (s) fecha (s) en que se realizan estos débitos;
• Una o más cuentas y montos que la transacción crédito y la (s) fecha (s) en que se otorgan estos créditos; y
• Una breve descripción de la transacción.

Las entradas del diario también pueden incluir datos específicos de la empresa, como la subsidiaria o subsidiarias involucradas en la transacción y la moneda o monedas utilizadas.

¿Qué son los débitos y los créditos?

Débitos agregar a las cuentas de gastos y activos y restar del pasivo, saldos de ingresos y patrimonio, tiempo creditos restar de los saldos de gastos y activos y agregar al pasivo, cuentas de ingresos y patrimonio.

En contabilidad, el principio básico es el mismo:un asiento de diario de ajuste para contabilizar el interés acumulado en un préstamo bancario debitará la cuenta de gastos por intereses y acreditará el Cuenta por pagar de intereses acumulados .

¿Cómo se escribe una entrada de diario?

MyToys Manufacturing Co. compra $ 100, 000 en materias primas. Paga $ 10, 000 en efectivo y utiliza crédito para el saldo. La empresa registraría un débito, o aumentar, de $ 100, 000 en materias primas. los Dinero en efectivo la cuenta mostraría un crédito, o disminuir, de $ 10, 000 porque esa fue la cantidad pagada en esta transacción. los Cuentas por pagar Cuenta mostraría un aumento, o crédito, de $ 90, 000, ya que ahora debe esa cantidad a un proveedor en una fecha o fechas futuras.

Como MyToys realiza pagos a lo largo del tiempo en esta compra, la cuenta de efectivo mostrará un crédito correspondiente (hay menos efectivo disponible) y el Cuentas por pagar un débito correspondiente, ya que la empresa adeuda menos dinero.

Más lejos, ya que las materias primas se utilizan para producir productos terminados:juguetes, en este caso, se aplica un crédito a la cuenta de Materias primas para reflejar una disminución en el valor a medida que se consumen las materias primas, y la cuenta de Productos terminados se carga para reflejar un aumento en la cantidad de inventario disponible.

6 tipos de entradas de diario

Hay seis tipos de entradas de diario, o siete si cuentas lo arcaico, entrada única vaga y rara vez utilizada. La entrada de diario única no se utiliza en la contabilidad estándar, que se basa en doble entrada. Es más adecuado para el balance del talonario de cheques que para la contabilidad empresarial, que involucra muchas cuentas.

Cada uno de los seis tipos de entrada principales tiene una función específica en contabilidad. Juntos presentan un equilibrio, declaración precisa y objetiva de la situación financiera de la empresa.

Son:

1. Apertura de entradas

   Estas entradas arrastran el saldo final del período contable anterior como el saldo inicial del período contable actual. Por ejemplo:el saldo final de la cuenta de efectivo en el balance del período contable anterior fue de $ 11, 000 después de que se hayan pagado todos los pasivos del período. Ese saldo de $ 11, 000 es ahora la entrada de apertura para el período contable actual.

2. Transferir entradas

   Las entradas de transferencia se mueven, o asignar, un gasto o ingreso de una cuenta a otra. Por ejemplo, MyToys Manufacturing transfiere efectivo desde su cuenta principal a una subsidiaria. Un asiento de diario de transferencias contabiliza la transferencia del dinero de una cuenta a otra. Ningún tercero está involucrado en estas entradas, y las transferencias siempre deben ser cero netas.

3. Cierre de inscripciones

   Estas entradas marcan el final de un período contable con un saldo que luego se puede transferir de una cuenta temporal a una permanente, o de un período contable al siguiente. En el caso de cuentas temporales, la entrada de cierre pone a cero la cuenta, y cualquier saldo superior que se transfiera a otro, cuenta más permanente. A continuación, se cierra la cuenta temporal.

   Los ejemplos de cuentas temporales incluyen cuentas de gastos y pérdidas; ingresos, cuentas de ingresos y ganancias; cuentas de resumen de ingresos; y cuentas de dividendos o retiros. En el caso de períodos contables, la entrada de cierre refleja el saldo final de esa cuenta al final de ese período contable. Luego, ese valor se transfiere como la entrada de apertura para el siguiente período contable. En ese caso, es el período contable de esa cuenta, que está cerrado.

4. Ajuste de entradas

   Las entradas de ajuste son entradas que registran cambios en las cuentas que de otra manera no se contabilizan en el diario. de acuerdo con el método contable devengado. Estos asientos se ingresan en el libro mayor al final de un período contable según los principios de conciliación y reconocimiento de ingresos. Los ejemplos comunes son acumulaciones, aplazamientos y estimaciones.

   Un Provisión de Gastos se refiere a un gasto informado en un período contable antes de que realmente se pague. Un ejemplo es la electricidad utilizada por una planta en el mes anterior a que la empresa de servicios públicos emita una factura para que la pague la empresa.

