Cómo crear un presupuesto comercial en 2022

Un presupuesto comercial puede ayudarlo a mantener los costos bajo control y aumentar los ingresos. Aprenda cómo hacer un presupuesto comercial para su pequeña empresa en cinco pasos.

Si acaba de comenzar su negocio, es probable que aún tenga que crear un presupuesto. Pero es difícil hacer crecer su negocio, cumplir objetivos a corto o largo plazo, u obtener inversionistas externos o financiamiento sin proyecciones financieras precisas, lo que requiere un presupuesto de pequeña empresa.

La creación de un presupuesto también juega un papel importante en el ciclo contable, lo que garantiza que todas las transacciones financieras se contabilicen correctamente.

Y aunque el acto de crear un presupuesto puede parecer desalentador, es muy parecido a crear un presupuesto personal. Usted identifica lo que posee de valor (sus activos), estima sus próximos gastos y contabiliza y aumenta su base de ingresos.

Si sabe cómo crear un informe de gastos o cómo escribir una factura, y se siente cómodo con los conceptos básicos de la contabilidad, ciertamente puede manejar la planificación del presupuesto empresarial.

Al crear y, lo que es más importante, seguir un presupuesto, puede eliminar los gastos inútiles, desarrollar planes para expandir su base de ingresos y trabajar para lograr sus objetivos establecidos de manera productiva.

5 tipos de presupuestos para empresas

Los presupuestos ayudan a las empresas a rastrear y administrar sus recursos. Las empresas utilizan una variedad de presupuestos para medir sus gastos y desarrollar estrategias efectivas para maximizar sus activos e ingresos. Las empresas suelen utilizar los siguientes tipos de presupuestos:

1. Presupuesto maestro

Un presupuesto maestro es un agregado de los presupuestos individuales de una empresa diseñado para presentar una imagen completa de su actividad y salud financiera. El presupuesto maestro combina factores como ventas, gastos operativos, activos y flujos de ingresos para permitir que las empresas establezcan metas y evalúen su desempeño general, así como el de los centros de costos individuales dentro de la organización.

Los presupuestos maestros a menudo se usan en empresas más grandes para mantener alineados a todos los gerentes individuales.

2. Presupuesto operativo

Un presupuesto operativo es una previsión y un análisis de los ingresos y gastos proyectados en el transcurso de un período de tiempo específico.

Para crear una imagen precisa, los presupuestos operativos deben tener en cuenta factores como ventas, producción, costos de mano de obra, costos de materiales, gastos generales, costos de fabricación y gastos administrativos. Los presupuestos operativos generalmente se crean semanalmente, mensualmente o anualmente. Un gerente puede comparar estos informes mes tras mes para ver si una empresa está gastando demasiado en suministros.

3. Presupuesto de flujo de caja

Un presupuesto de flujo de efectivo es un medio para proyectar cómo y cuándo el efectivo entra y sale de una empresa dentro de un período de tiempo específico. Puede ser útil para ayudar a una empresa a determinar si está administrando su efectivo de manera inteligente.

Los presupuestos de flujo de efectivo consideran factores como las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar para evaluar si una empresa tiene suficiente efectivo disponible para continuar operando, hasta qué punto está utilizando su efectivo de manera productiva y su probabilidad de generar efectivo en el futuro cercano.

Una empresa de construcción, por ejemplo, podría usar su presupuesto de flujo de caja para determinar si puede iniciar un nuevo proyecto de construcción antes de que le paguen por el trabajo que tiene en curso.

4. Presupuesto financiero

Un presupuesto financiero presenta la estrategia de una empresa para administrar sus activos, flujo de efectivo, ingresos y gastos. Un presupuesto financiero se utiliza para establecer una imagen de la salud financiera de una empresa y presentar una descripción completa de sus gastos en relación con los ingresos de las operaciones principales.

Una empresa de software, por ejemplo, podría utilizar su presupuesto financiero para determinar su valor en el contexto de una oferta pública de acciones o una fusión.

5. Presupuesto estático

Un presupuesto estático, a diferencia de un presupuesto flexible, es un presupuesto fijo que permanece inalterado independientemente de los cambios en factores como el volumen de ventas o los ingresos. Una empresa de suministros de plomería, por ejemplo, podría tener un presupuesto estático establecido cada año para el almacenamiento y almacenamiento, independientemente de la cantidad de inventario que entre y salga debido al aumento o disminución de las ventas.

