Cómo usar YNAB como software de presupuesto empresarial

Presupuestar es presupuestar, pero presupuestar para su pequeña empresa es simplemente lo suficientemente diferente de la elaboración de presupuestos personales como para que sienta que necesita salir y comprar un software de elaboración de presupuestos para pequeñas empresas y aprender una plataforma y una rutina completamente nuevas para realizar un seguimiento de las finanzas de su empresa.

Como propietario de una pequeña empresa, lo último que necesita es gastar más dinero en otra solución de presupuesto o tomarse el tiempo para aprender una herramienta de presupuesto completamente nueva. Hay comodidad en la confianza que viene con su proceso de elaboración de presupuestos existente (a menos que aún no tenga uno... ¡vaya! Está bien, podemos arreglar eso).

Pero lo que podría sorprenderte es que he usado YNAB tanto para el presupuesto personal como administrar las finanzas de una pequeña empresa.

Entonces, recuerda el día en que conseguí mi primer cliente como escritor independiente. Fue un momento emocionante y algo abrumador:trabajé (durante lo que pareció una eternidad) para configurar mi sitio web y descubrir dónde encontrarme con clientes potenciales. ¿Teneduría de libros? Definitivamente no en mi radar.

¿Puedo usar YNAB como software de presupuesto empresarial?

Investigué software de contabilidad como Quickbooks, FreshBooks y Xero, pero con un solo cliente, no podía justificar "invertir" en costosos sistemas de software de presupuesto empresarial. Aún así, sabía que la planificación del presupuesto y el seguimiento de mis ingresos eran fundamentales para mi éxito a largo plazo (¡Hola, temporada de impuestos!) Y me preguntaba:"¿Puedo salirme con la mía usando YNAB?"

Ya tenía YNAB para mi presupuesto de finanzas personales, ¿por qué no usarlo como mi software de presupuesto para pequeñas empresas? Así que eso es lo que hice. Esto también funcionará muy bien para ti, si:

• Administrar un negocio simple basado en servicios
• No necesita administrar la nómina de empleados
• No administre una tonelada de inventario

Los beneficios de usar YNAB como software de presupuestos para pequeñas empresas incluyen:

• Fácil de usar
• Seguimiento de gastos
• Informes de datos financieros
• Tomar decisiones de gasto basadas en datos en tiempo real
• Gestión de cuentas por cobrar
• Seguimiento, gestión y liquidación de deudas de tarjetas de crédito relacionadas con la empresa
• La aplicación móvil y el software basado en la nube significan que su presupuesto está disponible en cualquier lugar y en cualquier momento.

Y así es como funciona:

1. Cree su presupuesto comercial

Si ya usa YNAB, inicie sesión. Si no lo hace, obtenga una prueba gratuita ¡y compruébalo!

Una vez que haya iniciado sesión, haga clic en el nombre de su presupuesto personal ("Mi presupuesto") que se encuentra en la esquina superior izquierda de la pantalla. Luego seleccione "Nuevo presupuesto" en el menú desplegable. Se ve así:

Ingrese la información de su presupuesto comercial (nombre, saldo inicial, etc.) y haga clic en "Crear presupuesto".

2. Crea tus categorías

A continuación, cree grupos de categorías y categorías. Como puede ver, he usado grupos de categorías para separar los ahorros y los diferentes tipos de gastos:

Personaliza tus categorías para que se adapten a tu negocio. Siempre puede editar y agregar a su lista de categorías más tarde también.

3. Crear una cuenta de seguimiento

Ahora, la mejor parte:¡Cuentas por cobrar! (Ese es el dinero que sus clientes le deben por los servicios que brinda).

Haga clic en "Agregar cuenta" en la barra lateral izquierda. Seleccione Desvinculado y elige el Activo Tipo de cuenta. Ingrese "Cuentas por cobrar" para el nombre y "0" para el saldo.

Agregue Cuentas por cobrar como una cuenta de seguimiento para que pueda realizar un seguimiento de las facturas impagas.

Felicitaciones, ahora está oficialmente listo para recibir pagos. (No sé ustedes, ¡pero esa es mi parte favorita!)

4. Registre sus facturas

Registre sus facturas en su nueva cuenta de Cuentas por cobrar agregando una transacción con la fecha, el nombre del cliente, el número de factura y el monto facturado.

Por ejemplo, si facturó a J. Doe el 3 de noviembre por $1500, se vería así:

Consejo profesional:incluya siempre el número de factura único en su línea de notas. Esto es muy importante para los registros y la conciliación.

Como puede ver, la entrada de $1500 se refleja en el saldo actualizado de Cuentas por cobrar, que pasó de $0 a $1500. Siempre que necesite saber cuánto le deben, consulte el saldo de sus cuentas por cobrar.

(Tenga en cuenta que nada ha cambiado en el presupuesto porque aún no ha recibido el pago de J. Doe).

5. Concilie cuando le paguen

Avance rápido y J. Doe ha pagado su factura. ¡Agradable! Pasemos la transacción a la cuenta de presupuesto receptora seleccionándola y haciendo clic en "Editar" y luego en "Mover a la cuenta".

Observe que su saldo de cuentas por cobrar está actualizado. Eso significa que todas sus facturas están pagadas en su totalidad (¡Yay!) Y nadie le debe dinero (¡Oh!).

Cuando haga clic en su cuenta bancaria, verá que el pago de J. Doe se ha agregado como un elemento de línea en su registro bancario. Categorice la transacción como Entrada:Listo para asignar .

Recomendamos conservar la fecha de la factura y el memorando de la transacción para que coincidan con sus registros.

¡Felicitaciones, tienes efectivo!

6. ¡Es hora de dar trabajo a tus dólares!

De vuelta en la pantalla de presupuesto, verá que sus $1,500 están listos para ser presupuestados. Ahora, al igual que con su presupuesto personal, dele un trabajo a cada dólar ! También puede aplicar una plantilla de presupuesto básica, como esta .

Sus fondos ahora están listos para ser asignados a categorías.

¡Eso es un Wrap!

Si ofrece servicios independientes o tiene una pequeña o mediana empresa adecuada para este tipo de contabilidad , ¡Espero que esto ayude! Solo le tomará unos minutos configurarlo, y vale la pena los beneficios:

• Tendrá una pestaña actualizada de cuánto negocio ha facturado, en otras palabras, cuánto dinero le deben sus clientes, para que ninguno de sus pagos se escape.
• Tendrá registros de informes financieros claros para la declaración de impuestos y otros fines comerciales.
• No tendrá que pagar por el software de contabilidad empresarial.
• No tendrá que reinventar la rueda aprendiendo una nueva herramienta de administración de presupuesto mientras está ocupado administrando un negocio.

Y, si tiene preguntas sobre YNAB, asegúrese de visitar nuestras sesiones gratuitas de preguntas y respuestas en línea. . Solo duran 20 minutos y nuestros profesores estarán encantados de responder a sus preguntas.