Análisis ABC en la gestión de inventarios:beneficios y mejores prácticas

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¿Qué es el análisis ABC en la gestión de inventarios?

El análisis ABC es una técnica de gestión de inventario que determina el valor de los artículos del inventario en función de su importancia para el negocio. ABC clasifica los artículos a pedido, datos de costos y riesgos, y los gerentes de inventario agrupan los artículos en clases según esos criterios. Esto ayuda a los líderes empresariales a comprender qué productos o servicios son más críticos para el éxito financiero de su organización.

Las unidades de mantenimiento de existencias (SKU) más importantes, basado en el volumen de ventas o la rentabilidad, son elementos de "Clase A", las siguientes en importancia son la Clase B y las menos importantes son la Clase C.Algunas empresas pueden elegir un sistema de clasificación que divide los productos en más de esos tres grupos (A-F, por ejemplo).

Análisis ABC en contabilidad de costos, o costeo basado en actividades, está vagamente relacionado pero es diferente del análisis ABC para la gestión de inventarios. Los contadores utilizan el cálculo de costos basado en actividades en la fabricación para asignar costos indirectos o generales, como servicios públicos o salarios, a productos y servicios.

Cómo se relaciona el análisis ABC con el principio de Pareto

El Principio de Pareto dice que la mayoría de los resultados provienen de solo el 20% de los esfuerzos o causas en cualquier sistema. Según la regla 80/20 de Pareto, El análisis ABC identifica el 20% de los bienes que entregan alrededor del 80% del valor.

Por lo tanto, la mayoría de las empresas tienen una pequeña cantidad de elementos "A", un grupo ligeramente mayor de productos B y un gran grupo de productos C, una categoría que define la mayoría de artículos.

Clases de Gestión de Inventario ABC

Escribe Importancia Porcentaje del inventario total Valor de consumo anual Control S Registros Clase A Alto valor en dólares 10% - 20% 70% - 80% Estrecho Alta precisión Clase B Valor medio en dólares 30% 15% - 20% Medio Bueno Clase C Bajo valor en dólares 50% 5% mínimo básico

Es posible que el principio de Pareto no siempre sea completamente exacto. Sin embargo, El análisis muestra que las cosas valiosas tienden a inclinarse hacia una distribución 80/20. El análisis ABC identifica el "punto óptimo" de donde proviene la mayor parte de los ingresos de una empresa con relativamente poco esfuerzo.

¿Cómo se calcula el análisis de inventario ABC?

Realice un análisis de inventario ABC multiplicando las ventas anuales de un determinado artículo por su costo. Los resultados le indican qué productos son de alta prioridad y cuáles producen un beneficio bajo, para que sepa dónde concentrar los recursos humanos y de capital.

Utilice esta fórmula para el análisis de inventario ABC:

(Número anual de artículos vendidos) x (Costo por artículo) = (Valor de uso anual por producto)

Puede utilizar Microsoft Excel para realizar un análisis de inventario ABC básico. Enumere cada producto o recurso en orden descendente de acuerdo con su valor de uso del producto. Calcule el total de cada artículo en la cantidad total. Determine los valores de A, Categorías B y C, luego asigne un nombre de grupo a cada elemento. Los productos con el valor más alto reciben la atención más cercana del gerente.

Ejemplo de un cálculo de análisis ABC

A continuación se muestra un ejemplo de un análisis ABC de inventario para una pequeña empresa minorista que muestra el principio de Pareto en funcionamiento, con muchos productos de menor volumen también entre los de mayor valor. El diagrama de Pareto resultante muestra la curva característica que ilustra la regla 80/20, dónde se clasifican los elementos y aproximadamente dónde colocarlos en A, Clasificaciones B o C.

Para obtener más información sobre los beneficios y las mejores prácticas, consulte nuestra guía de gestión de inventario.

