21 consejos y métodos clave de gestión de inventario
Los gerentes de almacén pueden esperar lidiar con prioridades superpuestas. Maximizando las ganancias, aumentar la velocidad y disminuir el inventario disponible son objetivos comunes para la gestión de inventario. Las técnicas y el enfoque de administración de inventario lo ayudan a priorizar su trabajo y sus objetivos y a aumentar los ingresos y la satisfacción del cliente.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario lo ayuda a comprender cuánto inventario tiene en su almacén y cuánto más necesita. Incluye la compra de todos los bienes y materias primas y cómo los gestiona hasta que se utilizan o venden. La gestión de inventario también incluye otros procesos, como auditar los niveles de inventario, establecer niveles de par y ordenar o reordenar inventario.
¿Cómo gestiona el inventario de forma eficaz? No existe un conjunto único de reglas de gestión de inventario que se adapte a todas las organizaciones. El tamaño de su almacén, sus SKU y el tipo de inventario que utiliza influyen en sus prácticas de gestión de inventario. Entonces, ya sea que esté comenzando con el método ABC o esté experimentando con análisis avanzados, el mundo de la gestión de inventarios es dinámico y emocionante, especialmente con software avanzado y mejores prácticas en evolución para ayudarlo a mejorar sus resultados.
21 consejos de gestión de inventario
Cambio de demanda La complejidad de la cadena de suministro y la competencia cada vez mayor son solo algunos de los desafíos comunes de la gestión de inventario. Para superarlos y triunfar, deberá mantenerse al tanto de las últimas tendencias de la industria. Aquí hay algunos para comenzar.
Conceptos básicos de inventario
La buena gestión del inventario puede ser una base sólida para un negocio bien gestionado. Asegurarse de tener suficiente stock disponible para satisfacer la demanda de los clientes en un almacén organizado es vital para el éxito. A continuación, se ofrecen algunos consejos para refrescar la memoria sobre los conceptos básicos del inventario.
- Más información sobre los cuatro tipos de inventario
Diferentes empresas tienen diferentes cantidades y tipos de inventario. En general, el término inventario describe las piezas, materiales y productos terminados que utiliza su empresa, fabrica y vende. ¿Cuáles son los cuatro tipos de inventario? Materias primas, productos inacabados, productos terminados y mantenimiento, los suministros de reparación y funcionamiento son las clasificaciones con las que debe estar familiarizado. Los fabricantes pueden almacenar los cuatro tipos. Otros almacenes, como los especializados en comercio electrónico, solo puede contener los dos últimos.
Materias primas
Esto es lo que se utiliza para fabricar los productos que vende. Lingotes de hierro, El petróleo crudo y la madera en bruto son todo tipo de materias primas. Algunas empresas nunca verán las materias primas utilizadas para fabricar sus productos, y en su lugar almacenan los productos terminados en su almacén. Pero algunas empresas como refinerías y fabricantes integrados verticalmente, tendrá que gestionar no solo sus productos terminados, sino también sus componentes. Las materias primas deben almacenarse cuidadosamente, ya que algunos pueden ser volátiles o sensibles a los cambios de temperatura.
Productos inacabados
Las empresas mantienen, pero no venden, productos sin terminar porque se utilizan para crear productos terminados. Por ejemplo, miles de componentes se utilizan en la fabricación de automóviles:bolsas de aire, frenos, volantes, motores y más. Todos estos productos deben almacenarse y gestionarse en un almacén, pero no se venderán individualmente. Estos se encuentran en algún lugar entre las materias primas y los productos terminados.
Productos terminados
Un bien terminado es cualquier cosa que pueda venderse directamente a otra empresa o consumidor. Si está a la venta en su sitio web o está disponible en una tienda minorista, es un bien terminado.
Mantenimiento, suministros de reparación y funcionamiento (MRO)
Todos los materiales necesarios para que su almacén funcione sin problemas, Los suministros de MRO no se utilizan directamente para fabricar productos, pero siguen siendo esenciales. Piense en lo disruptiva que es una línea de montaje averiada debido a una pieza rota. Tener los materiales a mano para mantener su producción en funcionamiento es una parte vital de su negocio y se administra mediante prácticas de inventario similares a las de los productos terminados y las materias primas. Algunos ejemplos de esto incluirían herramientas, Equipo de seguridad y combustible para maquinas.
