3 mejores prácticas al registrar gastos no monetarios

Todas las empresas tienen gastos que no son en efectivo. Aprenda qué son los gastos que no son en efectivo y cómo registrarlos con precisión para su pequeña empresa con estos consejos.

Los propietarios de nuevos negocios o aquellos nuevos en contabilidad tienden a equiparar los gastos con la producción de efectivo, con la suposición de que cualquier gasto creado por su negocio también incluirá una reducción de efectivo. Si bien eso es cierto si usa la contabilidad de caja, si usa la contabilidad de acumulación, un gasto registrado no siempre incluye una reducción de efectivo.

Para los propietarios de pequeñas empresas, es probable que los gastos de depreciación sean el tipo más común de gasto no monetario del que su empresa deberá preocuparse. Recuerde que la depreciación se usa para contabilizar un artículo de gran valor a lo largo de su vida útil, en lugar de contabilizarlo en el momento de la compra.

La depreciación se considera un gasto que no es en efectivo, ya que solo registra el gasto mensual, ya que el desembolso en efectivo ya se registró cuando se compró originalmente el artículo.

Resumen:¿Qué son los gastos que no son en efectivo?

Los gastos que no son en efectivo, a veces conocidos como cargos que no son en efectivo, son cualquier gasto registrado en su estado de resultados que no implica un desembolso de efectivo. Las transacciones que no son en efectivo siempre se registran en el estado de resultados, ya que impactan directamente en el ingreso neto total, pero no en el flujo de caja.

Por ejemplo, su empresa compra una gran pieza de equipo para su fábrica. El equipo costó $5,000, que pagó en efectivo. Sin embargo, el gasto del equipo no se registró al momento de la compra, sino que se depreciará en cinco años. Así es como registraría el gasto inicial, que afectará su estado de flujo de efectivo:

	Cuenta	Débito	Crédito
11-1-2020	Activos fijos - Equipos	$5,000
11-1-2020	Efectivo		$5,000

A continuación, deberá crear una contracuenta para su equipo para realizar un seguimiento de su gasto de depreciación mensual. Este gasto se registrará cada mes durante los próximos cinco años hasta que el equipo se deprecie por completo o se elimine.

Si está utilizando un software de contabilidad, una de las maneras más fáciles de asegurarse de que el gasto de depreciación se registre correctamente es crear una entrada de diario recurrente, lo que garantiza que su declaración de ingresos sea precisa cada mes.

	Cuenta	Débito	Crédito
11-1-2020	Gasto de depreciación	$83,33
11-1-2020	Depreciación acumulada		$83,33

Debido a que ya pagó el artículo en su totalidad cuando lo compró, solo registrará el gasto del artículo cada mes y no su costo.

3 gastos no monetarios que su negocio puede experimentar

Existen numerosos tipos de gastos que no son en efectivo que su empresa puede experimentar, pero hay tres ejemplos de cargos que no son en efectivo que experimentan con mayor frecuencia las pequeñas empresas.

1. Gasto de depreciación

Cada vez que compre un artículo costoso para su negocio, deberá depreciarse. La depreciación, como se detalla anteriormente, es el acto de gastar la compra durante la vida útil del activo en lugar de gastarlo todo de una vez. Debido a que ya gastó el efectivo pero gastará el activo durante su vida útil, el gasto de depreciación se considera un gasto que no es en efectivo.

2. Gasto de amortización

La amortización es similar a la depreciación, pero se trata de activos intangibles como patentes, derechos de autor y otros activos que no tienen presencia física pero que deben contabilizarse durante su vida útil. Y al igual que un gasto de depreciación, un gasto de amortización se considera un gasto que no es en efectivo, ya que el activo ya se pagó.

3. Provisión para deudas incobrables

Si vende a crédito, es probable que algunos de los clientes que compraron productos a crédito no paguen. Si bien los montos pequeños pueden cancelarse simplemente al final del año, los montos más grandes deben contabilizarse como gastos durante el año para contabilizar con mayor precisión los pagos de los clientes que pueden no pagarse. Esto se puede hacer creando una contracuenta que se utiliza con su cuenta de cuentas por cobrar.

