Cómo configurar un presupuesto comercial en YNAB

Unos años después de comenzar YNAB, comencé un trabajo secundario. Quería ver si podía generar algún ingreso extra para pagar mi hipoteca antes de tiempo.

Cuando comencé el ajetreo, lo primero que hice fue establecer un presupuesto para ello. Nunca he manejado el negocio sin un presupuesto, y es difícil para mí imaginar hacerlo de otra manera. Debido al presupuesto, sé exactamente lo que me cuesta el negocio y cuánto puedo pagar de forma segura.

Si nunca ha tenido un presupuesto para su pequeña empresa, puede ser difícil imaginar por qué debería hacerlo y cómo debería funcionar. Así que eso es en lo que nos sumergiremos hoy.

¿Por qué su pequeña empresa necesita un presupuesto?

Si tuviera que pensar en una palabra para explicar por qué debería tener un presupuesto para pequeñas empresas, sería:claridad.

Debido a que realizo un seguimiento de mis gastos en el presupuesto, yo:

• Saber exactamente cuáles son mis gastos mensuales y reservar dinero para cubrirlos.
• Puedo ahorrar para gastos no mensuales. Utilizo algunas suscripciones para ejecutar el sitio y algunas de ellas se pagan anualmente. Siempre estoy listo para ellos.
• Ahorra para impuestos. Este es ENORME. Cuando informo los ingresos cada año, siempre he tenido más que suficiente para pagar los impuestos. No hay forma de que pueda encontrar ese dinero de repente.
• Haga frente fácilmente a los gastos inesperados. Mi trabajo secundario consiste en administrar un sitio web y, en ocasiones, me encuentro con un error y tengo que pagarle a alguien para que me ayude. He podido lidiar con esos obstáculos ocasionales con facilidad.

Algunas personas que administran un negocio solo usan el saldo de una cuenta corriente como referencia o una aplicación que solo realiza un seguimiento de los gastos.

La cuenta corriente sería solo un número, no me diría cuánto tenía para facturas mensuales o suscripciones anuales. Tendría miedo de pagarme a mí mismo si eso es todo lo que estaba viendo, porque estaría constantemente inseguro de si todo estaba cubierto o no. Y seamos realistas, ¡todos queremos que nos paguen por nuestro trabajo!

Mirar los gastos pasados ​​ayudaría, pero no me ayudaría a planificar el futuro.

Simplemente no puedo imaginar administrar el negocio sin un presupuesto.

¿Cómo configuro un presupuesto para pequeñas empresas?

¡Estoy tan contenta de que hayas preguntado! Recorrámoslo.

Paso 1:Crear un presupuesto comercial

Si ya usa YNAB, ¿sabía que puede tener más de un presupuesto? ¡Totalmente puedes! Y realmente debería hacerlo para su pequeña empresa, simplemente mantiene las cosas más organizadas.

Haga clic en el nombre del presupuesto y en "Nuevo presupuesto" en la parte superior de la lista. ¡Voila! ¡Fácil!

Si es nuevo en el presupuesto, puede registrarse para una prueba gratuita de 34 días para crear su presupuesto comercial, ver cómo funciona la aplicación y decidir si es adecuado para usted (y ni siquiera necesita una tarjeta de crédito para registrarse).

Paso 2:Establecer una cuenta de cheques comercial

Lo mejor es mantener su negocio separado de su hogar, así que obtenga una cuenta corriente separada para el negocio. En mi cooperativa de ahorro y crédito local se llama cuenta DBA, que significa "Doing Business As". Pregúntele a su banco local o cooperativa de crédito, estoy seguro de que tendrán algo para usted.

La única excepción a la regla de presupuesto separado/cuenta comercial separada es si su ajetreo secundario es muy, muy pequeño. Si solo está vendiendo algunas bufandas que hizo en Etsy, un presupuesto y una cuenta por separado probablemente sean excesivos. En ese caso, puede crear un grupo de categorías en su presupuesto regular y mantener las cosas organizadas allí.

Sin embargo, si tiene una cuenta de cheques comercial separada, es una señal definitiva de que necesita un presupuesto comercial separado.

Paso 3:Agregue su cuenta corriente comercial a su presupuesto

Ahora que tiene un presupuesto comercial nuevo y brillante, ahí es donde agregará su cuenta corriente comercial. Esto hará que las cosas sean más fáciles y limpias a efectos fiscales, créanme, el IRS lo apreciará.