Cómo el análisis ABC simplifica el trabajo de los gerentes de inventario

Los gerentes de inventario siempre están buscando formas de mejorar los precios y la calidad o para lograr una mayor eficiencia. A la luz de ese objetivo, pueden usar la técnica ABC, a veces llamado el método de "control siempre mejor". Pueden utilizar el análisis para centrar su tiempo y esfuerzo principalmente en el inventario de clase A y menos en los productos de clase B y C. Por ejemplo, Los gerentes de inventario usarán el análisis ABC para verificar primero las órdenes de compra de los productos de mayor valor (artículos de Clase A), ya que estos generan la mayor cantidad de ingresos.

¿Por qué utilizar el análisis ABC?

El uso del análisis ABC para el inventario ayuda a controlar mejor los costos de capital de trabajo. La información obtenida del análisis reduce el inventario obsoleto y puede aumentar la tasa de rotación del inventario. o la frecuencia con la que una empresa tiene que reemplazar artículos después de venderlos.

Beneficios del análisis ABC

Una larga lista de beneficios puede resultar de la aplicación del análisis ABC a la gestión de inventario, incluso:

• Mayor optimización de inventario: El análisis identifica los productos que están en demanda. Luego, una empresa puede utilizar su valioso espacio de almacenamiento para almacenar adecuadamente esos productos y mantener niveles más bajos de stock para los artículos de Clase B o C.
• Pronóstico de inventario mejorado: Monitorear y recopilar datos sobre productos que tienen una alta demanda de los clientes puede aumentar la precisión de la previsión de ventas. Los gerentes pueden usar esta información para establecer niveles de inventario y precios para aumentar los ingresos generales de la empresa.
• Mejor precio: Un aumento en las ventas de un artículo específico implica que la demanda está aumentando y un aumento de precio puede ser razonable. lo que mejora la rentabilidad.
• Negociaciones informadas con proveedores: Dado que las empresas obtienen del 70% al 80% de sus ingresos en artículos de Clase A, tiene sentido negociar mejores condiciones con los proveedores para esos artículos. Si el proveedor no acepta reducir los costos, intente negociar servicios posteriores a la compra, reducciones de pago inicial, envío gratis u otros ahorros de costos.
• Asignación estratégica de recursos: El análisis ABC es una forma de evaluar continuamente la asignación de recursos para garantizar que los artículos de Clase A se alineen con la demanda del cliente. Cuando la demanda baja, reclasificar el artículo para hacer un mejor uso del personal, tiempo y espacio para los nuevos productos de Clase A.
• Mejor servicio al cliente: Los niveles de servicio dependen de muchos factores, como la cantidad vendida, costo del artículo y márgenes de beneficio. Una vez que determine los artículos más rentables, ofrecen niveles de servicio más altos para esos artículos.
• Mejor gestión del ciclo de vida del producto: Información sobre dónde se encuentra un producto en su ciclo de vida (lanzamiento, crecimiento, madurez o declive) son fundamentales para pronosticar la demanda y almacenar los niveles de inventario de manera adecuada.
• Control sobre artículos de alto costo: El inventario de clase A está estrechamente relacionado con el éxito de una empresa. Priorizar el seguimiento de la demanda y el mantenimiento de niveles de stock saludables, por lo que siempre hay suficientes productos clave disponibles.
• Tasa de rotación de acciones sensata: Mantenga la tasa de rotación de existencias en los niveles adecuados mediante el control metódico de inventario y la captura de datos.
• Gastos de almacenamiento reducidos: Llevando la proporción correcta de stock basada en A, Clases B o C, puede reducir los costos de mantenimiento de inventario que se derivan de mantener un exceso de inventario.
• Gestión simplificada de la cadena de suministro: Utilice un análisis ABC de los datos de inventario para determinar si es hora de consolidar proveedores o cambiar a una única fuente para reducir los costos de transporte y simplificar las operaciones.

