Cómo funciona el proceso de cuentas por pagar en 5 pasos

El procesamiento de cuentas por pagar es parte del ciclo contable. Como propietario de una pequeña empresa, deberá prestar atención al ciclo de cuentas por pagar y conocer el flujo del proceso de cuentas por pagar.

Si es una empresa muy pequeña, es probable que pueda pagar sus facturas tan pronto como las reciba. Sin embargo, si tiene varias facturas que pagar, es probable que las agregue a las cuentas por pagar para pagarlas en una fecha posterior.

Resumen:¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar se refieren a lo que debe por artículos comprados a crédito. Cada vez que compra bienes o servicios, el monto que debe por esos bienes y servicios se agrega al saldo de sus cuentas por pagar.

Debido a que todos estos artículos o servicios se compraron a crédito, con el monto adeudado y pagadero dentro de un plazo específico, se puede aplicar un cargo por mora o una multa si el monto no se paga dentro del plazo acordado.

Las cuentas por pagar son una cuenta de pasivo, por lo que si está utilizando la contabilidad de doble entrada, cualquier aumento en esta cuenta se contabilizará como un crédito, con el débito correspondiente realizado en una cuenta de gastos.

Cuando se pagan partidas de cuentas por pagar, se debita la cuenta de cuentas por pagar y se acredita el efectivo.

Si recuerda los conceptos básicos de contabilidad, las cuentas por pagar son una cuenta permanente, por lo que sus asientos de cierre no afectarán esta cuenta.

Cuentas por pagar frente a cuentas por cobrar:¿cuál es la diferencia?

Tanto las cuentas por pagar como las cuentas por cobrar son partes vitales del proceso contable. Las cuentas por pagar, como se explicó anteriormente, son lo que se debe a los proveedores o prestadores de servicios por los productos recibidos o los servicios prestados. Las cuentas por pagar se consideran pasivos, ya que es dinero que se debe.

Por otro lado, las cuentas por cobrar (A/R) son dinero que se le debe por bienes o servicios que proporcionó a sus clientes a crédito. Los saldos de cuentas por cobrar se consideran un activo, ya que ese número indica cuánto dinero le deben sus clientes. Conocer este número entra en juego al profundizar en conocimientos comerciales más profundos mediante el cálculo de la rotación de sus cuentas por cobrar.

Cómo funciona el proceso de cuentas por pagar

El procedimiento adecuado de cuentas por pagar comienza con un buen plan de cuentas, que le permite contabilizar sus gastos en la cuenta correcta. El proceso se completa cuando emite un cheque o pago electrónico al proveedor por el monto adeudado en la fecha de vencimiento indicada o antes.

Si está acostumbrado a administrar sus propias facturas personales, no debería tener problemas para pasar al proceso de cuentas por pagar. Sin embargo, hay algunas cosas que debe hacer para preparar y procesar correctamente las cuentas por pagar.

Paso 1:Cree su catálogo de cuentas

Crear un plan de cuentas que funcione con su negocio es una de las cosas más importantes que deberá hacer antes de comenzar a procesar las cuentas por pagar. Su catálogo de cuentas es donde residen todas sus transacciones contables, y las cuentas por pagar no son una excepción.

Si bien la mayoría de las aplicaciones de software de contabilidad incluyen un plan de cuentas predeterminado, asegúrese de agregar cuentas adicionales para realizar un seguimiento adecuado de los gastos de sus cuentas por pagar. También puede configurar su plan de cuentas en un software de hoja de cálculo como Microsoft Excel.

Paso 2:Configuración de los detalles del proveedor

Si acaba de comenzar su negocio, es probable que tenga que configurar sus proveedores. Ya sea que esté rastreando transacciones contables utilizando un software de hoja de cálculo o un software de contabilidad, deberá registrar los detalles del proveedor.

Si está utilizando un software de contabilidad, puede configurar los detalles del proveedor directamente en la aplicación, incluidos los términos de contabilidad o pago proporcionados por el proveedor. Estos términos contables indican cuánto tiempo le da el vendedor o proveedor para pagar su factura. Los términos de pago comunes incluyen:

• 10 netos
• 30 netos
• 60 netos

Por ejemplo, si su proveedor le envía una factura con condiciones de pago de Net 30 y la factura está fechada el 15 de diciembre, deberá realizar el pago a más tardar el 14 de enero para que el pago no se considere atrasado.

Otro término de pago comúnmente usado, particularmente entre proveedores, es 2/10 Net 30. Usando la misma fecha de factura (15 de diciembre), este término significa que si paga su factura antes del 24 de diciembre, puede obtener un 2% de descuento del total cantidad adeudada. Si no paga antes del 24 de diciembre, el monto total de la factura vence el 14 de enero a más tardar.

Otro término de pago popular es Vencimiento al recibir. Si recibe una factura de un proveedor que indica Vencimiento al recibirlo, eso significa que el pago vence de inmediato.

Paso 3:examinar e ingresar los detalles de la factura

Una vez que recibe una factura de un vendedor o proveedor, usted o su empleado de contabilidad deben revisar la factura para verificar su exactitud.

Si una factura es por productos pedidos, asegúrese de verificar que se hayan recibido todos los productos enumerados en la factura. Si la factura es por servicios prestados, asegúrese de que los servicios se prestaron como se describe en la factura. Es importante completar este proceso para cualquier factura recibida.