   A acumulación de ingresos se refiere a trabajos que se han realizado o productos que se han entregado pero por los que no se ha facturado al cliente.

   Un aplazamiento de gastos ocurre cuando se realiza un pago en un período contable anterior a cuando se incurra realmente en el gasto. Un ejemplo es un pago hecho ahora por un seguro que cubre el siguiente período de seis meses. Ingresos diferidos se aplica cuando una empresa recibe pagos por adelantado por servicios o productos que se entregarán en el futuro.

5. Entradas compuestas

   Estas entradas registran más de una cuenta para debitar o más de una cuenta para acreditar. La regla del asiento del diario requiere que el total de débitos y créditos sea igual, pero el número de créditos y débitos no tiene por qué ser igual. Por ejemplo, puede haber un débito pero dos o más créditos, o un crédito y dos o más débitos, o incluso dos o más créditos y débitos. Por ejemplo, La nómina puede implicar una gran cantidad de asientos de diario, que se puede simplificar en forma compuesta como resumen.

6. Inversión de entradas

   Los asientos de reversión se realizan al comienzo de un nuevo período contable y sirven para revertir, o deshacer, un asiento de ajuste realizado al final del período contable anterior. Esta opción proporciona una reducción significativa en los errores contables debido a la doble contabilización de los gastos o ingresos y aumenta la eficiencia en el procesamiento de las facturas reales en el nuevo período contable. En otras palabras, se utilizan para simplificar la contabilidad. Por ejemplo, un gasto acumulado informado en el período contable anterior se puede revertir para que el gasto se pueda contabilizar en el período contable en el que se pagó, sin preocuparse por reportar el gasto dos veces.

Cómo preparar entradas de diario para su negocio

Es importante preparar correctamente los asientos del diario para garantizar que las transacciones se registren con precisión. Comience por decidir qué transacción debe ingresarse y dónde. Si usa software de contabilidad, Deberá realizar menos entradas en el diario porque la automatización incorporada en el software enviará datos relevantes a otras cuentas e informes según sea necesario.

Si realiza la contabilidad manualmente, para registrar una transacción correctamente, deberá averiguar todo lo que afecta la transacción en los libros de la empresa.

Identifique las cuentas que se verán afectadas: El primer paso es identificar las cuentas a las que afecta la transacción. Eso puede resultar un poco confuso si no está familiarizado con los términos y principios contables. Pero en general, busca áreas de impacto de la transacción:qué cuentas obtendrán algo, y quien perderá algo en esta transacción?

Ordene las transacciones primero: Clasificación de transacciones por tipo:gastos, Depósitos bancarios, impuestos trimestrales:lo colocará en el camino correcto para registrar estas transacciones correctamente.

Sigue el dinero: Ahora que la transacción está ordenada, piensa en cómo afecta a los valores, en términos de débitos y créditos, en cuentas relacionadas. Pregúntese, De dónde proviene el dinero, y a donde fue ¿Qué aportó la transacción al negocio? y que se llevo? El adagio de la física dice que "para cada acción, hay una reacción igual y opuesta ”es cierto en contabilidad, también. Asegúrese de identificar todas las acciones y reacciones causadas por la transacción.

Determine su tipo de cuenta: Algunas transacciones son fáciles de mapear en términos de créditos y débitos en varias cuentas afectadas. Otros pueden ser un poco más complicados. A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a descubrirlos.

• Familiarícese con los tipos básicos de cuentas: Todos los asientos de diario se clasifican en uno de los tipos básicos de cuentas:activos, Pasivo, Gastos, Ingresos y equidad. Una vez que reconozca cada uno de estos tipos, será más fácil entender lo que implica cada uno, cómo se relacionan con otras cuentas y cómo les afectan los diferentes tipos de transacciones.

• Utilice las reglas de contabilidad estándar para indicar dónde aplicar los créditos y débitos: Las reglas contables existen por muy buenas razones, uno de los cuales es estandarizar qué va y dónde en los informes financieros y los asientos del diario. Busque en las reglas de contabilidad la palabra que define dónde aplicar débitos y créditos para cualquier entrada de diario determinada.

Prepare su entrada de diario: Ahora que ha identificado el tipo de transacción y las cuentas a las que afecta, está listo para hacer su entrada en el diario.

• Ingrese la fecha correcta:Cada entrada de diario debe tener la fecha para garantizar que los datos que contiene se apliquen al período contable correcto.

• Asigne el nombre de la cuenta y código :Anote el nombre de la cuenta y el código identificativo exclusivo del libro mayor. Las transacciones se codifican en cuentas específicas para fines de informes. Los saldos de las cuentas alimentan las distintas partidas de los estados financieros.

• Ingrese el débito y crédito cantidades :Si utiliza un software de contabilidad, Lo más probable es que algunos de los créditos y débitos en una entrada de diario sean al menos parcialmente automatizados. Si lleva los libros de la empresa a mano, Deberá verificarlo dos veces para asegurarse de haber ingresado todos los créditos y débitos con precisión.