- Gestionar las relaciones con proveedores y proveedores
Sin tus proveedores, su negocio tendrá dificultades. Es fundamental mantener buenas relaciones con ellos. A menudo, tendrá que pedir ayuda a sus proveedores u otras consideraciones, y sus respuestas rápidas y positivas podrían ahorrarle a su organización algunas dificultades severas.
A continuación, presentamos algunos consejos que pueden ayudarlo a mejorar sus relaciones con los proveedores.
Comunicar: Hágalo a menudo y hágalo bien. Mantenga a sus proveedores informados mientras toma decisiones o observa tendencias sobre sus existencias. Si anticipa una promoción que podría resultar en una mayor rotación de inventario, Hágale saber al proveedor con suficiente antelación. No les hable de las rebajas navideñas de diciembre. En lugar de, avíseles en julio. También, comparta los indicadores clave de rendimiento de los que realiza un seguimiento para que puedan ayudarle a alcanzar sus objetivos.
Recuerda la regla de oro: Trate a sus proveedores como socios valiosos. Déles suficiente tiempo de espera siempre que sea posible, Pague sus facturas a tiempo y no queme puentes al terminar las relaciones, nunca se sabe cuándo necesitará utilizar el mismo proveedor en el futuro.
Conócelos: Conozca sus procesos y lo que necesitan para producir los bienes o materiales que les compra. Esto genera confianza y lo ayuda a comprender mejor los desafíos a los que podrían enfrentarse.
- Planifica para lo inesperado
Los clientes son inconstantes, y las cadenas de suministro mundiales son propensas a sufrir interrupciones. Los planes de contingencia le permiten cambiar cuando surgen nuevos problemas. Algunos para mantener en su radar incluyen:
- La demanda de los consumidores aumenta drásticamente, provocando una escasez de existencias. Para planificar la escasez de existencias, mire su tiempo de entrega. Si puede producir sus productos de forma rápida y eficaz, facilita el aumento de la producción en épocas de gran demanda. También, considere sus habilidades de pronóstico. El software para administrar su inventario puede ayudarlo a ver las ventas históricas y pronosticar la demanda futura. al mismo tiempo que mejora su cadena de suministro y sus capacidades de almacenamiento.
- Tiene la demanda de un cliente por un producto que no puede comprar debido a problemas de flujo de caja. Las preocupaciones sobre el flujo de efectivo son comunes, especialmente para pequeñas empresas. Pero puede comenzar a planificar ahora para abordar este problema si surge. Algunos de los consejos para mejorar su flujo de caja incluyen establecer una línea de crédito, mejore la eficiencia de las cuentas por cobrar para que tenga efectivo en la puerta antes y observe los lugares en las cuentas por pagar donde puede ajustar los términos de pago a 60 netos para que pueda conservar el efectivo por más tiempo.
- Su instalación se queda sin espacio inesperadamente. La gestión del almacén es un componente importante de su inventario. Algunos de los pasos que se deben tomar ahora para abordar los posibles problemas del almacén incluyen aumentar el espacio del almacén con más almacenamiento vertical o entrepisos, reducir el ancho de los pasillos e implementar un sistema de escáner de código de barras para clasificar mejor, rastrear y almacenar productos. Idealmente, ese sistema de código de barras se integraría con el software que utiliza para administrar su inventario.
- Compras demasiado inventario y no se vende lo suficientemente rápido. La mejor manera de abordar este problema es evitarlo por completo. El software puede ayudarlo a pronosticar la demanda para que no se exceda. Si termina con demasiado inventario, considere la posibilidad de agrupar productos y tenga planes para posibles promociones y ventas. También, considere volver a comercializar los artículos para nuevas audiencias o con un enfoque diferente, cuando sea posible.
Al observar estos y otros problemas antes de que se conviertan en un problema, puedes hacer planes para superarlos, para que no te pille desprevenido.
Políticas de inventario
¿Qué haces con tu inventario una vez que lo tienes? Establecer procedimientos de admisión consistentes y saber cuándo reabastecer garantiza que su almacén pueda escalar para enfrentar desafíos futuros.
