Cómo escribir una carta de negativa a pagar

Si se encuentra en una disputa con una empresa o proveedor de servicios y no siente que deba pagar esa factura, es fundamental que la otra parte sepa por qué. Escribir una carta hace que todo quede registrado y evita la confusión que puede crear una llamada telefónica si el problema termina en la corte. Sea claro profesional y conciso en su carta de denegación de pago, detallando cuál es el problema y por qué está tomando esta acción.

Paso 1

Formatee su documento como una carta comercial, dirigido al propietario de la empresa, su administrador de cuenta, o el departamento específico con el que tiene una disputa. Asegúrese de que el destinatario tenga el poder de hacer algo sobre la situación; es una pérdida de tiempo enviar esto a alguien sin la autoridad para cancelar la factura, incluso si ella quisiera.

Paso 2

Describe la transacción en cuestión. Sea específico sobre la hora y la fecha, el personal con el que interactuó y la naturaleza del acuerdo. Por ejemplo, puede que observe que "En la tarde del 21 de mayo, Me registré en su hotel en el número 300 de Main Street. Toby, el agente que tomó mi reserva, me aseguró que mientras se estaban construyendo las instalaciones, mi habitación estaba apta para ocuparla ".

Paso 3

Indique el problema específico que está detrás de su negativa a pagar el producto o servicio acordado. Detalle cómo lo que recibió no cumplió con las expectativas acordadas. Si el vendedor tergiversó el producto que solicitó y no tenía la funcionalidad que necesitaba, por ejemplo, incluir esa información. Si un hotel se anuncia a sí mismo como una instalación de cinco estrellas solo para presentar un techo con goteras en lugar de un tobogán de agua, indicar eso en la carta.

Paso 4

Anote cualquier esfuerzo que ya haya hecho para resolver la situación. De nuevo, los detalles específicos son útiles. Decir "Llamé una docena de veces" puede parecer una exageración, pero citar las fechas y horas de las llamadas hace un registro más persuasivo.

Paso 5

Incluya su historial con la empresa en cuestión. No gaste tres páginas detallando cada transacción, pero una o dos frases sobre su relación histórica pueden ser útiles. Si ha sido cliente durante años, eso es credibilidad adicional para su solicitud.

Paso 6

Cierre reiterando que no pagará la cantidad en cuestión, y solicite la confirmación de que los elementos se han eliminado de su cuenta. Solicite confirmación de esto por escrito.

Propina

Incluya toda la documentación de respaldo cuando envíe la carta. Si tiene evidencia de un cargo incorrecto o publicidad engañosa, esa evidencia reforzará su caso.

Advertencia

Guarde siempre una copia de su carta para sus propios registros.