Cómo escribir una carta de refutación de contracargo

De vez en cuando, una empresa o comerciante se verá afectado por una disputa de devolución de cargo, que puede ser muy complicado y lento para navegar y resolver. Una disputa por devolución de cargo es cuando un cliente disputa su transacción anterior con un comerciante, y podría deberse a varias razones, incluyendo pero no limitado a:

• El cliente no recibe el producto por el que pagó.
• El producto es significativamente diferente al artículo anunciado, o ese artículo llega defectuoso.
• El cliente no autorizó la transacción.

La mayor parte del tiempo las devoluciones de cargo no son impugnadas por el comerciante, como la mayoría de las veces, el monto reembolsado es tan pequeño que no vale la pena el tiempo y el esfuerzo del comerciante. Sin embargo, hay algunos casos en los que vale la pena impugnar una disputa, y esto puede ser cuando se trata de transacciones de valor particularmente alto o cuando se intenta proteger su reputación.

La etapa más crítica del proceso de contracargo, desde el punto de vista del negocio, es su carta de refutación, ya que es solo esta carta la que puede determinar si su disputa se retira o no. A continuación, le indicamos cómo escribir la carta de refutación perfecta para ayudar a limpiar el nombre de su empresa de cualquier irregularidad.

¿Qué es una carta de refutación?

Una carta de refutación es básicamente la carta de presentación que se envía a la persona que revisa su caso de devolución de cargo. Se usa para resumir, su lado de la disputa de forma concisa, convincentemente, y convincentemente. Debe usarse para resaltar sus piezas de evidencia críticas, así como para dar una breve descripción de todos los documentos de respaldo que ha proporcionado para que su caso sea fácil de seguir y revisar.

¿Por qué es importante una carta de refutación?

Estas letras son importantes porque constituyen la pieza central de su caso, por lo que es esencial que le preste toda la atención que necesita y no se apresure a leer esta carta. Si está bien escrito, lo que significa que es persuasivo y conciso, tiene el potencial de influir en el emisor a su favor, que puede ayudarlo a recuperar cientos e incluso miles de ingresos perdidos, dependiendo del tamaño de la disputa.

Las cartas de refutación de contracargo pueden ser difíciles de llevar a cabo y también requieren mucho tiempo; De hecho, Lidiar con todo el proceso de devolución de cargo puede ser un dolor de cabeza silencioso con toda la terminología y la jerga que implica. Es por eso que muchas empresas están recurriendo a soluciones de terceros para ayudar en la gestión de devoluciones de cargo de un extremo a otro. ya que estas empresas pueden mantener todo organizado, y use su experiencia para hacer de este un proceso mucho más sencillo

¿Cómo debería formatearse?

Una carta de refutación no debe tener más de una página, como desee que sea conciso y fácil de leer. Esto se debe a que la persona que revisa el caso probablemente esté lidiando con cientos más, por lo que es posible que no tengan tiempo suficiente para leer un ensayo de varias páginas sobre por qué tiene razón. Una carta de refutación también debe hacer un buen uso de las viñetas, oraciones cortas, y utilizar verbos activos para hacerlo más persuasivo. Estás tratando de convencerlos para que se pongan de tu lado en la discusión.

Asegúrese de incluir toda la información esencial necesaria, como la fecha, número de comerciante, y detalles de la transacción (la fecha en que tuvo lugar, precio total, etc.), ya que sin ellos será imposible ganar su caso, no importa cuán fuerte sea su argumento.