- Prioriza tu inventario
Inventario de ranuras que se mueve más rápido de manera que sea fácil de mover y, a la inversa, el inventario que se mueve más lentamente se puede almacenar más lejos del muelle de carga. También, Ordene inventario de movimiento más rápido con más frecuencia. Para almacenar y ordenar su inventario de manera eficiente, debe comprender las características de su inventario, como el costo, tiempo de espera, cantidades y tamaños de pedido mínimos y máximos, y luego clasificarlos y almacenarlos por prioridad.
- Comprender la regla de inventario 80/20
¿Qué es la regla de inventario 80/20? La mayoría de las empresas descubren que el 20% de sus acciones genera el 80% de sus beneficios. La solución no es eliminar el 80% menos rentable de su inventario, sino asegurarse de que el 20% más rentable alcance todo su potencial. En otras palabras, siempre debes tener suficiente para vender. Y estos productos deben manipularse con cuidado para evitar daños y deben ser de fácil acceso en su almacén o instalación.
- Sea constante en la forma en que recibe las existencias
Cuando reciba stock, verificar el número de palets, cajas y unidad de almacenamiento (SKU) en que consiste e ingrese esta información en un sistema de gestión de almacén (WMS) y coloque físicamente el stock dentro del almacén. Hacer esto de la misma manera cada vez puede reducir las discrepancias entre lo que su sistema dice que tiene y lo que realmente tiene a mano. Y la integración de sus SKU con su software de administración de almacén puede ser un paso importante que configura sus procesos de recepción para el éxito al asignar un SKU para rastrear la cantidad y la ubicación de su producto. La gestión de inventario exitosa comienza con políticas de entrada precisas y confiables para que pueda tener el producto a mano para satisfacer la demanda de los clientes.
- Ordene reabastecimientos usted mismo
En lugar de que los proveedores administren sus nuevos pedidos, contrólelos usted mismo. Puede realizar un mejor seguimiento de la demanda de los clientes y pronosticar las ventas futuras. Adicionalmente, El software para administrar su inventario puede ayudar al establecer puntos de reorden automáticos y proporcionar un historial de ventas actualizado. Aunque puede significar más trabajo para ti, supervisar el pedido usted mismo puede ahorrar tiempo, asegúrese de tener los productos a mano para satisfacer la demanda de los clientes y ayudarlo a administrar mejor el espacio de su almacén al tener la cantidad adecuada de producto en sus estantes.
Métodos de inventario
Los métodos de inventario incluyen un conjunto de tres prioridades:
- Vende inventario para obtener el máximo beneficio.
- Mantenga la menor cantidad posible de inventario.
- Mantén contentos a tus clientes.
A continuación, se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a navegar por estas prioridades.
- No adopte un enfoque único para todos
El control de inventario sofisticado es un equilibrio delicado. Debe tener suficiente inventario a mano sin inmovilizar todo su efectivo en bienes y espacio de almacén. No existe un enfoque universal para administrar el inventario que tenga éxito en todas las empresas. Lo que puede funcionar bien para algunos puede no funcionar bien para usted. Después de todo, El inventario a menudo reúne una amplia gama de desafíos, desde eventos geopolíticos hasta transformaciones tecnológicas, todo puede afectar su cadena de suministro y su inventario. Y es posible que incluso deba tratar algunos inventarios dentro de su propia empresa de manera diferente a otros, p.ej., bienes perecederos versus no perecederos. Para encontrar el mejor método para ti, Mantenga buenos registros a medida que prueba diferentes enfoques y use software para ayudar a rastrear métricas y generar informes y paneles para encontrar qué enfoques se adaptan mejor a su negocio.
- Audita tu inventario
Controlar su inventario significa contarlo primero, y comprender los niveles de inventario es el primer paso hacia una gestión adecuada. Entonces, ¿cómo se realiza una auditoría de inventario y qué beneficios se obtienen? La auditoría de su inventario comienza observando su inventario real disponible, versus lo que se muestra en su software. Puede realizar la auditoría usted mismo o contratar a un tercero para que lo ayude. Una auditoría exhaustiva va más allá de un simple recuento físico y analiza otras métricas de rendimiento, como su índice de rotación de inventario y sus costos de inventario en comparación con las tendencias históricas. Una auditoría de inventario lo ayuda a encontrar áreas en las que podría mejorar, como ineficiencias en la recepción, y ayuda a vigilar la contracción.