Cómo hacer un presupuesto para su pequeña empresa

Una de las formas más fáciles y precisas de crear un presupuesto es revisar sus ingresos y costos del año pasado y usar esos números al crear su nuevo presupuesto.

Si su negocio es nuevo, tendrá que ser un poco más creativo, basándose en la obtención de números de los últimos meses o investigando negocios similares para obtener estimaciones precisas de ingresos y gastos.

Independientemente de cómo lo haga, aprender a presupuestar para empresas es mucho más fácil de lo que imagina.

Paso 1:Revisa tus ingresos

El primer paso para crear un presupuesto es examinar sus ingresos:no solo el total de un momento dado, sino detalles específicos, como los meses en que los ingresos aumentaron o disminuyeron. Esto es especialmente importante para gestionar el flujo de caja.

Por ejemplo, muchos minoristas obtienen una gran parte de sus ingresos anuales en los meses de noviembre y diciembre, mientras que las ventas de enero y febrero suelen ser muy bajas.

Conocer esta información e incluirla en su presupuesto puede ayudarlo a estar mejor preparado tanto para los meses ajetreados como para los lentos.

Paso 2:Echa un vistazo a tus gastos fijos

Como propietario de una pequeña empresa, debe saber cuáles son sus gastos mensuales regulares. Si sabe cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales, como el alquiler, el seguro, los salarios y los servicios públicos, puede crear un presupuesto.

Tener en cuenta estos artículos en su presupuesto ayuda a garantizar que esté contabilizando estos gastos correctamente.

Paso 3:Tenga en cuenta los gastos variables

Ya sea en nuestra vida personal o en los negocios, debemos tener en cuenta los gastos variables.

Por ejemplo, es posible que deba contratar a un trabajador temporal si el gerente de su oficina se enferma inesperadamente. Otros costos variables pueden incluir la publicidad y el marketing, así como los costos de envío o de impresión. El viaje es otro costo que se puede planificar (sabes que vas a una convención en mayo), pero aún no se conoce el costo final.

Tener en cuenta los gastos variables puede ayudarlo con su balance final. No sea conservador al estimar estos costos, preferiría que fueran demasiado altos, lo que le dejaría más dinero del esperado para el mes que lo contrario.

Paso 4:Incluya costos únicos e inesperados

Si bien puede parecer contradictorio incluir costos inesperados en su presupuesto cuando aún no se han producido, puede asumir con seguridad que sucederá algo inesperado.

Su computadora falla y necesita ser reparada, o peor aún, reemplazada. O tal vez el coche de tu empresa muere. Ambos son ejemplos de costos inesperados. También puede planificar costos únicos.

Por ejemplo, sabe que actualizará las computadoras portátiles de los empleados en diciembre. Esto le permite planificar este gasto por adelantado, asegurándose de que los fondos estén disponibles.

Paso 5:Coloque toda su información en un formato de presupuesto

La situación ideal es preparar los detalles de su presupuesto en su aplicación de software de contabilidad.

Sin embargo, no todos los programas de contabilidad, especialmente los diseñados para pequeñas empresas, incluyen una función de elaboración de presupuestos. En ese caso, puede usar Microsoft Excel o un software de hoja de cálculo similar para preparar su presupuesto.

Una de las principales ventajas de preparar un presupuesto en su aplicación de software de contabilidad es que puede realizar un seguimiento del presupuesto frente a los ingresos y gastos reales. Esto le permite ver cuán preciso (o no) es su presupuesto, permitiéndole tal vez hacer algunos ajustes a mitad de año.

Cosas a considerar al hacer un presupuesto para su negocio

Crear un presupuesto es un excelente primer paso para administrar su negocio correctamente. Sin embargo, es importante que al crear su presupuesto haga todo lo posible para que sea lo más preciso posible. Existen numerosas formas de hacerlo, incluidas las siguientes:

1. Sea conservador con los ingresos

Al ingresar los totales de ingresos, sea conservador. A principios de año, todos somos optimistas. Pero asegúrese de que cuando presupueste sus ingresos, ingrese números que sean lo más precisos posible.

Cuando planifique el crecimiento de los ingresos, sea también conservador, tal vez presupuestando un crecimiento del 5 % al 10 % para el año. Si superas ese nivel, genial. Tendrás dinero de sobra. Pero si no lo hace, terminará con una pérdida, que no es donde quiere que esté su negocio.

2. Plan de crecimiento

La planificación del crecimiento es importante al calcular los ingresos presupuestarios, pero también deberá tener en cuenta los gastos adicionales.

