Cómo su empresa puede evitar las estafas de fraude con cheques

El fraude con cheques es uno de los actos de fraude más comunes que se cometen contra las pequeñas empresas. Obtenga más información al respecto y cómo proteger su negocio.

El fraude con cheques afecta a todos. Afecta a la pareja de jubilados que por error depositó un cheque falso y ahora se han quedado sin $500. Afecta al supermercado de su barrio, que ha tenido miles de dólares en cheques devueltos en los últimos meses. Afecta a instituciones financieras que cobran cheques a clientes que a sabiendas no tienen fondos disponibles en su cuenta.

El fraude con cheques también puede afectar a su pequeña empresa. Si bien muchos dueños de negocios simplemente han dejado de usar cheques, muchos de esos mismos clientes continúan usando cheques para pagar los gastos de su negocio.

Entonces, ¿cómo se protege a sí mismo y a su empresa de los cheques fraudulentos? Si dejar de usar o aceptar cheques en su negocio no es una opción, existen otras formas de evitar que el fraude con cheques afecte su negocio.

Resumen:¿Qué es el fraude con cheques?

El fraude con cheques puede tomar muchas formas, pero en la mayoría de los casos, implica el intento de pagar bienes usando un cheque robado, alterado o falsificado. Otros casos de fraude incluyen escribir un cheque a una persona o empresa sabiendo que no hay suficiente dinero en la cuenta para cubrirlo.

Los casos adicionales de fraude con cheques pueden incluir el uso de cheques robados para pagar bienes o la creación y el uso de cheques falsificados. Y, con la tecnología actual, puede ser difícil saber si un cheque es válido en el examen inicial.

Con muchas aplicaciones de software de contabilidad que ofrecen pago electrónico de facturas ACH, puede eliminar el uso de cheques en su negocio. Sin embargo, si esta opción no es factible, asegúrese de dedicar algún tiempo a informarse sobre el fraude con cheques y cómo evitar que cause problemas en su empresa.

4 tipos de fraude con cheques

El fraude con cheques generalmente implica el uso ilegal de cheques. Si bien algunas formas de fraude con cheques, como la flotación, se han vuelto más difíciles debido a las aprobaciones electrónicas de cheques, el uso de cheques falsificados ha aumentado debido a la capacidad de reproducir cheques que parecen reales. La siguiente lista, aunque no es exhaustiva, destaca cuatro de los tipos más comunes de fraude con cheques.

1. Cheque flotante

Más común antes de que existieran las tarjetas de débito, el acto de flotación de cheques continúa hoy, aunque en menor escala. Durante décadas, las personas han utilizado la flotación de cheques como una forma de préstamo de día de pago, emitiendo un cheque por bienes y servicios días antes de realizar un depósito en su cuenta.

En la mayoría de los casos, las personas que hacen flotar cheques no buscan robarles a los demás. Simplemente quieren estirar sus fondos hasta el día de pago. Pero cualquiera que sea la motivación, el acto puede dañar seriamente a las pequeñas empresas.

2. Cheques falsificados

Solía ​​ser fácil detectar cheques falsos. Ya no. Ahora le resultará difícil diferenciar entre un cheque falso hecho con una computadora de escritorio y una impresora a color decente y las que usa su empresa.

Tenga en cuenta que casi cualquier tipo de cheque puede ser falso, así que no se deje engañar pensando que los cheques emitidos por el gobierno siempre son legítimos. Los cheques de caja también pueden ser falsificados, así que no asuma que no requieren la misma cantidad de escrutinio.

Los delincuentes usan cheques falsificados de varias maneras diferentes para robar fondos de su cuenta. En algunos casos, los usan para pagar la mercancía, dejando que los dueños de negocios paguen la factura. En otros casos, el esquema es más elaborado e involucra sobrepagos y solicitudes de devolución de efectivo que pueden dejar a los dueños de negocios sin miles de dólares.

3. Cheques robados

Los delincuentes pueden usar los cheques robados, como los cheques falsos, para pagar bienes y servicios, o incluso depositarlos, con devolución de efectivo. Una vez que se descubra que los cheques son robados, el banco revertirá el depósito, dejando nuevamente al propietario en la estacada.

Pero si usa cheques en su negocio, corre otro riesgo, que es la amenaza de que empleados sin escrúpulos roben cheques. Además, un allanamiento de morada en su negocio puede resultar en un fraude masivo de cheques en caso de robo de cheques.

4. Comprobar kite

Si bien la falsificación de cheques afecta principalmente a los bancos y las instituciones financieras, las empresas también pueden ser víctimas de la falsificación de cheques. La falsificación de cheques implica que el perpetrador abra cuentas en dos bancos y luego haga flotar cheques entre ellos, sabiendo que no hay fondos suficientes en ambos bancos.

El kiting de cheques puede afectar su negocio si permite el reembolso en efectivo en una compra. Otra forma en que el kiting de cheques puede afectar su negocio es si un cliente compra un artículo con un cheque y luego lo devuelve para obtener un reembolso en efectivo. Usted termina proporcionando el reembolso y luego se devuelve el cheque por falta de pago.