- Comprender la cantidad de orden económica (EOQ)
EOQ es la cantidad ideal que su empresa compraría para tener el producto suficiente para satisfacer la demanda de los clientes sin tener demasiado stock disponible. Si se trata de un artículo de venta rápida, querrás una gran cantidad, y necesitarás menos de lo valioso elementos de movimiento más lento. Velocidad, o qué tan rápido se venden los artículos, no es la única variable, sin embargo. El EOQ cambia según cuánto cuesta producir el artículo, Embarcacion, almacenar y manipular. Aprenda a calibrar EOQ y podrá comprar menos inventario general, manteniendo bajos los costos de almacenamiento y manejo mientras optimiza las ganancias.
- Descubra cómo EOQ se relaciona con la cantidad mínima de pedido (MOQ)
EOQ es la cantidad ideal de producto para pedir. Y MOQ es el número mínimo de unidades que venderá un proveedor. Por ejemplo, es posible que solo pueda pedir un producto específico en incrementos de un palé o de un contenedor. Si su MOQ es más alto que su EOQ, es posible que deba seleccionar un proveedor o producto diferente, o puede que tenga que adaptarse a una situación menos que ideal. Aquí también es donde sus relaciones con los proveedores pueden entrar en juego al crear pedidos personalizados o reducir el MOQ de otras maneras.
- Establecer niveles de par
Un nivel a la par es la menor cantidad de inventario que puede tener antes de que deba volver a realizar un pedido.
Al adoptar un enfoque de inventario centrado en la par, en lugar de reordenar su EOQ, Por lo general, solo pide la cantidad que necesita para volver a estar por encima de la media. También querrá asegurarse de que la cantidad que necesita exceda el MOQ para ese tipo de stock. Para calcular su nivel de par, querrá tener en cuenta la cantidad promedio de unidades utilizadas durante un período de tiempo definido, a menudo una cuarta parte. Siguiente factor en el stock de seguridad para los picos de demanda. Esto puede cambiar según la industria, pero una buena regla general es el 25% del stock utilizado durante ese mismo período. Considere cuán frecuentes y confiables son las entregas. Y finalmente, analizar el MOQ. ¿Su pedido sería al menos el monto mínimo? Utilice esta fórmula para calcular su nivel de par:
Nivel par = (Inventario promedio utilizado en un período de tiempo + stock de seguridad) / número de entregas por período de tiempo La ventaja de los niveles de par es que una vez establecidos, no es necesario tomar decisiones complejas; todo lo que necesita hacer es realizar un seguimiento de su inventario. Por otra parte, los niveles par no están escritos en piedra. Si sus productos cambian de velocidad o presentan estacionalidad, entonces es posible que deba ajustarlos.
Control de inventario
Existen algunas técnicas diferentes de administración de inventario para ayudarlo a aumentar la eficiencia. Entonces, ¿Cuáles son las tres principales técnicas de gestión de inventarios? La estrategia de atracción, la estrategia de empuje y la estrategia justo a tiempo (JIT) son métodos diferentes que debe conocer. La estrategia de extracción permite que la demanda del cliente dicte los niveles de inventario. La estrategia de empuje se basa en la demanda prevista. Y con la estrategia JIT, genera productos a medida que se ordenan. La estrategia que seleccione cambiará según la industria, negocio y su enfoque para la gestión de inventarios.
- Sepa cuando usar el análisis ABC
El análisis ABC se puede utilizar tanto en la gestión de costes de inventario como en la asignación de posiciones del almacén. En una palabra, su inventario se puede dividir en tres categorías. Si habla de gestión de costes, la categoría A representa el 25% superior de su inventario en términos de ganancias, la categoría C es el 25% inferior y la categoría B es todo lo que está en el medio. Para utilizar este principio en la gestión de inventarios, reemplace "beneficio" por "velocidad". Los artículos que se mueven más rápido pueden ser o no los más rentables. Al identificar qué productos se venden más rápidamente, puede ajustar su enfoque de pedidos y almacenamiento para encontrar ahorros con cosas como descuentos por compras al por mayor y una administración de almacén más eficiente.
