Gestionar la continuidad del negocio mientras se previene el fraude

La pandemia global de COVID-19 ha alterado la forma en que muchas empresas operan al menos a corto plazo. Muchas empresas han tenido que cerrar o limitar el acceso a las oficinas, alentar u ordenar el trabajo desde casa y cancelar eventos y reuniones. Equilibrar la necesidad de distanciar a los empleados con la continuación de negocios vitales en una economía en dificultades es lo más importante en todas partes. Incluso los mejores planes de continuidad comercial no contemplaron las circunstancias en las que nos encontramos ahora.

Desafortunadamente, una actividad que afecta a una gran cantidad de empresas pero que es poco probable que disminuya durante la pandemia son los intentos de fraude. Según la Encuesta de Control y Fraude de Pagos 2020 de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP), durante el año pasado, el 81% de las empresas fueron objeto de fraude de pagos con estafadores que utilizaron todo, desde compromiso de correo electrónico comercial (BEC) hasta cheques alterados, transferencias bancarias, corporativo tarjetas de crédito y robo de empleados.

Sin embargo, la buena noticia es que existen medidas proactivas que las empresas pueden tomar para mitigar el fraude y, al mismo tiempo, abordar la continuidad del negocio.

No falles en el correo electrónico

La encuesta de AFP señala que Business Email Compromise (BEC) afecta al 75 % de las organizaciones en general y ahora es la fuente de ataques de fraude de pagos informada con más frecuencia, ya que el 61 % de las organizaciones informan que BEC es la fuente de los ataques.

BEC es una forma de fraude que se dirige a los empleados a través del correo electrónico para obtener acceso a las finanzas de la empresa y engañar a las personas para que realicen transferencias de dinero. Un ejemplo de BEC es cuando los atacantes obtienen acceso a la cuenta de correo electrónico de un ejecutivo y luego monitorean su comportamiento. Los atacantes identificarán cuándo el ejecutivo está de viaje o es más vulnerable y enviarán una nota solicitando el pago o para que un asociado haga clic en un enlace que es malware.

Prevenir BEC requiere un plan, salvaguardar herramientas y educación para todos. Esto significa asegurarse de que sus empleados tengan la capacitación adecuada para la detección de fraudes, lo que generalmente requiere tener sesiones de educación periódicas con su equipo. Concéntrese en crear una atmósfera en la que los empleados se sientan libres de compartir abiertamente cualquier comportamiento inusual o correos electrónicos. Ayudar a los empleados a sentirse empoderados y educados es clave para detener a BEC en seco.

Tira el papel 

Los cheques continúan siendo el método de pago más afectado por la actividad de fraude, con el 74% de las organizaciones afectadas en 2019, según la encuesta de AFP. Este fue un aumento con respecto a 2018 y el primer aumento en este tipo de fraude desde 2010.

Si todavía usa cheques con regularidad, hay varias razones para considerar un cambio a los métodos de pago electrónicos, como un programa de tarjetas comerciales, que puede satisfacer una variedad de necesidades de gastos comerciales. Además de mitigar el fraude de pagos, las tarjetas comerciales también pueden ayudar a las empresas a:

• Aumentar el flujo de efectivo
• Pague sus facturas más rápido
• Conserve los pagos en efectivo y flotantes durante períodos más prolongados
• Participe en programas de recompensas y reciba reembolsos y reembolsos
• Reduzca los costos administrativos al optimizar los pagos y conciliar las compras de los empleados automáticamente
• Ahorre costos en tarifas de transacción:el costo promedio de procesar un cheque en papel es de $3, el doble del costo de una transacción con tarjeta de compra

Desde una perspectiva de seguridad, las protecciones integradas, como los chips EMV y los controles de pago, permiten a los administradores monitorear y regular de cerca el gasto con tarjeta, lo que crea una infraestructura de administración de riesgo de fraude que es significativamente más sólida que la de los sistemas de seguridad de cheques.

Continuidad del negocio en cualquier entorno

A medida que trabajamos para mitigar el fraude y garantizar la continuidad del negocio durante la pandemia y en el futuro, aquí hay tres pasos clave a considerar:

• Agilice y digitalice los procesos para que funcionen incluso cuando se presente una crisis. Cuando su equipo está repartido entre oficinas en el hogar, poder acceder de forma remota a los sistemas y aprobar pagos desde cualquier lugar se vuelve vital. El acceso remoto y móvil seguro permite a los aprobadores correctos ver, aprobar y conciliar fácilmente la información de pago, independientemente de su ubicación física de trabajo. La automatización de su proceso de cuentas por pagar también ayuda a proporcionar una mayor visibilidad de las reservas de efectivo para las partes interesadas clave.
• Convierta los cheques en pagos electrónicos que se pueden realizar en cualquier lugar. La conversión a ACH y pagos con tarjeta virtual y la subcontratación de su pila de cheques restante le permite evitar los desafíos físicos de imprimir y enviar cheques internamente, mientras ahorra dinero en el proceso.
• Mejore la seguridad y reduzca el riesgo globalmente. La importancia de la seguridad no se puede exagerar. El socio adecuado puede reducir drásticamente su riesgo al administrar, autenticar y almacenar información confidencial de pagos de proveedores en su nombre. Ese socio también puede ayudarlo a manejar la creciente dependencia del correo electrónico y las comunicaciones digitales, la exposición a BEC potenciales y otros intentos cada vez más comunes de desviar dinero de su negocio.

Socio para el éxito

El fraude es una consideración clave para todas las empresas y se está volviendo más complicado, especialmente en el entorno actual en constante evolución. Pero tomar medidas para adelantarse a los estafadores trabajando en estrecha colaboración con los empleados e involucrando a socios clave puede ayudar a las empresas a protegerse.

Este artículo y entrevistas con Uma también aparecieron en AZ Big Media‡, Kansas City Business Journal‡,  PYMTS.com‡.

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