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Presupuesto de pequeñas empresas:vea un ejemplo real

¿Está trabajando con el presupuesto de su pequeña empresa pero no sabe por dónde empezar? A veces es útil ver un ejemplo de la vida real para ayudarlo a crear su presupuesto. Esta publicación te mostrará:

  • Un ejemplo de la vida real de una pequeña empresa exitosa con todos los números
  • Una plantilla de presupuesto que puede ayudar a administrar los dolores de cabeza de la temporada de impuestos
  • Costos fijos y gastos variables que querrá considerar

Sin más preámbulos, vea cómo Izzy, diseñadora y propietaria de una pequeña empresa, administra las finanzas de su empresa utilizando un presupuesto de YNAB para una configuración financiera tranquila y sin estrés.

Acerca de

  • Nombre: Izzy K.
  • Edad: 33 años
  • Ubicación: Maine
  • Trabajo: Atención al cliente / diseñador y propietario de una pequeña empresa
  • Situación de vivienda: Vivo con mi pareja y nuestro perro.

Sobre el negocio

  • Lo que vendemos: una línea de joyería fina y alianzas de boda personalizadas
  • Edad de la empresa: 5 años
  • Distribución: sitio web, venta al por mayor a tiendas y trabajo personalizado
  • Configuración de negocio: LLC de un solo miembro Yo mismo hago casi todos los aspectos del negocio, desde la producción hasta el envío, pero contrato contratistas (¡a menudo amigos talentosos!) Proyecto por proyecto para sesiones de fotos y proyectos de diseño web.

Ingresos y beneficios comerciales típicos

  • Ingresos anteriores al covid: $50,000-$90,000/año
  • Ingresos de 2020: aproximadamente $64,000
  • Beneficios del negocio: alrededor de $30,000/año en 2020

La pandemia redujo los pedidos al por mayor, detuvo los espectáculos y eventos de artesanía en persona y retrasó muchas bodas, por lo que mi negocio se desaceleró mucho el año pasado.

Efectivo en Mano

  • Fondo de reserva: $1,000
  • Gastos reales de la empresa: Además de eso, reservo fondos mensualmente para cosas como mis suscripciones de software, materias primas, costos inesperados y ahorros para productos o servicios que se facturan con poca frecuencia o no mensualmente.

El efectivo que tengo disponible varía mucho a lo largo del año. La joyería, como muchos negocios hechos a mano basados ​​en productos, es un negocio muy estacional. Las vacaciones constituyen una gran parte de mis ingresos anuales.

Deuda:$0

  • Recibí el préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) y la asistencia del Préstamo de Impacto Económico por Desastre (EIDL), pero ambos han sido perdonados, por lo que no tengo ninguna deuda en este momento.

Si bien estoy muy agradecido de que ambos hayan sido perdonados, la solicitud fue muy estresante:¡la orientación siguió cambiando!

Con el dinero de la asistencia, invertí en el rediseño de un sitio web de una pequeña empresa de diseño. Incluso antes de la pandemia, estaba tratando de hacer menos mercados en persona, por lo que esta era una forma de invertir para generar más ventas en línea y apoyar a otra pequeña empresa creativa cuyo trabajo he admirado.

Flujo mensual promedio:$3K-$20K

Debido a que la joyería fina es tan estacional, mis ingresos varían bastante. En mis meses más ocupados (noviembre/diciembre), podría generar $20,000, mientras que en uno de mis meses más lentos (como marzo), podría ser solo $3,000.

