Cómo funciona el software de presupuesto

Hacer un presupuesto de una pequeña empresa puede ser un poco más difícil que un presupuesto personal, porque los ingresos no están tan normalizados.

El software de elaboración de presupuestos es probablemente algo en lo que la mayoría de nosotros no pensamos con demasiada frecuencia, pero según la mayoría de los expertos en finanzas personales, es una de las herramientas más importantes para garantizar el éxito financiero. Crear y ceñirse a su propio presupuesto puede ser difícil, razón por la cual el software de elaboración de presupuestos puede ser útil tanto a nivel personal como a nivel de pequeñas empresas. Puede ayudarlo a alcanzar metas financieras para realizar nuevas compras y brindarle una visión a largo plazo de sus inversiones, sus hábitos de gasto y quizás lo más importante, ayudarlo a guardar un poco en caso de emergencias. La mayoría del software de presupuesto está conectado directamente a su cuenta bancaria y funciona esencialmente como una chequera inteligente que equilibra automáticamente y sugiere formas de ahorrar dinero.

El software de elaboración de presupuestos existe desde hace mucho tiempo. De hecho, uno de los primeros programas en las computadoras del hogar, la hoja de cálculo, se convirtió rápidamente en una forma para que las personas hicieran el balance de su chequera. Software como VisiCalc, que fue el primer programa de hoja de cálculo para computadoras personales, les dio a los usuarios la oportunidad de ver sus datos frente a ellos de una manera limpia, simple y ordenada [fuente:Hormby].

El auge de la computadora personal es también el origen del software de presupuesto doméstico. Cuando los sistemas Microsoft DOS y Windows ganaron popularidad, también lo hicieron programas como Quicken, que se hicieron a la medida para ayudarlo a controlar su presupuesto.

Desde entonces, mucho ha cambiado. El software se ha vuelto más accesible:ahora puede acceder al software de presupuesto directamente en línea, a través de una descarga, CD-ROM e incluso en su teléfono inteligente. Uno de los primeros programas en llegar al mercado, Quicken, sigue siendo uno de los líderes en el campo, y la compañía detrás de él, Intuit, también lidera el impulso de la aplicación web con el servicio Mint.com que adquirió en 2009. Mint .com integra todas sus cuentas en línea para que pueda acceder a ellas desde cualquier lugar [fuente:Wortham].

Y aquí es exactamente hacia donde se dirigen muchos de estos servicios. Combinado con un impulso para más aplicaciones móviles diseñadas para controlar sus gastos y realizar un seguimiento de sus compras, el enfoque principal del software de presupuesto es la disponibilidad y la facilidad de uso.

Todavía hay muchas opciones, y muchas son más adecuadas para pequeñas empresas que para uso personal o privado. A lo largo de este artículo, veremos cómo funcionan algunos de los software más populares y cómo te ayudan a realizar un seguimiento de tus finanzas.

Software de elaboración de presupuestos para pequeñas empresas

Presupuestar una pequeña empresa puede ser un poco más difícil que un presupuesto personal, porque los ingresos no están tan normalizados y varios factores, como el costo de los bienes y servicios, no siempre son fijos. Debido a esto, el software de presupuestos para pequeñas empresas viene en diferentes formas y tamaños, según las características que más le interesen. Algunos, como Quicken Home &Business, combinan sus finanzas personales y comerciales en un solo lugar para que pueda seguimiento de ambos al mismo tiempo. Otros, como QuickBooks, PeachTree y Plan Guru, ofrecen funciones adicionales como servicios de nómina y procesamiento de pagos. Deberá elegir lo que necesita según el tamaño de su empresa y las funciones que busca.

El núcleo de estos programas será familiar para la mayoría de las personas que tienen un presupuesto equilibrado. Además del mayor soporte para factores específicos del negocio, el software para pequeñas empresas ofrece más métodos de pronóstico para ayudarlo a planificar mejor el presupuesto de su negocio. Por ejemplo, podría observar las ganancias potenciales en el transcurso de 10 años usando datos históricos, o podría usar su propio conjunto de factores. La mayoría tiene varios tipos de modelos integrados en el software para garantizar que pueda obtener una visión amplia del potencial de su empresa y planificar su presupuesto en consecuencia.

A diferencia del software personal, también suele tener más opciones para generar informes de todo tipo, lo que le da una mejor idea de adónde va su dinero y por qué.

Para los tipos de hágalo usted mismo en software personal y de pequeñas empresas, existe la primera y más común herramienta de elaboración de presupuestos:las hojas de cálculo. La mayoría de los programas de hojas de cálculo vienen con acceso a plantillas de presupuesto simples, o se pueden encontrar (a menudo de forma gratuita) en línea. Estos funcionan de manera similar a los programas de software que puede comprar, pero requieren que ingrese o importe manualmente los datos de su banco, y no vienen con rutinas elegantes para ayudarlo a predecir o categorizar sus tipos de compra.

A continuación, seamos personales.

Software de presupuesto personal

El software de presupuesto personal es similar al tipo de pequeña empresa, pero de una manera simplificada y más fácil de usar. Muchos de los servicios le permiten importar directamente sus extractos bancarios, ya sea exportando un tipo de archivo específico desde el sitio web de su banco, o permitiéndole ingresar su nombre de usuario y contraseña para que pueda extraerlos directamente por usted. Este software generalmente varía desde gratis hasta $100, siendo Quicken y You Need a Budget dos de los más populares.

Con todos sus datos financieros importados al software, el programa de presupuesto categorizará sus gastos para que pueda ver cuánto está gastando y dónde. Por ejemplo, el software reconocerá su tienda de comestibles y la pondrá en una categoría de "comestibles" o notará que ha estado visitando la cafetería todos los días y la pondrá en la sección "comer fuera". Esto le permite ver exactamente a qué tipo de gastos se destina su dinero.

A partir de ahí, puede establecer un presupuesto con objetivos:digamos que desea ahorrar suficiente dinero para tomarse unas vacaciones el próximo año, ingresa la cantidad de dinero que necesitará y luego el software de presupuesto analizará sus datos anteriores. y genere una cantidad que necesita apartar cada mes. En la mayoría de los casos, depende de usted decidir qué se debe recortar de su presupuesto si va a lograr su objetivo, pero algunos programas ofrecen sugerencias sobre dónde podría recortar. También le avisará cuando gaste más dinero de lo normal en una categoría en particular, pero generalmente toma algunos meses de uso antes de que esto sea útil.

El software y los programas basados ​​en la web como Mint, Buxfer y Mvelopes no difieren en muchos aspectos, con la excepción de que el software basado en la web viene con el incentivo adicional de integrar todo en un sitio web, lo que significa que tendrá acceso a él. desde cualquier ordenador o smartphone. La desventaja es que también conlleva problemas de seguridad, ya que todos sus datos se almacenan en una ubicación centralizada que no tiene la seguridad de la computadora de su hogar. Deberá tener esto en cuenta al elegir qué servicio o programa es adecuado para usted.

En esencia, el objetivo del software de presupuesto es ayudarlo a crear y mantener hábitos de gasto consistentes y crear un medio fácil de entender para alcanzar sus metas financieras. Para obtener mucha más información, continúe en la página siguiente.