Limitaciones del análisis ABC

Análisis ABC, a pesar de todos sus beneficios para el mantenimiento y la gestión de inventarios, no es una solución de gestión de inventario única para todos. Cada organización tiene patrones específicos de demanda de los clientes, clasificaciones, sistemas y otras cuestiones que afectan la utilidad de un análisis ABC.

Las desventajas del análisis ABC se derivan de dos cuestiones:un énfasis en el valor en dólares del inventario y la cantidad significativa de tiempo y disciplina que se necesita para aplicar el método. Aquí hay algunos desafíos más:

• Inestabilidad del parámetro: El análisis ABC a menudo da como resultado que los gerentes asignen hasta el 50% de los artículos a una nueva categoría cada trimestre o año. A menudo, las empresas no son conscientes de los cambios hasta que hay un problema con la demanda, y la necesidad de reevaluar puede llevar un tiempo valioso y poner en peligro la satisfacción del cliente.
• Consideración de patrón limitado: El método ABC estándar no tendrá en cuenta factores como la introducción de nuevos productos o la estacionalidad del producto. Por ejemplo, un producto nuevo puede tener un volumen de ventas bajo porque no tiene historial de compras. El análisis ABC tiene una perspectiva algo estática de la demanda y generará ineficiencias de inventario siempre que la demanda cambie o sea poco clara.
• Extracción de información baja: La información de la clase ABC puede no proporcionar todos los datos estadísticos o los detalles necesarios para informar, decisiones de gestión estratégica.
• Alto consumo de recursos: Dar un peso desproporcionado a cuestiones triviales se conoce como bicis lo que puede ser una consecuencia desafortunada del análisis ABC. Dado que el análisis ABC es fácil de comprender, el personal puede inyectar sus opiniones o solicitar sus propias variantes, lo que hace que el análisis ABC sea un proceso que consume recursos en lugar de una herramienta que ahorra tiempo.
• Valor ceguera: El análisis ABC atribuye importancia al producto en función de los ingresos o la frecuencia de uso, pero es posible que algunos elementos no se ajusten a este paradigma. Por ejemplo, un artículo de exhibición minorista rara vez se vende, pero puede atraer a muchos clientes (que comprarán otros productos) en función de su novedad. En aeroespacial, Es posible que una pieza específica para un avión no se utilice con frecuencia y tenga poco valor de mercado. pero puede ser una función de seguridad fundamental.
• Incompatibilidad del sistema: El análisis de inventario ABC entra en conflicto con los sistemas de costos tradicionales y no cumple con los requisitos de los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Si debe ejecutar varios sistemas de costeo, los costos laborales aumentarán junto con la ineficiencia.
• Problemas de oferta insuficiente o excesiva: Una desventaja del análisis ABC es que analiza los valores basados ​​en dólares, en lugar del volumen que recorre el inventario, por lo que existe el riesgo de quedarse sin artículos de Clase B o C. Puede ocurrir lo contrario, también. Es posible que tenga un exceso de artículos de clase baja que se acumulen en el inventario si los vuelve a pedir sin revisiones periódicas.
• Riesgo de pérdida: El hecho de que los artículos B y C no tengan un valor tan alto como los productos de Clase A no significa que no tengan valor. Una de las limitaciones del análisis ABC es que el exceso de existencias siempre está en peligro de obsolescencia o daño. Por lo tanto, el inventario que habitualmente no se contabiliza o no se supervisa puede estar sujeto a robo.
• Normalización obligatoria: El método ABC solo tiene éxito si cada artículo está sujeto a la estandarización de materiales, que incluye cómo se nombran, almacenado y calificado y monitoreado constantemente.
• Categorización arbitraria: Sin límites preestablecidos o estándares acordados para cada categoría, la clasificación de los productos depende del juicio profesional del gerente. Entonces este puede ser un proceso relativamente subjetivo.
• Limitaciones comerciales: El análisis ABC no es útil para empresas que tienen un valor de consumo anual equivalente de artículos de inventario por tipo. Por ejemplo, una empresa que vende la misma versión de un artículo como caramelos, uñas o calcetines, es posible que no pueda clasificar las existencias según el principio de Pareto.
• Alto consumo de recursos: Las empresas con un número significativo de artículos de inventario deberán contratar personal adicional o comprar equipos especiales para controlar el inventario mediante la categorización ABC.