Más ejemplos de fraude con cheques

Diana necesita comestibles, pero solo tiene $ 10 en su cuenta y no se le pagará por dos días más. En su camino a casa desde el trabajo, se detiene en la tienda de comestibles y escribe un cheque por $65 para sus compras. Debido a que es miércoles, espera que el cheque que escribe no se liquide en su banco hasta el viernes, cuando se deposite su cheque de pago.

Desafortunadamente para Diana, el cheque se presenta el jueves y se devuelve por fondos insuficientes, lo que la hace responsable del monto original, junto con los cargos por sobregiro, mientras que la tienda de comestibles se quedó sin $65.

Ed recibe un cheque de reembolso de la empresa de administración de propiedades que administra el apartamento que estaba alquilando. Como un genio de la informática, Ed mira el cheque y ve lo fácil que sería crear un cheque que se parezca al que recibió.

Más tarde esa tarde, Ed ha creado un cheque que parece idéntico al otro. Lleva su cheque recién creado al banco y lo cambia, y de repente Ed tiene $ 500 adicionales, cortesía de su antigua empresa de administración de propiedades.

Mientras tanto, la empresa de administración de propiedades no tiene idea de que se ha cobrado un cheque falso en su cuenta, ya que no se han realizado las conciliaciones bancarias en meses. Eso hace que sea más difícil cobrarle a Ed los fondos robados o que el banco los reembolse, que espera que se le informe sobre los casos de fraude en un plazo de 30 días.

Cómo su empresa puede evitar las estafas de fraude con cheques

Actualmente se estima que las pérdidas por fraude con cheques ascienden a miles de millones solo en los EE. UU. y es probable que sigan aumentando. Pero hay algunas cosas que puede hacer para evitar que el fraude con cheques afecte su negocio.

Siempre verifique la identificación al aceptar un cheque

La primera regla para aceptar cheques es verificar siempre la identificación del cliente que escribe el cheque. En todos los casos, la identificación siempre debe coincidir con el nombre en el cheque. Si no es así, solicite un método de pago alternativo. No debe haber excepciones a esta regla y asegúrese de que sus empleados (o cualquier persona que acepte un cheque en nombre de su negocio) cumplan con estas reglas.

Solo acepte cheques de clientes conocidos

Si siempre ha aceptado cheques de ciertos clientes, las probabilidades de que lo estafen son bajas. Esta podría ser la mejor manera de seguir aceptando cheques sin aumentar el riesgo de fraude con cheques.

Comience a usar otros métodos de pago de facturas

Comience a buscar otros métodos para pagar sus facturas. Muchas empresas aceptan pagos ACH o depósitos directos para el pago de facturas, lo que eliminará la necesidad de escribir cheques comerciales. También elimina la amenaza de cheques robados o mal utilizados.

Examine el cheque de cerca

Al aceptar un cheque, asegúrese de mirarlo de cerca. ¿El color parece apagado? ¿Los números parecen legítimos? Si un cheque parece sospechoso, examine el número de ruta para ver si es legítimo. Verifique la legitimidad del cheque con el banco desde el que se emite el cheque.

Si no puede verificar la información del cheque, no lo acepte. Es mejor perder un cliente que perder miles de dólares.

Cuidado con los cheques de caja

Durante mucho tiempo se supuso que los cheques de caja son legítimos. Desafortunadamente, los cheques de caja también se pueden reproducir para que parezcan auténticos, con pocos recursos disponibles si se devuelven por fondos insuficientes.

Un cheque de caja genuino siempre debe mostrar el nombre del banco en la parte superior, con un número de teléfono también. En todos los casos, el nombre del beneficiario ya debe estar impreso en el cheque de caja.

En caso de duda, llame a la sucursal bancaria que figura en el cheque de caja para verificar su autenticidad antes de aceptarlo.

Mantenga sus cheques bajo llave

Muchas estafas de cheques ocurren porque los cheques son robados y usados ​​de manera fraudulenta. Con la tecnología informática, los ladrones también pueden reproducirlos y utilizarlos fácilmente.

Si necesita usar cheques para pagar facturas, asegúrese de que solo los empleados autorizados puedan acceder a ellos y que estén bajo llave en un lugar seguro. También debe prestar mucha atención a los números de cheque e investigar de inmediato cualquier cheque fuera de secuencia, ya que estos también pueden indicar un robo.

Reconciliar los estados de cuenta bancarios con prontitud

La mejor manera de detectar el fraude con anticipación es completar el proceso de conciliación bancaria de inmediato. Encontrar un caso de fraude con cheques cuatro meses después de que ocurra hará que sea mucho más difícil rastrear al perpetrador y será menos probable que el banco reembolse los fondos robados.

Hay maneras de prevenir el fraude con cheques

Si bien la mejor manera de prevenir el fraude con cheques es dejar de usar y aceptar cheques, es posible que esta no sea una opción para su pequeña empresa.

Si usar y aceptar cheques es una necesidad para su negocio, asegúrese de que usted o su tenedor de libros sigan todas las precauciones, que incluyen verificar la identificación, examinar e incluso verificar los cheques antes de aceptarlos, y mantener su stock de cheques almacenado bajo llave.

Dejando de lado las estadísticas, con un poco de diligencia debida, puede eliminar el fraude con cheques en su negocio a partir de hoy.