Cómo registrar un gasto prepago

Los gastos pagados por adelantado se refieren a los gastos pagados antes de incurrir en el gasto. Cada vez que paga una factura por adelantado, se considera un gasto prepago y debe registrarse como tal.

Pagar los gastos es parte de hacer negocios. Pero algunos gastos se manejan de manera diferente que otros. Por ejemplo, si paga su alquiler el 31 de enero de febrero, eso no es un gasto prepago. Pero si paga el alquiler de todo el próximo año, se trata de un gasto prepago y debe registrarse como tal.

Obtenga más información sobre los gastos pagados por adelantado, cómo afectan sus estados financieros y por qué deben registrarse de manera diferente a los gastos regulares.

Resumen:¿Qué es un gasto prepago?

Un gasto prepago es cualquier gasto que paga y que aún no se ha incurrido. También conocido como gastos diferidos, el registro de estos gastos es parte del proceso de contabilidad de acumulación. Requiere que registre los gastos cuando se incurra en ellos, contabilizándolos en ese momento. Si está utilizando la contabilidad de caja, no necesita preocuparse por los gastos prepagos. En la contabilidad de caja, solo registra un gasto cuando el dinero cambia de manos.

Un gasto prepago aparecerá en su balance general como un activo y, a medida que se use el activo, aparecerá en su estado de resultados como un gasto.

Por ejemplo, se muda a un edificio nuevo a fines de diciembre, y el alquiler del primer mes vence el 1 de enero. Debido a que su nuevo arrendador le permitió mudarse antes, ahora le pide que pague el alquiler de todo el año por adelantado.

Sus pagos mensuales de alquiler son de $2000, por lo que paga los $24 000 completos a fines de diciembre, debita una cuenta de gastos de alquiler prepago y acredita su cuenta bancaria por $24 000, con la cuenta de alquiler prepago registrada como una cuenta de activos.

Cuando llegue enero, deberá debitar $2,000 como gastos de alquiler de enero y acreditar $2,000 en su cuenta de gastos de alquiler pagados por adelantado, lo que le dejará un saldo de $22,000. Los $2,000 que gastó por el alquiler de enero aparecen en su estado de resultados como gastos de alquiler, mientras que su cuenta de activos de alquiler pagado por adelantado se reduce en $2,000 en su balance general. Al final del año, habrá gastado los $24,000 completos y su cuenta de alquiler prepago tendrá un saldo de $0.

A veces, su software de contabilidad puede manejar el proceso de creación de gastos de amortización, por lo que sus entradas de diario mensuales se completarán automáticamente. Si está utilizando libros mayores manuales para su contabilidad, puede crear una hoja de cálculo que describa sus gastos mensuales que deberán registrarse en su libro mayor como una entrada de ajuste.

Cómo registrar un gasto prepago

Tendrá que seguir varios pasos para registrar correctamente sus gastos prepagos. Esto comienza con la determinación de si la cantidad se debe gastar en varios períodos contables, cuánto se debe gastar en cada período y por cuánto tiempo. Por ejemplo, si paga por adelantado $1,650 en tarifas de contabilidad para cubrir los próximos seis meses, deberá gastar $275 cada mes durante seis meses.

1. Paga el gasto

El primer paso para registrar un gasto prepago es la compra real del gasto. Por ejemplo, si paga su seguro para el próximo año, primero pagaría el gasto, asegurándose de registrarlo correctamente.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
01-01-2021	Seguro prepago	$12,000
01-01-2021	Cuenta de efectivo		$12,000

Este asiento de diario se completa para establecer su cuenta de activo de seguro prepago que representa el monto prepago. La entrada también reduce su Cuenta de Efectivo por la cantidad pagada. Recuerde, para realizar un seguimiento adecuado de los gastos prepagos, deben registrarse en su libro mayor como un activo de gastos prepagos, con una parte del activo prepago contabilizada cada mes como gasto.