El objetivo del análisis ABC es la maximización. Su objetivo es hacer que sus artículos más rentables sean aún más rentables o hacer que sus artículos que se mueven más rápido se muevan aún más rápido. El análisis ABC le ayuda a hacer esto, pero si tiene una cantidad significativa de diferentes tipos de inventario y prioridades en competencia, Puede que el análisis ABC no sea para usted.
- Sopese los beneficios de la gestión de inventario justo a tiempo (JIT)
Si eres un fabricante, JIT es un método excelente para mantener bajos los costos de almacenamiento al pedir solo lo que necesita en el proceso de producción. Por ejemplo, es posible que sepa que necesita producir 13, 000 widgets para una fecha específica y para hacer esto se necesitan 13 toneladas de acero W2. Sabes que hacer los widgets lleva siete días. Con JIT, pide su acero para que llegue exactamente siete días antes de la fecha de vencimiento del pedido, lo mueve a la línea de montaje tan pronto como llega, y lo envía por la puerta tan pronto como esté listo. Nunca tendrá que almacenar materias primas o productos terminados en inventario ni incurrir en costos de almacenamiento. Como desventaja, sin embargo, este método puede ser vulnerable a las perturbaciones de la cadena de suministro.
- Conservar los bienes perecederos con el primer vencimiento, primero en salir (FEFO)
Empresas que a menudo se ocupan de productos perecederos, como alimentos, debería hacer un uso justo de FEFO. FEFO significa que el inventario que vence primero en su almacén, a menudo, pero no siempre, el "primero en entrar" - deben ser los primeros artículos en salir por la puerta cuando se vende un artículo. FEFO ayuda a los productos con una vida útil limitada a tener más posibilidades de llegar al cliente antes de que se echen a perder.
Los conceptos de FEFO se pueden utilizar para inventarios no perecederos, así como, como primero en entrar, primero en salir (FIFO). Cuanto más tiempo permanezca un artículo en su inventario, es más probable que se dañe o se vuelva obsoleto. Hacer que su inventario anterior salga por la puerta primero significa que seguirá siendo deseable y relevante.
Con un enfoque FEFO (y FIFO), Organice los procesos de asignación de espacio de su almacén para acercar su inventario más antiguo al muelle de carga y facilitar la recolección y el empaque.
- Usar último en métodos de primero en salir (LIFO) con moderación
LIFO es una forma que tienen los almacenes de protegerse contra el aumento de precios. Algunos productos, como los coches, están sujetos a aumentos constantes de precio. Eso significa que el inventario que compró más recientemente siempre es más caro que sus artículos más antiguos.
Vendiendo estos costosos, Los últimos elementos en primer lugar significan que generará una ganancia menor con ellos, lo que significa que podrá declarar un ingreso imponible más pequeño y, por lo tanto, reducirá su carga tributaria. Esa es una de las únicas razones por las que el uso de LIFO tiene sentido. El único país que usa LIFO es Estados Unidos y está desalentado por los estándares de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).
Informes y análisis de inventario
La optimización avanzada del almacén comienza con los datos. Coleccionando, compartir y analizar datos de gestión de inventario en toda la organización, e incluso fuera del almacén, le permite hacer predicciones sobre cómo preparar su almacén para el futuro.
- Inicie su análisis con una recopilación de datos precisa
Los gerentes de inventario optimizan el almacenamiento de su almacén, costos y velocidades de procesamiento utilizando datos de diversas fuentes. Los ejemplos incluyen información del proveedor, números de lote, SKU, selección de niveles y más. El seguimiento de esta información puede brindarle un almacén de datos invaluable que representa una base para su práctica analítica. El software que administra su inventario puede ayudarlo a crear, rastrear y almacenar esta información con precisión, integración con escáneres de código de producto universal (UPC) y otros dispositivos RFID para reducir la entrada manual de datos. Es más, ese software puede ayudar a brindar información sobre los datos con paneles de control fáciles de entender que muestran métricas de administración de inventario y KPI.
- Utilice sus datos para comenzar a realizar pronósticos
Una vez que haya reunido suficiente información, puede embarcarse en el siguiente paso en su viaje analítico:la previsión. El software para administrar su inventario puede proporcionar informes y cuadros de mando que analizan los datos históricos y la velocidad de ventas de artículos específicos y proyectan la demanda futura. Las mejores herramientas de inteligencia empresarial se incorporan a sus plataformas de gestión de inventario y escalan con su negocio a medida que crece.