Sí, si su negocio crece, sus ingresos aumentarán, pero también lo harán sus gastos generales, a medida que aumente la publicidad, agregue empleados y pague impuestos adicionales. Por lo tanto, cuando planifique el crecimiento de su negocio, asegúrese de tener en cuenta también el aumento de sus gastos.

3. Gastos inesperados

Esto es muy importante. Una catástrofe puede ser desastrosa para su empresa, especialmente si opera con un flujo de caja limitado.

Al hacer un presupuesto, suponga que su empresa tendrá al menos un gasto importante inesperado durante el año. Si no es así, genial. Puede depositar ese dinero para cuando ocurra algo inesperado.

4. Objetivos a largo plazo

Antes de completar su presupuesto, es posible que desee considerar sus objetivos a largo plazo.

¿Planea aumentar su base de clientes cada año en un 5%? Tal vez esté trabajando desde su casa, pero planee alquilar o comprar un edificio para su negocio en el próximo año o dos.

Asegúrese de incluir eso en su presupuesto y planifique sus ingresos y gastos en consecuencia.

El mejor software de contabilidad para realizar un seguimiento del presupuesto de su pequeña empresa

No todas las aplicaciones de software de contabilidad ofrecen capacidad de elaboración de presupuestos, pero las siguientes aplicaciones de software de contabilidad para pequeñas empresas sí lo hacen.

Si está buscando cambiarse a un software de contabilidad, o está buscando una aplicación que le permita crear y administrar un presupuesto para su negocio, asegúrese de revisar estas aplicaciones.

1. Xero

Xero le permite crear fácilmente un presupuesto utilizando su función Budget Manager. Puede elegir su fecha de inicio para cualquier presupuesto y preparar un presupuesto de 3, 6, 12 o 24 meses. Xero también le permite comparar cualquier presupuesto creado con los totales reales, para ver qué tan por debajo o por encima del presupuesto está su empresa.

Puede copiar los detalles del presupuesto de los datos reales del año anterior, copiar datos de un presupuesto existente o crear un nuevo presupuesto desde cero. Se pueden realizar ajustes para cada período presupuestario, por lo que puede ajustar la cantidad cada mes para aumentar los totales presupuestados en una cantidad fija o por porcentaje. Esta es una excelente manera de presupuestar para el crecimiento.

2. QuickBooks en línea

La función de elaboración de presupuestos de QuickBooks Online le permite crear fácilmente un presupuesto anual. Simplemente elija el año fiscal correcto, haga clic en el botón "Agregar presupuesto" y comience a ingresar los detalles del presupuesto.

Puede optar por completar previamente los datos del presupuesto con datos reales de QuickBooks Online o simplemente crear un presupuesto desde cero. Tiene la opción de crear un presupuesto mensual, trimestral o anual, y puede optar por subdividir su presupuesto por cliente, clase o ubicación, o simplemente ingresar un total único en los campos correspondientes.

Los datos del presupuesto se pueden editar cuando se desee y, para tener una idea del rendimiento de su empresa, ejecute el informe Presupuesto frente a datos reales, que muestra el rendimiento actual de la empresa hasta la fecha.

3. Libros Zoho

Zoho Books ofrece una excelente capacidad de creación de presupuestos, que ofrece tres formas de ingresar datos de presupuesto:

1. Rellene automáticamente la información del presupuesto en función de las cuentas actuales de ingresos y gastos
2. Rellenar previamente con las cifras reales del año pasado
3. Comience desde cero, ingresando números de presupuesto manualmente

Al igual que Xero, Zoho Books le permite ingresar números de presupuesto para un solo período y luego especificar un porcentaje de aumento o disminución en los números presupuestados.

Por ejemplo, si su plan a corto plazo para este año es aumentar sus ingresos en un 5 % cada trimestre, puede ingresar esa información en Zoho Books, y calculará automáticamente el aumento del 5 % y completará automáticamente el resto del presupuesto. . También puede aplicar una cantidad fija para cada período.

Al final del período presupuestario especificado, puede comparar los datos reales con los montos presupuestados para ver el rendimiento comercial y realizar ajustes en el futuro.

Empiece hoy con su presupuesto

Ahora que sabe lo fácil que es preparar un presupuesto para su pequeña empresa, ¿qué está esperando?

Completar un presupuesto para su negocio le proporcionará la información que necesita para hacer crecer su negocio, planificar para lo inesperado y mantenerse encaminado para el futuro.