Presupuestará dólares comerciales al presupuesto comercial. Si usa PayPal o Stripe, también se pueden agregar a este presupuesto.

Paso 4:crea tus categorías

Esto va a ser diferente para cada negocio. Los gastos de mi negocio para un sitio web serán diferentes a los de alguien que tiene un negocio de paisajismo o un servicio de tutoría. Solo da un paso atrás y piensa en las cosas en las que gastas dinero para tu negocio.

Pero aquí hay algunas categorías más comunes que tal vez desee considerar:

Paso 5:Cree objetivos para cada categoría.

Este es EL paso más poderoso. Una vez que haya marcado sus categorías, agregue un objetivo a cualquier categoría que pueda. Esta es la clave para ayudarte a planificar y mantener el rumbo.

Personalmente, no agrego uno a la Distribución del propietario, porque la cantidad que tomo depende de la cantidad que ingresa. Lo mismo ocurre con las tarifas de Stripe o PayPal. Por lo tanto, es posible que tenga algunas categorías como esa en las que agregar un objetivo no tiene sentido. Pero para cualquier gasto mensual o no mensual que conozca, definitivamente agregue uno.

Puede obtener información sobre los objetivos en este artículo de ayuda o puede ver cómo Hannah los explica aquí.

Paso 6:¡No olvide los impuestos!

¡Estoy llamando a los impuestos como un paso separado porque creo que son muy importantes! Solo tienes que reservar dinero para ellos. La parte difícil es:¿cuánto? ¿Mi respuesta? No estoy seguro. Para mí, solo tomo un porcentaje de cada venta y lo reservo para los impuestos. Pero no estoy vendiendo cientos de artículos al día. Si lo fuera, eso no funcionaría.

Recomendaría consultar con su contador primero. Una calculadora en línea puede ayudar a darle una cifra aproximada. Si siguiera ese camino, probablemente agregaría otro 10 % para estar seguro, pero tiendo a ser bastante reacio al riesgo.

Paso 7:¡Presupuesto!

Ahora que sus categorías están establecidas, mire el dinero que tiene y comience a asignar dólares a los trabajos.

Presupueste primero los gastos conocidos, tanto los costos mensuales como no mensuales. Asegúrate de que las facturas estén cubiertas y luego asigna el resto donde mejor te parezca.

Paso 8:Pagarse a sí mismo

¡Esta es la parte divertida! Hay dos partes en esto:lo que haces en el banco para transferir el dinero y cómo lo registras en YNAB.

Para mí, es una simple transferencia de mi cheque comercial a mi cheque personal. Para determinar cuánto necesito transferir, verifico mi categoría de Distribución del propietario.

Luego hago la transferencia en la cooperativa de crédito.

Ahora grabándolo:

Primero, registro una salida del presupuesto comercial y me incluyo como beneficiario.

Observe que lo clasifiqué en Distribución del propietario.

Luego abro el presupuesto de mi hogar y lo registro como ingreso. Esta vez el beneficiario es el negocio, ya que de ahí vino.

¡Y eso es todo! Súper simple:agradable, limpio y organizado.

Un último consejo profesional...

Si es propietario de un negocio que envía facturas y tiene que esperar y realizar un seguimiento del pago, este es el consejo para usted.

Hago esto y lo administro con una cuenta de seguimiento. Puede llamar a esta cuenta "Para ser pagado" o cualquier cosa que tenga sentido para usted.

Cuando envío una factura, le doy al cliente 30 días para pagarla. Agrego esto como una transacción programada para la fecha de vencimiento.

Entonces, si el día en que vence el pago es el 10 de septiembre de 2021, esa sería la fecha de la transacción programada.

Si la persona me paga antes de la fecha de vencimiento, cambio la fecha al día en que llegó el dinero, muevo la transacción a la cuenta corriente y agrego la categoría "listo para asignar".

Si no se paga antes de la fecha de vencimiento, se ingresará en la fecha de vencimiento y me recordará que aún está pendiente. Normalmente envío una segunda factura y restablezco la fecha en ese momento. De esta manera, nunca me pierdo una factura y estoy al tanto de lo que está pendiente.

Establecer un presupuesto para su pequeña empresa es una excelente manera de mantenerse organizado y un paso esencial para respaldar su crecimiento futuro. Para obtener más recursos sobre la elaboración de presupuestos como pequeña empresa, consulte Balance inicial, un podcast de YNAB para propietarios de pequeñas empresas.

¿Listo para comenzar con el presupuesto de su pequeña empresa? Pruebe YNAB gratis durante 34 días.