Mi presupuesto de pequeña empresa

Presupuesto

Categoría Importe objetivo Notas
Dibujo + Pago del contratista
Dibujo del propietario $2000 Me pago un sorteo mensual fijo de propietarios.
Pago del contratista / Línea 11 $300 Pongo dinero aquí proyecto por proyecto.
Pagos con tarjeta de crédito
Tarjeta Capital One $0 Abrí dos tarjetas de crédito con el atractivo de la bonificación de inscripción comercial. Probablemente elimine gradualmente la tarjeta Chase.
Tarjeta Chase $0
Gastos mensuales
Shopify – línea 8 $29 Plataforma de comercio electrónico de sitios web.
Klaviyo – Línea 8 – marketing $30 Plataforma de boletines por correo electrónico
Shipstation – Línea 27 – software $10 Este servicio me permite imprimir y enviar paquetes de USPS y UPS desde casa.
Dominios y correos electrónicos – Línea 8 $10 Facturado anualmente, ahorro esta cantidad cada mes.
Planoly – Línea 27 $6 Horarios y publicaciones en Instagram automáticamente.
Adobe – Línea 27 $30 Uso principalmente Indesign, Photoshop y Bridge.
MileIQ – Línea 27 $6 Esta es una aplicación de teléfono que rastrea el kilometraje del negocio. Desliza el dedo en una dirección para las unidades personales, desliza el dedo en la otra dirección para las unidades comerciales.
COGS:Parte II
Materiales:COGS, línea 38 $1084 Presupuesto materiales y suministros según sea necesario. Los precios de los metales varían bastante y termino moviendo dinero con frecuencia.
Suministros – COGS Línea 38 $38
Embalaje – COGS Línea 38 $94
Envío – Línea 27 $0
Gastos trimestrales
Impuestos trimestrales $330 Calculo los impuestos necesarios en función de las ventas o del año anterior.
Impuesto sobre las ventas y el uso:línea 23 $79 Recaudo impuestos sobre las ventas para personas en Maine (soy lo suficientemente pequeño como para no tener que recaudar en todo el país) o cuando viajo a eventos en persona en diferentes estados. Cada vez que recibo un pedido/compra en el que se debe cobrar el impuesto sobre las ventas, reservo ese dinero en esta categoría.
Gastos variables
Fondos flexibles $71 Este es mi fondo de reserva. Dejo el dinero sobrante de otras categorías aquí.
Marketing – Línea 8 $0 Anuncios pagados
Materiales impresos – Línea 8 $50
Herramientas y equipos:línea 22 $60
Suministros – Línea 22 $0
Gastos de oficina – Línea 18 $0
Devoluciones de clientes:línea 2 $0
Espectáculos/Viajes
Tarifas de proveedores:Línea 10 $0
Pantalla – Línea 8 $0
Viaje – Línea 24A $500 Tenga un próximo espectáculo en el otoño.
Comidas deducibles – Línea 24 B $0
Gastos variables poco frecuentes
Educación continua – Línea 27 $0
Comisiones y tarifas:línea 10 $0
Gastos anuales
Impuestos y licencias:línea 23 $7 Registro de LLC. Formularios que suceden una vez al año
Ahorro
Beneficio – 5% – marzo junio septiembre diciembre $16 El 5 % de las ventas va aquí. Tiene $543. Me pago trimestralmente una distribución.
Fondo de reserva $0 Con un límite de $1000
Reembolso del préstamo PPP $0 Ready no lo necesitaba.
Total necesario$4750

Acerca de mi presupuesto

El presupuesto de mi pequeña empresa está configurado en YNAB y funcionó muy bien para medir mi salud financiera y ayudar con la planificación a corto y largo plazo.

Mantengo la categoría de sorteo de mi propietario en la parte superior de mi presupuesto para mantener el número frente a mí. Al principio de mi negocio, descubrí que estaba tan entusiasmado con la idea de los "gastos comerciales" que era fácil desperdiciar dinero. Todo es una compensación:cada vez que compro algo, podría significar que no puede pagar tanto, y recuerdo esa compensación cada vez que abro mi presupuesto.

Presento impuestos como propietario único (Anexo C para impuestos). Para que sea más fácil a efectos fiscales, configuré mi presupuesto para incluir el número de línea correspondiente del formulario del Anexo C. El software de contabilidad como Quickbooks y Xero hace estas cosas entre bastidores, pero yo lo hago activamente en YNAB.

Hay una firma de contabilidad llamada Sunlight Tax que se especializa en la contabilidad de pequeñas empresas creativas que también brinda mucha educación:tomé un taller con ellos y aprendí mucho sobre cómo organizar mejor mi contabilidad y cómo crear un presupuesto comercial. La dueña, Hannah Cole, estaba en el podcast de YNAB hablando sobre cómo los artistas y creativos pueden simplificar sus impuestos.

Cómo administro el dinero con mi pequeña empresa

Para administrar el dinero en mi negocio, uso:

  • Una cuenta de cheques comercial
  • Una cuenta de cheques con Square
  • Una cuenta de ahorros de alto rendimiento con Square
  • Dos tarjetas de crédito que pago en su totalidad cada mes
  • YNAB para presupuestar y mantener todo organizado

Utilicé Quickbooks Online en años anteriores como el presupuesto de mi pequeña empresa, principalmente porque pensé que era lo que usaban las empresas "reales" y porque era lo que me recomendaba el contador con el que trabajaba en ese momento. Pero descubrí que YNAB fue aún más útil en la toma de decisiones y la planificación. En YNAB puedo ver mi pista en función del dinero que tenía en mis cuentas, literalmente, el período de tiempo que tengo hasta que se agote el dinero en mis cuentas y lo que cubrirá.

Ver mis ingresos y gastos bajo esta luz me permitió invertir en el proyecto de rediseño del sitio web porque podía ver exactamente lo que pasaría en mi presupuesto si movía dinero a una categoría de "sitio web". Me gusta que YNAB te permita ocuparte de lo que necesitas para el cumplimiento fiscal, pero también sirve como una herramienta para la toma de decisiones cuando estás presupuestando para tu negocio.