Cómo realizar un análisis ABC

Un análisis ABC completo comienza con la identificación del objetivo que está tratando de alcanzar. Una vez que tengas eso, recopilar la información necesaria para categorizar los artículos. Una vez que las clases estén en su lugar, seguir de cerca y tomar decisiones basadas en los datos resultantes.

A continuación, se explica cómo realizar un análisis ABC paso a paso:

1. Identificar el objetivo: Un análisis ABC puede ayudarlo a cumplir uno de estos dos objetivos:reducir los costos de adquisición o aumentar el flujo de efectivo al optimizar los niveles de inventario de los artículos correctos en función de las ventas o la producción del cliente.
2. Recolectar datos: La información más común para recopilar es el gasto anual en cada artículo. Estos datos están expresados ​​en dólares de compra sin procesar. Si es fácil de calcular, puede recopilar el costo ponderado, incluido el margen de beneficio bruto, pedidos y datos de costes de mantenimiento.
3. Ordenar por orden decreciente de impacto: Utilice la fórmula de análisis ABC para clasificar el pedido de cada artículo del inventario por costo, de mayor a menor impacto.
4. Calcule el impacto de las ventas: Para cada artículo de inventario, calcule su impacto en las ventas como un porcentaje dividiendo el costo anual del artículo por el total agregado de todos los artículos gastados. Este número es el porcentaje, o fracción, que utilizará para comparar elementos de la lista. Esta es la fórmula:

   % De impacto =(costo anual del artículo) / (total agregado de todos los artículos gastados) x 100

5. Ordenar artículos en clases de compra: Una vez que defina las clases, trabajar en la renegociación de contratos, consolidación de proveedores, cambiar la metodología de abastecimiento estratégico o implementar la contratación electrónica. Hacer cambios en estas áreas puede proporcionar ahorros significativos o garantizar la disponibilidad en stock de artículos de Clase A. Adopte una visión holística en lugar de ser estricto con la regla 80/20.
6. Analizar clases: Una vez que se definen las categorías y la gestión estratégica de costos, programar revisiones para monitorear el éxito o el fracaso de las decisiones.

Mejores prácticas de análisis ABC

Las mejores prácticas de análisis ABC enfatizan la coherencia, ventas y atención a eventos que puedan afectar los niveles o el valor de las existencias. El uso de tecnología para administrar el inventario es una práctica recomendada que simplifica el proceso de principio a fin.

Aplique estas mejores prácticas al realizar un análisis ABC:

• Mantenga las clasificaciones simples: Clasifique los elementos en función de la frecuencia con la que se mueven por su organización. Los artículos de rápido movimiento están más sujetos a desabastecimientos. También puede clasificar los artículos según el valor o el margen de beneficio bruto. Los artículos más caros se colocarían en la Clase A, artículos de precio medio en la clase B y los menos costosos en la clase C.
• Asignar niveles de servicio y mano de obra al mismo tiempo: Asignar niveles de servicio según la clase de un artículo. Los productos de Clase A tienen los objetivos más altos, mientras que los productos de última clase tienen los más bajos. Por ejemplo, los gerentes pasarían 10 horas revisando 100 ítems de Clase A y 10 horas revisando 10, 000 artículos de clase C. Programar el recuento cíclico por clasificación, Asegurar que se realice un recuento cíclico más regular en los artículos de Clase A (aquellos que tienen el mayor y más significativo impacto en el desempeño de las ventas) con más regularidad que los artículos de Clase B y C.
• Segmentar los KPI por clase: Cree distintos KPI, informes y cuadros de mando correspondientes para cada clase.
• Establecer revisiones de desempeño: Lleve a cabo revisiones de desempeño cuando realice un mantenimiento completo del inventario o cuando cumpla con los horarios y las reglas que dependen de las clasificaciones ABC.
• Revisar el excedente de existencias: Decida si sus niveles actuales de excedentes de existencias tienen sentido para su empresa. En el global economía justo a tiempo, el excedente de existencias puede plantear riesgos y costes de mantenimiento innecesarios. Si tiene sentido conservar este inventario, clasificarlo correctamente.
• Administrar en todas las ubicaciones: Los gerentes de la cadena de suministro necesitan la capacidad de administrar el inventario en todas las ubicaciones físicas.
• Contar inventario en tránsito: Cuando las existencias se mueven entre ubicaciones, rastrear el tiempo entre la fecha de envío y la fecha de recepción. Auditorías como estas mantienen los registros de inventario en orden y aseguran que usted registre daños o pérdidas.
• Reclasificar a propósito: Sea flexible en cómo y cuándo reclasifica los artículos. Es posible que deba reclasificar el inventario periódicamente debido a los cambios del mercado, alteraciones en su base de clientes o sus hábitos de compra, nuevos productos que se vuelven populares, o un cambio en sus KPI o estrategia comercial.
• Considere las ventas y el inventario en conjunto: Reconozca la relación entre ventas e inventario. A medida que aumentan las ventas, aumenta la rotación de inventario, y tendrá que reabastecerse según un calendario asumido. En cambio, una recesión en el mercado puede requerir un reexamen de las clases de artículos y los niveles de existencias. Revise los precios y las estrategias promocionales basadas en la clasificación.
• Aproveche la tecnología y los datos resultantes: Los gerentes de inventario utilizan sistemas automatizados para completar los procesos de reabastecimiento, reconocer aumentos en la demanda y evitar problemas de cumplimiento. Utilice los datos para gestionar los plazos de entrega y la planificación de la demanda.

Uso del análisis ABC para el recuento cíclico

Los recuentos cíclicos son una versión reducida de los recuentos de inventario físico en momentos establecidos durante el año comercial. El análisis ABC asegura recuentos más frecuentes de cruciales, artículos de gran volumen.

El recuento cíclico proporciona un sistema de controles y balances para garantizar que los registros de inventario en el sistema de gestión de inventario sean precisos. El recuento cíclico regular se puede programar por clasificación, Asegurar que se realice un recuento cíclico más regular en los artículos de Clase A, aquellos que tienen el mayor y más significativo impacto en el rendimiento de las ventas, que los artículos de Clase B y C.

Cómo implementar la gestión de inventario ABC

La mejor manera de implementar la gestión de inventario ABC es evaluar primero si sería eficaz para su negocio. Evite las suposiciones haciendo preguntas críticas. Una vez que decida seguir adelante, Haga los preparativos necesarios para una ejecución más fluida.

Utilice este cuestionario para evaluar su preparación para la implementación del análisis ABC. Si responde "No" a alguna pregunta, necesita hacer más preparación antes de completar un análisis ABC:

Cuestionario de implementación de inventario ABC

Asunto Consulta sí No Recopilación de información ¿Es la información de costos y demanda por artículo confiable y accesible? Consideraciones de sistemas ¿Existen procesos y sistemas para el funcionamiento eficaz del método de análisis ABC? Caso de negocio ¿Se han cuantificado los beneficios de implementar y operar utilizando mensurable, realizable, pertinente, y metas y objetivos de duración determinada (SMART)? ¿Los beneficios superan los riesgos? Impactos de cambio ¿Ha evaluado los efectos de un cambio al análisis ABC? Momento ¿Ha establecido un cronograma de implementación realista? KPI ¿Ha determinado los KPI a seguir para medir el ahorro de costos?

Aplicación de casos de uso de análisis y cálculos ABC en diversas industrias

Casi todos los tipos de empresas pueden beneficiarse del análisis ABC. Las empresas de todo el mundo utilizan el método para mejorar los procesos y aumentar la rentabilidad.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas de diversas industrias emplear la relación 80/20 y el análisis ABC?