Ejemplos de revistas comunes

El aceptado La práctica estándar es utilizar un sistema de contabilidad de doble entrada, que generalmente implica el uso de un libro mayor y un diario general. También puede incluir el uso de diarios especiales para transacciones frecuentes dentro de una categoría específica.

Diario general

Un diario general es un libro de transacciones comerciales sin procesar registradas en orden cronológico por fecha. Es el primer lugar donde se registra una transacción. Luego, los importes se contabilizan en las cuentas correspondientes, como cuentas por cobrar, cuentas de efectivo o cuentas de activos.

Revista especial

Especial, o especializado, los diarios contienen transacciones frecuentes dentro de una categoría determinada y normalmente se utilizan en la contabilidad manual, para que sea más fácil para las empresas encontrar instancias de tipos particulares de transacciones. Los ejemplos incluyen diarios de compras y ventas que agrupan ventas a varios clientes o compras a proveedores en un solo lugar. El software de contabilidad moderno niega la necesidad de diarios especiales al facilitar la clasificación de transacciones y la búsqueda de detalles granulares.

Cómo realizar un seguimiento de las entradas del diario

Para mover datos al lugar adecuado en el libro mayor, Las entradas del diario deben ser fácilmente rastreables para que la información se pueda encontrar y copiar según sea necesario. Se pueden registrar y rastrear múltiples entradas de diario en cuentas T, que ayudan a los equipos de finanzas a visualizar las entradas para facilitar su revisión.

Ejemplos de entradas de diario

Las cuentas T son una representación visual de la cuenta del libro mayor. Aquí hay unos ejemplos, así como otros tipos de asientos de diario.

Dos cuentas T:efectivo y documentos por pagar

Efectivo (cuenta de activos) DÉBITO
Aumenta un activo / dinero recibido CRÉDITO
Disminuye un activo / dinero pagado Fecha Nombre de la cuenta Débito Crédito 1-oct-20 EFECTIVO 10, 000 a pagar 10, 000 Notas a pagar (cuenta de responsabilidad) DÉBITO
Disminuye un pasivo / préstamo pagado CRÉDITO
Aumenta un activo / Fondos adicionales prestados Notas a pagar (cuenta de responsabilidad) DÉBITO
Disminuye un pasivo / préstamo pagado
10 Oct 20 ENTRADA 10, 000 CRÉDITO
Aumenta un activo / Fondos adicionales prestados
9 Oct 20 ENTRADA 20, 000
1 Oct 20 ENTRADA 10, 000

Asiento de diario de intereses por cobrar

Fecha Detalles Débito Crédito 1 de noviembre de 20 Northern Bank 12, 000 a:Intereses por cobrar 12, 000

* Ingresos por intereses devengados en el mes anterior, recibido en el mes actual

Fecha Detalles Débito Crédito 31-oct-20 Intereses a cobrar NB 11, 000 a:Ingresos por intereses NB 11, 000

* Ingresos por intereses devengados pero no recibidos

Diario general

Asiento de diario de intereses por cobrar

Fecha Detalles Débito Crédito Árbitro 1 de octubre de 20 Depreciación 10000 NS2020--400 Depreciación acumulada * Depreciación de octubre de 2020 10000 1 de septiembre de 20 Materias primas 2500 NS2020--300 Efectivo * Compra de suministros para la fabricación de juguetes 2500 1-Ago-20 Servicios públicos 500 NS2020--200 Efectivo * Electricidad de las instalaciones de Mfg 500 1-Sep-20 Efectivo 20000 NS2020--100 Capital * Inversión de capital riesgo para un juguete nuevo 20000

Uso de software de contabilidad para realizar un seguimiento de las entradas del diario

A medida que la contabilidad crece en complejidad y los asientos de diario aumentan en número, el seguimiento se vuelve más difícil, especialmente en los sistemas de entrada manual. El software de contabilidad es una mejor solución para la mayoría de las empresas debido a que gran parte del esfuerzo en torno al seguimiento de entradas de diario, la extracción y la asignación de cuentas se pueden automatizar.

La automatización ofrece una mayor eficiencia y una reducción de las tasas de error. Más lejos, El software de contabilidad moderno facilitará enormemente el proceso de auditoría.

Los asientos de diario son la columna vertebral de todos los informes financieros. Como tal, las transacciones deben ser verificadas y los asientos correspondientes del diario deben ser verificados de manera cruzada para verificar su exactitud. Ya sea que los libros se completen de forma manual o digital, los créditos y débitos en las cuentas afectadas deben asignarse de acuerdo con las reglas contables estándar.

A partir de estas medidas simplificadas pero exigentes, una empresa puede saber dónde se encuentra financieramente y hasta dónde puede llegar con planes futuros.