2. Registre el gasto en su libro mayor

Su próximo paso sería registrar el gasto del seguro para los próximos 12 meses. Es posible que pueda configurar una entrada de diario recurrente en su software de contabilidad que completará esto automáticamente. De lo contrario, deberá crear un cronograma de amortización para ayudarlo a determinar cuánto debe pagar cada mes y durante cuántos meses. Esto es especialmente importante si el plazo es inferior a 12 meses.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-01-2021	Gastos de seguro	$1,000
31-01-2021	Seguro prepago		$1,000

El asiento de diario anterior muestra cómo se registra el primer gasto de enero.

3. Ingrese el gasto mensual para cada período contable

Debido a que divide el gasto del seguro en partes iguales para el año, deberá registrar el gasto cada mes, lo que significa que la entrada de diario anterior deberá registrarse cada mes durante los próximos doce meses.

Si está creando una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de sus gastos mensuales, se vería así.

Cuenta	Fecha de pago	Cantidad pagada	Período cubierto	enero	febrero	marzo
Seguro prepago	1-2-2021	$12,000	1-1-2021 a 31-12-2021	$1200	$1200	$1200
Alquiler prepago	1-2-2021	$24,000	1-1-2021 a 31-12-2021	$2,000	$2,000	$2,000
Anticipo legal	1-2-2021	$ 3000	1-1-2021 a 31-12-2021	$   250	$   250	$   250

La hoja de cálculo continuaría hasta diciembre, mostrando la cantidad que deberá gastarse cada mes. Esto puede ser útil para crear sus asientos de ajuste mensuales.

Estas entradas también afectarán sus estados financieros, con su cuenta de activos (Seguro Prepago) reducida constantemente mientras que el monto de sus Gastos de Seguro aumentará.

4. Continúe el proceso hasta que la cuenta de gastos prepagos sea $0

En diciembre, registrará el asiento del diario por última vez. Esta entrada final cerrará el saldo de su seguro prepago a $0, mientras que su gasto de seguro para el año será de $12 000.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-12-2021	Gastos de seguro	$1,000
31-12-2021	Seguro prepago		$1,000

Ejemplos de gastos prepagos

Casi cualquier gasto pagado por adelantado puede considerarse un gasto prepago. Estos son los gastos prepagos comunes en los que pueden incurrir las pequeñas empresas.

• Seguros (salud, vida y propiedad)
• Impuestos
• Alquiler
• Honorarios legales
• Retenedores
• Suministros a granel
• Cualquier cosa pagada por adelantado

Por ejemplo, debido a problemas legales recientes, Jill contrata a su abogado. La tarifa de retención es de $ 3,000 anuales. Aunque paga el anticipo en su totalidad, Jill todavía necesita determinar cuánto tendrá que gastar cada mes a medida que se utiliza el anticipo.

$3000 ÷ 12 =$250

Primero, Jill deberá registrar el pago inicial a su abogado por $3000.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1-05-2021	Honorarios legales prepagos	$3,000
1-05-2021	Cuenta de efectivo		$3,000

Después de que se registre su pago, Jill deberá registrar el gasto legal cada mes hasta que se use el anticipo y la cuenta de honorarios legales prepagos tenga un saldo de $0.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
31-1-2021	Honorarios legales	$250
31-01-2021	Honorarios legales prepagos		$250

Los gastos prepagos se pueden administrar fácilmente

Si no es un contador experimentado, administrar los gastos prepagos puede parecer complicado, pero se trata simplemente de registrar el costo como un activo y luego realizar un gasto cada mes para utilizar parte de ese activo.

La forma más fácil de administrar los gastos de prepago es mediante el uso de un software de contabilidad, que publicará automáticamente una entrada en el diario cada mes para reducir el saldo de sus cuentas de prepago. Pero incluso si simplemente usa una hoja de cálculo para calcular sus gastos mensuales, administrar los gastos prepagos es una de las cosas más fáciles que necesitará administrar.