• Venta minorista: Los minoristas utilizan el análisis ABC para identificar los productos más rentables para el negocio. Luego, pueden usar los datos para promocionar esos productos en las tiendas minoristas y asegurarse de que haya existencias adecuadas disponibles.
• Automotor: El método ABC permite a los fabricantes de automóviles analizar la eficacia de los trabajadores de línea, obtener detalles que informen sobre la utilización de recursos, y determinar qué equipo es el de mayor rendimiento. El control de inventario también proporciona información sobre las materias primas necesarias e información valiosa para negociar nuevos o mejores contratos con los proveedores.
• Almacenaje: En el almacén El análisis y la segmentación ABC permiten que el controlador de inventario se centre en formas de administrar mejor el inventario de mayor valor, incluida la cantidad correcta de existencias de seguridad para evitar desabastecimientos. Los datos también pueden provocar un replanteamiento de los productos vendidos y la extinción de los productos.
• Fabricación: En un entorno de fabricación, El análisis ABC ayuda a aumentar los márgenes de beneficio al clasificar el 20% superior de los productos por ingresos. Los fabricantes pueden utilizar el análisis para determinar la mayor cantidad de piezas y materiales que requieren esos productos y los márgenes. Pueden usar estos hallazgos para priorizar a las personas, tiempo y materiales para lograr el mayor impacto.

Historia del análisis ABC

La base del análisis ABC se remonta a principios del siglo XX, cuando el inventor Vilfredo Pareto descubrió la ley de los pocos vitales y la aplicó a la economía. Hoy dia, ABC es un pilar de la gestión de inventarios.

• 1900: El economista Vilfredo Pareto descubrió la regla 80/20 que establece que el ingreso sigue la distribución en proporciones inversas. Desde que descubrió el principio en 1906 y señaló sus aplicaciones a la economía, industria, ciencia y sociología, se ha utilizado en todo el mundo en una variedad de disciplinas.
• 1950: Joseph M. Juran y W. Edwards Deming fueron fundadores y defensores de la gestión de la calidad (QM), que se basa en el análisis ABC. Trajeron el concepto a Japón, que ayudó a crear el milagro económico japonés de la posguerra.
• 1960: Basado en conceptos de gestión de la calidad, La gestión de calidad total (TQM) empleó el concepto ABC y disfrutó de una gran popularidad a finales de los 80 y principios de los 90.
• 1970: Los códigos de barras y el escaneo UPC se empezaron a utilizar en el comercio minorista en 1974. El Departamento de Defensa implementó un sistema de control de inventario de códigos de barras en 1981. Los códigos de barras y el escaneo permitieron un seguimiento mucho más fácil de los productos a lo largo de su ciclo de vida. apoyo a la gestión de inventarios basada en ABC.
• Década de 1980: Lean Six Sigma se trata de eliminar el exceso en la fabricación. El uso del análisis ABC junto con enfoques lean comenzó en los años 80 y continúa en la actualidad.
• Década de 1990-presente: Como una base de datos central que tiene información de inventario sólida, Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) respaldan el análisis de inventario ABC y su uso en combinación con otros métodos de gestión de inventario. Hoy dia, Los sistemas ERP se utilizan en todo el mundo para ayudar con la gestión del inventario de artículos clasificados.

El software ERP de NetSuite ayuda a los administradores de inventario a aprovechar al máximo el análisis ABC

Para simplificar y automatizar el control selectivo, Los sistemas ERP que incluyen análisis ABC se han convertido en una herramienta estándar para los gerentes de inventario. Con ERP, los usuarios pueden ejecutar un análisis ABC completo basado en criterios definidos por el usuario, análisis de riesgos y optimización de cronogramas. Obtenga más información sobre el valor de ERP con "Enterprise Resource Planning Systems Transform, Integrar y escalar negocios ".

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