Aprenda a configurar un presupuesto comercial en YNAB.

Algunas veces a la semana, consultaré mi presupuesto para importar y categorizar transacciones. El viernes es mi gran día para hacer cosas de dinero:

  • Ajusto mi presupuesto con mi cuenta bancaria para asegurarme de que coincidan
  • Muevo el dinero para cubrir cualquier gasto excesivo (un principio clave en la presupuestación de base cero)
  • Cualquier otra cosa más irregular (como pagar impuestos sobre las ventas o pagar facturas) también la hago los viernes.

Configuré Square, Shopify y Stripe para depositar una vez a la semana los jueves, de modo que el dinero esté disponible el viernes para asignarlo.

Con el presupuesto de mi empresa, siempre tengo un mes de adelanto en los gastos:cuando entra dinero, gasto un mes antes de llenar la categoría de dibujo de mi propietario y empiezo a llenar otras categorías más "opcionales". Por ejemplo, cuando paso a octubre, me dirijo a los gastos fijos de noviembre y los completé.

Para los impuestos, trabajé con un contador antes, pero el año pasado hice mis propios impuestos porque estoy muy interesado en ellos (¡gracias a Sunlight Tax!). Creo que, en general, tiene sentido trabajar con un contador y me gustó mucho el con el que trabajé anteriormente.

Cada trimestre (septiembre, enero, abril, junio), me siento y calculo mis ganancias. Con base en ese número, presento mis impuestos estimados. En lo que respecta a los impuestos anuales de abril, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia que debo ya se ha presentado y, por lo general, soy guapa cerca de la cantidad correcta.

Cómo llegué a dirigir mi propia pequeña empresa

Me especialicé en inglés y siempre he sido creativo. Nunca me propuse comenzar mi propia línea de joyería, pero después de trabajar para varios otros estudios de diseño, decidí dar el salto.

Como creativo, creo que siempre me habían dicho que no me gustaría el lado de los números en la gestión de un negocio. Absorbí la narrativa de que a las personas creativas no les gusta el dinero. Eso no es cierto y no es útil.

Pasé por una capacitación empresarial basada en la comunidad durante el primer año de funcionamiento de mi negocio que abordó temas financieros comerciales básicos, como ejecutar un punto de equilibrio o un análisis de flujo de efectivo. Resultó que en realidad me encanta el lado de los números del negocio, es muy interesante.

El negocio tiene ahora cinco años y la creatividad nunca se detiene cuando salgo de mi estudio. Para mí, administrar un negocio se siente como una práctica creativa holística:averiguar la logística como el envío y el empaque, determinar cómo aprender las nuevas habilidades que necesito, estructurar mi presupuesto y reevaluar constantemente cómo usar mejor los recursos que tengo disponibles, es todo. profundamente creativo.

Mis objetivos financieros

Cuando se trata del rendimiento comercial, quiero cambiar a ventas más centradas en línea para no tener que viajar tanto como antes de la pandemia. Me gustaría romper $100,000 en ingresos y hacer que el negocio sea más rentable a medida que pasa el tiempo también. Al principio, gastaba dinero en acumular equipos y herramientas, por lo que gran parte del dinero que ganaba se destinaba directamente al crecimiento del negocio.

Personalmente, estamos ahorrando para el pago inicial y me encantaría construir una casa pequeña o un estudio independiente en el patio trasero para mi negocio.

En el panorama general, administrar mi propio negocio nos acerca a mí y a mi socio a nuestro objetivo de independencia financiera y de tener control sobre nuestro tiempo.

Calificaría la situación financiera actual de mi negocio como 3.5/5. Estoy trabajando para generar más ingresos y optimizar el negocio para que sea más rentable, pero también me siento realmente orgulloso de lo lejos que ha llegado el negocio.

Pero calificaría mi paz actual en torno a las finanzas:5/5. Siento claridad sobre lo que quiero hacer con los recursos de mi negocio y, después de haber estado en el negocio durante algunos años, ya no me sorprenden demasiados costos variables.

Has estado examinando las plantillas de presupuestos para pequeñas empresas, ¿estás listo para convertir una en algo real? Obtenga más información sobre el uso de YNAB para administrar el presupuesto de su pequeña empresa.

¿Quieres seguir? Los nerds del presupuesto hablan con Laura sobre cómo usa YNAB y el método Profit First para administrar su pequeña empresa. El método Profit First transforma las empresas de monstruos comedores de efectivo en máquinas de hacer dinero, y YNAB lo ayuda a ejecutar su plan.