Algunas áreas para ayudar a comenzar a pronosticar incluyen las siguientes.
Calcule su demanda de tiempo de entrega: ¿Cuánto tiempo le toma a un proveedor completar su pedido? Esta información le ayudará a hacer mejores predicciones sobre la cantidad de existencias que debe tener a mano para cubrir la demanda durante ese tiempo de entrega. Calcúlalo con la siguiente fórmula:
Demanda de tiempo de entrega = Plazo de entrega promedio en días X ventas diarias promedio Monitorear las tendencias de ventas: Observe las tendencias de ventas recientes en las últimas semanas, a veces llamadas microtendencias, así como las tendencias más históricas durante períodos de tiempo más largos, también conocidas como macrotendencias. Busque patrones y estacionalidad.
Crea un punto de reorden: El software lo ayudará a automatizar este proceso. Establecer un punto de reorden, especialmente para los artículos más vendidos y con grandes beneficios, ayuda a tener existencias de llaves a mano. Calcula tu punto de reorden con esta fórmula:
Punto de reorden = (Tiempo de entrega X promedio de ventas diarias) + stock de seguridad El software que lo ayuda a administrar su inventario es fundamental para una previsión precisa y puede automatizar muchos de los pasos e informes importantes.
Tecnología de gestión de inventario
Con tecnología de gestión de inventarios, los gerentes de almacén pueden dar el paso final hacia la optimización y la automatización.
- Considere invertir en software para administrar su inventario
Probable, su negocio ya ha evolucionado más allá de la necesidad de portapapeles y hojas de cálculo. Si descubre que dedica más tiempo a administrar y auditar su inventario que a administrar a sus empleados, entonces probablemente sea el momento de empezar a automatizar. El tipo correcto de software de gestión de inventario puede recopilar automáticamente datos de las tomas, monitorear los niveles de existencias, alerta sobre cambios de precio y más. Las plataformas le permiten volver a concentrarse en sus competencias básicas.
- Construye integraciones estables
Enriquezca sus datos mirando más allá de su sistema de gestión de inventario. Por ejemplo, Puede utilizar los datos de ventas para comprender cuándo los artículos comienzan a ganar o perder velocidad. Si hay un artículo que no es explícitamente estacional, pero aún comienza a exhibir estacionalidad, puede cambiar sus niveles par en consecuencia. Si incorpora datos de marketing, puede comprender cómo las promociones y las campañas de correo electrónico se traducen en un mayor volumen de pedidos y optimizar su almacén en función de esta información. El software de planificación de recursos empresariales (ERP) con funciones de gestión de inventario puede ayudarlo a integrar datos de estas fuentes dispares para que estén todos disponibles en un ecosistema digital.
- Expande tus horizontes tecnológicos
Para automatizar su almacén, invertir en herramientas de software de gestión de inventario avanzadas e integrarlas con el resto del negocio. Por ejemplo, La gestión de inventario minorista puede beneficiarse de ese tipo de integración porque tan pronto como se vende un artículo en el frente de la tienda, se deduce automáticamente del inventario en el almacén. Y a medida que los niveles caen por debajo de la media, puede activar pedidos automáticos desde su sistema de gestión de inventario. Hay áreas más allá del POS que pueden beneficiarse de la integración. La combinación de sus servicios comerciales en un ERP general puede ayudarlo a conectar áreas dispares de su empresa, como contabilidad, marketing y gestión de inventarios.
Gestione el inventario de forma eficaz con NetSuite
Hacer malabarismos con las prioridades cambiantes del almacén puede ser uno de los aspectos más desafiantes de la gestión de su negocio, y es algo que el software ayuda a simplificar. Con funciones que incluyen seguimiento de inventario en múltiples ubicaciones, Reposición automática que tiene en cuenta los plazos de entrega y la trazabilidad que cubre todo el ciclo de vida del producto. NetSuite ERP con administración de inventario puede ayudarlo a optimizar mejor cada paso, desde su cadena de suministro hasta el almacenamiento, ventas e incluso devoluciones y reparaciones.
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