Por ejemplo, Katie tiene una pequeña tienda de regalos que recientemente comenzó a vender a crédito a los clientes. Anteriormente, el monto de su deuda incobrable era muy pequeño, pero ahora le gustaría tener una forma más efectiva de contabilizar cualquier posible deuda incobrable al final del año. Si el monto típico de las cuentas por cobrar de Katie fuera de $18,000, podría estimar que alrededor del 10 % de eso podría no recibirse de sus clientes. Para registrar ese gasto, ella completaría la siguiente entrada de diario:

	Cuenta	Débito	Crédito
1-12-2020	Gastos por deudas incobrables	$1800
12-1-2020	Previsión para cuentas de cobro dudoso		$1800

Al final del año, cuando Katie puede determinar mejor cuánta deuda incobrable necesita cancelar, puede ajustar su asignación para cuentas dudosas y su cuenta de cuentas por cobrar en consecuencia. Cualquier deuda incobrable que gaste durante el año se considerará un gasto que no sea en efectivo porque el monto se ingresa para reducir el saldo de sus cuentas por cobrar y no afecta directamente su saldo de efectivo.

Ejemplo de un gasto no monetario

María es propietaria de una pequeña editorial. Uno de sus competidores va a cerrar, lo que le da a María la opción de comprar los derechos de autor de varias publicaciones. Maria termina comprando varios derechos de autor por $10,000 y estará bien por los próximos diez años.

Para registrar correctamente esta compra, María deberá amortizar el gasto durante los próximos diez años. Su primer paso sería registrar la compra inicial del activo intangible:

	Cuenta	Débito	Crédito
1-10-2020	Activos intangibles - Derechos de autor	$12,000
1-10-2020	Efectivo		$12,000

Después del registro inicial de la compra, María deberá amortizar los gastos de derechos de autor durante los próximos diez años. Tendría que crear una contracuenta para registrar su gasto de amortización y luego hacer la siguiente entrada:

	Cuenta	Débito	Crédito
1-10-2020	Gasto de amortización - Derechos de autor	$100
1-10-2020	Amortización acumulada - Derechos de autor		$100

Nuevamente, al igual que la depreciación, un gasto de amortización se considera un gasto que no es en efectivo, ya que la parte en efectivo de la transacción ya se ha registrado correctamente.

3 mejores prácticas al registrar gastos que no son en efectivo

Para registrar correctamente los gastos que no son en efectivo, usted o su contador deben comprender exactamente qué son los gastos que no son en efectivo y cómo deben registrarse. Si bien la depreciación y la amortización son dos de los gastos no monetarios más comunes con los que deberán lidiar los propietarios de pequeñas empresas, existen otros gastos no monetarios que todos los propietarios de negocios deben conocer. Seguir estas mejores prácticas puede ayudar.

1. Recuerde registrar los gastos que no sean en efectivo solo en su estado de resultados

Los gastos como los gastos de depreciación y amortización deben registrarse correctamente en su estado de resultados. Esto reducirá la renta neta y la renta imponible neta. Tenga en cuenta que los gastos que no sean en efectivo no tendrán ningún impacto en su estado de flujo de efectivo, ya que el efectivo ya se contabilizó en el momento de la compra original.

2. Conozca la diferencia entre el flujo de caja y los ingresos netos

El flujo de caja neto y el ingreso neto no son lo mismo. El flujo de efectivo representa la cantidad de efectivo que entra y sale de su empresa, mientras que los ingresos netos indican la cantidad de dinero que su empresa ha ganado después de que se hayan tenido en cuenta los ingresos y gastos correspondientes.

3. Familiarícese con los gastos no monetarios

Si bien la depreciación y la amortización son los tipos más comunes de gastos no monetarios con los que su pequeña empresa probablemente tendrá que lidiar, hay varios otros tipos de gastos no monetarios que debe tener en cuenta.

• Compensación basada en acciones
• Ganancias no realizadas
• Pérdidas no realizadas
• Impuestos sobre la renta diferidos
• Depreciación de activos
• Provisiones para pérdidas futuras
• Deterioro de activos o cargos

Si bien es más probable que la mayoría de los elementos de esta lista de gastos que no son en efectivo afecten a las empresas que cotizan en bolsa, los gastos que no son en efectivo, como la amortización de activos y las provisiones para pérdidas futuras, ciertamente pueden afectar a las pequeñas empresas, así como a sus contrapartes más grandes.

¿Por qué son importantes los gastos que no son en efectivo?

Los gastos no siempre indican una reducción de efectivo. Los gastos que no son en efectivo, como la depreciación, reducen los ingresos pero no afectan el flujo de efectivo. Si está utilizando la contabilidad de acumulación para su negocio, el registro adecuado de los gastos que no son en efectivo es imprescindible para producir estados financieros precisos.

También es importante recordar que los gastos que no son en efectivo solo afectan su declaración de ingresos, donde tienen un impacto directo en los ingresos imponibles de su negocio.