Una vez que esto esté completo, puede comenzar el proceso de ingresar la información de la factura, ya sea en sus cuentas contables o en su aplicación de software. Si normalmente ingresa todas las cuentas por pagar de su empresa, puede aprobar las facturas mientras las revisa.

Sin embargo, si contrata a un empleado de contabilidad, deberá proporcionarle a esa persona las pautas generales sobre la aprobación de facturas, así como quizás un límite en dólares que el empleado pueda aprobar por sí mismo.

Otro método que puede usar es hacer que su empleado codifique las facturas con los números de cuenta correctos y luego le envíe las facturas codificadas para su aprobación. Este método le permite ver las facturas entrantes y ayuda a garantizar la precisión mientras evita errores de pago.

Una vez que se completa este proceso, su empleado puede comenzar a ingresar los detalles de pago, como el número de factura, la fecha de vencimiento de la factura y el monto adeudado.

Paso 4:Revisar y procesar el pago de las facturas vencidas

La mejor manera de asegurarse de que a sus proveedores se les pague a tiempo es revisar sus cuentas por pagar cada semana para ver qué pagos vencen. Ya sea que utilice un sistema de contabilidad manual o un software de contabilidad, deberá revisar las fechas de vencimiento para ver qué facturas deben pagarse.

Hay muchos métodos que puede utilizar para pagar facturas. Puede escribir un cheque, procesar cheques desde su software de contabilidad, pagar a sus proveedores y proveedores con una tarjeta de crédito de la empresa o usar un método de pago electrónico como ACH para pagar a sus proveedores de manera oportuna.

Si paga a sus proveedores con un cheque, probablemente debería incluir una copia de la factura en el sobre junto con el cheque. También querrá asegurarse de que el número de factura esté en cualquier tipo de remesa para asegurarse de que su pago se registre correctamente.

Si paga con una tarjeta de crédito o ACH, debe notificar al proveedor del pago.

Paso 5:Repite el proceso semanalmente

Al implementar y seguir un ciclo semanal de cuentas por pagar, puede reducir su carga de trabajo al final del mes y al mismo tiempo evitar los pagos atrasados ​​y los cargos por pagos atrasados. Incluso si solo tiene que realizar algunos pagos a proveedores, procesar las facturas con regularidad puede ayudarlo con el flujo de caja.

Cómo ayuda el software de contabilidad con el proceso de cuentas por pagar

Si solo procesa dos o tres facturas de proveedores al mes, procesarlas manualmente no debería ser difícil. Pero incluso la empresa más pequeña tiene facturas recurrentes que deberán procesarse regularmente. Si ese es el caso, usar un software de contabilidad puede ser de gran ayuda.

Mejor gestión de proveedores

Nunca tendrá que buscar la dirección de un proveedor o proveedor, verificar las condiciones de pago o incluso escribir cheques a mano. Con el software de contabilidad, puede administrar fácilmente a todos sus proveedores en una ubicación central, saber exactamente quién es su persona de contacto para cada proveedor y estar seguro de que su pago se registra a medida que se procesa.

También podrá ver cuánto ha pagado a cada proveedor en un período de tiempo determinado, lo que puede ser de gran ayuda con la gestión de gastos.

Los pagos se pueden realizar automáticamente

No más sacar la chequera para escribir cheques y luego registrarlos para sus registros. Si usa un software de contabilidad, puede ingresar los detalles de la factura, el monto adeudado y la fecha de vencimiento, y elegir pagar esas facturas cuando vence el pago. También tiene una variedad de opciones de pago disponibles para usted, incluida una ejecución de cheque estándar, pago con tarjeta de crédito o transferencia ACH.

Los gastos se registrarán correctamente

Cuando utiliza un software de contabilidad, usted o su empleado pueden codificar la factura en la cuenta de gastos adecuada. Este proceso le permite administrar mejor su dinero. Por ejemplo, si se pregunta cuánto ha gastado en servicios públicos durante el año, acceda a la cuenta Gastos de servicios públicos para ver el total.

Los pagos se realizarán a tiempo

Nadie quiere retrasarse en un pago. El software de contabilidad marcará los pagos que vencen pronto, asegurándose de que los vea con suficiente tiempo para pagarlos. Al usar sistemas manuales, usted es el único responsable de ver su libro mayor u hoja de cálculo manual para ver qué pagos vencen.

Nuevamente, si solo tiene que pagar a unos pocos proveedores, esto puede no ser un problema, pero incluso si solo tiene que pagar a cinco proveedores mensualmente, su vida será mucho más fácil si usa un software de contabilidad.

Las opciones de auditoría e informes son mejores

Nadie quiere ser auditado, pero si alguna vez lo es, tendrá un registro de auditoría sólido utilizando un software de contabilidad, desde la aprobación inicial hasta el proceso final de pago de facturas. También podrá generar estados financieros más precisos, algo imprescindible si está solicitando un crédito o buscando inversores.

Cuentas por pagar es más que pagar facturas

La gestión de sus cuentas por pagar es parte de la gestión adecuada de su negocio. Al implementar un buen sistema de cuentas por pagar desde el principio, puede eliminar los costosos recargos por pagos atrasados, crear relaciones comerciales valiosas y asegurarse de que sus gastos se contabilicen con precisión.