Cómo corregir y evitar errores de transposición

Cuando invierte dos dígitos al ingresar una transacción en sus libros, ha cometido un error de transposición. Aquí se explica cómo detectar y corregir un error común de contabilidad.

A pesar de lo meticulosos que son la mayoría de los dueños de negocios, es probable que ocurran errores. Hannah Montana no hizo exclusiones cuando cantó, “Todo el mundo comete errores. Todo el mundo tiene esos días”.

Uno de los errores contables más comunes es la transposición.

Resumen:¿Qué es un error de transposición?

Un error de transposición ocurre cuando mezclas un número mientras lo llevas de una fuente a otra. Por ejemplo, digamos que recibe una factura por $450 que ingresa accidentalmente como $540 en su software de contabilidad. Ese error tipográfico exagera tus gastos en $90.

Imagínese cuán comunes eran los errores de transposición antes de que las empresas mantuvieran sus libros usando software. En los días analógicos, la gente registraba las transacciones en dos libros separados:el diario general y el libro mayor general. Con más entrada de datos manual, aumenta la probabilidad de un error de transposición.

Los errores de transposición todavía pueden ocurrir en la era digital. Los dueños de negocios deben escanear regularmente sus registros contables para ellos. Incluso los pequeños errores de transposición pueden causar errores más graves, especialmente si no los detecta antes de declarar sus impuestos comerciales.

Cómo saber si tienes un error de transposición

Ningún indicador detectará todos los errores de transposición. Busque estas señales de advertencia cuando busque errores de transposición en sus libros.

Lo más parecido a un "truco de la vida" en contabilidad es la regla del nueve:cuando transpones dos dígitos uno al lado del otro, la diferencia es un múltiplo de nueve. Sé que estás sentado allí pensando en ejemplos en tu cabeza. Pruébalo:950 y 590, 295 y 259, 341 y 431 tienen una diferencia divisible por nueve.

Un balance de comprobación desequilibrado

Si algo de los conceptos básicos de contabilidad se queda contigo, es que la contabilidad se trata de débitos y créditos. Toda transacción debe tener al menos un débito y un crédito, y la suma de débitos y créditos debe ser siempre igual. Un saldo de prueba enumera todos los saldos de su cuenta para demostrar que sus débitos son iguales a sus créditos.

Al menos una vez al mes, abra el balance de prueba de su empresa para asegurarse de que no haya una diferencia entre los débitos y los créditos.

Cuando sus débitos y créditos no coinciden, es posible que tenga un error de transposición en sus manos. Los errores de balance de prueba causan inexactitudes en su balance general y estado de resultados.

Un documento de origen no coincide con una transacción registrada

Sabe que ha identificado un error de transposición cuando hay una discrepancia entre un documento de origen y una transacción en su software de contabilidad, especialmente si la diferencia es divisible por nueve.

Digamos que registró un cheque de un cliente por $560 en su software de contabilidad, pero el monto real del cheque es de $650. Tanto el cheque como su extracto bancario mostrarán $650, pero sus libros muestran un saldo inferior de $90.

Cómo corregir un error de transposición

Reserve una entrada de diario de corrección para corregir errores de transposición.

Las empresas utilizan la contabilidad de doble entrada para registrar las transacciones. Para corregir una transacción errónea, deberá registrar una transacción adicional que involucre las mismas cuentas. Verá una entrada de diario de corrección en el siguiente ejemplo.

Un ejemplo de error de transposición

Digamos que soy un empleado de contabilidad en su empresa. Después de una semana de vacaciones, vuelvo y veo una pila de facturas en mi escritorio que necesito procesar de inmediato. En mi estupor fatigado, abro el software de contabilidad y empiezo a cobrar las facturas. Los termino lo más rápido posible porque mi compañero de trabajo dijo que hay donas en polvo en la cocina. Entre las facturas hay una factura de energía por $105.

La entrada original de mi diario muestra:

Cuenta	Débito	Crédito
Gastos de servicios públicos	$150
Cuentas por pagar		$150

Después de que termino de procesar todas las facturas, produzco un informe de antigüedad de las cuentas por pagar para su revisión. Siendo el empresario diligente que eres, revisas mi trabajo antes de pagar las facturas. Observa que la factura de energía dice $105, pero el informe de antigüedad dice $150. Exageré el gasto en $45.

Transmites el error y me pides que corrija los libros. Registro la siguiente entrada de diario de corrección para disminuir tanto el gasto de servicios públicos como las cuentas por pagar en $45.

Cuenta	Débito	Crédito
Cuentas por pagar	$45
Gastos de servicios públicos		$45

En este ejemplo, mi entrada de diario de corrección cambia las cuentas que se debitan y acreditan. Si hubiera subestimado el gasto, digamos que registré la factura por menos de $105, habría agregado los gastos de servicios públicos y las cuentas por pagar.

2 formas de evitar errores de transposición

Siga estos consejos para evitar cometer errores de transposición.

1. Complete las conciliaciones bancarias mensuales

Las conciliaciones bancarias lo ayudan a identificar errores de transposición antes de que causen más problemas para su empresa. Una conciliación bancaria compara sus registros contables con su extracto bancario. Durante el proceso, haga coincidir cada transacción con los documentos de origen, como recibos y facturas. Cuando algo anda mal, es posible que tenga un error de transposición.

2. Sincroniza tu cuenta bancaria con tu software de contabilidad

Eliminar la entrada manual de la contabilidad puede reducir drásticamente la probabilidad de errores de transposición. Un buen primer paso es dejar que su software de contabilidad y su cuenta bancaria hablen entre sí.

Las empresas que utilizan el método de contabilidad de caja podrían eliminar prácticamente todas las transacciones manuales haciendo que su software importe automáticamente las transacciones bancarias.

Nadie es perfecto

Los errores son parte de la condición humana. Implemente un sistema para detectar y corregir errores rápidamente para evitar crear más problemas para usted.